Gestión de correo electrónico: 10 trucos inteligentes para golpear a la bandeja de entrada cero
Para aquellos de nosotros que nos fijamos en cientos de correos electrónicos no leídos cada mañana, el concepto de la bandeja de entrada Zero puede comenzar a sonar como un logro mítico, como encontrar el Santo Grial o tropezando con el tesoro enterrado. Miramos a nuestros colegas que lo consiguen regularmente con una mezcla de envidia y sospecha: debe haber algún tipo de brujería involucrada, ¿verdad?
Dale a estos 10 consejos y técnicas. Intenta no solo lograr la bandeja de entrada Cero, sino que, en realidad, permanezca allí. No se requiere magia.
Truco 1: Usa la técnica de YesterBox de Tony Hsieh.
La idea básica es esta: hoy, solo lees y respondes a los correos electrónicos de ayer. La gran mayoría de los correos electrónicos no requieren una respuesta inmediata, del mismo día, por lo que puede dejar que los nuevos mensajes actuales entren sin ser distraídos o angustiados por cada uno. Y mañana cuando se levanta, ya sabrá exactamente cuántos mensajes tiene que pasar y planear más con más precisión su día.
Zappos El CEO HSIEH dice que en realidad está más receptivo con este enfoque: todos reciben una respuesta el día siguiente, en lugar de una semana, mes, o ... nunca. Obviamente, los correos electrónicos legítimamente urgentes pueden abordarse hoy, pero las verdaderas emergencias por correo electrónico son una ocurrencia bastante rara.
Consejo PRO de HSIEH: Si está utilizando Outlook, simplemente colapse su sección "Hoy" para mantenerse enfocado en los mensajes de ayer. Leer más detalles aquí: http://yesterbox.com/
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Truco 2: Aplique la regla de 2 minutos.
Tomar un cue de Método GTD de David Allen : Si te llevará menos de dos minutos para responder, hazlo ahora. ¡No esperes!
Truco 3: programe una reunión con su bandeja de entrada.
Reserve el tiempo cada día para pasar por su correo electrónico, ya sea un trozo de una hora a mediados de la mañana, o tres registros de 20 minutos al principio, el medio y el final del día. Entonces no mires tu correo electrónico en ningún otro tiempo. No lo mantenga abierto en una pestaña del navegador, acechando en el fondo mientras trabaja. Desactivar las notificaciones. Incluso puede estar lejos de su escritorio en el momento que elija, pero siempre que esté al tanto de cómo acceder a sus mensajes, como, por ejemplo, Cómo acceder al correo electrónico de Outlook Work desde Home , estarás bien. Al dedicar el tiempo programado a su bandeja de entrada, no estará en la parte posterior de su mente durante todo el día, pero aún permanecerá en la parte superior de sus mensajes.
¿Te gustaría saber el mejor momento para revisar su correo electrónico? Este artículo dice que el El mejor momento para limpiar su bandeja de entrada es de dos horas después de que hayas comenzado a trabajar .
Truco 4: prueba Desenrollar .
Esta aplicación consolida todas sus suscripciones y boletines de correo electrónico en un solo digestio diario. En lugar de docenas de correos electrónicos diarios para ordenar, usted tiene uno. Es fácil darse de baja de las listas en masa, y como puede escanear rápidamente todas las ofertas y actualizaciones en un mensaje, obtendrá su correo "basura" mucho más rápido. Si sigue muchos blogs por correo electrónico, considere usar un lector RSS como Comestible o Inorriente para monitorearlos en lugar de obstruir su bandeja de entrada.
Truco 5: Reprograme tus correos electrónicos.
Instalar en pc Boomerang para gmail para programar correos electrónicos para reaparecer a un tiempo establecido. Es ideal para los mensajes que requieren alguna investigación antes de una respuesta, y para lote similar a DOS juntos.
Digamos que tienes un trabajo publicando y los correos electrónicos de los posibles candidatos están transmitiendo. Usted ordena rutinariamente a través de nuevos currículums los viernes por la mañana. Así reprograma todos los correos electrónicos de los solicitantes de empleo a aparecer en su bandeja de entrada el viernes AM. No estarán sentados en su bandeja de entrada, distrayéndole o pesando en su mente, pero aún así lo harán y los eliminarán.
Truco 6: No tengas miedo de eliminar.
Si es tan importante, alguien te dará un seguimiento contigo. Por lo tanto, si hay una pregunta sobre si necesita mantener el correo electrónico, simplemente elimínelo.
Su bandeja de basura generalmente ahorrará correos electrónicos eliminados durante 30 días, por lo que si eliminó algo por accidente, siempre puede recuperarlo. Pero confía en nosotros: el 99% del tiempo que no necesitará.
Trick 7: Modifique su mensaje fuera de la oficina.
Las vacaciones son excelentes, pero regresar a un número aterrador de nuevos correos electrónicos puede ser realmente deprimente, y puede tomar para siempre desenterrar su camino. Peor aún es descuidar su equilibrio de la vida laboral al descubrir Cómo acceder a mi correo electrónico de trabajo desde casa . Reemplace el mensaje de salida de la placa de la caldera con esto: "Estoy fuera de la oficina desde 11/10-11 / 18 y no vea su mensaje. Por favor, reenvíe su correo electrónico después de 11/18". Luego, filtre todos los mensajes entrantes directamente a la basura mientras se ha ido. Si es importante y la fecha límite no ha pasado, le responderán, y volverá a su casa en una bandeja de entrada limpia.
Trick 8: Pon todos tus artículos de acción en Gestor de tareas UDN .
Mueva su a-Dos de su bandeja de entrada y en su espacio de trabajo con el resto de sus tareas. Gestor de tareas UDN 's Outlook / Apple Mail Add-Ins y Gadget gmail Active rápidamente los correos electrónicos en tareas, por lo que puede limpiar su bandeja de entrada y en realidad ponerse a trabajar en To-DOS en lugar de dejarlos languidecer en el purgatorio de la bandeja de entrada. Se beneficiará de una mejor organización y un correo electrónico manejable.
Trick 9: Mueve las conversaciones de su bandeja de entrada.
Mantenga su bandeja de entrada despinivada al limitar la cantidad de correo electrónico que genere. Evite una cadena de respuestas de correo electrónico al alejarse de la computadora portátil y mantener las conversaciones cara a cara, recogiendo el teléfono o enviando un mensaje instantáneo.
Truco 10: Jugar el Juego de correo electrónico .
Los consejos anteriores lo ayudarán a mantenerse en la bandeja de entrada Zero, pero ¿cómo aclara la montaña actual de correos electrónicos no leídos para llegar allí en primer lugar? Limpiando su bandeja de entrada no tiene que ser una tarea: ¡Hágalo divertido! El juego de correo electrónico le brinda una cantidad de tiempo establecida para actuar en cada correo electrónico: Responder, Adelante, Etiqueta, Archivo, Eliminar o Skip para ver más tarde. Recoge puntos por vencer al temporizador, que se establece de acuerdo con la longitud de cada correo electrónico. Después de que hayas encendido a través de un lote de mensajes, obtendrás un informe de estado Mostrando cuánto tiempo guardó y su rango en la tabla de clasificación. ¡Solo trata de no ser adicto a superar su puntaje alto!
"Bandeja de entrada cero" significa cero tiempo perdido en su bandeja de entrada.
¿Sabías que la definición real de la bandeja de entrada cero, como originalmente acuñado por Merlín Mann , ¿en realidad no tiene nada que ver con su número de correos electrónicos no leídos? Es la cantidad de su atención que está preocupada por correo electrónico, la medida en que su bandeja de entrada pesa en su mente. Si Cero correos electrónicos en su bandeja de entrada Es una forma de hacerlo, pero no es la única manera. Así que no te desciendas si no golpea este punto de referencia de productividad todos los días, o en absoluto. El logro real es averiguar un sistema que funciona para usted. , por lo que el correo electrónico no gobierna tu vida. ¡Dale a estos trucos un intento, y asegúrenos de hacernos saber cómo va!
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