Cos'è un'analisi di impatto aziendale (BIA)? 4 passaggi per prepararsi per qualsiasi cosa

Sommario

Un'analisi dell'impatto aziendale (BIA) ti dice cosa aspettarsi quando la tua attività è interrotta, in modo da poter creare proattivamente strategie di recupero. Scopri come A BIA può aiutarti a tornare sulla pista quando si verificano blocchi di blocco, oltre a quattro passaggi per crearne uno per la propria attività.

"Essere preparato."

Questo concetto squilla il vero nel business come inIl Re Leone. Sia che tu stia cantando sulla savana africana o gestisce un progetto dalla tua scrivania, è importante capire cosa sembra uno scenario peggiore del caso in modo da poter diventare un'azione se necessario.

È qui che arriva un'analisi di impatto aziendale (BIA). Una BIA ti dice cosa aspettarsi quando si verificano i blocchi di blocco imprevisti, in modo da poter fare un piano per riportare la tua attività il più rapidamente possibile.

Cos'è un'analisi di impatto aziendale (BIA)?

Un'analisi dell'impatto aziendale ti aiuta a prevedere le conseguenze delle interruzioni ai processi aziendali, in modo da avere i dati necessari per creare proattivamente strategie di recupero. Ad esempio, una società di produzione potrebbe creare una BIA per misurare la modalità di perdita di un fornitore di tasti influenzerà le operazioni e le entrate della società.

In poche parole, una BIA identifica gli impatti operativi e finanziari delle interruzioni, come ciò che accadrebbe se i tuoi server si sono schiantati o una pandemia globale ha cambiato il paesaggio del mercato. I dati che si raccolgono durante un'analisi dell'impatto aziendale ti aiuta a capire e prepararti per questi potenziali ostacoli, in modo da poter agire rapidamente e affrontare le sfide di fronte quando sorgono. Ad esempio, è possibile utilizzare le intuizioni dalla tua BIA per creare un piano di continuità aziendale, il che delinea in che modo il tuo team risponderà a cambiamenti aziendali inaspettati.

Ecco alcuni esempi di interruzioni aziendali e dei loro potenziali impatti:

Esempio di interruzioni commerciali

Violazione della sicurezza dei dati o cyberbattacks

Pianificazione ritardi

Disastri naturali

Interruzioni di corrente o interruzioni di utilità

Malfunzionamenti dell'attrezzatura

Perdita di impiegati chiave

Perdita di fornitori di chiave

Esempio di impatti aziendali

Vendite o entrate perse a causa del tempo di inattività della produzione

Vendite ritardate o entrate (come ritardi di pagamento)

Spese impreviste (come i costi di pagamento o outsourcing degli straordinari)

Multe regolamentari o sanzioni contrattuali

Piani aziendali ritardati a causa di interruzioni di business

Clienti persi

Analisi dell'impatto aziendale vs. Valutazione del rischio

Una valutazione del rischio analizza le potenziali minacce e la probabilità che si verifichino. Un'analisi dell'impatto aziendale misura la gravità di tali minacce e come avrebbero influito sulle operazioni e sulle finanze aziendali. In altre parole, un'analisi dell'impatto aziendale è essenzialmente un'estensione di un rapporto di valutazione del rischio, una BIA identifica i potenziali rischi, quindi misura anche il loro impatto.

Analisi dell'impatto aziendale vs. Gestione del rischio del progetto

Gestione dei rischi di progettoè il processo di identificazione, analizzare e rispondere ai potenziali rischi di progetto. In questo caso, un rischio è tutto ciò che potrebbe causarefallimento del progettoritardando ilcronologia del progetto, sovraccaricare il tuo.budget del progettoo riducendo le prestazioni.

Durante il progetto, la gestione del rischio è focalizzata sulla previsione e sulla risposta ai blocchi di blocco all'interno di un progetto specifico, un'analisi dell'impatto aziendale è un ampio ambito più ampio. Un BIA non si concentra su un singolo progetto, ma piuttosto eccessivamente funzioni e processi aziendali. Ad esempio, useresti la gestione dei rischi di progetto per un'iniziativa cross-funzionale per ridisegnare la tua app della tua azienda, ma creare una BIA per indagare in modo che le interruzioni del personale possa avere un impatto sulla produzione della tua app aziendale.

Perché un'analisi dell'impatto aziendale è importante?

Le interruzioni accadono, ed è importante essere preparati in modo da poter tornare in pista e minimizzare la perdita di profitto. Un'analisi di impatto aziendale ti aiuta a raccogliere i dati necessari per pianificare e gestire i blocchi di bordo quando si verificano inevitabilmente.

In particolare, il processo BIA ti aiuta a:

Identificare le attività e le risorse aziendali essenziali.A BIA ti aiuta a capire quali processi sono necessari per consegnare i tuoi prodotti e servizi più importanti, in modo da sapere quali attività devono essere eseguite, indipendentemente dalle circostanze.

Analizzare gli impatti finanziari delle interruzioni aziendali.Quando capisci il modo in cui i potenziali blocchi di blocco potrebbero influire sulle finanze aziendali, è possibile stracere in modo proattivo e allocare fondi per affrontare interruzioni impreviste quando si verificano. Con un BIA, è possibile comprendere i requisiti delle risorse, giustificare le richieste di budget e lanciare il tuoPiano di continuità aziendale(BCP) alla leadership.

Raccogliere i dati necessari per creare un piano di continuità aziendale.Un piano di continuità aziendale stabilisce strategie per prevenire e rispondere alle interruzioni di business. Ma per pianificare la tua risposta, devi prima capire come quelle interruzioni avranno un impatto sulla tua attività.

4 passaggi per condurre un'analisi dell'impatto aziendale

La creazione di un'analisi dell'impatto aziendale può sembrare scoraggiante, ma abbiamo infranto il processo in quattro fasi digeribili. Ecco come iniziare:

1. Pianifica come conducherai la tua BIA

Anche se usi un BIA per analizzare i processi aziendali più grandi, pensare all'analisi dell'impatto aziendale stesso come un progetto che deve essere pianificato. Proprio come un progetto regolare, inizia creando aschema del progettoche delinea come ti avvicini al tuo BIA-inclusola portatadell'analisi, ilObiettividel tuo BIA, e ilparti interessateLavorerai con. Un piano di progetto ben scritto fornisce un percorso chiaro in avanti per la tua BIA. Aiuta le parti interessate a capire di cosa sono responsabili e garantisce di avere tutte le risorse di cui hai bisogno prima di iniziare.

Mentre crei il tuo piano, considera come organizzerai i diversi pezzi della tua analisi dell'impatto aziendale, quindi i membri del team possono trovare e capire le informazioni di cui hanno bisogno, quindi agire in modo efficace.Software di gestione del progettopiaceUDN Task ManagerPuò aiutarti a coordinare tutto il tuo lavoro in uno strumento centrale, quindi i membri del team hanno una singola fonte di verità per ogni componente del progetto.UDN Task ManagerInoltre aggiorna in tempo reale come il lavoro è completato, quindi sai sempre se sei in programma.

2. Raccogliere informazioni

Prima di poter prevedere le conseguenze delle interruzioni di business, devi prima capire quanto criticoprocessi di businesslavoro. Per questo, è necessario chiedere agli esperti - gli stakeholder che gestiscono ed eseguono i processi aziendali che stai indagando. Mentre probabilmente hai una visione degli occhi di un uccello dei processi e capisci le grandi esigenze dell'immagine, è importante parlare con qualcuno più vicino al lavoro. In questo modo, è possibile comprendere gli impatti sul terreno delle interruzioni aziendali e le soluzioni che stai pensando di implementare.

Esistono due metodi comuni di raccolta di informazioni:

Imposta interviste con le parti interessate.

Creare un questionario di analisi dell'impatto aziendale che le parti interessate possono completarein modo asincrono .

Le domande che chiedi durante un'intervista e su un questionario sono simili. Mentre le interviste sono spesso più personali, un questionario può risparmiare tempo e aiutarti a standardizzare i tuoi dati.

Per iniziare, ecco un questionario BIA modello con risposte di esempio:

3. Analizza i tuoi dati

Ora che hai raccolto informazioni su ogni processo aziendale, è ora di iniziare la tua analisi. Per aiutare a guidare la tua indagine, considerare le seguenti domande:

Quali processi sono più importanti per mantenere il tuo business in funzione?Creare un elenco prioritario di funzioni aziendali critiche. In questo modo, quando si verificano eventi dirompenti, sai quali processi è necessario alzarti e correre prima e quali possono aspettare.

Quali risorse ogni processo ha bisogno di funzionare correttamente?Questo può includere membri del team, tecnologia e risorse fisiche come materie prime o spazi di lavoro. Quando sai quali risorse sono assolutamente essenziali, è possibile dare una priorità più facilmenteassegnazione delle risorsequando si verificano interruzioni aziendali.

Quanto tempo ci vorrà per riportare ogni processo al normale funzionamento quando si verifica un'interruzione e quanta misura costerà?Questo ti aiuta a creare una timeline accurata e un budget per il tuo piano di disaster recovery, così puoi essere preparato per le potenziali perdite e richiamare le cose in pista il più rapidamente possibile.

4. Creare il tuo rapporto

Una volta che hai analizzato le tue scoperte, il passo finale è creare effettivamente un rapporto di analisi dell'impatto aziendale. Un rapporto BIA consente di creare o senior management creare strategie di recupero supportate da dati basate su input da esperti di processo. Il tuo rapporto è il risultato più importante della tua BIA, perché è così che comunicherai i tuoi risultati alla leadership aziendale e aiutali a identificare il megliopiani di emergenzaper tornare in pista la tua attività.

Il tuo rapporto BIA dovrebbe includere i seguenti componenti:

- Sintesi

- obiettivi e ambito

- Metodologia

- Riassunto delle tue scoperte

- Ripartizione delle tue scoperte per ogni processo, incluso:

Un elenco prioritario dei processi aziendali più importanti.

Come un'interruzione di tale processo avrebbe inflitto diverse aree della tua attività.

Per quanto tempo potresti ragionevolmente tollerare la rottura. Questo è anche conosciuto come obiettivo di recupero obiettivo (RTO).

La quantità massima di perdite che la tua azienda potrebbe tollerare. Questo è anche noto come obiettivo punto di recupero (RPO).

Un confronto tra il potenziale costo finanziario di interruzione e il costo delle strategie di recupero aziendale.

- Documenti a sostegno

- Raccomandazioni per il recupero

Analizzare, quindi strategare

Quando si crea un'analisi dell'impatto aziendale approfondita, sai cosa aspettarsi quando si verificano inevitabilmente le interruzioni, oltre a un elenco delle migliori opzioni per tornare in pista il più rapidamente possibile. I dati che si raccolgono aiuta a creare un piano di continuità aziendale supportato da prove da esperti di processo, in modo da avere soluzioni in mano quando il disastro colpisce.