Vad är en affärsverksamhetsanalys (BIA)? 4 steg för att förbereda sig för någonting

Sammanfattning

En företags-konsekvensanalys (BIA) berättar vad du kan förvänta dig när ditt företag störs, så du kan proaktivt skapa återställningsstrategier. Lär dig hur en BIA kan hjälpa dig att komma tillbaka på spår när roadblocks inträffar, plus fyra steg för att skapa en för ditt eget företag.

"Var redo."

Detta koncept ringer som sant i affärer som det gör iLejonkungen. Oavsett om du sjunger på den afrikanska savannen eller hanterar ett projekt från ditt skrivbord är det viktigt att förstå vad ett värsta scenario ser ut så att du kan springa i handling om det behövs.

Det är där en företags-konsekvensanalys (BIA) kommer in. En BIA berättar vad du kan förvänta dig när oförutsedda roadblocks förekommer, så du kan göra en plan för att få ditt företag tillbaka på rätt spår så fort som möjligt.

Vad är en affärsverksamhetsanalys (BIA)?

En företags-konsekvensanalys hjälper dig att förutse konsekvenserna av störningar i affärsprocesser, så du har de data du behöver för att proaktivt skapa återställningsstrategier. Till exempel kan ett tillverkningsföretag skapa en BIA för att mäta hur förlorande en nyckelleverantör skulle påverka företagets verksamhet och intäkter.

Enkelt uttryckt identifierar en BIA de operativa och ekonomiska effekterna av störningar som skulle hända om dina servrar kraschade eller en global pandemi förändrade marknadslandskapet. De data du samlar under en företagsekstrande analys hjälper dig att förstå och förbereda dig för dessa potentiella hinder, så du kan agera snabbt och möta utmaningar på huvudet när de uppstår. Till exempel kan du använda insikterna från din BIA för att skapa en kontinuitetsplan, som beskriver hur ditt lag kommer att svara på oväntade affärsförändringar.

Här är några exempel på affärsstörningar och deras potentiella effekter:

Exempel Affärsstörningar

Datasäkerhetsbrott eller cyberattack

Schemalägga förseningar

Naturkatastrofer

Strömavbrott eller nyttaavbrott

Utrustning felfunktioner

Förlust av nyckelpersoner

Förlust av nyckelleverantörer

Exempel Företagets effekter

Förlorad försäljning eller intäkter på grund av produktionsstopp

Försenad försäljning eller intäkter (som betalningsförseningar)

Oförutsedda utgifter (som övertidslön eller outsourcingskostnader)

Regulatoriska böter eller avtalsmässiga påföljder

Försenade affärsplaner på grund av affärsstörningar

Förlorade kunderna

Business Impact Analysis vs Riskbedömning

En riskbedömning analyserar potentiella hot och sannolikheten för att de händer. En konsekvensanalys i affärsverksamheten mäter svårighetsgraden av dessa hot och hur de skulle påverka affärsverksamheten och finanserna. Med andra ord är en företagsekonomisk analys i huvudsak en förlängning av en riskbedömningsrapport - en BIA identifierar potentiella risker, då också påverkar deras inverkan.

Business Impact Analysis vs Project Risk Management

Projektriskhanteringär processen att identifiera, analysera och svara på potentiella projektrisker. I det här fallet är en risk som kan orsakaprojektfelGenom att fördröjaProjekt tidslinje, överbelasta dinProjektbudgeteller reducera prestanda.

Även om projektriskhanteringen är inriktad på att förutsäga och reagera på vägblåsor inom ett visst projekt, är en affärsverkningsanalys bredare. En BIA fokuserar inte på ett enda projekt, utan snarare övergripande affärsfunktioner och processer. Till exempel skulle du använda projektriskhantering för ett tvärfunktionellt initiativ för att omforma din företagsapp, men skapa en BIA för att undersöka hur störningar i din personal kan påverka produktionen för din företagsapp.

Varför är en affärsanalys viktig?

Störningar händer, och det är viktigt att vara beredd så att du kan komma tillbaka på rätt spår och minimera vinstförlusten. En företags-konsekvensanalys hjälper dig att samla de data du behöver planera för och hantera roadblocks när de oundvikligen uppstår.

I synnerhet hjälper BIA-processen dig:

Identifiera väsentliga affärsaktiviteter och resurser.En BIA hjälper dig att förstå vilka processer som är nödvändiga för att leverera dina viktigaste produkter och tjänster - så du vet vilka aktiviteter som måste utföras, oavsett omständigheterna.

Analysera de ekonomiska effekterna av affärsstörningar.När du förstår hur potentiella roadblocks kan påverka företagsfinanserna, kan du proaktivt strategisera och fördela medel för att hantera oväntade störningar när de uppstår. Med en bia kan du förstå resurskrav, motivera budgetförfrågningar och tona dinkontinuitetsplan(BCP) till ledarskap.

Samla in de data du behöver för att skapa en kontinuitetsplan.En kontinuitetsplan utgör strategier för att förebygga och reagera på affärsstörningar. Men för att planera ditt svar måste du först förstå hur dessa störningar kommer att påverka ditt företag.

4 steg för att genomföra en konsekvensanalys

Att skapa en företagsekstrande analys kan tyckas skrämmande, men vi har brutit processen nere i fyra smältbara steg. Så här kommer du igång:

1. Planera hur du ska utföra din bia

Även om du använder en BIA för att analysera större företagsprocesser, tänk på själva företagets konsekvensanalys som ett projekt som måste planeras. Precis som ett vanligt projekt, börja med att skapa enprojekt planDet skisserar hur du kommer att närma dig din BIA-inklusiveomfattningenav analysen,målav din bia, ochintressenterDu kommer att arbeta med. En välskriven projektplan ger en tydlig väg framåt för din BIA. Det hjälper intressenterna att förstå vad de är ansvariga för, och säkerställer att du har alla resurser du behöver innan du börjar.

När du skapar din plan, överväga hur du organiserar de olika bitarna av din företags-konsekvensanalys, så att lagmedlemmar kan hitta och förstå den information de behöver och agera sedan effektivt.Projektledningsprogramvaratycka omUDN Task ManagerKan hjälpa dig att samordna allt ditt arbete i ett centralt verktyg, så lagmedlemmar har en enda källa till sanning för varje projektkomponent.UDN Task ManagerOckså uppdateringar i realtid som arbete är klart, så du vet alltid om du är i schema.

2. Samla information

Innan du kan förutsäga konsekvenserna av affärsstörningar, måste du först förstå hur kritisktaffärsprocesserarbete. För det måste du fråga experterna - de intressenter som hanterar och utövar de affärsprocesser du undersöker. Medan du förmodligen har en fågelperspektiv av processer och förstår stora bildbehov är det viktigt att prata med någon närmare arbetet. På det sättet kan du förstå de påmående effekterna av affärsstörningar såväl som de lösningar du tänker på att genomföra.

Det finns två vanliga informationssamlingsmetoder:

Ställ in intervjuer med intressenter.

Skapa ett frågeformulär för företagsekonom att intressenter kan slutföraasynkront .

De frågor du frågar under en intervju och på ett frågeformulär är liknande. Medan intervjuer ofta är mer personliga, kan ett frågeformulär spara tid och hjälpa dig att standardisera dina data.

För att komma igång, här är en mall BIA-frågeformulär med exempel svar:

3. Analysera dina data

Nu när du har samlat in information om varje affärsprocess är det dags att starta din analys. För att hjälpa till med att styra din undersökning, överväga följande frågor:

Vilka processer är viktigast för att hålla ditt företag att fungera?Skapa en prioriterad lista över kritiska affärsfunktioner. På det sättet, när störande händelser uppstår, vet du vilka processer du behöver för att gå upp och springa först, och vilka som kan vänta.

Vilka resurser behöver varje process operera framgångsrikt?Detta kan inkludera lagmedlemmar, teknik och fysiska resurser som råvaror eller arbetsytor. När du vet vilka resurser som är absolut nödvändiga kan du lättare prioriteraresursfördelningNär affärsstörningar uppstår.

Hur lång tid tar det att ta med varje process tillbaka till normal drift när en störning uppstår, och hur mycket pengar kommer det att kosta?Detta hjälper dig att skapa en exakt tidslinje och budget för din katastrofåterställningsplan, så du kan vara beredd på potentiella förluster och få saker tillbaka på spår så snabbt som möjligt.

4. Skapa din rapport

När du har analyserat dina resultat är det sista steget att faktiskt skapa en rapport om företagsekonomisk analys. En BIA-rapport hjälper dig eller seniorhanteringen att skapa databaserade återhämtningsstrategier baserat på ingång från processexperter. Din rapport är det viktigaste resultatet av din BIA, för det är hur du kommer att kommunicera dina resultat till företagsledarskap och hjälpa dem att identifiera det bästaberedskapsplanerFör att få ditt företag tillbaka på rätt spår.

Din BIA-rapport bör innehålla följande komponenter:

- Sammanfattning

- Mål och omfattning

- Metodik

- Sammanfattning av dina resultat

- Uppdelning av dina resultat för varje process, inklusive:

En prioriterad lista över de viktigaste affärsprocesserna.

Hur en störning av den processen skulle påverka olika områden i ditt företag.

Hur länge kan du rimligen tolerera störningen. Detta är också känt som ett återhämtningstidsmål (RTO).

Den maximala beloppet av förluster ditt företag kan tolerera. Detta är också känt som ett återställningspunktsmål (RPO).

En jämförelse mellan den potentiella finansiella kostnaden för en störning och kostnaden för affärsåtervinningsstrategier.

- Stödjande dokument

- Rekommendationer för återhämtning

Analysera, strategisera sedan

När du skapar en djupgående konsekvensanalys, vet du vad du kan förvänta dig när störningar oundvikligen förekommer - plus en lista över dina bästa alternativ för att komma tillbaka på spår så fort som möjligt. De data du samlar hjälper dig att skapa en kontinuitetsplan som stöds av bevis från processexperter, så du har lösningar i handen när katastrof slår.