Apa itu Analisis Dampak Bisnis (BIA)? 4 langkah untuk mempersiapkan apa pun

Ringkasan

Analisis dampak bisnis (BIA) memberi tahu Anda apa yang diharapkan ketika bisnis Anda terganggu, sehingga Anda dapat secara proaktif membuat strategi pemulihan. Pelajari bagaimana BIA dapat membantu Anda kembali ke jalur ketika hambatan terjadi, ditambah empat langkah untuk membuat satu untuk bisnis Anda sendiri.

"Dipersiapkan."

Konsep ini berdering sebagai benar dalam bisnis seperti yang dilakukanRaja singa. Apakah Anda bernyanyi di Afrika Savannah atau mengelola proyek dari meja Anda, penting untuk memahami seperti apa skenario terburuk sehingga Anda dapat melakukan tindakan jika diperlukan.

Di situlah analisis dampak bisnis (BIA) masuk. Sebuah BIA memberitahu Anda apa yang diharapkan ketika penghalang jalan yang tak terduga terjadi, sehingga Anda dapat membuat rencana untuk mendapatkan bisnis Anda kembali ke jalur secepat mungkin.

Apa itu Analisis Dampak Bisnis (BIA)?

Analisis dampak bisnis membantu Anda memprediksi konsekuensi gangguan pada proses bisnis, sehingga Anda memiliki data yang Anda butuhkan untuk secara proaktif membuat strategi pemulihan. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur dapat membuat BIA untuk mengukur bagaimana kehilangan pemasok utama akan memengaruhi operasi dan pendapatan perusahaan.

Sederhananya, BIA mengidentifikasi dampak operasional dan finansial dari gangguan - seperti apa yang akan terjadi jika server Anda macet atau pandemi global mengubah lanskap pasar. Data yang Anda kumpulkan selama analisis dampak bisnis membantu Anda memahami dan mempersiapkan hambatan potensial ini, sehingga Anda dapat bertindak cepat dan menghadapi tantangan saat mereka muncul. Misalnya, Anda dapat menggunakan wawasan dari BIA Anda untuk membuat rencana kontinuitas bisnis, yang menguraikan bagaimana tim Anda akan menanggapi perubahan bisnis yang tidak terduga.

Berikut adalah beberapa contoh gangguan bisnis dan dampak potensial mereka:

Contoh gangguan bisnis

Pelanggaran keamanan data atau cyberattacks

Penjadwalan penundaan

Bencana alam

Pemadaman listrik atau pemadaman utilitas

Kerusakan peralatan.

Kehilangan karyawan utama

Kehilangan pemasok utama

Contoh dampak bisnis

Kehilangan penjualan atau pendapatan karena downtime produksi

Penjualan atau pendapatan tertunda (seperti penundaan pembayaran)

Biaya yang tidak terduga (seperti membayar lembur atau biaya outsourcing)

Denda regulasi atau hukuman kontraktual

Rencana Bisnis Tertunda Karena Gangguan Bisnis

Pelanggan yang hilang

Analisis Dampak Bisnis vs Penilaian Risiko

Penilaian risiko menganalisis potensi ancaman dan kemungkinan mereka terjadi. Analisis dampak bisnis mengukur tingkat keparahan ancaman tersebut dan bagaimana mereka akan memengaruhi operasi dan keuangan bisnis. Dengan kata lain, analisis dampak bisnis pada dasarnya merupakan perpanjangan dari laporan penilaian risiko - BIA mengidentifikasi potensi risiko, maka juga mengukur dampaknya.

Analisis Dampak Bisnis vs Manajemen Risiko Proyek

Manajemen Risiko Proyekadalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko proyek potensial. Dalam hal ini, risiko adalah apa pun yang dapat menyebabkanKegagalan proyekDengan menundaTimeline Project., membebani Andaanggaran proyek, atau mengurangi kinerja.

Sementara manajemen risiko proyek difokuskan pada memprediksi dan merespons hambatan dalam proyek tertentu, analisis dampak bisnis lebih luas dalam ruang lingkup. BIA tidak fokus pada satu proyek, tetapi juga fungsi dan proses bisnis yang menyeluruh. Misalnya, Anda akan menggunakan manajemen risiko proyek untuk inisiatif lintas fungsi untuk mendesain ulang aplikasi perusahaan Anda, tetapi membuat BIA untuk menyelidiki seberapa terganggu staf Anda dapat memengaruhi produksi untuk aplikasi perusahaan Anda.

Mengapa analisis dampak bisnis penting?

Gangguan terjadi, dan penting untuk dipersiapkan sehingga Anda dapat kembali ke jalurnya dan meminimalkan kehilangan laba. Analisis dampak bisnis membantu Anda mengumpulkan data yang Anda butuhkan untuk merencanakan dan menangani hambatan ketika mereka mau tidak mau terjadi.

Secara khusus, proses BIA membantu Anda:

Identifikasi kegiatan dan sumber daya bisnis yang penting.BIA membantu Anda memahami proses mana yang diperlukan untuk memberikan produk dan layanan terpenting Anda - sehingga Anda tahu kegiatan mana yang harus dilakukan, terlepas dari situasinya.

Menganalisis dampak keuangan gangguan bisnis.Ketika Anda memahami bagaimana potensi penghalang hambatan dapat memengaruhi keuangan perusahaan, Anda dapat secara proaktif menyusun strategi dan mengalokasikan dana untuk mengatasi gangguan yang tidak terduga ketika terjadi. Dengan BIA, Anda dapat memahami persyaratan sumber daya, membenarkan permintaan anggaran, dan melempar Andarencana kelanjutan bisnis(BCP) untuk kepemimpinan.

Kumpulkan data yang Anda butuhkan untuk membuat rencana kontinuitas bisnis.Rencana kontinuitas bisnis menunjukkan strategi untuk mencegah dan menanggapi gangguan bisnis. Tetapi untuk merencanakan respons Anda, pertama-tama Anda perlu memahami bagaimana gangguan itu akan memengaruhi bisnis Anda.

4 langkah untuk melakukan analisis dampak bisnis

Membuat analisis dampak bisnis mungkin tampak menakutkan, tetapi kami telah merusak proses menjadi empat langkah yang dapat dicerna. Inilah cara memulai:

1. Rencanakan bagaimana Anda akan melakukan BIA Anda

Meskipun Anda menggunakan BIA untuk menganalisis proses perusahaan yang lebih besar, pikirkan analisis dampak bisnis itu sendiri sebagai proyek yang perlu direncanakan. Sama seperti proyek reguler, mulailah dengan membuat arencana proyekyang menguraikan bagaimana Anda akan mendekati BIA-TERMASUK Andaruang lingkupnyadari analisis,Tujuan.BIA Anda, danStakeholder.Anda akan bekerja dengannya. Rencana proyek yang ditulis dengan baik menyediakan jalur yang jelas untuk BIA Anda. Ini membantu para pemangku kepentingan memahami apa yang mereka bertanggung jawab, dan memastikan Anda memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan sebelum memulai.

Ketika Anda membuat rencana Anda, pertimbangkan bagaimana Anda akan mengatur berbagai hal analisis dampak bisnis Anda sehingga anggota tim dapat menemukan dan memahami informasi yang mereka butuhkan, kemudian bertindak secara efektif.Perangkat lunak manajemen proyekSukaUDN Task Manager.dapat membantu Anda mengoordinasikan semua pekerjaan Anda dalam satu alat pusat, sehingga anggota tim memiliki sumber kebenaran tunggal untuk setiap komponen proyek.UDN Task Manager.Juga pembaruan secara real-time karena pekerjaan selesai, sehingga Anda selalu tahu jika Anda sesuai jadwal.

2. Kumpulkan informasi

Sebelum Anda dapat memprediksi konsekuensi gangguan bisnis, Anda pertama-tama perlu memahami seberapa pentingproses bisniskerja. Untuk itu, Anda perlu meminta para ahli - para pemangku kepentingan yang mengelola dan melaksanakan proses bisnis yang Anda investigasi. Sementara Anda mungkin memiliki pandangan mata burung dan memahami kebutuhan gambaran besar, penting untuk berbicara dengan seseorang yang lebih dekat dengan pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat memahami dampak pada darat dari gangguan bisnis serta solusi yang Anda pikirkan untuk dilaksanakan.

Ada dua metode pengumpulan informasi umum:

Mengatur wawancara dengan para pemangku kepentingan.

Buat kuesioner analisis dampak bisnis yang dapat diselesaikan pemangku kepentingansecara asinkron. .

Pertanyaan yang Anda tanyakan selama wawancara dan pada kuesioner serupa. Sementara wawancara seringkali lebih pribadi, kuesioner dapat menghemat waktu dan membantu Anda membakukan data Anda.

Untuk memulainya, inilah kuesioner BIA templat dengan contoh jawaban:

3. Menganalisis data Anda

Sekarang setelah Anda mengumpulkan informasi tentang setiap proses bisnis, saatnya untuk memulai analisis Anda. Untuk membantu memandu penyelidikan Anda, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

Proses mana yang paling penting untuk menjaga bisnis Anda beroperasi?Buat daftar fungsi bisnis kritis yang diprioritaskan. Dengan begitu, ketika peristiwa yang mengganggu terjadi, Anda tahu proses mana yang perlu Anda bangun dan berjalan terlebih dahulu, dan mana yang bisa menunggu.

Sumber daya apa yang dibutuhkan setiap proses untuk berhasil dioperasikan?Ini dapat mencakup anggota tim, teknologi, dan sumber daya fisik seperti bahan baku atau ruang kerja. Ketika Anda tahu sumber daya mana yang sangat penting, Anda dapat lebih mudah memprioritaskanalokasi sumber dayaketika gangguan bisnis terjadi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membawa setiap proses kembali ke operasi normal ketika gangguan terjadi, dan berapa banyak uang yang akan dikenakan biaya?Ini membantu Anda membuat garis waktu dan anggaran yang akurat untuk rencana pemulihan bencana Anda, sehingga Anda dapat siap untuk potensi kerugian dan mendapatkan barang-barang kembali ke jalur secepat mungkin.

4. Buat laporan Anda

Setelah Anda menganalisis temuan Anda, langkah terakhir adalah untuk benar-benar membuat laporan analisis dampak bisnis. Laporan BIA membantu Anda atau manajemen senior membuat strategi pemulihan yang didukung data berdasarkan input dari pakar proses. Laporan Anda adalah hasil paling penting dari BIA Anda, karena itulah cara Anda akan mengkomunikasikan temuan Anda kepada kepemimpinan perusahaan dan membantu mereka mengidentifikasi yang terbaikRencana Kontinjensiuntuk mendapatkan bisnis Anda kembali ke jalur.

Laporan BIA Anda harus mencakup komponen-komponen berikut:

- Ringkasan bisnis plan

- Tujuan dan ruang lingkup

- Metodologi.

- Ringkasan temuan Anda

- Kerusakan temuan Anda untuk setiap proses, termasuk:

Daftar yang diprioritaskan dari proses bisnis paling penting.

Bagaimana gangguan proses itu akan berdampak pada berbagai bidang bisnis Anda.

Berapa lama Anda bisa mentolerir gangguan. Ini juga dikenal sebagai objektif waktu pemulihan (RTO).

Jumlah kerugian maksimum bisnis Anda dapat mentolerir. Ini juga dikenal sebagai titik pemulihan objektif (RPO).

Perbandingan antara potensi biaya keuangan gangguan dan biaya strategi pemulihan bisnis.

- Dokumen pendukung

- Rekomendasi untuk pemulihan

Analisis, lalu strategi

Ketika Anda membuat analisis dampak bisnis yang mendalam, Anda tahu apa yang diharapkan ketika gangguan yang tak terhindarkan terjadi - ditambah daftar opsi terbaik Anda untuk kembali ke jalur secepat mungkin. Data yang Anda kumpulkan membantu Anda membuat rencana kontinuitas bisnis yang didukung oleh bukti dari para ahli proses, sehingga Anda memiliki solusi di tangan ketika bencana menyerang.