Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: 10 έξυπνα κόλπα για να χτυπήσετε τα εισερχόμενα μηδέν
Για όσους από εμάς κοιτάζουν εκατοντάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε πρωί, η έννοια των εισερχομένων μηδέν μπορεί να αρχίσει να ακούγεται σαν ένα μυθικό επίτευγμα - όπως η εύρεση του Άγιθμου Χωρητικότητας ή ο θησαυρός σε θησαυρό. Εξετάζουμε τους συναδέλφους μας που το επιτύχουμε τακτικά με ένα μείγμα φθόνο και υποψίας: πρέπει να υπάρχει κάποιο είδος μαγείας, σωστά;
Δώστε αυτές τις 10 συμβουλές και τεχνικές μια προσπάθεια όχι μόνο να επιτύχει τα εισερχόμενα μηδέν, αλλά στην πραγματικότητα παραμείνετε εκεί. Δεν απαιτείται μαγεία.
Trick 1: Χρησιμοποιήστε την τεχνική YesterBox του Tony Hsieh.
Η βασική ιδέα είναι αυτή: Σήμερα, διαβάσατε και απαντάτε μόνο τα μηνύματα των χθες. Η συντριπτική πλειοψηφία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαιτεί άμεση ανταπόκριση της ίδιας ημέρας, ώστε να μπορείτε να αφήσετε τα σημερινά νέα μηνύματα να έρθουν χωρίς να αποσπούν την προσοχή ή να αγωνιστούν από κάθε ένα. Και αύριο, όταν σηκώνεστε, θα γνωρίζετε ήδη πόσα μηνύματα πρέπει να περάσετε και μπορείτε να σχεδιάσετε με μεγαλύτερη εποχή την ημέρα σας.
ZapposΟ Διευθύνων Σύμβουλος Hsieh λέει ότι είναι πραγματικά πιο ευαίσθητος με αυτή την προσέγγιση: ο καθένας παίρνει μια απάντηση την επόμενη μέρα, αντί για μια εβδομάδα, μήνα ή ... ποτέ. Προφανώς, τα νόμιμα επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αντιμετωπιστούν σήμερα - αλλά οι πραγματικές περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα πολύ σπάνιο περιστατικό.
Hsieh's Pro Tip: Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, απλώς καταρρίψτε την ενότητα "Σήμερα" για να παραμείνετε επικεντρωμένοι στα μηνύματα χθες. Διαβάστε περισσότερες λεπτομέρειες εδώ:http://yesterbox.com/
Θέλετε ένα εργαλείο για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας; Ξεκινήστε το δικό σαςΕλεύθεροςUDN Task Managerδοκιμήσήμερα!
Trick 2: Εφαρμόστε τον κανόνα 2 λεπτών.
Πάρτε ένα cue απόΗ μέθοδος GTD του David Allen: Αν θα σας πάρει λιγότερα από δύο λεπτά για να απαντήσετε, κάντε το τώρα. Μην περιμένετε!
Trick 3: Προγραμματίστε μια συνάντηση με τα εισερχόμενά σας.
Ρυθμίστε την ώρα κατά την άκρη κάθε μέρα για να περάσετε από το email σας, είτε πρόκειται για ένα μονοκατοικία με τα μέσα του πρωινού και τρία 20 λεπτά check-in στην αρχή, στη μέση και το τέλος της ημέρας. Στη συνέχεια, μην κοιτάτε το email σας σε οποιαδήποτε άλλη στιγμή. Μην το κρατάτε ανοιχτό σε μια καρτέλα του προγράμματος περιήγησης, κρύβεται στο παρασκήνιο καθώς εργάζεστε. Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις. Μπορεί ακόμη και να είστε μακριά από το γραφείο σας τη στιγμή που θα επιλέξετε, αλλά εφ 'όσον γνωρίζετε πώς να έχετε πρόσβαση στα μηνύματά σας, όπως για παράδειγμα,Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook από το σπίτι, Θα είσαι μια χαρά. Αφιερώνοντας την προγραμματισμένη ώρα στα εισερχόμενά σας, δεν θα είναι στο πίσω μέρος του μυαλού σας όλη την ημέρα, αλλά θα παραμείνετε ακόμα στην κορυφή των μηνυμάτων σας.
Επιθυμείτε να γνωρίζετε την καλύτερη στιγμή για να ελέγξετε το email σας; Αυτό το άρθρο λέει ότι τοΟ καλύτερος χρόνος για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας είναι δύο ώρες μετά την έναρξη εργασίας .
Trick 4: ΔοκιμάστεUnlolll.me .
Αυτή η εφαρμογή ενοποιεί όλες τις συνδρομές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα ενημερωτικά δελτία σε ένα μόνο καθημερινό χωματόδρομο. Αντί για δεκάδες καθημερινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ταξινομήσετε, έχετε ένα. Είναι εύκολο να καταργήσετε την εγγραφή από τις λίστες en Masse και επειδή μπορείτε να σαρώσετε γρήγορα όλες τις προσφορές και τις ενημερώσεις σε ένα μήνυμα, θα περάσετε από το "ανεπιθύμητο" ταχυδρομείο σας πολύ πιο γρήγορα. Εάν ακολουθήσετε πολλά blogs μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα RSS Reader όπωςΖωηρώς ή ΕσωτερικόςΓια να τα παρακολουθήσετε αντί να φράξει τα εισερχόμενά σας.
Trick 5: Αναπρογραμματίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
ΕγκαθιστώBoomerang για το gmailΓια να προγραμματίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επανεμφανιστούν σε ένα καθορισμένο χρόνο. Είναι ιδανικό για μηνύματα που απαιτούν κάποια έρευνα πριν από μια απάντηση και για την παχιά παρόμοια με-dos μαζί.
Πείτε ότι έχετε μια θέση εργασίας και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους πιθανούς υποψηφίους συνεχίζουν. Μπορείτε να ταξινομήσετε συνήθως τα νέα βιογραφικά σημεία τα πρωινά τα πρωινά. Επομένως, επαναπροσδιορίστε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους αναζητούντες εργασίας για να εμφανιστούν στα εισερχόμενά σας την Παρασκευή AM. Δεν θα κάθονται στα εισερχόμενά σας, θα σας αποσπούν την αποστροφή ή τη ζύγιση στο μυαλό σας, αλλά θα τα πάρετε ακόμα και θα τα καθαρίσετε.
Trick 6: Μην φοβάστε να διαγράψετε.
Αν είναι αυτό το σημαντικό, κάποιος θα επικοινωνήσει μαζί σας. Έτσι, αν υπάρχει έστω και μια ερώτηση για το αν θα πρέπει να κρατήσει το e-mail, απλά να το διαγράψετε.
κάδο απορριμμάτων σας θα σώσει συνήθως διαγράφονται τα μηνύματα για 30 ημέρες, οπότε αν έχετε διαγράψει κάτι κατά λάθος, μπορείτε να ανακτήσετε πάντα. Αλλά μας εμπιστεύονται: 99% του χρόνου δεν θα χρειαστεί να.
Trick 7: Τροποποίηση σας Out-of-Office μήνυμα.
Διακοπές είναι μεγάλη, αλλά επιστροφή σε μια σειρά τρομακτική νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι πολύ καταθλιπτικό, και μπορεί να πάρει για πάντα για να σκάψει το δρόμο σας από. Ακόμα χειρότερα παραμελεί την ισορροπία εργασίας-προσωπικής ζωής σας με την εξεύρεσηπώς να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο την εργασία μου από το σπίτι. Αντικαταστήστε το στερεότυπο out-of-office μήνυμα με αυτό: «Είμαι εκτός γραφείου από 11 / 10-11 / 18 και δεν θα δουν το μήνυμά σας Παρακαλώ ξαναστείλετε το email σας μετά την 11/18.«. . Στη συνέχεια, φιλτράρετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα κατευθείαν στον κάδο απορριμμάτων, ενώ σας πηγαίνουν Εάν είναι σημαντικό και η προθεσμία δεν έχει περάσει, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας - και θα έρθει στο σπίτι με ένα καθαρό inbox.
Trick 8: Βάλτε όλα τα στοιχεία δράσης σαςUDN Task Manager .
Μετακίνηση σας-dos από τα εισερχόμενά σας και στο χώρο εργασίας σας με το υπόλοιπο των καθηκόντων σας.UDN Task Manager'μικρόOutlook / Apple Mail add-insκαιGmail το gadgetγρήγορα να μετατραπεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες, ώστε να μπορείτε να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας και πραγματικά να πάμε στη δουλειά για να-DOS, αντί να αφήσει τους να μαραζώνουν στο inbox καθαρτήριο. Θα ωφεληθούν από την καλύτερη οργάνωση και εύχρηστο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Trick 9: Μετακίνηση συνομιλιών μακριά από τα εισερχόμενά σας.
Κρατήστε τα εισερχόμενά σας τακτοποιημένο με τον περιορισμό του ποσού των email που παράγουν. Αποτροπή μια αλυσίδα αντιδράσεων e-mail με την ενίσχυση μακριά από το φορητό υπολογιστή και κρατώντας τις συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο, να σηκώσει το τηλέφωνο, ή να στείλετε ένα μήνυμα άμεσα.
Trick 10: Παίξτε τοπαιχνίδι email .
Οι παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να μείνετε στο inbox μηδέν, αλλά πώς θα καθαρίσετε την τρέχουσα βουνό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να φτάσει εκεί στην πρώτη θέση; Καθαρισμός από τα εισερχόμενά σας δεν πρέπει να είναι μια αγγαρεία - να είναι διασκέδαση! Το παιχνίδι Email σας δίνει ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα να ενεργούν σε κάθε e-mail: απάντηση, προς τα εμπρός, ετικέτα, αρχειοθέτηση, διαγραφή, ή να παραλείψετε να εξετάσουμε αργότερα. Συλλέξτε πόντους για την ήττα του χρονοδιακόπτη, η οποία έχει οριστεί σύμφωνα με το μήκος του κάθε email. Αφού τροφοδοτείται από μια παρτίδα των μηνυμάτων, θα πάρετε μιααναφορά κατάστασηςδείχνει πόσο χρόνο έχετε αποθηκεύσει και την κατάταξή σας στο leaderboard. Απλά προσπαθήστε να μην πάρει εθισμένος στην ήττα υψηλή βαθμολογία σας!
«Εισερχόμενα Μηδέν» σημαίνει μηδέν σπατάλη χρόνου στο inbox σας.
Γνωρίζατε ότι ο πραγματικός ορισμός των εισερχομένων Μηδέν, όπως είχε αρχικά επινοήθηκε από τονMerlin Mann, Δεν έχει πραγματικά τίποτα να κάνει με τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Είναι το ποσό της προσοχής σας που απασχόλησε μέσω e-mail, ο βαθμός στον οποίο τα εισερχόμενά σας ζυγίζει στο μυαλό σας. Ναι, έχουνμηδέν μηνύματα στα εισερχόμενά σαςΕίναι ένας τρόπος να το κάνουμε αυτό, αλλά δεν είναι ο μόνος τρόπος. Επομένως, μην πιάσουμε τον εαυτό σου αν δεν χτύπησε αυτό το σημείο αναφοράς της παραγωγικότητας κάθε μέρα - ή και καθόλου.Το πραγματικό επίτευγμα είναι στο να βγάλει ένα σύστημα που λειτουργεί για σας, Οπότε το email δεν αποκλείει τη ζωή σας. Δώστε αυτά τα κόλπα μια δοκιμή, και να είστε βέβαιος να μας πείτε πώς θα πάει!
UDN Task Managerμπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να διαχειριστείτε όλες σας-dos και υπενθυμίσεις. Ξεκινήστε μια δωρεάν δοκιμή σήμερα και να κάνουν τα εισερχόμενά σας μια πιο παραγωγική χώρα.
