ما هو تحليل تأثير الأعمال (BIA)؟ 4 خطوات للتحضير لأي شيء

ملخص

يخبرك تحليل تأثير الأعمال (BIA) بما يتوقعه عند تعطيل عملك، حتى تتمكن من إنشاء استراتيجيات استرداد الاسترداد بشكل استباقي. تعلم كيف يمكن ل Bia مساعدتك في العودة إلى المسار الصحيح عند حدوث حواجز حواجز، بالإضافة إلى أربع خطوات لإنشاء واحدة لأعمالك الخاصة.

"كن مستعدا."

حلقات مفهوم هذا صحيح في الأعمال كما يفعل فيالاسد الملكوبعد سواء كنت تغني على السافانا الإفريقية أو إدارة مشروع من مكتبك، من المهم أن نفهم ما يبدو أن السيناريو الأسوأ يبدو حتى تتمكن من الربيع في العمل إذا لزم الأمر.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه تحليل تأثير الأعمال (BIA). تخبرك بيا ما تتوقعه عند حدوث حواجز الطرق غير المتوقعة، حتى تتمكن من تقديم خطة للحصول على عملك مرة أخرى على المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن.

ما هو تحليل تأثير الأعمال (BIA)؟

يساعدك تحليل تأثير الأعمال التجارية على التنبؤ بعواقب الاضطرابات في العمليات التجارية، لذلك لديك البيانات التي تحتاجها لإنشاء استراتيجيات الاسترداد بشكل استباقي. على سبيل المثال، يمكن لشركة تصنيع إنشاء BIA لقياس مدى صعوبة فقدان المورد الرئيسي على عمليات الشركة وإيراداتها.

ببساطة وضعت، تحدد BIA الآثار التشغيلية والمالية من الاضطرابات - مثل ما سيحدث إذا تعطلت خوادمك أو تغيير جائحة عالمي مناظر السوق. تساعدك البيانات التي تجمعها خلال تحليل تأثير الأعمال على فهم هذه العقبات المحتملة وإعدادها، حتى تتمكن من التصرف بسرعة ووجه التحديات الرئيسية عند نشوئها. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الأفكار من BIA الخاص بك لإنشاء خطة استمرارية تجارية، والتي تحدد كيفية استجابة فريقك للتغييرات التجارية غير المتوقعة.

فيما يلي بعض الأمثلة على اضطرابات الأعمال وتأثيراتها المحتملة:

مثال اضطراب الأعمال

خروقات أمن البيانات أو cyberattacks

جدولة التأخير

الكوارث الطبيعية

انقطاع التيار الكهربائي أو انقطاع المرافق

أعطال المعدات

فقدان الموظفين الرئيسيين

فقدان الموردين الرئيسيين

مثال تأثير الأعمال

المبيعات المفقودة أو الإيرادات بسبب توقف الإنتاج

تأخر المبيعات أو الإيرادات (مثل تأخير الدفع)

النفقات غير المتوقعة (مثل أجر العمل الإضافي أو تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية)

الغرامات التنظيمية أو العقوبات التعاقدية

تأخر خطط العمل بسبب اضطرابات الأعمال

العملاء المفقودين

تحليل تأثير الأعمال مقابل تقييم المخاطر

يحلل تقييم المخاطر تهديدات محتملة واحتمال حدوثها. يقيس تحليل تأثير الأعمال شدة تلك التهديدات وكيف سيؤثرون على العمليات التجارية والمالية. وبعبارة أخرى، يعد تحليل تأثير الأعمال في الأساس امتدادا لتقرير تقييم المخاطر - وهي BIA يحدد المخاطر المحتملة، ثم يقيس أيضا تأثيرها.

تحليل تأثير الأعمال مقابل إدارة مخاطر المشروع

إدارة مخاطر المشروع هي عملية تحديد وتحليل وإيجاد مخاطر المشروع المحتمل. في هذه الحالة، خطر هو أي شيء يمكن أن يسببهفشل المشروععن طريق تأخيرالجدول الزمني للمشروع، الزائد الخاص بكميزانية المشروعأو تقليل الأداء.

في حين تركز إدارة مخاطر المشروع على التنبؤ والاستجابة لحواجز الطرق في مشروع معين، فإن تحليل تأثير الأعمال أوسع نطاقا في النطاق. لا تركز BIA على مشروع واحد، ولكن الوظائف والعمليات التجارية الشاملة إلى حد ما. على سبيل المثال، ستستخدم إدارة مخاطر المشروع لمبادرة شاملة وظيفية لإعادة تصميم تطبيق شركتك، ولكن قم بإنشاء BIA للتحقيق في كيفية تأثير الاضطرابات الموجودة في التوظيف الخاصة بك بالتطبيق لشركتك.

لماذا تحليل تأثير الأعمال مهم؟

تحدث الاضطرابات، ومن المهم أن تكون مستعدا حتى تتمكن من العودة إلى المسار الصحيح وتقليل فقدان الأرباح. يساعدك تحليل الأثر التجاري في جمع البيانات التي تحتاجها للتخطيط لمعالجة حواجز الطرق ومعالجتها عندما تحدث حتما.

على وجه الخصوص، تساعدك عملية BIA:

تحديد الأنشطة التجارية والموارد الأساسية.تساعدك شركة BIA في فهم العمليات الضرورية لتسليم أهم منتجاتها وخدماتك - حتى تعرف الأنشطة التي يجب إجراءها، بغض النظر عن الظروف.

تحليل الآثار المالية لضطرابات الأعمال.عندما تفهم كيف يمكن أن تؤثر حواجز الطرق المحتمل أن تؤثر على أموال الشركة، يمكنك الاستراتيجية بشكل استباقي وتخصيص الأموال لمعالجة الاضطرابات غير المتوقعة عند حدوثها. مع BIA، يمكنك فهم متطلبات الموارد، وتبرير طلبات الميزانية، والملعب الخاص بكخطة استمرارية الأعمال(BCP) للقيادة.

جمع البيانات التي تحتاجها لإنشاء خطة استمرارية الأعمال.تضع خطة استمرارية الأعمال استراتيجيات لمنع اضطرابات الأعمال والرد عليها. ولكن من أجل التخطيط للاستجابة الخاصة بك، تحتاج أولا إلى فهم كيف ستؤثر هذه الاضطرابات على عملك.

4 خطوات لإجراء تحليل تأثير الأعمال

قد يبدو إنشاء تحليل تأثير تجاري شاقا، لكننا كسرنا العملية إلى أربعة خطوات هضمية. إليك كيفية البدء:

1. خطط كيف ستجري BIA الخاص بك

على الرغم من أنك تستخدم BIA لتحليل عمليات الشركة الأكبر، فكر في تحليل تأثير الأعمال نفسها كمشروع يحتاج إلى التخطيط له. تماما مثل مشروع منتظم، ابدأ بإنشاء خطة المشروع التي تحدد كيفية الاقتراب من BIA - بما في ذلكنطاقالتحليل،الأهدافمن bia الخاص بك، وأصحاب المصلحةستعمل معها. توفر خطة مشروع مكتوبة جيدا طريقا واضحا للأمام ل Bia الخاص بك. إنه يساعد أصحاب المصلحة في فهم ما المسؤولون عنه، ويضمن أن يكون لديك كل الموارد التي تحتاجها قبل أن تبدأ.

أثناء إنشاء خطتك، فكر في كيفية تنظيم القطع المختلفة من تحليل تأثير عملك، لذلك يمكن لأعضاء الفريق العثور على المعلومات التي يحتاجونها وفهمها، ثم تتصرف بفعالية. برنامج إدارة المشاريع مثل UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك على تنسيق كل عملك في أداة مركزية واحدة، لذلك يتمتع أعضاء الفريق بمصدر واحد للحقيقة لكل مكون للمشروع. UDN مدير المهام يمكنك أيضا تحديث التحديثات في الوقت الفعلي كعمل، لذلك تعرف دائما ما إذا كنت في الموعد المحدد.

2. جمع المعلومات

قبل أن تتمكن من التنبؤ بعواقب اضطرابات الأعمال، تحتاج أولا إلى فهم مدى حرجةالعمليات التجاريةالشغل. لذلك، تحتاج إلى طلب خبراء - أصحاب المصلحة الذين يديرون وتنفيذ عمليات الأعمال التي تحقق فيها. على الرغم من أنه من المحتمل أن يكون لديك عرض للعين في الطيور والعمليات وفهم احتياجات الصورة الكبيرة، من المهم التحدث مع شخص أقرب إلى العمل. وبهذه الطريقة، يمكنك فهم الآثار الموجودة على الأرض لضطرابات الأعمال وكذلك الحلول التي تفكر في التنفيذ.

هناك نوعان من أساليب جمع المعلومات الشائعة:

إعداد مقابلات مع أصحاب المصلحة.

إنشاء استبيان تحليل تأثير الأعمال أن أصحاب المصلحة يمكنهم إكمالغير متزامنوبعد

الأسئلة التي تطلبها أثناء مقابلة وعلى استبيان متشابهة. في حين أن المقابلات غالبا ما تكون شخصية، فيمكن أن يوفر استبيان الوقت وتساعدك على توحيد بياناتك.

للحصول على البدء، إليك استبيان BIA القالب مع مثال على سبيل المثال:

3. تحليل البيانات الخاصة بك

الآن بعد أن قمت بجمع معلومات حول كل عملية تجارية، حان الوقت لبدء تحليلك. للمساعدة في توجيه التحقيق الخاص بك، فكر في الأسئلة التالية:

ما هي العمليات الأكثر أهمية للحفاظ على عمل عملك؟إنشاء قائمة ذات أولوية من وظائف الأعمال الحرجة. بهذه الطريقة، عند حدوث الأحداث التخريبية، تعرف ما هي العمليات التي تحتاجها للاستيقاظ والتشغيل أولا، والذي يمكنه الانتظار.

ما هي الموارد التي تحتاجها كل عملية للعمل بنجاح؟يمكن أن يشمل ذلك أعضاء الفريق والتكنولوجيا والموارد المادية مثل المواد الخام أو مساحات العمل. عندما تعرف الموارد التي هي ضرورية للغاية، يمكنك إعطاء الأولوية بسهولة أكبرتخصيص المواردعند حدوث اضطرابات الأعمال.

كم من الوقت ستستغرق لجلب كل عملية للعودة إلى العملية الطبيعية عند حدوث اضطراب، وكم من المال سيكلف؟يساعدك ذلك في إنشاء جدول زمني دقيق وميزانية لخطة استعادة الكوارث الخاصة بك، حتى تتمكن من الاستعداد للخسائر المحتملة والحصول على الأشياء مرة أخرى على المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن.

4. إنشاء تقريرك

بمجرد تحليل النتائج الخاصة بك، فإن الخطوة الأخيرة هي في الواقع إنشاء تقرير تحليل تأثير الأعمال. يساعدك تقرير BIA أو الإدارة العليا على إنشاء استراتيجيات استرداد مدعومة من البيانات بناء على مدخلات من خبراء العملية. تقريرك هو أهم نتيجة ل BIA الخاص بك، لأنها ستنقل النتائج الخاصة بك إلى قيادة الشركة وتساعدهم على تحديد الأفضلخطط الطوارئللحصول على عملك مرة أخرى على المسار الصحيح.

يجب أن يتضمن تقرير BIA الخاص بك المكونات التالية:

- ملخص تنفيذي

- الأهداف والنطاق

- المنهجية

- ملخص النتائج الخاصة بك

- انهيار النتائج الخاصة بك لكل عملية، بما في ذلك:

قائمة ذات أولوية بأهم العمليات التجارية.

كيف تؤثر تعطيل هذه العملية مجالات مختلفة من عملك.

كم من الوقت يمكن أن تتسامح مع الاضطراب بشكل معقول. هذا هو المعروف أيضا باسم هدف وقت الاسترداد (RTO).

الحد الأقصى لمقدار خسائر أعمالك قد تتسامح معها. هذا هو المعروف أيضا باسم هدف نقطة الاسترداد (RPO).

مقارنة بين التكلفة المالية المحتملة للضبط وتكلفة استراتيجيات استرداد الأعمال التجارية.

- الوثائق الداعمة

- توصيات للانتعاش

تحليل، ثم استراتيجية

عند إنشاء تحليل تأثير أعمال متعمق، فأنت تعرف ما تتوقعه عندما تحدث الاضطرابات حتما - بالإضافة إلى قائمة بأفضل الخيارات الخاصة بك للعودة إلى المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن. تساعدك البيانات التي تجمعها على إنشاء خطة لاستمرارية تجارية تدعمها الأدلة من خبراء العملية، لذلك لديك حلول في متناول اليد عند الضربات الكارثة.