Zarządzanie e-mail: 10 sprytnych sztuczek, aby trafić zero

Dla tych z nas patrząc na setki nieprzeczytanych wiadomości e-mail każdego ranka, koncepcja skrzynki odbiorczej zero może rozpocząć brzmienie jak mityczne osiągnięcie - jak znalezienie świętego Graala lub potykające się przez pochowany skarb. Patrzymy na naszych kolegów, którzy regularnie osiąga je z mieszanką zazdrości i podejrzeń: Muszę istnieć jakieś czary, prawda?

Daj te 10 wskazówek i technik, spróbuj nie tylko osiągnąć zero skrzynki odbiorczej, ale faktycznie tam pozostań. Nie wymaga magii.

Sztuczka 1: Użyj techniki Tony HSieh's Technique.

Podstawową ideą jest to: Dziś czytasz tylko i odpowiadasz na wczorajsze e-maile. Zdecydowana większość e-maili nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, więc możesz pozwolić dzisiejszym nowym wiadomościom wejść bez rozproszenia lub zmartwienia przez każdy. I jutro, kiedy wstajesz, już dokładnie wiesz, ile wiadomości musisz przejść i może dokładniej zaplanować dzień.

Zappos.CEO HSIEH mówi, że rzeczywiście reaguje z tym podejściem: wszyscy otrzymują odpowiedź na dzień, zamiast tygodnia, miesiąc, lub ... nigdy. Oczywiście, legalnie pilne e-maile mogą być adresowane już dziś - ale prawdziwe e-maila nagłych wypadków są dość rzadkim występowaniem.

HSIEH'S PRO Porada: Jeśli używasz programu Outlook, po prostu zwiń sekcję "Dzisiaj", aby pozostać skupić się na wczorajszych wiadomościach. Więcej szczegółów tutaj:http://yesterbox.com/

Chcesz, aby narzędzie mogło poprawić wydajność? Zacznij swójwolnyMenedżer zadań UDN.testDziś!

Sztuczka 2: Zastosuj 2-minutową regułę.

RuszaćMetoda GTD David Allena: Jeśli odpowiedzisz ci mniej niż dwie minuty, zrób to teraz. Nie czekaj!

Trick 3: Zaplanuj spotkanie ze skrzynką odbiorczą.

Odłóż czas każdego dnia, aby przejść przez Twój e-mail, czy jest to jedna hour-długi poranek lub trzy 20-minutowe check-ins na początku, środku i na koniec dnia. Następnie nie patrz na swój adres e-mail w inny czas. Nie trzymaj go w zakładce przeglądarki, czai się w tle, gdy pracujesz. Wyłącz powiadomienia. Możesz nawet być z dala od biurka w momencie wyboru, ale tak długo, jak zdajesz sobie sprawę, jak uzyskać dostęp do wiadomości, na przykład, na przykład,Jak uzyskać dostęp do wiadomości e-mail programu Outlook z domu, wydobrzejesz. Dedicating zaplanowany czas do skrzynki odbiorczej, nie będzie to na tyłach umysłu przez cały dzień, ale nadal pozostaniesz na szczycie wiadomości.

Chciałbym, żebyś znał najlepszy czas na sprawdzenie e-maila? Ten artykuł mówi, żeNajlepszy czas na wyczyszczenie skrzynki odbiorczej jest dwie godziny po rozpoczęciu pracy .

Trick 4: SpróbujRozwiń.me. .

Ta aplikacja konsoliduje wszystkie swoje subskrypcje wiadomości e-mail i biuletyny w pojedynczym dziennym trawieniu. Zamiast dziesiątki codziennych wiadomości e-mail, masz jedną. Łatwo jest rozwiązać subskrypcję z listy EN Masse, a ponieważ można szybko zeskanować wszystkie oferty i aktualizacje w jednej wiadomości, przechodzisz przez "śmieci", który znacznie szybciej. Jeśli podążasz za dużo blogów za pośrednictwem poczty elektronicznej, rozważ przy użyciu czytnika RSS jakPaszalubInoreader.Aby go monitorować zamiast zatykać w skrzynce odbiorczej.

Trick 5: Reszyjowane wiadomości e-mail.

zainstalowaćBoomerang dla GmailaAby zaplanować wiadomości e-mail, aby pojawiać się w określonym czasie. Świetnie jest dla wiadomości, które wymagają pewnych badań przed odpowiedzią, oraz do partii podobnych do-dos.

Powiedzmy, że masz opublikowanie pracy, a e-maile z potencjalnych kandydatów są strumieniowe. Rutynowo sortuj nowych wznówek w piątek rano. Tak więc zmienił się w każdym e-mailu od osób poszukujących pracy, aby pojawić się w piątek w skrzynce odbiorczej. Nie siedzą w skrzynce odbiorczej, rozpraszając cię lub ważyć na głowie, ale nadal będziesz ich wykonywać i oczyścić.

Trick 6: Nie bój się usunąć.

Jeśli to tak ważne, ktoś będzie z tobą śledzić. Więc jeśli jest nawet pytanie, czy musisz zachować wiadomość e-mail, tylko go usunąć.

Twój kosz na śmieci zazwyczaj zapisuje usunięte wiadomości e-mail przez 30 dni, więc jeśli usunęłeś coś przez przypadek, zawsze możesz go odzyskać. Ale zaufaj nam: 99% czasu, który nie będziesz musiał.

Trick 7: Zmodyfikuj wiadomość out-office.

Wakacje są świetne, ale wracając do przerażającej liczby nowych wiadomości e-mail może być naprawdę przygnębiający i może potrwać na zawsze, aby wykopać wyjście. Co gorsza zaniedbuje równowagę współczynnika pracy, oznaczającJak uzyskać dostęp do mojego e-maila pracy z domu. Wymień komunikat out-officlate out-office: "Jestem poza biurem z 11 / 10-11 / 18 i nie zobaczę twojej wiadomości. Wyślij ponownie swój e-mail po 11/18". Następnie przefiltrować wszystkie przychodzące wiadomości prosto do śmieci, gdy zniknąłeś. Jeśli jest to ważne, a termin nie minął, wrócą do Ciebie - a wrócisz do domu do czystego skrzynki odbiorczej.

Trick 8: Umieść wszystkie przedmioty akcjiMenedżer zadań UDN. .

Przenieś swoją do DOS z skrzynki odbiorczej i do obszaru roboczego z resztą zadań.Menedżer zadań UDN. 's Outlook / Apple Mail Add-InsorazGmail Gadget.Szybko włącz e-maile w zadaniach, dzięki czemu możesz wyczyścić skrzynkę odbiorczą i faktycznie pracować w Dosie, zamiast pozwolić im językać się w skrzynce odbiorczej. Skorzystasz z lepszej organizacji i do zarządzania wiadomością e-mail.

Trick 9: Przenieś rozmowy z skrzynki odbiorczej.

Przechowuj skrzynkę odbiorczą, ograniczając ilość wygenerowanej wiadomości e-mail. Zapobiegaj łańcuchowi odpowiedzi e-mail, wychodząc od laptopa i trzymając rozmowy twarzą w twarz, podnosząc telefon lub wysyłanie wiadomości błyskawicznej.

Trick 10: Zagraj wGra e-mailowa .

Powyższe wskazówki pomogą pozostać w skrzynce odbiorczej zero, ale jak wyczyść aktualną górę nieprzeczytanych wiadomości e-mail, aby dostać się tam na pierwszym miejscu? Czyszczenie skrzynki odbiorczej nie musi być chore - spraw, by to zabawić! Gra e-mailowa daje ustaloną ilość czasu na działanie na każdym e-mailu: Odpowiedz, do przodu, etykiety, archiwum, usuwanie lub pomijaj, aby spojrzeć na później. Zbieraj punkty za bicie timera, który jest ustawiony zgodnie z długością każdego e-maila. Po zasilaniu wsadu wiadomości otrzymaszRaport o staniePokazując, ile czasu zapisałeś i ranga na tabeli liderów. Po prostu staraj się nie uzależnić od bicia wysokiego wyniku!

"Skrzynka odbiorcza zero" oznacza zerowy czas zmarnowany w skrzynce odbiorczej.

Czy wiesz, że prawdziwa definicja zero skrzynki odbiorczej, jak pierwotnie ukutaMerlin Mann., nie ma nic wspólnego z twoim liczbą nieprzeczytanych wiadomości e-mail? Jest to twoja uwaga, która jest zajęta przez e-mail, w jakim stopniu, w jakim twoim skrzynce odrzuca w twoim umyśle. Tak, posiadanieZero e-maile w skrzynce odbiorczejjest jednym ze sposobów na to, ale to nie jedyny sposób. Więc nie zejdź na siebie, jeśli nie uderzysz tego środka benchmarki każdego dnia - lub w ogóle.Prawdziwe osiągnięcie jest wyobrazienianie systemu, który działa dla Ciebie, więc e-mail nie rządził twojego życia. Daj te sztuczki, spróbuj i pamiętaj, abyśmy znać, jak to idzie!

Menedżer zadań UDN.Pomoże Ci zorganizować i zarządzać wszystkimi swoimi DOS i przypomnieniami. Rozpocznij bezpłatną próbę Dzisiaj i wykonaj skrzynkę odbiorczą bardziej produktywne miejsce.