Manajemen Email: 10 Trik Pintar untuk Memukul Kotak Masuk Zero

Bagi kita yang menatap ratusan email yang belum dibaca setiap pagi, konsep inbox nol dapat mulai terdengar seperti pencapaian mitos - seperti menemukan cawan suci atau tersandung harta karun yang terkubur. Kita melihat rekan-rekan kita yang secara teratur mencapainya dengan campuran iri dan kecurigaan: Pasti ada semacam sihir yang terlibat, bukan?

Berikan 10 tips dan teknik ini, cobalah untuk tidak hanya menyelesaikan inbox nol, tetapi sebenarnya tinggal di sana. Tidak diperlukan sihir.

Trick 1: Gunakan teknik Yesterbox Tony Hsieh.

Ide dasarnya adalah ini: Hari ini, Anda hanya membaca dan menanggapi email kemarin. Sebagian besar email tidak memerlukan respons langsung, hari yang sama, sehingga Anda dapat membiarkan pesan-pesan baru saat ini datang tanpa terganggu atau tertekan oleh setiap orang. Dan besok ketika Anda bangun, Anda sudah tahu persis berapa banyak pesan yang harus Anda lalui dan dapat lebih tepatnya merencanakan hari Anda.

Zappos.CEO Hsieh mengatakan dia sebenarnya lebih responsif dengan pendekatan ini: semua orang mendapat balasan sehari setelahnya, bukan seminggu, bulan, atau ... tidak pernah. Jelas, email mendesak secara sah dapat diatasi hari ini - tetapi keadaan darurat email yang benar adalah kejadian yang cukup jarang.

Tip Pro Hsieh: Jika Anda menggunakan Outlook, cukup runtuh bagian "hari ini" untuk tetap fokus pada pesan kemarin. Baca detail lebih lanjut di sini:http://yesterbox.com/

Ingin alat untuk membantu meningkatkan produktivitas Anda? MulaiGratisUDN Task Manager.uji cobahari ini!

Trik 2: Terapkan aturan 2 menit.

Memuji-mujiMetode GTD David Allen: Jika itu akan membawa Anda kurang dari dua menit untuk membalas, lakukan sekarang. Jangan tunggu!

Trik 3: Jadwalkan rapat dengan kotak masuk Anda.

Sisihkan waktu setiap hari untuk melewati email Anda, apakah itu satu jam-panjangnya, atau tiga menit check-in di awal, tengah, dan akhir hari. Maka jangan melihat email Anda waktu lain. Jangan buka di tab browser, bersembunyi di latar belakang saat Anda bekerja. Matikan Notifikasi. Anda bahkan mungkin jauh dari meja Anda pada saat Anda memilih, tetapi selama Anda mengetahui cara mengakses pesan Anda, seperti, misalnya,Cara mengakses email Outlook berfungsi dari rumah, kamu akan baik-baik saja. Dengan mendedikasikan waktu yang dijadwalkan ke kotak masuk Anda, itu tidak akan ada di belakang pikiran Anda sepanjang hari, tetapi Anda masih akan tetap di atas pesan Anda.

Berharap Anda tahu waktu terbaik untuk memeriksa email Anda? Artikel ini mengatakan bahwawaktu terbaik untuk membersihkan kotak masuk Anda adalah dua jam setelah Anda mulai bekerja .

Trik 4: CobaBuka gulungan .

Aplikasi ini mengkonsolidasikan semua langganan dan buletin email Anda ke dalam satu intisari setiap hari. Alih-alih puluhan email harian untuk memilah-milah, Anda memilikinya. Sangat mudah untuk berhenti berlangganan dari daftar secara massal, dan karena Anda dapat dengan cepat memindai semua penawaran dan pembaruan dalam satu pesan, Anda dapat melalui email "sampah" Anda jauh lebih cepat. Jika Anda mengikuti banyak blog melalui email, pertimbangkan untuk menggunakan RSS Reader sepertiPemberi makanatauInoreeader.untuk memantau mereka alih-alih menyumbat kotak masuk Anda.

Trik 5: menjadwal ulang email Anda.

InstallBoomerang untuk Gmail.Untuk menjadwalkan email untuk muncul kembali pada waktu yang ditentukan. Ini bagus untuk pesan yang memerlukan beberapa penelitian sebelum respons, dan untuk batch yang mirip dengan-dos bersama.

Katakanlah Anda memiliki posting pekerjaan dan email dari kandidat potensial sedang mengalir. Anda secara rutin memilah-milah resume baru pada hari Jumat pagi. Jadi menjadwalkan ulang setiap email dari pencari kerja untuk muncul di kotak masuk Anda, Jumat pagi. Mereka tidak akan duduk di kotak masuk Anda, mengalihkan perhatian Anda atau menimbang pikiran Anda, tetapi Anda masih akan menyelesaikannya dan membersihkannya.

Trik 6: Jangan takut untuk dihapus.

Jika itu penting, seseorang akan menindaklanjuti dengan Anda. Jadi jika bahkan ada pertanyaan tentang apakah Anda perlu menyimpan email, cukup hapus.

Tempat sampah Anda biasanya akan menyimpan email yang dihapus selama 30 hari, jadi jika Anda menghapus sesuatu secara tidak sengaja, Anda selalu dapat mengambilnya. Tetapi percayai kami: 99% dari waktu Anda tidak perlu melakukannya.

Trick 7: Ubah pesan di luar kantor Anda.

Liburan bagus, tetapi kembali ke sejumlah besar email baru dapat benar-benar menyedihkan, dan dapat mengambil selamanya untuk menggali jalan keluar. Lebih buruk mengabaikan keseimbangan kehidupan kerja Anda dengan mencari tahuCara mengakses email pekerjaan saya dari rumah. Ganti pesan out-of-of-office boilerplate dengan ini: "Saya keluar dari kantor dari 11 / 10-11 / 18 dan tidak akan melihat pesan Anda. Harap kirim ulang email Anda setelah 11/18." Kemudian saring semua pesan yang masuk langsung ke tempat sampah saat Anda pergi. Jika itu penting dan tenggat waktu belum berlalu, mereka akan kembali kepada Anda - dan Anda akan pulang ke kotak masuk yang bersih.

Trick 8: Masukkan semua item tindakan AndaUDN Task Manager. .

Pindahkan ke-dos Anda keluar dari kotak masuk Anda dan ke ruang kerja Anda dengan sisa tugas Anda.UDN Task Manager. 'S Add-In Outlook / Apple MaildanGmail gadget.Dengan cepat mengubah email menjadi tugas, sehingga Anda dapat membersihkan kotak masuk Anda dan benar-benar mulai bekerja pada-dos alih-alih membiarkan mereka merana di Purgatory Kotak Masuk. Anda akan mendapat manfaat dari organisasi yang lebih baik, dan email yang dapat dikelola.

Trick 9: Pindahkan percakapan dari kotak masuk Anda.

Simpan kotak masuk Anda dengan membatasi jumlah email yang Anda hasilkan. Mencegah rantai respons email dengan menjauh dari laptop dan mengadakan percakapan tatap muka, mengambil telepon, atau mengirim pesan instan.

Trik 10: MainkanEmail game .

Kiat-kiat di atas akan membantu Anda menginap di Inbox Zero, tetapi bagaimana Anda membersihkan gunung email yang belum dibaca saat ini untuk sampai ke sana? Membersihkan kotak masuk Anda tidak harus menjadi tugas - membuatnya menyenangkan! Game email memberi Anda sejumlah waktu untuk bertindak pada setiap email: balasan, maju, label, arsip, hapus, atau lewati untuk melihat nanti. Kumpulkan poin untuk mengalahkan timer, yang diatur sesuai dengan panjang setiap email. Setelah Anda telah menyalurkan batch pesan, Anda akan mendapatkanlaporan statusMenampilkan berapa banyak waktu yang Anda tabung dan peringkat Anda di papan peringkat. Cobalah untuk tidak kecanduan mengalahkan skor tinggi Anda!

"Masuk nol" berarti nol waktu terbuang di kotak masuk Anda.

Tahukah Anda bahwa definisi nyata dari inbox nol, seperti yang awalnya diciptakan olehMerlin Mann., tidak benar-benar ada hubungannya dengan jumlah email yang belum dibaca? Ini adalah jumlah perhatian Anda yang disibukkan oleh email, sejauh mana kotak masuk Anda berbobot di pikiran Anda. Ya, memilikinol email di kotak masuk Andaadalah salah satu cara untuk melakukan itu, tetapi itu bukan satu-satunya cara. Jadi jangan turun pada diri sendiri jika Anda tidak menekan tolok ukur produktivitas ini setiap hari - atau sama sekali.Prestasi nyata adalah dalam mencari tahu sistem yang bekerja untuk Anda, jadi email tidak menguasai hidup Anda. Cobalah trik ini, dan pastikan untuk memberi tahu kami bagaimana kelanjutannya!

UDN Task Manager.dapat membantu Anda mengatur dan mengelola semua untuk-dos dan pengingat Anda. Mulai uji coba gratis Hari ini dan buat kotak masuk Anda tempat yang lebih produktif.