Wat is een business impactanalyse (BIA)? 4 stappen om voor te bereiden op alles

Overzicht

Een business impactanalyse (BIA) vertelt u wat u kunt verwachten wanneer uw bedrijf is verstoord, zodat u proactief herstelstrategieën kunt creëren. Ontdek hoe een BIA je kan helpen om weer op het goede spoor te komen wanneer roadblocks optreden, plus vier stappen om er een te maken voor je eigen bedrijf.

"Wees voorbereid."

Dit concept rinkelt zo waar in zaken als inDe Leeuwenkoning. Of u nu op de Afrikaanse Savannah zingt of een project van uw bureau beheren, het is belangrijk om te begrijpen wat een slecht scenario eruit ziet, zodat u indien nodig in actie kunt komen.

Dat is waar een business impactanalyse (BIA) binnenkomt. Een BIA vertelt je wat te verwachten wanneer onvoorziene wegversperringen optreden, zodat je een plan kunt maken om je bedrijf zo snel mogelijk weer op het goede spoor te krijgen.

Wat is een business impactanalyse (BIA)?

Een bedrijfsimpactanalyse helpt u bij het voorspellen van de gevolgen van verstoringen op bedrijfsprocessen, dus u hebt de gegevens die u nodig hebt om proactief herstelstrategieën te creëren. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld een BIA maken om te meten hoe het verliezen van een sleutelleverancier van invloed zou zijn op bedrijfsoperaties en -omzet.

Simpel gezegd, een BIA identificeert de operationele en financiële gevolgen van verstoringen zoals er zou gebeuren als uw servers crashten of een wereldwijde pandemie het marktlandschap veranderde. De gegevens die u tijdens een business impactanalyse verzamelt, helpt u u te begrijpen en voor te bereiden op deze potentiële obstakels, zodat u snel kunt handelen en met uitdagingen kunt u uitdagen wanneer ze zich voordoen. U kunt bijvoorbeeld de inzichten van uw BIA gebruiken om een ​​bedrijfscontinuïteitsplan te creëren, dat wordt uiteengezet hoe uw team zal reageren op onverwachte bedrijfsveranderingen.

Hier zijn enkele voorbeelden van zakelijke verstoringen en hun potentiële effecten:

Voorbeeld zakelijke verstoringen

Gegevensbeveiliging inbreuken of cyberattacks

Vertragingen plannen

Natuurrampen

Stroomuitval of nutsuiten

Apparatuur storingen

Verlies van belangrijke werknemers

Verlies van belangrijke leveranciers

Voorbeeld Business Impacts

Verloren verkoop of omzet als gevolg van productie-uitvaltijd

Vertraagde verkoop of inkomsten (zoals betalingsvertragingen)

Onvoorziene uitgaven (zoals overwerk betalen of uitbestedingskosten)

Regelgevingsboetes of contractuele straffen

Vertraagde bedrijfsplannen als gevolg van zakelijke verstoringen

Verloren klanten

Business Impact Analyse versus Risk Assessment

Een risicobeoordeling analyseert potentiële bedreigingen en de waarschijnlijkheid dat ze gebeuren. Een bedrijfseffectanalyse meet de ernst van die bedreigingen en hoe zij van invloed zijn op bedrijfsactiviteiten en financiën. Met andere woorden, een bedrijfsimpactanalyse is in wezen een uitbreiding van een risicobeoordelingsrapport - een BIA identificeert potentiële risico's en meet dan ook hun impact.

Business Impact Analyse vs. Project Risk Management

Projectrisicobeheeris het proces van het identificeren, analyseren en reageren op potentiële projectrisico's. In dit geval is een risico iets dat kan veroorzakenProject FailureDoor deproject tijdlijn, overbelast jeproject budget, of vermindering van de prestaties.

Hoewel het projectrisicobeheer gericht is op het voorspellen en reageren op wegversperringen binnen een specifiek project, is een bedrijfseffectanalyse breder in scope. Een bia richt zich niet op een enkel project, maar eerder overkoepelende bedrijfsfuncties en -processen. U zou bijvoorbeeld projectrisicobeheer gebruiken voor een cross-functioneel initiatief om uw bedrijf-app opnieuw te ontwerpen, maar maak een bia om te onderzoeken hoe verstoringen op uw personeel kan van invloed zijn op de productie van uw bedrijfsapp.

Waarom is een business impactanalyse belangrijk?

Er zijn verstoringen gebeuren en het is belangrijk om voorbereid te zijn, zodat u weer op het goede spoor kunt komen en winstverlies kunt minimaliseren. Een business impactanalyse helpt u bij het verzamelen van de gegevens die u moet plannen en omgaan met wegversperringen wanneer ze onvermijdelijk optreden.

In het bijzonder helpt het BIA-proces u:

Identificeer essentiële bedrijfsactiviteiten en middelen.Een BIA helpt u te begrijpen welke processen nodig zijn om uw belangrijkste producten en diensten te leveren, zodat u weet welke activiteiten moeten worden uitgevoerd, ongeacht de omstandigheden.

Analyseer de financiële gevolgen van zakelijke verstoringen.Wanneer u begrijpt hoe potentiële wegversperringen van bedrijfsfinanciën kunnen beïnvloeden, kunt u proactief strategiëren en fondsen toewijzen om onverwachte verstoringen aan te pakken wanneer ze zich voordoen. Met een BIA kunt u de hulpvergoedingsvereisten begrijpen, budgetverzoeken rechtvaardigen en uwbedrijfs continuiteits plan(BCP) aan leiderschap.

Verzamel de gegevens die u nodig hebt om een ​​bedrijfscontinuïteitsplan te maken.Een bedrijfscontinuïteitsplan legt strategieën uit om te voorkomen en te reageren op bedrijfsstormen. Maar om uw reactie te plannen, moet u eerst begrijpen hoe die verstoringen van invloed zijn op uw bedrijf.

4 stappen om een ​​bedrijfseffectanalyse uit te voeren

Het creëren van een bedrijfseffectanalyse lijkt misschien ontmoedigend, maar we hebben het proces in vier verteerbare stappen verbroken. Hier is hoe je begint:

1. Plan Hoe u uw BIA uitvoert

Hoewel u een BIA gebruikt om grotere bedrijfsprocessen te analyseren, denkt u dan aan de business impactanalyse zelf als een project dat gepland moet worden. Net als een gewoon project, begin met het maken van eenproject Plandie schetst hoe je je bia-inclusief benaderthet bereikvan de analyse, dedoelenvan je bia en debelanghebbendenJe werkt mee. Een goed geschreven projectplan biedt een duidelijk pad naar voren voor uw BIA. Het helpt stakeholders te begrijpen waarvoor ze verantwoordelijk zijn, en zorgt ervoor dat u alle middelen die u nodig hebt voordat u begint.

Als u uw plan maakt, overweeg dan hoe u de verschillende stukken van uw bedrijfseffectanalyse organiseert, zodat teamleden de informatie die ze nodig hebben en begrijpen en begrijpen, dan effectief.ProjectbeheersoftwareLeuk vindenUdn taakmanagerKan u helpen al uw werk in één centrale tool te coördineren, zodat teamleden een enkele bron van waarheid hebben voor elke projectcomponent.Udn taakmanagerOok updates in realtime, aangezien het werk is voltooid, zodat u altijd weet of u op schema bent.

2. Verzamel informatie

Voordat u de gevolgen van zakelijke verstoringen kunt voorspellen, moet u eerst begrijpen hoe kritisch isBusiness processenhet werk. Daarvoor moet u de experts vragen - de belanghebbenden die de bedrijfsprocessen onderzoeken en uitvoeren die u onderzocht. Terwijl je waarschijnlijk een vogelvlucht hebt op processen en het begrijpen van grote fotobehoeften, is het belangrijk om met iemand dichter bij het werk te praten. Op die manier kunt u de impact op de grond begrijpen van bedrijfsonderbrekingen en de oplossingen die u denkt aan implementatie.

Er zijn twee gemeenschappelijke informatiemethoden:

Stel interviews in met belanghebbenden.

Maak een vragenlijst voor bedrijfsimpactanalyse dat stakeholders kunnen voltooienasynchroon .

De vragen die u tijdens een interview vraagt ​​en op een vragenlijst zijn vergelijkbaar. Hoewel interviews vaak persoonlijker zijn, kan een vragenlijst tijd besparen en u helpen uw gegevens te standaardiseren.

Om u op weg te helpen, is hier een sjabloon BIA-vragenlijst met Voorbeeld Antwoorden:

3. Analyseer uw gegevens

Nu u informatie over elk bedrijfsproces hebt verzameld, is het tijd om uw analyse te starten. Om uw onderzoek te helpen begeleiden, overweeg dan de volgende vragen:

Welke processen zijn het belangrijkst om uw bedrijf te behouden?Creëer een geprioriteerde lijst van kritieke bedrijfsfuncties. Op die manier, wanneer verstorende gebeurtenissen voorkomen, weet je welke processen je nodig hebt om eerst op te staan ​​en te rennen, en welke kunnen wachten.

Welke bronnen moet elk proces met succes werken?Dit kan teamleden, technologie en fysieke hulpbronnen zoals grondstoffen of werkruimten omvatten. Wanneer u weet welke middelen absoluut essentieel zijn, kunt u gemakkelijker prioriterentoewijzing van middelenWanneer zakelijke verstoringen optreden.

Hoe lang duurt het om elk proces terug te brengen naar de normale werking wanneer een verstoring optreedt, en hoeveel geld kost het?Dit helpt u bij het creëren van een nauwkeurige tijdlijn en budget voor uw Ramp Recovery Plan, zodat u kunt worden voorbereid op potentiële verliezen en dingen zo snel mogelijk weer op het goede spoor kunt krijgen.

4. Maak uw rapport

Zodra u uw bevindingen hebt geanalyseerd, is de laatste stap om daadwerkelijk een bedrijfsimpactanalyserapport te maken. Een BIA-rapport helpt u of senior management Creëer Gegevensgesteunde herstelstrategieën op basis van input van procesdeskundigen. Uw rapport is het belangrijkste resultaat van uw BIA, omdat het hoe u uw bevindingen naar het bedrijfsleiderschap kunt communiceren en hen kunt helpen het beste te identificerenrampenplannenOm uw bedrijf weer op het goede spoor te krijgen.

Uw BIA-rapport moet de volgende componenten bevatten:

- Managementsamenvatting

- Doelstellingen en bereik

- Methodologie

- Samenvatting van uw bevindingen

- Verdeling van uw bevindingen voor elk proces, inclusief:

Een geprioriteerde lijst met de belangrijkste bedrijfsprocessen.

Hoe een verstoring van dat proces verschillende delen van uw bedrijf zou hebben.

Hoe lang kun je redelijkerwijs de verstoring tolereren. Dit is ook bekend als een hersteltijddoelstelling (RTO).

Het maximale bedrag van verliezen dat uw bedrijf kan verdragen. Dit is ook bekend als een herstelpuntdoelstelling (RPO).

Een vergelijking tussen de potentiële financiële kosten van een verstoring en de kosten van bedrijfsherstelstrategieën.

- Ondersteunende documenten

- Aanbevelingen voor herstel

Analyseren, strategie

Wanneer u een diepgaande bedrijfseffectanalyse maakt, weet u wat u kunt verwachten wanneer de verstoringen onvermijdelijk voorkomen - plus een lijst van uw beste opties om zo snel mogelijk weer op het goede spoor te gaan. De gegevens die u verzamelt, helpt u bij het creëren van een bedrijfscontinuïteitsplan dat wordt ondersteund door bewijsmateriaal van procesdeskundigen, dus u hebt oplossingen in de hand wanneer de ramp stikt.