E-Mail-Management: 10 clevere Tricks, um inbox null zu schlagen
Für diejenigen von uns, die jeden Morgen hunderte ungelesene E-Mails starren, kann das Konzept des Posteingangs Null anfangen, sich wie eine mythische Leistung zu klingen - wie das Finden des Heiligen Grals oder des stolpernen zu stolpernenen Schätzens. Wir betrachten unsere Kollegen, die es regelmäßig mit einer Mischung aus Neid und Verdacht erreichen: Es muss eine Art Zauberei beteiligt sein, oder?
Geben Sie diese 10 Tipps und Techniken ein, versuchen, nicht nur den Posteingang Null zu erreichen, sondern eigentlich dort zu bleiben. Keine Magie erforderlich
Trick 1: Verwenden Sie Tony Hsiehs Yesterbox-Technik.
Die Grundidee ist folgende: Heute lesen Sie nur auf die E-Mails von gestern. Die große Mehrheit der E-Mails erfordert keine unmittelbare Antwort im selben Tag, sodass Sie die heutigen neuen Nachrichten, ohne dass Sie von jedem abgelenkt oder beunruhigt werden können. Und morgen, wenn Sie aufstehen, wissen Sie bereits genau, wie viele Nachrichten Sie durchstehen müssen und Ihren Tag genauer planen können.
Zappos CEO Hsieh sagt, er sei eigentlich mehr Reaktion mit diesem Ansatz: Jeder bekommt am Tag danach eine Antwort anstelle einer Woche, einem Monat oder ... nie. Natürlich können legte dringende E-Mails heute angesprochen werden - aber wahre E-Mail-Notfälle sind ein ziemlich seltenes Ereignis.
Hsiehs Pro-Tipp: Wenn Sie Outlook verwenden, klappen Sie einfach Ihren "heutigen" Abschnitt zusammen, um sich auf die Meldungen von gestern konzentrieren. Lesen Sie hier mehr Details hier: http://yesterbox.com/
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Trick 2: Die 2-Minuten-Regel anwenden.
Einsteigen David Allens GTD-Methode : Wenn Sie weniger als zwei Minuten brauchen, um zu antworten, tun Sie es jetzt. Warten Sie nicht!
Trick 3: Planen Sie ein Treffen mit Ihrem Posteingang.
Setzen Sie jeden Tag Zeit ein, um Ihre E-Mail durchzusetzen, egal ob es sich um einen stündigen Chunk-Mitte-Morgen oder drei 20-minütige Check-Ins am Anfang, Mitte und Ende des Tages. Dann schau dir deine E-Mail nicht zu jeder anderen Zeit an. Halten Sie es nicht in einer Browser-Registerkarte offen, lauern Sie im Hintergrund, wenn Sie arbeiten. Benachrichtigungen ausschalten. Sie können sogar bei der Auswahl von Ihrem Schreibtisch weg sein, aber solange Sie sich dessen bewusst sind, wie Sie auf Ihre Nachrichten zugreifen können, wie zum Beispiel, wie zum Beispiel Wie Sie auf Outlook-Arbeits-E-Mail von zu Hause aus zugreifen können , es wird Dir gut gehen. Indem Sie die geplante Zeit in Ihren Posteingang widmen, ist es den ganzen Tag nicht auf der Rückseite Ihres Geistes, aber Sie bleiben immer noch über Ihre Nachrichten.
Wünschen Sie, dass Sie die beste Zeit wussten, um Ihre E-Mails zu überprüfen? Dieser Artikel sagt, dass das Die beste Zeit, um Ihren Posteingang zu reinigen, ist zwei Stunden, nachdem Sie mit der Arbeit begonnen haben .
Trick 4: Versuchen Sie es Unrollen.me. .
Diese App konsolidiert alle Ihre E-Mail-Abonnements und Newsletter in einem einzigen täglichen Digest. Anstelle von Dutzenden täglicher E-Mails, um durchzuführen, haben Sie einen. Es ist einfach, sich von Listen En MASSE abzumelden, und da Sie alle Angebote und Updates schnell in einer Nachricht scannen können, erfahren Sie durch Ihre "Junk" -Malme, die viel schneller ist. Wenn Sie viele Blogs per E-Mail verfolgen, sollten Sie einen RSS-Reader angeben Fantastisch oder Inoreader. um sie zu überwachen, anstatt den Posteingang zu verstopfen.
Trick 5: Umsteuerung Ihrer E-Mails.
Installieren Bumerang für Google Mail. um E-Mails zu planen, um zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder aufzukaufen. Es ist großartig für Botschaften, die vor einer Antwort recherchieren, und zum Batching ähnlicher Weise zusammen.
Angenommen, Sie haben einen Job, der nach oben gestellt hat, und E-Mails von potenziellen Kandidaten streamen ein. Sie sortieren routinemäßig durch neue Lebensläufe am Freitagmorgen. So verschieben Sie jede E-Mail von Arbeitssuchenden, um in Ihrem Posteingang Friday AM in Ihren Posteingang aufzutreten. Sie werden nicht in Ihrem Posteingang sitzen und Sie ablenken oder Ihren Geist wiegen, aber Sie werden sie immer noch erledigen und klären sie aus.
Trick 6: Haben Sie keine Angst, zu löschen.
Wenn es so wichtig ist, wird jemand mit Ihnen folgen. Wenn also sogar eine Frage gibt, ob Sie die E-Mail behalten müssen, löschen Sie es einfach.
Ihr Mülleimer speichert normalerweise gelöschte E-Mails für 30 Tage, sodass Sie also etwas durch Zufall gelöscht haben, können Sie es immer abrufen. Aber vertrauen Sie uns: 99% der Zeit, zu der Sie nicht müssen.
Trick 7: Ändern Sie Ihre Out-of-Office-Nachricht.
Urlaub sind großartig, aber zurückzukehren, um zu einer erschreckenden Anzahl neuer E-Mails zurückzukehren, können wirklich deprimierend sein und ewig dauern, um sich auszudrängen. Noch schlimmer ist es, Ihr Arbeits-Life-Gleichgewicht zu vernachlässigen, indem Sie herausfinden Wie kann ich auf meine Arbeits-E-Mail von zu Hause aus zugreifen? . Ersetzen Sie die Boilerplate-Out-Office-Nachricht ersetzen: "Ich bin von 11/10-11/18 aus dem Büro und sehe Ihre Nachricht nicht. Bitte senden Sie Ihre E-Mail nach dem 11.12.« Dann filtern Sie alle eingehenden Nachrichten direkt an den Müll, während Sie weg sind. Wenn es wichtig ist und die Frist nicht bestanden hat, werden sie sich nicht bei Ihnen melden - und Sie werden in einen sauberen Posteingang nach Hause kommen.
Trick 8: Legen Sie alle Ihre Action-Elemente in UDN-Task-Manager .
Bewegen Sie Ihr To-DOS mit den übrigen Aufgaben in Ihren Arbeitsbereich aus Ihrem Posteingang in Ihren Arbeitsbereich. UDN-Task-Manager 'S Outlook / Apple Mail Add-Ins und Google Mail-Gadget. Schalten Sie schnell E-Mails in Aufgaben ab, sodass Sie Ihren Posteingang räumlich reinigen und eigentlich an der TO-DOS arbeiten können, anstatt sie im Posteingang vor dem Posteingang schmachten. Sie profitieren von einer besseren Organisation und einer überschaubaren E-Mail.
Trick 9: Verschieben Sie Konversationen aus Ihrem Posteingang.
Halten Sie Ihren Posteingang, indem Sie den Betrag der E-Mail-E-Mails einschränken, die Sie generieren. Verhindern Sie eine Kette von E-Mail-Antworten, indem Sie vom Laptop wegtreten und Gespräche mit Angesicht zu Angesicht halten, das Telefon abholen oder eine sofortige Nachricht senden.
Trick 10: Spielen Sie das E-Mail-Spiel .
Die oben genannten Tipps helfen Ihnen, in der Posteingang Null zu bleiben, aber wie löschen Sie den derzeitigen Berg von ungelesenen E-Mails, um an erster Stelle dorthin zu gelangen? Reinigung Ihres Posteingangs muss nicht eine Chore sein - machen Sie es Spaß! Das E-Mail-Spiel gibt Ihnen ein festgelegte Zeit, um auf jeder E-Mail zu handeln: Antworten, Weiterleiten, Beschriftung, Archivieren, Löschen oder Sprung, um später anzusehen. Sammeln Sie Punkte, um den Timer zu schlagen, der gemäß der Länge jeder E-Mail festgelegt ist. Nachdem Sie durch eine Charge von Nachrichten angetrieben haben, erhalten Sie ein Statusbericht Zeigen, wie viel Zeit Sie gespeichert haben, und Ihren Rang auf der Bestenliste. Versuchen Sie einfach, nicht süchtig, um Ihre hohe Punktzahl zu schlagen!
"Inbox Null" bedeutet Nullzeit in Ihrem Posteingang verschwendet.
Wussten Sie, dass die echte Definition von Inbox Null, wie ursprünglich von Merlin Mann. , hat nicht eigentlich etwas mit Ihrer Anzahl der ungelesenen E-Mails zu tun? Es ist der Betrag Ihrer Aufmerksamkeit, der per E-Mail beschäftigt ist, inwieweit Ihr Posteingang Ihren Sinn aufnimmt. Ja, Null-E-Mails in Ihrem Posteingang ist eine Möglichkeit, das zu tun, aber es ist nicht der einzige Weg. Gehen Sie also nicht auf sich selbst, wenn Sie diese Produktivitätsregelungs-Benchmark nicht jeden Tag treffen - oder überhaupt. Die eigentliche Leistung besteht darin, ein System herauszufinden, das für Sie arbeitet , also schließt E-Mail nicht dein Leben. Gib diesen Tricks einen Versuch, und lassen Sie uns sicherstellen, wie es geht!
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