Gestion du courrier électronique: 10 tours astucieux pour frapper la boîte de réception zéro
Pour ceux d'entre nous regardant des centaines de courriels non lus chaque matin, le concept de boîte de refonte zéro peut commencer à sonner comme une réussite mythique - comme trouver le Saint Graal ou trébucher au trésor enterré. Nous examinons nos collègues qui y parviennent régulièrement avec un mélange d'envie et de suspicion: il doit y avoir une sorte de sorcellerie impliquée, non?
Donnez ces 10 conseils et techniques d'essayer de non seulement accomplir la boîte de réception zéro, mais y restez en réalité. Aucune magie requise.
Trick 1: Utilisez la technique Yesterbox de Tony Hsieh.
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L'idée de base est la suivante: aujourd'hui, vous ne lisez que et répondez aux emails d'hier. La grande majorité des courriels ne nécessitent pas une réponse immédiate et la même jour. Vous pouvez donc laisser les nouveaux messages d'aujourd'hui entrer sans être distraire ni déprimé par chacun. Et demain, lorsque vous vous levez, vous saurez déjà exactement combien de messages que vous devez traverser et peut planifier plus précisément votre journée.
Zappos
Le PDG Hsieh dit qu'il est effectivement plus réactif avec cette approche: tout le monde reçoit une réponse la journée après, au lieu d'une semaine, mois, ou ... jamais. De toute évidence, des courriers électroniques urgents peuvent être abordés aujourd'hui - mais de véritables urgences de courrier électronique sont un événement assez rare.
Hsieh's Pro Tip:
Si vous utilisez Outlook, affaissez simplement votre section «Aujourd'hui» pour rester concentré sur les messages d'hier. Lire la suite de détails ici:
http://yesterbox.com/
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aujourd'hui!
Trick 2: Appliquez la règle de 2 minutes.
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Faire un queue de
Méthode GTD de David Allen
: Si cela vous prendra moins de deux minutes pour répondre, faites-le maintenant. N'attendez pas!
Trick 3: Planifiez une réunion avec votre boîte de réception.
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Réservez du temps chaque jour pour traverser votre courrier électronique, qu'il s'agisse d'une heure d'une heure de mi-matin, ou de trois contrôles de 20 minutes au début, au milieu et à la fin de la journée. Ensuite, ne regardez pas votre email d'autre heure. Ne le gardez pas ouvert dans un onglet de navigateur, cachée en arrière-plan pendant que vous travaillez. Désactiver les notifications. Vous pouvez même être loin de votre bureau au moment de votre choix, mais aussi longtemps que vous savez comment accéder à vos messages, comme par exemple, par exemple,
Comment accéder aux e-mails Outlook Travail de la maison
, ça ira. En dédiant le temps prévu à votre boîte de réception, ce ne sera pas à l'arrière de votre esprit toute la journée, mais vous resterez toujours sur vos messages.
Souhaitez-vous savoir le meilleur moment pour vérifier votre email? Cet article dit que le
Meilleur temps pour nettoyer votre boîte de réception est de deux heures après avoir commencé à travailler
.
Trick 4: essayez
Dérouler.me
.
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Cette application consolide tous vos abonnements de courrier électronique et newsletters en une seule digère quotidienne. Au lieu de dizaines de courriels quotidiens à trier, vous en avez un. Il est facile de vous désabonner des listes en masse, et puisque vous pouvez rapidement numériser toutes les offres et toutes les mises à jour d'un message, vous obtenez via votre courrier «indésirable» autant plus rapide. Si vous suivez beaucoup de blogs par courrier électronique, envisagez d'utiliser un lecteur RSS comme
Alimenter
ou
Inorideur
Pour les surveiller au lieu d'obstruer votre boîte de réception.
Trick 5: reprogrammer vos emails.
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Installer
Boomerang pour gmail
Pour planifier des courriels à réapparaître à une heure définie. C'est génial pour les messages nécessitant des recherches avant une réponse et pour être associés à des dons similaires.
Dites que vous avez un emploi et des courriels à partir de candidats potentiels sont en streaming. Vous triez régulièrement de nouveaux curriculum vitae le vendredi matin. Donc, reprogrammez tous les courriels des demandeurs d'emploi à apparaître dans votre boîte de réception vendredi. Ils ne seront pas assis dans votre boîte de réception, vous distrayant ou pesant votre esprit, mais vous les aurez toujours faites et effacez-les.
Trick 6: N'ayez pas peur de supprimer.
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Si c'est cet important, quelqu'un vous fera un suivi avec vous. Donc, s'il y a même une question sur la question de savoir si vous devez conserver le courrier électronique, supprimez-le simplement.
Votre corbeille sauvegardera généralement des courriels supprimés pendant 30 jours, donc si vous avez supprimé quelque chose par accident, vous pouvez toujours le récupérer. Mais faites-vous confiance: 99% du temps dont vous n'aurez pas besoin.
Trick 7: Modifiez votre message hors bureau.
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Les vacances sont formidables, mais le retour sur un nombre terrifiant de nouveaux courriels peut être vraiment déprimant et peut prendre pour toujours pour creuser votre chemin. Pire encore est de négliger votre équilibre travail-vie personnelle en déterminant
Comment accéder à mon email de travail de la maison
. Remplacez le message hors-office de la chaudière avec ceci: "Je suis hors du bureau de 11/10-11 / 18 et ne verrai pas votre message. Veuillez renvoyer votre email après le 11/18." Ensuite, filtrez tous les messages entrants directement à la corbeille pendant que vous êtes parti. Si c'est important et que la date limite n'a pas été passée, ils reviendront à vous - et vous rentrez chez vous dans une boîte de réception propre.
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Déplacez votre TO-DOS de votre boîte de réception et dans votre espace de travail avec le reste de vos tâches.
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« s
Outlook / Apple Mail Add-ins
et
Gadget de gmail
Tournez rapidement les courriels en tâches. Vous pouvez donc nettoyer votre boîte de réception et vous rendre à travailler sur DOS au lieu de les laisser languir dans la boîte de réception purgatoire. Vous bénéficierez d'une meilleure organisation et d'un courrier électronique gérable.
Trick 9: Déplacez les conversations hors de votre boîte de réception.
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Gardez votre boîte de réception non chouette en limitant la quantité de courrier électronique que vous générez. Empêchez une chaîne de réponses de courrier électronique en vous décourageant de l'ordinateur portable et en tenant des conversations face à face, en choisissant le téléphone ou en envoyant un message instantané.
Trick 10: Joue le
Jeu d'email
.
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Les conseils ci-dessus vous aideront à rester dans la boîte de réception zéro, mais comment effacez-vous la montagne actuelle des emails non lus pour vous y rendre en premier lieu? Nettoyer votre boîte de réception ne doit pas nécessairement être une corvée - faites-la amusant! Le jeu de messagerie vous donne un peu de temps pour agir sur chaque email: réponse, transmission, étiquette, archive, supprimer ou ignorer plus tard. Collectez des points pour battre la minuterie, qui est défini en fonction de la longueur de chaque courrier électronique. Après avoir opté par un lot de messages, vous obtiendrez un
rapport de situation
Montrer combien de temps vous avez enregistré et votre rang sur le classement. Essayez simplement de ne pas être accro à la battement de votre score élevé!
"Boîte de réception zéro" signifie zéro temps gaspillé dans votre boîte de réception.
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Saviez-vous que la vraie définition de la boîte de réception zéro, comme inventé à l'origine
Merlin mann
, n'a rien à voir avec votre nombre de courriels non lus? C'est le montant de votre attention préoccupée par courrier électronique, la mesure dans laquelle votre boîte de réception pèse sur votre esprit. Oui, avoir
zéro emails dans votre boîte de réception
est une façon de le faire, mais ce n'est pas le seul moyen. Alors ne descends pas sur vous-même si vous ne frappez pas cette référence de productivité tous les jours - ou du tout.
La réelle réussite est de comprendre un système qui fonctionne pour vous
, alors l'email ne règne pas votre vie. Essayez ces astuces et assurez-vous de nous faire savoir comment ça se passe!
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