Gerenciamento de email: 10 truques inteligentes para bater a caixa de entrada zero

Para aqueles de nós encarando centenas de e-mails não lidos todas as manhãs, o conceito de caixa de entrada zero pode começar a soar como uma conquista mítica - como encontrar o Santo Graal ou tropeçar pelo tesouro enterrado. Olhamos para nossos colegas que regularmente conseguem com uma mistura de inveja e suspeita: Deve haver algum tipo de feitiçaria envolvida, certo?

Dê a estas 10 dicas e técnicas que tente não apenas realizar a caixa de entrada zero, mas na verdade ficar lá. Nenhuma magia necessária.

Truque 1: Use a técnica de Yesterbox de Tony Hsieh.

A ideia básica é esta: hoje, você só lê e responde aos e-mails de ontem. A grande maioria dos e-mails não requer uma resposta imediata e do mesmo dia, para que você possa deixar as novas mensagens de hoje entrarem sem se distrair ou angustiadas por cada um. E amanhã quando você se levanta, você já saberá exatamente quantas mensagens você tem que planejar com mais precisão o seu dia.

ZapposCEO HSIEH diz que é realmente mais responsivo com essa abordagem: todos recebem uma resposta no dia seguinte, em vez de uma semana, mês ou ... nunca. Obviamente, e-mails legitimamente urgentes podem ser endereçados hoje - mas verdadeiras emergências de e-mail são uma boa ocorrência rara.

A dica pro do Hsieh: Se você estiver usando o Outlook, basta desmoronar sua seção "Hoje" para permanecer focado nas mensagens de ontem. Leia mais detalhes aqui:http://yesterbox.com/

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Truque 2: Aplique a regra de 2 minutos.

Pegue uma sugestão deMétodo GTD de David Allen: Se você levar menos de dois minutos para responder, faça agora. Não espere!

Truque 3: Agende uma reunião com sua caixa de entrada.

Reserve o tempo todos os dias para passar pelo seu email, seja uma hora de uma hora do meio da manhã, ou três check-ins de 20 minutos no início, no meio e no final do dia. Então não olhe para o seu email qualquer outro momento. Não mantenha aberto em uma guia do navegador, espreitando em segundo plano enquanto trabalha. Desligar notificações. Você pode até ficar longe de sua mesa no momento em que escolher, mas contanto que você esteja ciente de como acessar suas mensagens, como, por exemplo,Como acessar o email do trabalho do Outlook de casa, Você vai ficar bem. Ao dedicar tempo agendado à sua caixa de entrada, não estará no fundo da sua mente durante todo o dia, mas você ainda ficará em cima de suas mensagens.

Desejo que você soubesse a melhor hora para verificar o seu email? Este artigo diz que oMelhor hora para limpar sua caixa de entrada é duas horas depois de começar a trabalhar .

Trick 4: tenteDesenrolar .

Este aplicativo consolida todas as suas assinaturas de e-mail e boletins em um único digerivo diário. Em vez de dezenas de e-mails diários para classificar, você tem um. É fácil cancelar a inscrição das listas en massas, e desde que você pode digitalizar rapidamente todas as ofertas e atualizações em uma mensagem, você passa pelo correio "lixo" muito mais rápido. Se você seguir muitos blogs via e-mail, considere usar um leitor RSS comoFeedly. ou Inoreader.para monitorá-los em vez de entupir sua caixa de entrada.

Truque 5: reprograme seus e-mails.

InstalarBoomerang para o Gmailpara agendar e-mails para reaparecer em um tempo definido. É ótimo para mensagens que exigem alguma pesquisa antes de uma resposta, e para lotes semelhante a-DOS juntos.

Digamos que você tenha uma publicação de emprego e os e-mails de possíveis candidatos estão transmitindo. Você rotineiramente classifica através de novos currículos nas manhãs de sexta-feira. Então reprograme todos os e-mails de candidatos a emprego para aparecer na sua caixa de entrada sexta-feira. Eles não estarão sentados na sua caixa de entrada, distraindo você ou pesando em sua mente, mas você ainda os fazerá e limpá-los.

Truque 6: Não tenha medo de excluir.

Se é tão importante, alguém irá acompanhá-lo. Então, se houver uma pergunta sobre se você precisa manter o email, apenas exclua.

Sua lixeira normalmente salvará e-mails excluídos por 30 dias, por isso, se você excluiu algo por acidente, você sempre pode recuperá-lo. Mas confie em nós: 99% do tempo que você não precisará.

Trick 7: Modifique sua mensagem de fora do escritório.

As férias são ótimas, mas retornar a um número aterrorizante de novos e-mails podem ser realmente deprimentes e podem levar para sempre para descobrir. Pior ainda é negligenciar seu equilíbrio de vida profissional, imaginandoComo acessar meu e-mail de trabalho de casa. Substitua a mensagem de saída de boilerplate com isto: "Estou fora do escritório de 11/10-11 / 18 e não verei sua mensagem. Por favor, reenvie seu e-mail após 11/18." Em seguida, filtre todas as mensagens recebidas diretamente para o lixo enquanto você se foi. Se for importante e o prazo não passou, eles voltarão para você - e você voltará para casa para uma caixa de entrada limpa.

Trick 8: Coloque todos os seus itens de ação emGerenciador de tarefas UDN. .

Mova o seu para fora da sua caixa de entrada e para o espaço de trabalho com o resto de suas tarefas.Gerenciador de tarefas UDN.'S.Outlook / Apple Mail Add-ins e Gmail Gadget.Transforme rapidamente os e-mails em tarefas, para que você possa limpar sua caixa de entrada e realmente começar a trabalhar no para, em vez de deixá-los defeituos no purgatório de caixa de entrada. Você se beneficiará de melhor organização e e-mail gerenciável.

Truque 9: Mova as conversas da sua caixa de entrada.

Mantenha sua caixa de entrada organizada limitando a quantidade de e-mail que você gera. Impeça uma cadeia de respostas de e-mail, afastando-se do laptop e segurando conversas cara a cara, pegando o telefone ou enviando uma mensagem instantânea.

Truque 10: Jogue oJogo de email. .

As dicas acima vão ajudá-lo a ficar na caixa de entrada zero, mas como você limpa a atual montanha de e-mails não lidos para chegar lá em primeiro lugar? Limpar sua caixa de entrada não precisa ser uma tarefa - faça isso divertido! O jogo de e-mail dá-lhe uma quantidade definida de tempo para agir em cada e-mail: Responder, encaminhar, rótulo, arquivar, excluir ou pular para olhar mais tarde. Colete pontos para bater o temporizador, que é definido de acordo com o comprimento de cada e-mail. Depois de alimitar um lote de mensagens, você receberá umRelatório de statusMostrando quanto tempo você salvou e sua classificação na tabela de classificação. Apenas tente não ser viciado em bater sua pontuação alta!

"Caixa de entrada zero" significa zero tempo desperdiçado na sua caixa de entrada.

Você sabia que a verdadeira definição de caixa de entrada zero, como originalmente cunhado porMerlin mann., Na verdade, não tem nada a ver com o seu número de e-mails não lidos? É a quantidade de sua atenção que está preocupada com o email, até que ponto sua caixa de entrada pesa em sua mente. Sim, tendoZero e-mails na sua caixa de entradaé uma maneira de fazer isso, mas não é a única maneira. Portanto, não desça em si mesmo se você não acertar este benchmark de produtividade todos os dias - ou em tudo.A realização real é descobrir um sistema que funciona para você, então o email não governa sua vida. Dê a esses truques uma tentativa, e certifique-se de nos informar como vai!

Gerenciador de tarefas UDN.pode ajudá-lo a organizar e gerenciar todos os seus para os e lembretes. Comece um teste gratuito hoje e faça sua caixa de entrada um lugar mais produtivo.