Email Management: 10 kloge tricks til at ramme indbakke nul

For de af os, der stirrer ned hundredvis af ulæste e-mails hver morgen, kan begrebet indbakke nul begynde at lyde som en mytisk præstation - som at finde den hellige gral eller snuble over begravet skat. Vi ser på vores kolleger, der regelmæssigt opnår det med en blanding af misundelse og mistanker: der skal være en slags trolldom involveret, ikke?

Giv disse 10 tips og teknikker et forsøg på ikke kun at opnå indbakke nul, men faktisk blive der. Ingen magi kræves.

Trick 1: Brug Tony Hsieh's Yesterbox-teknik.

Grundidéen er dette: I dag læser du kun og reagerer på gårsdagens e-mails. Langt størstedelen af ​​e-mails kræver ikke et øjeblikkeligt, samme dags svar, så du kan lade dagens nye meddelelser komme ind uden at blive distraheret eller forstyrret af hver enkelt. Og i morgen Når du står op, ved du allerede præcis, hvor mange meddelelser du skal komme igennem og mere præcist planlægge din dag.

Zappos.CEO Hsieh siger, at han faktisk er mere lydhør over for denne tilgang: Alle får et svar dagen efter, i stedet for en uge, måned eller ... aldrig. Selvfølgelig kan lovligt presserende e-mails rettes i dag - men sande e-mail-nødsituationer er en temmelig sjælden forekomst.

Hsieh's Pro Tip: Hvis du bruger Outlook, skal du blot samle din "i dag" sektion for at forblive fokuseret på gårsdagens beskeder. Læs flere detaljer her:http://yesterbox.com/

Vil du have et værktøj til at forbedre din produktivitet? Start dinledigUDN Task Managerforsøgi dag!

Trick 2: Anvend 2-minutters regel.

Tag en cue fraDavid Allens GTD-metode: Hvis det tager dig mindre end to minutter at svare, gør det nu. Vent ikke!

Trick 3: Planlæg et møde med din indbakke.

Sæt til side hver dag for at gennemgå din email, uanset om det er en times lang chunk midt om morgenen, eller tre 20 minutters check-ins i begyndelsen, midten og slutningen af ​​dagen. Så se ikke på din email enhver anden gang. Hold det ikke åbent i en browser-fane, lurker i baggrunden som du arbejder. Sluk meddelelser. Du kan endda være væk fra dit skrivebord på det tidspunkt, du vælger, men så længe du er opmærksom på, hvordan du får adgang til dine beskeder, som for eksempel,Sådan får du adgang til Outlook Work Email fra Home, du får det fint. Ved at dedikere planlagt tid til din indbakke, vil det ikke være på bagsiden af ​​dit sind hele dagen lang, men du vil stadig være på toppen af ​​dine meddelelser.

Ønsker du at kendte den bedste tid til at tjekke din email? Denne artikel siger, atBedste tid til at rense din indbakke er to timer efter at du har begyndt at arbejde .

Trick 4: PrøvUnroll.me. .

Denne app konsoliderer alle dine e-mail-abonnementer og nyhedsbreve til en enkelt daglig fordøjelse. I stedet for snesevis af daglige e-mails for at sortere igennem har du en. Det er nemt at afmelde fra lister en masse, og da du hurtigt kan scanne alle tilbud og opdateringer i en besked, kommer du igennem din "junk" -mail, der meget hurtigere. Hvis du følger en masse blogs via e-mail, skal du overveje at bruge en RSS-læser somFeedly.ellerInoreAder.at overvåge dem i stedet for at tilstoppe din indbakke.

Trick 5: Omlægge dine e-mails.

InstallereBoomerang for Gmailat planlægge e-mails for at komme igen på et bestemt tidspunkt. Det er godt for meddelelser, der kræver en vis forskning før et svar, og til batching svarende til-dos sammen.

Sig, at du har en jobannonce, og e-mails fra potentielle kandidater streamer ind. Du rutinemæssigt sorterer gennem nye genoptagelser på fredag ​​formiddag. Så omlægge hver e-mail fra jobsøgende til at dukke op i din indbakke fredag ​​am. De vil ikke sidde i din indbakke, distraherer dig eller vejer i tankerne, men du får stadig dem færdige og rydde dem ud.

Trick 6: Vær ikke bange for at slette.

Hvis det er så vigtigt, vil nogen følge op med dig. Så hvis der endda er et spørgsmål om, om du har brug for at holde e-mailen, skal du bare slette den.

Din skraldespand vil typisk gemme slettede e-mails i 30 dage, så hvis du har slettet noget ved et uheld, kan du altid hente det. Men stol på os: 99% af det tidspunkt, du ikke behøver at.

Trick 7: Rediger din out-of-office besked.

Ferie er gode, men vender tilbage til et skræmmende antal nye e-mails kan være virkelig deprimerende og kan tage for evigt at grave din vej ud af. Endnu værre forsømmer din balance mellem arbejde og liv ved at finde ud afSådan får du adgang til min arbejdsemail fra hjemmet. Udskift keedlerpladen Out-of-Office-beskeden med dette: "Jeg er ude af kontoret fra 11 / 10-11 / 18 og vil ikke se din besked. Venligst send din email efter 11/18." Derefter filtrer alle indgående meddelelser direkte til skraldespanden, mens du er væk. Hvis det er vigtigt, og fristen ikke er gået, vil de komme tilbage til dig - og du kommer hjem til en ren indbakke.

Trick 8: Sæt alle dine handlingsvarer iUDN Task Manager .

Flyt din til-DOS ud af din indbakke og ind i dit arbejdsområde med resten af ​​dine opgaver.UDN Task ManagerS. S.Outlook / Apple Mail Add-ins og Gmail gadgetVend hurtigt e-mails til opgaver, så du kan rense din indbakke og faktisk komme til at arbejde på til-dos i stedet for at lade dem slukke i indbakke purgatory. Du vil drage fordel af bedre organisation og håndterbar email.

Trick 9: Flyt samtaler ud af din indbakke.

Hold din indbakke ryddet ved at begrænse mængden af ​​e-mail, du genererer. Forhindre en kæde af e-mail-reaktioner ved at træde væk fra den bærbare computer og holde samtaler ansigt til ansigt, samling af telefonen eller sende en øjeblikkelig besked.

Trick 10: SpilEmail Game. .

Ovenstående tips hjælper dig med at bo på Indbakke Zero, men hvordan rydder du det nuværende bjerg af ulæste e-mails for at komme derhen i første omgang? Rengøring af din indbakke behøver ikke at være en opgave - gør det sjovt! E-mail-spillet giver dig et bestemt tidsrum til at handle på hver e-mail: Besvar, fremad, etiket, arkiv, slet eller spring over for at se senere. Indsamle point for at slå timeren, som er indstillet i henhold til længden af ​​hver e-mail. Når du har tænkt dig en batch af meddelelser, får du enstatus rapportviser, hvor meget tid du har gemt og din rang på leaderboardet. Bare prøv ikke at blive afhængig af at slå din high score!

"Indbakke nul" betyder nul tid spildt i din indbakke.

Vidste du, at den reelle definition af indbakke nul, som oprindeligt mønstret afMerlin Mann, har ikke noget at gøre med dit antal ulæste e-mails? Det er mængden af ​​din opmærksomhed, der er optaget af e-mail, i hvilket omfang din indbakke vejer på dit sind. Ja, Have.nul e-mails i din indbakkeer en måde at gøre det på, men det er ikke den eneste vej. Så kom ikke ned på dig selv, hvis du ikke rammer dette produktivitets benchmark hver dag - eller overhovedet.Den reelle præstation er i at finde ud af et system, der virker for dig, så email styrer ikke dit liv. Giv disse tricks et forsøg, og sørg for at lade os vide, hvordan det går!

UDN Task Managerkan hjælpe dig med at organisere og administrere alle dine til-dos og påmindelser. Start en gratis prøveversion i dag og gøre din indbakke et mere produktivt sted.