Správa e-mailů: 10 Chytré triky zasáhnout doručenou nulu

Pro ty z nás zírali po stovkám nepřečtených e-mailů každé ráno, pojem doručené nulové může začít zněňovat jako mýtický úspěch - jako najít Svatý grál nebo srazení napříč pohřbeným pokladem. Díváme se na naše kolegy, kteří ji pravidelně dosáhli směsí závisti a podezření: musí být nějaký druh čarodějnictví, že?

Dejte těmto 10 tipům a technikám pokusit se nejen dosáhnout doručené nuly, ale skutečně tam zůstat. Žádná magie není nutná.

Trik 1: Použijte Tony Hsieh's Yesterbox techniku.

Základní myšlenkou je: Dnes jste si jen přečetli a reagujete na včerejší e-maily. Drtivá většina e-mailů nevyžaduje okamžitou, stejnou denní odpověď, takže můžete nechat dnešní nové zprávy přijít, aniž by byl rozptýlen nebo zoufalý každým. A zítra, když vstanete, budete přesně vědět, kolik zpráv musíte projít a můžete přesněji naplánovat svůj den.

Zappos.CEO HSIEH říká, že je to vlastně citlivější s tímto přístupem: Každý dostane odpověď den poté, místo týdne, měsíc, nebo ... nikdy. Samozřejmě, legitimně urgentní e-maily mohou být řešeny dnes - ale pravdivé e-mailové mimořádné události jsou docela vzácný výskyt.

HSIEH'S PRO TIP: Pokud používáte aplikaci Outlook, jen sbalíte svou "Dnes", abyste se zaměřili na včerejší zprávy. Přečtěte si více informací zde:http://yesterbox.com/

Chcete, aby nástroj pomohl zlepšit produktivitu? Začněte svůjvolný, uvolnitSprávce úloh UDNzkušební verzednes!

Trik 2: Použijte 2 minuty pravidlo.

Vyrazit zMetoda GTD David Allen: Pokud to bude trvat méně než dvě minuty, než budete odpovědět, udělej to teď. Nečekejte!

Trick 3: Naplánujte schůzku s vaší schránkou.

Odložte každý den, aby prošel váš e-mail, ať už je to jedna hodina-dlouhá čtvrť v polovině rána, nebo tři 20minutové check-iny na začátku, uprostřed, a konec dne. Pak se nehledejte na váš e-mail kdykoliv. Nenechte se otevřít v záložce prohlížeče, číhá v pozadí, jak budete pracovat. Vypnout upozornění. Můžete dokonce být pryč od svého stolu v době, kdy si vyberete, ale pokud jste si vědomi, jak přistupovat ke svým zprávám, například,Jak přistupovat k e-mailu aplikace Outlook Práce z domova, budeš v pořádku. Dodržováním naplánovaného času do složky Doručená pošta nebude na zadní straně mysli po celý den, ale stále zůstanete na vrcholu svých zpráv.

Přál bych si, abyste věděli nejlepší čas, abyste zkontrolovali svůj e-mail? Tento článek říká, žeNejlepší čas vyčistit vaši schránku je dvě hodiny poté, co jste začali pracovat .

Trik 4: zkusteOdvíjen.me. .

Tato aplikace konsoliduje všechny vaše e-mailové odběry a informační bulletiny do jediného denního digestu. Místo desítek denních e-mailů, které mají být tříděny, máte jeden. Je snadné se odhlásit ze seznamů en Masse, a protože můžete rychle skenovat všechny nabídky a aktualizace v jedné zprávě, projdete přes své "nevyžádané" poštu, která mnohem rychleji. Pokud budete následovat hodně blogů prostřednictvím e-mailu, zvažte pomocí RSS čtečky jakoKrmivneboNeoficiermonitorovat je namísto ucpání složky Doručená pošta.

Trik 5: Radchedule vaše e-maily.

NainstalujteBoomerang pro gmail.naplánovat e-maily znovu se objeví v nastaveném čase. Je to skvělé pro zprávy, které vyžadují nějaký výzkum před odezvou, a pro dávkování podobných DO-DOS společně.

Řekněme, že máte práci a e-maily z potenciálních kandidátů jsou streamování. Rutinně třídit přes nové životopisy v pátek ráno. Takže přeplánovat každý e-mail od uchazečů o zaměstnání, aby se ukázal ve své doručené v pátek Am. Nebudou sedět ve své schránce, rozptylovat vás nebo váží na mysli, ale stále je budete dělat a vyčistit je.

Trik 6: Nebojte se smazat.

Pokud je to tak důležité, někdo s vámi bude následovat. Takže pokud je to ani otázka o tom, zda potřebujete ponechat e-mail, stačí jej odstranit.

Váš trash bin obvykle ukládá smazané e-maily po dobu 30 dnů, takže pokud jste něco nehodě odstranili, můžete ji vždy načíst. Ale věřte nám: 99% času, kdy nebudete muset.

Trick 7: Upravte zprávu mimo kancelář.

Dovolená jsou skvělé, ale vracející se do děsivého počtu nových e-mailů může být opravdu depresivní a může brát navždy, aby vykopali cestu ven. Ještě horší zanedbává rovnováhu vašeho pracovního života tím, že zjistíJak přistupovat k mému pracovnímu e-mailu z domova. Nahraďte zprávu o kotle mimo kancelář: "Jsem mimo kancelář od 11 / 10-11 / 18 a neuvidíte vaši zprávu. Prosím, znovu po 11/18." Pak filtrujte všechny příchozí zprávy přímo do koše, když jste pryč. Pokud je to důležité a lhůta neprošla, vrátí se k vám - a vrátíte se domů do čisté schránky.

Trik 8: Dejte všechny své akční položkySprávce úloh UDN .

Přesuňte své DO-DOS ze své schránky a do pracovního prostoru se zbytkem úkolů.Správce úloh UDN"S.Aplikace Outlook / Apple Mail Add-in a Gadget gmailuRychle otočit e-maily do úkolů, takže si můžete vyčistit svou doručenou poštu a vlastně se dostat do práce na DO-DOS namísto toho, abyste je nechali nechat v inkbití očistě. Využijete z lepší organizace a zvládnutelného e-mailu.

Trick 9: Přesuňte konverzace ze složky Doručená pošta.

UCHOVÁVEJTE SIBOX ULOŽENO OMEZENÍM OMEZENÍ MUOBNÍHO EMAGE E-mail, který generujete. Zabránit řetězci e-mailových odpovědí tím, že odstoupí od notebooku a drží konverzace tváří v tvář, vyzvednutí telefonu, nebo odesílání okamžité zprávy.

Trik 10: HrátE-mailová hra .

Výše uvedené tipy vám pomohou zůstat v doručené nule, ale jak vyčistíte aktuální horu nepřečtených e-mailů, abyste se tam dostali na první místo? Čištění vaší schránky nemusí být fuška - to, aby to zábavné! E-mailová hra vám dává nastavený čas, který bude jednat na každý e-mail: Odpověď, vpřed, štítek, archiv, mazání nebo přeskočení, abyste se podívali na později. Sbírejte body za bití časovače, který je nastaven podle délky každého e-mailu. Poté, co jste naposledy přes šarže zpráv, dostaneteStavová zprávaZobrazení toho, kolik času jste uložili a vaše hodnost na vedení. Snažte se, abyste se nezávisli, abyste porazili své vysoké skóre!

"Doručená nula" znamená nulový čas zbytečný ve složce Doručená pošta.

Věděli jste, že skutečná definice doručené nuly, jak bylo původně vytvořenoMerlin Mann., ve skutečnosti nemá nic společného s vaším počtem nepřečtených e-mailů? Je to výše vaší pozornosti, která je zaujatá e-mailem, rozsah, v jakém se vaše složka Doručená pošta váží. Ano, s tím, žeZero e-maily ve složce Doručená poštaJe to jeden způsob, jak to udělat, ale není to jediná cesta. Takže se nedostanete dolů na sebe, pokud nebudete zasáhnout tento benchmark produktivity každý den - nebo vůbec.Skutečný úspěch je při zjištění systému, který pracuje pro vás, takže e-mail nevylučuje váš život. Dejte těmto trikům zkusit a určitě nám dejte vědět, jak to jde!

Správce úloh UDNvám může pomoci organizovat a spravovat všechny vaše DO-DO-DOS a připomenutí. Začněte bezplatnou zkušební verzi Dnes a proveďte svou schránku produktivnější místo.