E-postadministrasjon: 10 klare triks for å treffe innboksen null
For de av oss som stirrer ned hundrevis av uleste e-postmeldinger hver morgen, kan konseptet om innboks null begynne å høres som en mytisk prestasjon - som å finne den hellige gral eller snublet over begravet skatt. Vi ser på våre kolleger som regelmessig oppnår det med en blanding av misunnelse og mistanke: Det må være en slags trolldom involvert, ikke sant?
E-postadministrasjon: 10 klare triks for å treffe innboksen null
For de av oss som stirrer ned hundrevis av uleste e-postmeldinger hver morgen, kan konseptet om innboks null begynne å høres som en mytisk prestasjon - som å finne den hellige gral eller snublet over begravet skatt. Vi ser på våre kolleger som regelmessig oppnår det med en blanding av misunnelse og mistanke: Det må være en slags trolldom involvert, ikke sant?
Gi disse 10 tipsene og teknikkene et forsøk å ikke bare oppnå innboks null, men faktisk bli der. Ingen magi som kreves.
Trick 1: Bruk Tony Hsiehs Yesterbox-teknikk.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Den grunnleggende ideen er dette: I dag leser du bare og svarer på gårsdagens e-post. De aller fleste e-postmeldinger krever ikke en umiddelbar, samme dags respons, slik at du kan la dagens nye meldinger komme inn uten å bli distrahert eller distressed av hver enkelt. Og i morgen når du står opp, vil du allerede vite nøyaktig hvor mange meldinger du må komme igjennom, og kan mer nøyaktig planlegge dagen din.
Zappos.
CEO HSIEH sier at han faktisk er mer lydhør med denne tilnærmingen: Alle får svar på dagen etter, i stedet for en uke, måned, eller ... aldri. Tydeligvis kan legitimt presserende e-postadresser adresseres i dag - men sanne e-postkvaliteter er en ganske sjelden forekomst.
HSIEHs pro tips:
Hvis du bruker Outlook, bare kollaps ditt "i dag" -delen for å holde fokus på gårsdagens meldinger. Les mer detaljer her:
http://yesterbox.com/
Vil du ha et verktøy for å forbedre produktiviteten din? Start din
gratis[1. 3]UDN Task Manager
rettssaken
i dag!
Trick 2: Påfør 2-minutters regelen.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Ta en cue fra
David Allens GTD-metode
: Hvis det tar deg mindre enn to minutter å svare, gjør det nå. Ikke vent!
Trick 3: Planlegg et møte med innboksen din.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Sett til side tid hver dag for å gå gjennom e-posten din, enten det er en times lang klump midt på morgenen, eller tre 20-minutters innsjekking i begynnelsen, midten og slutten av dagen. Så ikke se på e-posten din annen gang. Ikke hold den åpen i en nettleser-fane, lurker i bakgrunnen mens du jobber. Skru av notifikasjoner. Du kan til og med være borte fra skrivebordet ditt på det tidspunktet du velger, men så lenge du er klar over hvordan du får tilgang til meldingene dine, som for eksempel
Slik får du tilgang til Outlook-jobben E-post fra hjemmet
, du klarer deg. Ved å dedikere planlagt tid til innboksen din, vil det ikke være på baksiden av tankene hele dagen, men du vil fortsatt være på toppen av meldingene dine.
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Denne appen konsoliderer alle dine e-postabonnementer og nyhetsbrev til en enkelt daglig fordøye. I stedet for dusinvis av daglige e-poster å sortere gjennom, har du en. Det er lett å abonnere fra lister en masse, og siden du raskt kan skanne alle tilbudene og oppdateringene i en melding, kommer du gjennom din "søppel" -post så mye raskere. Hvis du følger mange blogger via e-post, bør du vurdere å bruke en RSS-leser som
Feedly.
eller
Inoureader.
å overvåke dem i stedet for å tette opp innboksen din.
Trick 5: Reschedule e-postene dine.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Installere
Boomerang for gmail
å planlegge e-postmeldinger for å dukke opp på en bestemt tid. Det er flott for meldinger som krever noen undersøkelser før et svar, og for batching ligner-dos sammen.
Si at du har en jobb som legger inn og e-post fra potensielle kandidater streamer inn. Du rutinemessig sorterer gjennom nye CVer på fredag morgen. Så omlegger hver e-post fra jobbsøkere for å dukke opp i innboksen din fredag. De vil ikke sitte i innboksen din, distrahere deg eller veie på tankene dine, men du vil fortsatt få dem gjort og rydde dem ut.
Trick 6: Ikke vær redd for å slette.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Hvis det er så viktig, vil noen følge opp med deg. Så hvis det er et spørsmål om om du trenger å beholde e-posten, bare slett den.
Papirkurven din vil vanligvis lagre slettede e-postmeldinger i 30 dager, så hvis du slettet noe ved et uhell, kan du alltid hente den. Men stol på oss: 99% av tiden du trenger ikke.
Trick 7: Modifiser din Office-melding.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Ferie er flotte, men tilbake til et skremmende antall nye e-poster kan være veldig deprimerende, og kan ta for alltid å grave deg ut av. Enda verre er å forsømme din arbeidslivsbalanse ved å finne ut
Slik får du tilgang til jobben min hjemmefra
. Bytt Boilerplate Out-of-Office-meldingen med dette: "Jeg er ute av kontoret fra 11 / 10-11 / 18 og vil ikke se meldingen din. Vennligst send e-posten din etter 11/18." Deretter filtrerer du alle innkommende meldinger rett til søppelet mens du er borte. Hvis det er viktig og fristen ikke har gått, kommer de tilbake til deg - og du kommer hjem til en ren innboks.
Trick 8: Sett alle dine handlinger i[1. 3]UDN Task Manager
.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Flytt din til-dos ut av innboksen din og inn i arbeidsområdet ditt med resten av oppgavene dine.[1. 3]UDN Task Manager
'S.
Outlook / Apple Mail Add-ins
og
Gmail gadget
Slå raskt e-post til oppgaver, slik at du kan rydde ut innboksen din og faktisk komme til å jobbe på DOS i stedet for å la dem smake i innboks. Du vil dra nytte av bedre organisasjon, og håndterlig e-post.
Trick 9: Flytt samtaler ut av innboksen din.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Hold innboksen din ryddig ved å begrense mengden e-post du genererer. Forhindre en kjede av e-postresponser ved å gå vekk fra den bærbare datamaskinen og holde samtaler ansikt til ansikt, plukke opp telefonen, eller sende en øyeblikkelig melding.
Trick 10: Spill
E-post spill
.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Ovennevnte tips vil hjelpe deg med å holde deg i Innboks null, men hvordan fjerner du det nåværende fjellet av uleste e-postmeldinger for å komme dit i utgangspunktet? Rengjøring av innboksen din trenger ikke å være en chore - gjør det morsomt! E-postspillet gir deg en bestemt tid til å handle på hver e-post: Svar, videresend, etikett, arkiv, slett eller hoppet til å se på senere. Samle poeng for å slå timeren, som er satt i henhold til lengden på hver e-post. Etter at du har drevet gjennom en batch av meldinger, får du en
statusrapport
Viser hvor mye tid du lagret og din rang på leaderboardet. Bare prøv å ikke bli avhengige av å slå din høy poengsum!
"Innboks null" betyr null tid bortkastet i innboksen din.
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Visste du at den virkelige definisjonen av innboksen null, som opprinnelig laget av
Merlin Mann.
, har egentlig ikke noe å gjøre med ditt antall uleste e-postmeldinger? Det er mengden oppmerksomhet som er opptatt av e-post, i hvilken grad innboksen din veier i tankene dine. Ja, å ha
Null e-post i innboksen din
er en måte å gjøre det på, men det er ikke den eneste måten. Så ikke gå ned på deg selv hvis du ikke treffer dette produktivitetsmennene hver dag - eller i det hele tatt.
Den virkelige prestasjonen er i å finne ut et system som fungerer for deg
, så e-post hersker ikke livet ditt. Gi disse triksene et forsøk, og vær sikker på å fortelle oss hvordan det går!
[1. 3]UDN Task Manager
Kan hjelpe deg med å organisere og administrere alle dine til-doser og påminnelser.
Start en gratis prøveversjon
i dag og gjør innboksen et mer produktivt sted.
