Ce este o analiză a impactului afacerii (BIA)? 4 pași pentru a vă pregăti pentru orice

rezumat

O analiză a impactului de afaceri (BIA) vă spune ce să vă așteptați când afacerea dvs. este perturbată, astfel încât să puteți crea în mod proactiv strategii de recuperare. Aflați cum o BIA vă poate ajuta să vă întoarceți pe drumul cel bun când apar blocaje rutiere, plus patru pași pentru a crea unul pentru propria afacere.

"Fi pregatit."

Acest concept este adevărat ca adevărat în afaceri, așa cum se întâmplăRegele Leu. Indiferent dacă cântați pe Savannah african sau gestionați un proiect de la birou, este important să înțelegeți cum arată un scenariu cel mai rău caz, astfel încât să puteți să primiți în acțiune dacă este necesar.

Aici vine o analiză a impactului afacerii (Bia)

Ce este o analiză a impactului afacerii (BIA)?

O analiză a impactului de afaceri vă ajută să preziceți consecințele întreruperilor la procesele de afaceri, astfel încât aveți datele de care aveți nevoie pentru a crea în mod proactiv strategii de recuperare. De exemplu, o companie de producție ar putea crea o BIA pentru a măsura modul în care pierderea unui furnizor cheie ar afecta operațiunile și veniturile companiei.

Pur și simplu, o BIA identifică impactul operațional și financiar al întreruperilor - cum s-ar întâmpla dacă serverele dvs. s-au prăbușit sau o pandemie globală au schimbat peisajul pieței. Datele pe care le colectați în timpul unei analize a impactului asupra afacerii vă ajută să vă înțelegeți și să vă pregătiți pentru aceste potențiale obstacole, astfel încât să puteți acționa rapid și să se confrunte cu provocări direct atunci când apar. De exemplu, ați putea folosi informațiile din Bia pentru a crea un plan de continuitate de afaceri, care conturează modul în care echipa dvs. va răspunde la schimbări de afaceri neașteptate.

Iată câteva exemple de întreruperi ale afacerilor și impactul lor potențial:

Exemplu de întreruperi ale afacerii

Securitatea datelor încălcări sau cyberattacks

Programarea întârzierilor

Dezastre naturale

Întreruperile de putere sau întreruperile de utilități

Echipamente defecțiuni

Pierderea angajaților-cheie

Pierderea furnizorilor cheie

Exemplu de impact al afacerii

Au pierdut vânzările sau veniturile datorate perioadei de întrerupere a producției

Vânzări întârziate sau venituri (cum ar fi întârzierile de plată)

Cheltuieli neprevăzute (cum ar fi costurile de plată a orelor suplimentare sau outsourcing)

Amenzi de reglementare sau penalități contractuale

Planuri de afaceri întârziate din cauza întreruperilor de afaceri

Clienții pierduți

Analiza impactului de afaceri vs. evaluarea riscurilor

O evaluare a riscurilor analizează amenințările potențiale și probabilitatea să se întâmple. O analiză a impactului de afaceri măsoară severitatea acestor amenințări și modul în care acestea ar afecta operațiunile de afaceri și finanțele. Cu alte cuvinte, o analiză a impactului asupra afacerii este, în esență, o prelungire a unui raport de evaluare a riscurilor - o BIA identifică riscurile potențiale, apoi măsoară, de asemenea, impactul acestora.

Analiza impactului de afaceri vs. gestionarea riscului de proiect

Managementul riscului de proiecteste procesul de identificare, analizare și răspuns la riscurile potențiale ale proiectului. În acest caz, un risc este ceva care ar putea provocaEșecul proiectuluiprin întârziereaCronologie de proiect, supraîncărcarea dvs.bugetul proiectului, sau reducerea performanței.

În timp ce gestionarea riscului de proiect se concentrează pe prezicerea și răspunsul la blocajele rutiere într-un anumit proiect, o analiză a impactului afacerii este mai largă în domeniul de aplicare. O BIA nu se concentrează pe un singur proiect, ci mai degrabă funcții și procese de afaceri verzi. De exemplu, ați folosi gestionarea riscului de proiect pentru o inițiativă inter-funcțională de redensare a aplicației companiei dvs., dar creați o BIA pentru a investiga modul în care întreruperile personalului dvs. pot avea impact asupra producției pentru aplicația dvs. de companie.

De ce este importantă o analiză a impactului afacerii?

Întreruperile se întâmplă și este important să fiți pregătiți astfel încât să vă puteți întoarce pe drumul cel bun și să minimalizați pierderea profitului. O analiză a impactului de afaceri vă ajută să adunați datele pe care trebuie să le planificați și să gestionați blocurile de drumuri atunci când apar în mod inevitabil.

În special, procesul BIA vă ajută:

Identificați activitățile și resursele esențiale de afaceri.O BIA vă ajută să înțelegeți ce procese sunt necesare pentru a vă oferi cele mai importante produse și servicii - astfel încât să știți care activități trebuie efectuate, indiferent de circumstanțe.

Analizați impactul financiar al întreruperilor afacerii.Când înțelegeți modul în care potențialii blocaje ar putea influența finanțele companiei, puteți strategiza în mod proactiv și alocați fonduri pentru a aborda întreruperile neașteptate atunci când apar. Cu o BIA, puteți înțelege cerințele privind resursele, justificați cererile bugetare și vă puteți întâlniPlanul de continuitate al afacerii(BCP) la conducere.

Colectați datele de care aveți nevoie pentru a crea un plan de continuitate a afacerii.Un plan de continuitate de afaceri stabilește strategii pentru a preveni și a răspunde la întreruperile de afaceri. Dar, pentru a vă planifica răspunsul, trebuie mai întâi să înțelegeți cum aceste perturbări vor afecta afacerea dvs.

4 pași pentru a efectua o analiză a impactului afacerii

Crearea unei analize a impactului asupra afacerii poate părea descurajantă, dar am încălcat procesul în patru etape digerabile. Iată cum să începeți:

1. Planificați cum vă veți conduce BIA

Chiar dacă folosiți BIA pentru a analiza procesele mai mari ale companiei, gândiți-vă la analiza impactului afacerii în sine ca un proiect care trebuie planificat. La fel ca un proiect obișnuit, începeți prin crearea unuiplan de proiectcare conturează modul în care vă veți apropia de BIA - inclusivdomeniul de aplicarea analizei,obiectivedin Bia șipărțile interesateVei lucra cu. Un plan de proiect bine scris oferă o cale clară pentru Bia. Ajută părțile interesate să înțeleagă ceea ce sunt responsabili și vă asigură că aveți toate resursele de care aveți nevoie înainte de a începe.

Pe măsură ce vă creați planul dvs., luați în considerare modul în care veți organiza diferitele piese de analiză a impactului dvs. de afaceri, astfel încât membrii echipei să poată găsi și să înțeleagă informațiile de care au nevoie, apoi să acționeze eficient.Software de management de proiect ca Manager de sarcini UDN.vă poate ajuta să vă coordonați toată munca într-un instrument central, astfel încât membrii echipei au o singură sursă de adevăr pentru fiecare componentă a proiectului.Manager de sarcini UDN.De asemenea, actualizările în timp real ca lucrările sunt finalizate, astfel încât să știți întotdeauna dacă sunteți în program.

2. Adunați informații

Înainte de a putea prezice consecințele întreruperilor de afaceri, trebuie mai întâi să înțelegeți cât de criticăProcese de afacerimuncă. Pentru aceasta, trebuie să întrebați experții - părțile interesate care gestionează și execută procesele de afaceri pe care le investighezi. În timp ce probabil că aveți o viziune cu ochii de păsări de procese și să înțelegeți nevoile de imagine de mare, este important să discutați cu cineva mai aproape de muncă. În acest fel, puteți înțelege impactul la fața locului al întreruperilor afacerii, precum și soluțiile pe care le gândiți la implementare.

Există două metode comune de colectare a informațiilor:

Configurați interviuri cu părțile interesate.

Creați un chestionar de analiză a impactului de afaceri pe care părțile interesate le pot completaasincron .

Întrebările pe care le cereți în timpul unui interviu și pe un chestionar sunt similare. În timp ce interviurile sunt adesea mai personale, un chestionar poate economisi timp și vă poate ajuta să vă standardizați datele.

Pentru a începe, iată un chestionar al șablonului BIA cu răspunsuri:

3. Analizați datele dvs.

Acum că ați colectat informații despre fiecare proces de afaceri, este timpul să începeți analiza. Pentru a vă ajuta să vă ghiderați investigația, luați în considerare următoarele întrebări:

Ce procese sunt cele mai importante pentru a vă menține afacerea?Creați o listă prioritară de funcții critice de afaceri. În acest fel, când apar evenimente perturbatoare, știți care procese trebuie să vă ridicați și să alergați mai întâi și care dintre ele pot aștepta.

Ce resurse trebuie să funcționeze fiecare proces pentru a funcționa cu succes?Acest lucru poate include membrii echipei, tehnologia și resursele fizice cum ar fi materiile prime sau spațiile de lucru. Când știți care resurse sunt absolut esențiale, puteți prioritiza mai ușoralocare resurselorcând apar întreruperile de afaceri.

Cât timp va dura pentru a aduce fiecare proces înapoi la funcționarea normală atunci când apare o întrerupere și cât de mulți bani vor costa?Acest lucru vă ajută să creați o cronologie și un buget precis pentru planul dvs. de redresare a dezastrelor, astfel încât să puteți fi pregătiți pentru pierderi potențiale și obțineți lucrurile înapoi pe cale cât mai repede posibil.

4. Creați raportul dvs.

Odată ce ați analizat concluziile dvs., ultimul pas este de a crea efectiv un raport de analiză a impactului de afaceri. Un raport BIA vă ajută la managementul superior să creeze strategii de recuperare susținute de date bazate pe contribuția experților în proces. Raportul dvs. este cel mai important rezultat al BIA, deoarece este modul în care veți comunica concluziile dvs. la conducerea companiei și să le ajutați să identifice cele mai buneplanuri de contingențăpentru a vă întoarce afacerea pe drumul cel bun.

Raportul dvs. BIA ar trebui să includă următoarele componente:

- Rezumat

- Obiective și domeniu de aplicare

- Metodologie

- Rezumatul constatărilor dvs.

- Defalcarea rezultatelor dvs. pentru fiecare proces, inclusiv:

O listă prioritară a celor mai importante procese de afaceri.

Cum o întrerupere a acestui proces ar avea impact asupra diferitelor domenii ale afacerii dvs.

Cât timp ați putea tolera în mod rezonabil perturbarea. Acest lucru este, de asemenea, cunoscut ca un obiectiv de recuperare (RTO).

Valoarea maximă a pierderilor dvs. de afaceri ar putea tolera. Acest lucru este, de asemenea, cunoscut ca un obiectiv punct de recuperare (RPO).

O comparație între costul financiar potențial al unei întreruperi și costul strategiilor de recuperare a afacerilor.

- Documente justificative

- Recomandări pentru recuperare

Analizați, apoi strategizați

Când creați o analiză a impactului în profunzime a afacerilor, știți ce să vă așteptați atunci când perturbările apar în mod inevitabil - plus o listă a celor mai bune opțiuni pentru a reveni pe drumul cel bun cât mai repede posibil. Datele pe care le colectați vă ajută să creați un plan de continuitate de afaceri care este susținut de dovezi din partea experților procesului, deci aveți soluții în mână atunci când grevele de dezastru.