Τι είναι η ανάλυση των επιπτώσεων των επιχειρήσεων (BIA); 4 βήματα για να προετοιμαστείτε για οτιδήποτε

Περίληψη

Μια ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων (BIA) σας λέει τι να περιμένετε πότε η επιχείρησή σας διαταράσσεται, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε προληπτικά στρατηγικές ανάκαμψης. Μάθετε πώς μια BIA μπορεί να σας βοηθήσει να επιστρέψετε στο κομμάτι όταν εμφανιστούν οδοφράγματα, συν τέσσερα βήματα για να δημιουργήσετε μία για τη δική σας επιχείρηση.

"Προετοιμάσου."

Αυτή η ιδέα δαχτυλίδια ως αληθινά στην επιχείρηση όπως συμβαίνειΟ βασιλιάς των Λιονταριών. Είτε τραγουδώστε την αφρικανική σαβάνα είτε τη διαχείριση ενός έργου από το γραφείο σας, είναι σημαντικό να καταλάβετε τι μοιάζει ένα χειρότερο σενάριο, ώστε να μπορείτε να ανιχνεύσετε σε δράση αν χρειαστεί.

Εκεί έφτασε η ανάλυση αντικτύπου επιχείρησης (BIA). Μια BIA σας λέει τι να περιμένετε όταν εμφανιστούν απρόβλεπτα οδοστρώματα, ώστε να μπορείτε να κάνετε ένα σχέδιο για να πάρετε την επιχείρησή σας πίσω σε καλό δρόμο όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

Τι είναι η ανάλυση των επιπτώσεων των επιχειρήσεων (BIA);

Μια ανάλυση επιπτώσεων επιχειρήσεων σας βοηθά να προβλέψετε τις συνέπειες των διαταραχών στις επιχειρηματικές διαδικασίες, ώστε να έχετε τα δεδομένα που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε προληπτικά στρατηγικές ανάκαμψης. Για παράδειγμα, μια εταιρεία κατασκευής θα μπορούσε να δημιουργήσει μια BIA για να μετρήσει τον τρόπο με τον οποίο η απώλεια ενός βασικού προμηθευτή θα επηρεάσει τις επιχειρήσεις και τα έσοδα.

Με απλά λόγια, μια BIA αναγνωρίζει τις επιχειρησιακές και δημοσιονομικές επιπτώσεις των διαταραχών - όπως θα συνέβαινε αν οι διακομιστές σας συνέτριψαν ή μια παγκόσμια πανδημία άλλαξε το τοπίο της αγοράς. Τα δεδομένα που συλλέγετε κατά τη διάρκεια μιας ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων σας βοηθούν να καταλάβετε και να προετοιμαστείτε για αυτά τα δυνητικά εμπόδια, ώστε να μπορείτε να ενεργήσετε γρήγορα και να αντιμετωπίσετε προκλήσεις, όταν προκύπτουν. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τις γνώσεις από τη BIA σας για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο συνεργασίας, το οποίο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας θα απαντήσει σε απροσδόκητες επιχειρηματικές αλλαγές.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα επιχειρηματικών διαταραχών και των πιθανών επιπτώσεών τους:

Παράδειγμα επιχειρηματικών διακοπών

Παραβιάσεις ασφαλείας δεδομένων ή cyberattacks

Προγραμματισμός καθυστερήσεων

Φυσικές καταστροφές

Διακοπές ισχύος ή διακοπή χρησιμότητας

Δυσλειτουργίες εξοπλισμού

Απώλεια βασικών υπαλλήλων

Απώλεια βασικών προμηθευτών

Παράδειγμα επιχειρηματικών επιπτώσεων

Απώλειες πωλήσεις ή έσοδα λόγω διακοπής της παραγωγής

Καθυστερημένες πωλήσεις ή έσοδα (όπως καθυστερήσεις πληρωμής)

Απρόβλεπτα έξοδα (όπως τα έξοδα υπερωριών ή το κόστος outsourcing)

Ρυθμιστικά πρόστιμα ή συμβατικές κυρώσεις

Καθυστερημένα επιχειρηματικά σχέδια λόγω επιχειρηματικών διακοπών

Έχασα πελάτες

Ανάλυση Επιχειρηματικών Αντασκλήσεων έναντι αξιολόγησης κινδύνου

Μια αξιολόγηση κινδύνου αναλύει τις πιθανές απειλές και την πιθανότητα να συμβαίνουν. Η ανάλυση των επιπτώσεων των επιχειρήσεων μετρά τη σοβαρότητα των απειλών αυτών και τον τρόπο με τον οποίο θα επηρέαζαν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και τα οικονομικά. Με άλλα λόγια, η ανάλυση των επιπτώσεων των επιχειρήσεων είναι ουσιαστικά μια παράταση μιας έκθεσης αξιολόγησης κινδύνου - μια BIA προσδιορίζει τους πιθανούς κινδύνους, αλλά μετρά επίσης τον αντίκτυπό τους.

Ανάλυση Επιχειρηματικών Αντασκλήσεων έναντι διαχείρισης κινδύνου έργου

Διαχείριση κινδύνων έργουΕίναι η διαδικασία αναγνώρισης, ανάλυσης και ανταπόκρισης σε πιθανούς κινδύνους έργου. Σε αυτή την περίπτωση, ένας κίνδυνος είναι οτιδήποτε μπορεί να προκαλέσειαποτυχία έργουκαθυστερώντας τοΧρονοδιάγραμμα έργου, υπερφορτώνει το δικό σαςΠροϋπολογισμός έργουή μειώνοντας την απόδοση.

Ενώ η διαχείριση κινδύνων του έργου επικεντρώνεται στην πρόβλεψη και την ανταπόκριση σε οδοντωτάκια σε ένα συγκεκριμένο έργο, η ανάλυση αποτελεσμάτων επιχειρήσεων είναι ευρύτερη στο πεδίο εφαρμογής. Μια bia δεν επικεντρώνεται σε ένα μόνο έργο, αλλά μάλλον γενικά επιχειρηματικές λειτουργίες και διαδικασίες. Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιείτε τη διαχείριση κινδύνου έργου για μια διασταυρούμενη πρωτοβουλία για να επανασχεδιάσετε την εφαρμογή της εταιρείας σας, αλλά να δημιουργήσετε μια BIA για να διερευνήσετε πώς οι διαταραχές στο προσωπικό σας ενδέχεται να επηρεάσουν την παραγωγή για την εφαρμογή της εταιρείας σας.

Γιατί είναι σημαντική μια ανάλυση αντικτύπου επιχείρησης;

Οι διαταραχές συμβαίνουν και είναι σημαντικό να προετοιμαστείτε, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε καλό δρόμο και να ελαχιστοποιήσετε την απώλεια των κερδών. Μια ανάλυση επιπτώσεων επιχειρήσεων σας βοηθά να συγκεντρώσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε για να σχεδιάσετε και να χειριστείτε τα οδοστρώματα όταν συμβαίνουν αναπόφευκτα.

Ειδικότερα, η διαδικασία BIA σας βοηθάει:

Προσδιορίστε τις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες και τους πόρους.Μια BIA σας βοηθά να καταλάβετε ποιες διαδικασίες είναι απαραίτητες για να παραδώσετε τα σημαντικότερα προϊόντα και υπηρεσίες σας, έτσι γνωρίζετε ποιες δραστηριότητες πρέπει να εκτελεστούν, ανεξάρτητα από τις περιστάσεις.

Αναλύστε τις δημοσιονομικές επιπτώσεις των επιχειρηματικών διακοπών.Όταν καταλάβετε πώς οι πιθανές οδικές καμπίνες θα μπορούσαν να επηρεάσουν τα οικονομικά της εταιρείας, μπορείτε να στρατηγήσετε προληπτικά και να διαθέσετε τα κεφάλαια για να αντιμετωπίσετε απροσδόκητες διαταραχές όταν συμβαίνουν. Με μια BIA, μπορείτε να κατανοήσετε τις απαιτήσεις των πόρων, να δικαιολογήσετε τα αιτήματα του προϋπολογισμού και να βγάλετε το δικό σαςσχεδίου επιχειρησιακής συνέχειας(BCP) στην ηγεσία.

Συλλέξτε τα δεδομένα που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο συνέχειας επιχειρήσεων.Ένα σχέδιο συνέχειας επιχειρήσεων καθορίζει στρατηγικές για την πρόληψη και την ανταπόκριση στις επιχειρηματικές διαταραχές. Αλλά για να σχεδιάσετε την απάντησή σας, πρέπει πρώτα να καταλάβετε πώς αυτές οι διαταραχές θα επηρεάσουν την επιχείρησή σας.

4 βήματα για τη διεξαγωγή ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων

Η δημιουργία ανάλυσης αντικτύπου επιχείρησης μπορεί να φαίνεται τρομακτική, αλλά έχουμε σπάσει τη διαδικασία σε τέσσερα εύπεπτα βήματα. Εδώ είναι πώς να ξεκινήσετε:

1. Σχέδιο Πώς θα πραγματοποιήσετε τη BIA σας

Παρόλο που χρησιμοποιείτε μια BIA για να αναλύσετε τις μεγαλύτερες διαδικασίες της εταιρείας, σκεφτείτε την ίδια την ανάλυση των επιχειρήσεων ως ένα έργο που πρέπει να προγραμματιστεί. Ακριβώς όπως ένα κανονικό έργο, ξεκινήστε με τη δημιουργία ενόςσχέδιο έργουπου περιγράφει πώς θα προσεγγίσετε τη BIA σας - συμπεριλαμβανομένωντο πεδίο εφαρμογήςτης ανάλυσης, τουστόχοιτης bia σας, και τοενδιαφερόμενα μέρηΘα συνεργαστείτε. Ένα καλά γραπτό σχέδιο έργου παρέχει μια σαφή πορεία προς τα εμπρός για τη BIA σας. Βοηθά τους ενδιαφερόμενους να καταλάβουν τι είναι υπεύθυνοι και εξασφαλίζουν ότι έχετε όλους τους πόρους που χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε.

Καθώς δημιουργείτε το σχέδιό σας, σκεφτείτε πώς θα οργανώσετε τα διάφορα κομμάτια της ανάλυσης των επιπτώσεων της επιχείρησής σας, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να βρουν και να κατανοήσουν τις πληροφορίες που χρειάζονται, τότε ενεργούν αποτελεσματικά.Λογισμικό διαχείρισης έργουσανUDN Task ManagerΜπορεί να σας βοηθήσει να συντονίσετε όλη την εργασία σας σε ένα κεντρικό εργαλείο, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας να έχουν μια μόνο πηγή αλήθειας για κάθε στοιχείο έργου.UDN Task ManagerΕπίσης, ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο, καθώς ολοκληρώνεται η εργασία, ώστε να γνωρίζετε πάντα αν είστε στο χρονοδιάγραμμα.

2. Συγκεντρώστε πληροφορίες

Πριν μπορέσετε να προβλέψετε τις συνέπειες των επιχειρηματικών διακοπών, πρέπει πρώτα να καταλάβετε πόσο κρίσιμηεπιχειρηματικών διαδικασιώνδουλειά. Για αυτό, πρέπει να ζητήσετε από τους εμπειρογνώμονες - τους ενδιαφερόμενους που διαχειρίζονται και εκτελέστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες που διερευνούν. Ενώ πιθανώς έχετε μια προβολή των πτηνών των διαδικασιών και καταλάβετε τις μεγάλες ανάγκες της εικόνας, είναι σημαντικό να μιλήσετε με κάποιον πιο κοντά στο έργο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κατανοήσετε τις επιπτώσεις των επιχειρηματικών διαταραχών, καθώς και τις λύσεις που σκέφτεστε να εφαρμόσετε.

Υπάρχουν δύο κοινές μέθοδοι συλλογής πληροφοριών:

Ρυθμίστε συνεντεύξεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Δημιουργία ερωτηματολογίου ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων που μπορούν να ολοκληρωθούν τα ενδιαφερόμενα μέρηασύγχρο .

Οι ερωτήσεις που ρωτάτε κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης και σε ένα ερωτηματολόγιο είναι παρόμοιες. Ενώ οι συνεντεύξεις είναι συχνά πιο προσωπικές, ένα ερωτηματολόγιο μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να τυποποιήσετε τα δεδομένα σας.

Για να ξεκινήσετε, εδώ είναι ένα πρότυπο Ερωτηματολόγιο BIA με παράδειγμα απαντήσεις:

3. Αναλύστε τα δεδομένα σας

Τώρα που έχετε συλλέξει πληροφορίες για κάθε επιχειρηματική διαδικασία, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε την ανάλυσή σας. Για να σας βοηθήσει να καθοδηγήσετε την έρευνά σας, εξετάστε τις ακόλουθες ερωτήσεις:

Ποιες διαδικασίες είναι πιο σημαντικές για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας;Δημιουργήστε έναν πίνακα προτεραιότητας κρίσιμων επιχειρηματικών λειτουργιών. Με αυτόν τον τρόπο, όταν συμβαίνουν διαταραχές, γνωρίζετε ποιες διαδικασίες πρέπει να σηκωθείτε πρώτα και ποιες μπορούν να περιμένουν.

Ποιοι πόροι πρέπει να λειτουργεί με επιτυχία κάθε διαδικασία;Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τα μέλη της ομάδας, την τεχνολογία και τους φυσικούς πόρους όπως πρώτες ύλες ή χώρους εργασίας. Όταν γνωρίζετε ποιες πόροι είναι απολύτως απαραίτητες, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα πιο εύκολακατανομή των πόρωνόταν συμβαίνουν διαταραχές των επιχειρήσεων.

Πόσο καιρό θα χρειαστεί να φέρει κάθε διαδικασία πίσω στην κανονική λειτουργία όταν συμβεί μια αναστάτωση και πόσα χρήματα θα κοστίσει;Αυτό σας βοηθά να δημιουργήσετε ένα ακριβές χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό για το σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών σας, ώστε να μπορείτε να είστε προετοιμασμένοι για πιθανές απώλειες και να πάρετε τα πράγματα πίσω σε καλό δρόμο όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

4. Δημιουργήστε την αναφορά σας

Μόλις αναλύσετε τα ευρήματά σας, το τελευταίο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια αναφορά ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων. Μια αναφορά BIA σας βοηθά ή η ανώτερη διοίκηση να δημιουργήσετε στρατηγικές ανάκαμψης που υποστηρίζονται από τα δεδομένα που βασίζονται στην είσοδο από ειδικούς επεξεργασίας. Η αναφορά σας είναι το πιο σημαντικό αποτέλεσμα της BIA σας, επειδή είναι πώς θα επικοινωνήσετε τα ευρήματά σας στην ηγεσία της εταιρείας και θα τους βοηθήσετε να εντοπίσουν το καλύτεροσχέδια έκτακτης ανάγκηςΓια να πάρετε την επιχείρησή σας πίσω στο δρόμο.

Η αναφορά σας BIA πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα εξαρτήματα:

- περίληψη των κυριότερων σημείων

- στόχοι και πεδίο εφαρμογής

- Μεθοδολογία

- Περίληψη των ευρημάτων σας

- Κατανομή των ευρημάτων σας για κάθε διαδικασία, συμπεριλαμβανομένων:

Έναν κατάλογο προτεραιότητας των σημαντικότερων επιχειρηματικών διαδικασιών.

Πώς μια διακοπή αυτής της διαδικασίας θα επηρεάσει διαφορετικούς τομείς της επιχείρησής σας.

Πόσο καιρό θα μπορούσατε εύλογα να ανεχτείτε τη διακοπή. Αυτό είναι επίσης γνωστό ως στόχος χρόνου ανάκτησης (RTO).

Το μέγιστο ποσό των απωλειών που η επιχείρησή σας θα μπορούσε να ανεχθεί. Αυτό είναι επίσης γνωστό ως στόχος σημείου ανάκτησης (RPO).

Μια σύγκριση μεταξύ του δυνητικού οικονομικού κόστους μιας διαταραχής και του κόστους των στρατηγικών ανάκαμψης των επιχειρήσεων.

- Δικαιολογητικά

- Συστάσεις για ανάκτηση

Αναλύστε, στη συνέχεια στρατηγική

Όταν δημιουργείτε μια σε βάθος ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων, γνωρίζετε τι να περιμένετε όταν συμβαίνουν αναπόφευκτα διαταραχές-συν μια λίστα των καλύτερων επιλογών σας για να επιστρέψετε στο κομμάτι το συντομότερο δυνατό. Τα δεδομένα που συλλέγετε σας βοηθούν να δημιουργήσετε ένα σχέδιο συνέχισης της επιχείρησης που υποστηρίζεται από στοιχεία από ειδικούς επεξεργασίας, οπότε έχετε λύσεις στο χέρι όταν απενεργοποιείτε τις καταστροφές.