O que é uma análise de impacto de negócios (BIA)? 4 passos para se preparar para qualquer coisa

Resumo

Uma análise de impacto de negócios (BIA) informa o que esperar quando sua empresa é interrompida, para que você possa criar proativamente estratégias de recuperação. Saiba como uma BIA pode ajudá-lo a voltar à pista quando roadblocks ocorrerem, mais quatro etapas para criar uma para o seu próprio negócio.

"Esteja preparado."

Este conceito anoca como verdadeiro nos negócios como emO Rei Leão. Se você está cantando na savana africana ou gerenciando um projeto de sua mesa, é importante entender o que é um cenário pior caso, para que você possa mergulhar em ação, se necessário.

É aí que entra uma análise de impacto de negócios (BIA). Uma Bia lhe diz o que esperar quando ocorrerem obstáculos, para que você possa fazer um plano para recuperar o seu negócio no caminho mais rápido possível.

O que é uma análise de impacto de negócios (BIA)?

Uma análise de impacto de negócios ajuda a prever as conseqüências das interrupções aos processos de negócios, então você tem os dados que você precisa criar proativamente estratégias de recuperação. Por exemplo, uma empresa de fabricação poderia criar uma BIA para medir como perder um fornecedor chave afetaria as operações e a receita da empresa.

Simplificando, uma BIA identifica os impactos operacionais e financeiros das interrupções - como o que aconteceria se seus servidores caíram ou uma pandemia global mudaram a paisagem do mercado. Os dados que você coletam durante uma análise de impacto de negócios ajuda você a entender e se preparar para esses obstáculos potenciais, para que você possa agir rapidamente e enfrentar desafios quando eles surgirem. Por exemplo, você pode usar os insights da sua BIA para criar um plano de continuidade de negócios, que descreve como sua equipe responderá às mudanças de negócios inesperadas.

Aqui estão alguns exemplos de interrupções comerciais e seus potenciais impactos:

Exemplo de interrupções comerciais

Violhas de segurança de dados ou cyberattacks

Agendando atrasos

Desastres naturais

Interrupções de energia ou interrupções de serviços públicos

Malfunções do equipamento

Perda de funcionários principais

Perda de chaves fornecedores

Exemplo de impactos empresariais

Vendas perdidas ou receitas devido ao tempo de inatividade da produção

Atrasos de vendas ou receita (como atrasos de pagamento)

Despesas imprevistas (como pagamento de horas extraordinárias ou custos de terceirização)

Multas regulatórias ou penalidades contratuais

Planos de negócios atrasados ​​devido a interrupções de negócios

Clientes perdidos

Análise de Impacto Negócio vs. Avaliação de Risco

Uma avaliação de risco analisa potenciais ameaças e a probabilidade deles acontecendo. Uma análise de impacto comercial mede a gravidade dessas ameaças e como afetariam as operações e finanças comerciais. Em outras palavras, uma análise de impacto de negócios é essencialmente uma extensão de um relatório de avaliação de risco - uma BIA identifica riscos potenciais, então também mede seu impacto.

Análise de Impacto Negócio vs. Gerenciamento de Risco de Projeto

Gerenciamento de Riscos do Projetoé o processo de identificação, analisar e responder a possíveis riscos do projeto. Neste caso, um risco é qualquer coisa que possa causarFalha do projetoatrasando o.cronograma do projeto, sobrecarregar o seuorçamento do projetoou reduzindo o desempenho.

Enquanto o gerenciamento de risco do projeto é focado em prever e responder a bloqueios em um projeto específico, uma análise de impacto de negócios é mais ampla no escopo. Um BIA não se concentra em um único projeto, mas abrangendo funções e processos de negócios. Por exemplo, você usaria o gerenciamento de risco de projeto para uma iniciativa transversal para redesenhar seu aplicativo da empresa, mas criar uma BIA para investigar como as interrupções para sua equipe podem impactar a produção para o aplicativo da sua empresa.

Por que uma análise de impacto de negócios é importante?

As interrupções acontecem, e é importante estar preparado para que você possa voltar à trilha e minimizar a perda de lucro. Uma análise de impacto de negócios ajuda a reunir os dados que você precisa para planejar e lidar comblocks quando eles inevitavelmente ocorrerem.

Em particular, o processo da BIA ajuda você:

Identificar atividades e recursos de negócios essenciais.Uma BIA ajuda você a entender quais processos são necessários para entregar seus produtos e serviços mais importantes - para que você saiba quais atividades devem ser realizadas, independentemente das circunstâncias.

Analisar os impactos financeiros das interrupções do negócio.Quando você entende como potenciais roadblocks poderiam impactar as finanças da empresa, você pode processar proativamente e alocar fundos para combater as interrupções inesperadas quando ocorrerem. Com uma BIA, você pode entender os requisitos de recursos, justificar solicitações orçamentárias e colocar o seuplano de continuidade de negocios(BCP) para liderança.

Recolha os dados necessários para criar um plano de continuidade de negócios.Um plano de continuidade de negócios estabelece estratégias para prevenir e responder a interrupções de negócios. Mas, a fim de planejar sua resposta, você primeiro precisa entender como essas interrupções afetarão o seu negócio.

4 etapas para realizar uma análise de impacto de negócios

Criar uma análise de impacto comercial pode parecer assustador, mas quebramos o processo em quatro etapas digestíveis. Veja como começar:

1. Planeje como você conduzirá sua BIA

Mesmo que você use uma BIA para analisar processos maiores de empresas, pense na própria análise de impacto de negócios como um projeto que precisa ser planejado. Assim como um projeto regular, comece criando umplano de projetoque descreve como você vai abordar sua BIA - incluindoO escopoda análise, oObjetivosda sua BIA, e opartes interessadasVocê vai trabalhar com. Um plano de projeto bem escrito fornece um caminho claro para a frente para a sua BIA. Ajuda as partes interessadas a entender o que são responsáveis ​​e garante que você tenha todos os recursos que você precisa antes de começar.

Como você cria seu plano, considere como organizar as diferentes peças da análise de impacto de negócios para que os membros da equipe possam encontrar e entender as informações de que precisam, em seguida, agir de forma eficaz.Software de gerenciamento de projetosComoGerenciador de tarefas UDN.Pode ajudá-lo a coordenar todo o seu trabalho em uma ferramenta central, então os membros da equipe têm uma única fonte de verdade para cada componente do projeto.Gerenciador de tarefas UDN.Também atualiza em tempo real como o trabalho é concluído, então você sempre sabe se você está no horário.

2. Reúna informações

Antes que você possa prever as conseqüências das interrupções comerciais, primeiro você precisa entender o quão críticoprocessos de negócios.trabalhar. Para isso, você precisa perguntar aos especialistas - os stakeholders que gerenciam e executam os processos de negócios que você está investigando. Enquanto você provavelmente tem uma visão aérea dos processos e entende as grandes necessidades de imagem, é importante conversar com alguém mais perto do trabalho. Dessa forma, você pode entender os impactos no solo das interrupções comerciais, bem como as soluções que você está pensando na implementação.

Existem dois métodos comuns de coleta de informações:

Configurar entrevistas com as partes interessadas.

Criar um questionário de análise de impacto de negócios que as partes interessadas podem completarassíncronamente .

As perguntas que você faz durante uma entrevista e em um questionário são semelhantes. Enquanto as entrevistas são muitas vezes mais pessoais, um questionário pode economizar tempo e ajudá-lo a padronizar seus dados.

Para você começar, aqui está um Questionário de Modelos Bia com Respostas de Exemplo:

3. Analise seus dados

Agora que você coletou informações sobre cada processo de negócios, é hora de iniciar sua análise. Para ajudar a orientar sua investigação, considere as seguintes perguntas:

Quais processos são mais importantes para manter seus negócios operando?Crie uma lista priorizada de funções críticas de negócios. Dessa forma, quando eventos disruptivos ocorrem, você sabe quais processos você precisa para se levantar e correr primeiro, e quais podem esperar.

Quais recursos cada processo precisa operar com sucesso?Isso pode incluir membros da equipe, tecnologia e recursos físicos, como matérias-primas ou espaços de trabalho. Quando você sabe quais recursos são absolutamente essenciais, você pode priorizar mais facilmenteAlocação de recursosquando ocorrerem perturbações comerciais.

Quanto tempo levará para trazer cada processo de volta à operação normal quando ocorrer uma interrupção e quanto dinheiro custará?Isso ajuda a criar uma linha do tempo e orçamento precisos para o seu plano de recuperação de desastres, para que você possa ser preparado para possíveis perdas e obter as coisas de volta a caminho mais rápido possível.

4. Crie seu relatório

Depois de analisar suas descobertas, o passo final é realmente criar um relatório de análise de impacto de negócios. Um relatório BIA ajuda você ou a gerência sênior a criar estratégias de recuperação apoiadas por dados com base na entrada de especialistas em processo. Seu relatório é o resultado mais importante da sua BIA, porque é como você comunicará suas descobertas para a liderança da empresa e ajudá-los a identificar o melhorplanos de contingênciapara recuperar o seu negócio no caminho certo.

Seu relatório BIA deve incluir os seguintes componentes:

- Sumário executivo

- Objetivos e escopo

- Metodologia

- Resumo de suas descobertas

- Discriminação de suas descobertas para cada processo, incluindo:

Uma lista priorizada dos processos de negócios mais importantes.

Como uma interrupção a esse processo afetaria diferentes áreas do seu negócio.

Quanto tempo você pode tolerar razoavelmente a ruptura. Isso também é conhecido como objetivo de recuperação (RTO).

A quantidade máxima de perdas que sua empresa poderia tolerar. Isso também é conhecido como objetivo de ponto de recuperação (RPO).

Uma comparação entre o custo financeiro potencial de uma ruptura e o custo das estratégias de recuperação de negócios.

- Documentos de suporte

- Recomendações para recuperação

Analisar, então estratégia

Quando você cria uma análise de impacto de negócios aprofundada, você sabe o que esperar quando as interrupções ocorrem inevitavelmente - mais uma lista de suas melhores opções para voltar à faixa o mais rápido possível. Os dados que você coletam ajudam a criar um plano de continuidade de negócios que é apoiado por evidências de especialistas em processo, então você tem soluções na mão quando o desastre ataca.