Hvad er en forretningsanalyse (BIA)? 4 trin til at forberede sig på noget

Resumé

En forretningsmæssig konsekvensanalyse (BIA) fortæller dig, hvad du kan forvente, når din virksomhed er forstyrret, så du kan proaktivt oprette genoprettelsesstrategier. Lær, hvordan en BIA kan hjælpe dig med at komme tilbage på sporet, når vejglokker opstår, plus fire trin for at skabe en til din egen virksomhed.

"Vær forberedt."

Dette koncept ringer så sandt i erhvervslivet som det gør iLøvernes Konge. Uanset om du sang på den afrikanske Savannah eller styrer et projekt fra dit skrivebord, er det vigtigt at forstå, hvad en værste scenario ser ud, så du kan forår i handling, hvis det er nødvendigt.

Det er her, hvor en forretningsmæssige konsekvensanalyse (BIA) kommer ind. En BIA fortæller dig, hvad du kan forvente, når uforudsete Roadblocks opstår, så du kan gøre en plan for at få din virksomhed tilbage på sporet så hurtigt som muligt.

Hvad er en forretningsanalyse (BIA)?

En forretningsmæssige konsekvensanalyse hjælper dig med at forudsige konsekvenserne af forstyrrelser af forretningsprocesser, så du har de data, du har brug for til proaktivt at skabe genopretningsstrategier. For eksempel kunne et fremstillingsvirksomhed skabe en BIA til at måle, hvordan man mister en nøgle leverandør ville påvirke virksomhedens aktiviteter og indtægter.

Simpelthen identificerer en BIA de operationelle og finansielle virkninger af forstyrrelser - som hvad der ville ske, hvis dine servere styrtede eller en global pandemi ændrede markedslandskabet. De data, du indsamler under en forretningsmæssige konsekvensanalyse, hjælper dig med at forstå og forberede sig på disse potentielle forhindringer, så du kan handle hurtigt og står over for udfordringer på vej, når de opstår. For eksempel kan du bruge indsigten fra din BIA til at oprette en forretningskontinuitetsplan, som skitserer, hvordan dit hold vil reagere på uventede forretningsændringer.

Her er nogle eksempler på forretningsforstyrrelser og deres potentielle virkninger:

Eksempel forretningsmæssige forstyrrelser.

Datasikkerhedsbrud eller cyberangreb

Planlægning af forsinkelser

Naturkatastrofer

POWER OUTAGES ELLER UTILITY OPTAGES

Udstyrsfejlfunktioner.

Tab af nøgleansatte

Tab af nøgle leverandører

Eksempel forretningsmæssige konsekvenser

Mistet salg eller indtægter på grund af produktionen nedetid

Forsinket salg eller indtægter (som betalingsforsinkelser)

Uforudsete udgifter (som overarbejde løn eller outsourcing omkostninger)

Regulerende bøder eller kontraktlige sanktioner

Forsinkede forretningsplaner på grund af forretningsmæssige forstyrrelser

Mistede kunder

Business Impact Analysis vs Risikovurdering

En risikovurdering analyserer potentielle trusler og sandsynligheden for, at de sker. En virksomheds konsekvensanalyse måler sværhedsgraden af ​​disse trusler og hvordan de ville påvirke forretningsaktiviteter og økonomi. Med andre ord er en forretningsanalyse i det væsentlige en udvidelse af en risikovurderingsrapport - en BIA identificerer potentielle risici, og måler også deres indvirkning.

Business Impact Analysis vs. Projektrisikostyring

Projektrisikostyringer processen med at identificere, analysere og reagere på potentielle projektrisici. I dette tilfælde er en risiko alt, hvad der kunne forårsageProjektfejlved at forsinkeProjekt Tidslinje., overbelastning dinprojektbudget, eller reducerer ydeevnen.

Mens projektrisikostyring er fokuseret på at forudsige og reagere på vejblokke inden for et bestemt projekt, er en forretningsmæssig konsekvensanalyse bredere i omfang. En BIA fokuserer ikke på et enkelt projekt, men snarere overordnede forretningsfunktioner og processer. For eksempel vil du bruge projektrisikostyring til et tværfunktionelt initiativ til at redesign din virksomheds app, men skabe en BIA for at undersøge, hvordan forstyrrelser på din bemanding kan påvirke produktionen til din virksomheds app.

Hvorfor er en forretningsmæssig konsekvensanalyse vigtig?

Der sker forstyrrelser, og det er vigtigt at være forberedt, så du kan komme tilbage på sporet og minimere fortjeneste. En forretningsmæssige konsekvensanalyse hjælper dig med at samle de data, du har brug for til at planlægge for og håndtere vejspærringer, når de uundgåeligt forekommer.

Især hjælper BIA-processen dig:

Identificere væsentlige forretningsaktiviteter og ressourcer.En BIA hjælper dig med at forstå, hvilke processer der er nødvendige for at levere dine vigtigste produkter og tjenester - så du ved, hvilke aktiviteter der skal udføres, uanset omstændighederne.

Analysere de finansielle virkninger af forretningsmæssige forstyrrelser.Når du forstår, hvordan potentielle vejblokke kan påvirke virksomhedens økonomi, kan du proaktivt strategisere og allokere midler til at tackle uventede forstyrrelser, når de opstår. Med en bia kan du forstå ressourcebehov, retfærdiggøre budgetforespørgsler og tonehøjde dinBusiness Continuity Plan(BCP) til lederskab.

Indsamle de data, du har brug for for at oprette en forretningskontinuitetsplan.En Business Continuity Plan indeholder strategier for at forhindre og reagere på forretningsmæssige forstyrrelser. Men for at planlægge dit svar skal du først forstå, hvordan disse forstyrrelser vil påvirke din virksomhed.

4 trin til at udføre en virksomheds konsekvensanalyse

Oprettelse af en virksomhedspåvirkningsanalyse kan virke skræmmende, men vi har brudt processen ned i fire fordøjelige trin. Sådan kommer du i gang:

1. Planlæg, hvordan du udfører din bia

Selvom du bruger en BIA til at analysere større virksomhedsprocesser, skal du tænke på virksomhedens konsekvensanalyse selv som et projekt, der skal planlægges. Ligesom et almindeligt projekt, start med at oprette enProjektplander skitserer, hvordan du nærmer dig din bia-herunderanvendelsesområdet.af analysen, denmålaf din bia, oginteressenter.du vil arbejde med. En velskrevet projektplan giver en klar vej fremad for din BIA. Det hjælper interessenter med at forstå, hvad de er ansvarlige for, og sikrer, at du har alle de ressourcer, du har brug for, før du begynder.

Når du opretter din plan, skal du overveje, hvordan du organiserer de forskellige stykker af din forretningsmæssige konsekvensanalyse, så holdmedlemmer kan finde og forstå de oplysninger, de har brug for, så handler derefter effektivt.Projektstyringssoftwaresynes godt omUDN Task ManagerKan hjælpe dig med at koordinere alt dit arbejde i et centralt værktøj, så holdmedlemmer har en enkelt kilde til sandhed for hver projektkomponent.UDN Task ManagerOgså opdateringer i realtid, da arbejdet er afsluttet, så du altid ved, om du er på skema.

2. Indsamle oplysninger.

Før du kan forudsige konsekvenserne af forretningsmæssige forstyrrelser, skal du først forstå, hvor kritiskforretningsprocesser.arbejde. For det skal du spørge eksperterne - de interessenter, der styrer og udfører de forretningsprocesser, du undersøger. Mens du sandsynligvis har en fugleperspektiv af processer og forstå store billedbehov, er det vigtigt at tale med nogen tættere på arbejdet. På den måde kan du forstå de malet virkning af forretningsmæssige forstyrrelser samt de løsninger, du tænker på at implementere.

Der er to fælles informationsindsamlingsmetoder:

Opsæt interviews med interessenter.

Opret en Business Impact Analyse Spørgeskema, som interessenter kan fuldføreasynkront .

De spørgsmål, du spørger under et interview og på et spørgeskema, er ens. Mens interviews ofte er mere personlige, kan et spørgeskema spare tid og hjælpe dig med at standardisere dine data.

For at komme i gang, her er der en skabelon BIA spørgeskema med eksempel svar:

3. Analyser dine data

Nu hvor du har indsamlet oplysninger om hver forretningsproces, er det tid til at starte din analyse. For at hjælpe med at guide din undersøgelse, overveje følgende spørgsmål:

Hvilke processer er vigtigst for at holde din virksomhed opererer?Opret en prioriteret liste over kritiske forretningsfunktioner. På den måde, når forstyrrende begivenheder opstår, ved du, hvilke processer du har brug for for at komme op og køre først, og hvilke kan vente.

Hvilke ressourcer skal hver proces betjene succesfuldt?Dette kan omfatte holdmedlemmer, teknologi og fysiske ressourcer som råvarer eller arbejdsområder. Når du ved, hvilke ressourcer der er absolut nødvendige, kan du lettere prioritereressourceallokeringnår der opstår forretningsmæssige forstyrrelser.

Hvor længe vil det tage for at bringe hver proces tilbage til normal drift, når der opstår en forstyrrelse, og hvor mange penge vil det koste?Dette hjælper dig med at skabe en præcis tidslinje og budget til din katastrofeinddrivelsesplan, så du kan være forberedt på potentielle tab og få tingene tilbage på sporet så hurtigt som muligt.

4. Opret din rapport

Når du har analyseret dine resultater, er det sidste skridt faktisk at skabe en Business Impact Analysy Report. En BIA-rapport hjælper dig eller ledende med at skabe data-støttede genoprettelsesstrategier baseret på input fra proceseksperter. Din rapport er det vigtigste resultat af din bia, fordi det er, hvordan du vil kommunikere dine resultater til virksomhedsledelse og hjælpe dem med at identificere det bedsteberedskabsplanerFor at få din virksomhed tilbage på sporet.

Din BIA-rapport skal indeholde følgende komponenter:

Rede -Executive Resumé

- Mål og anvendelsesområde

- Metodologi.

- Sammenfatning af dine resultater

- Opdeling af dine resultater for hver proces, herunder:

En prioriteret liste over de vigtigste forretningsprocesser.

Hvordan en forstyrrelse af denne proces ville påvirke forskellige områder af din virksomhed.

Hvor længe du med rimelighed kan tolerere forstyrrelsen. Dette er også kendt som et genopretningstidsmål (RTO).

Det maksimale antal tab, som din virksomhed kan tolerere. Dette er også kendt som et genoprettelsespunktsmål (RPO).

En sammenligning mellem de potentielle finansielle omkostninger ved en forstyrrelse og omkostningerne ved erhvervsmæssige genopretningsstrategier.

- Støttende dokumenter

- Anbefalinger til opsving

Analysere, så strateger

Når du opretter en dybtgående forretningsanalyse, ved du, hvad du kan forvente, når forstyrrelser uundgåeligt forekommer - plus en liste over dine bedste muligheder for at komme tilbage på sporet så hurtigt som muligt. De data, du samler, hjælper dig med at oprette en forretningskontinuitetsplan, der er støttet af beviser fra proceseksperter, så du har løsninger i hånden, når katastrofe rammer.