Quản lý email: 10 thủ thuật thông minh để nhấn Hộp thư đến Zero

Đối với những người trong chúng ta nhìn xuống hàng trăm email chưa đọc mỗi sáng, khái niệm về Hộp thư đến Zero có thể bắt đầu nghe như một thành tích huyền thoại - giống như tìm chú Chén Thánh hoặc vấp ngã trên kho báu bị chôn vùi. Chúng tôi nhìn vào các đồng nghiệp của chúng tôi thường xuyên đạt được nó với sự kết hợp của sự đố kị và nghi ngờ: Phải có một loại phép thuật có liên quan, phải không?

Cho 10 mẹo và kỹ thuật này một cách cố gắng không chỉ hoàn thành hộp thư đến Zero, mà thực sự ở lại đó. Không cần phép thuật.

Trick 1: Sử dụng Kỹ thuật Yesterbox của Tony Hsieh.[số 8]

Ý tưởng cơ bản là: Hôm nay, bạn chỉ đọc và trả lời email của ngày hôm qua. Phần lớn các email không yêu cầu phản hồi ngay lập tức, trong cùng một ngày, vì vậy bạn có thể để những tin nhắn mới ngày nay xuất hiện mà không bị phân tâm hoặc đau khổ bởi mọi người. Và ngày mai khi bạn thức dậy, bạn sẽ biết chính xác có bao nhiêu tin nhắn bạn phải vượt qua và có thể lên kế hoạch chính xác hơn ngày của bạn.

Zappos. CEO Hsieh nói rằng anh ta thực sự phản ứng nhanh hơn với cách tiếp cận này: mọi người đều được trả lời vào ngày hôm sau, thay vì một tuần, tháng hoặc ... không bao giờ. Rõ ràng, các email khẩn cấp một cách hợp pháp có thể được giải quyết ngày hôm nay - nhưng trường hợp khẩn cấp email thực sự là một sự xuất hiện khá hiếm.

Mẹo chuyên nghiệp của Hsieh: Nếu bạn đang sử dụng Outlook, chỉ cần thu gọn phần "Hôm nay" của bạn để tập trung vào tin nhắn của ngày hôm qua. Đọc thêm chi tiết tại đây: http://yesterbox.com/

Muốn có một công cụ để giúp cải thiện năng suất của bạn? Bắt đầu của bạn miễn phí Quản lý tác vụ UDN sự thử nghiệm hôm nay!

Trick 2: Áp dụng quy tắc 2 phút.[số 8]

Đưa một gợi ý từ Phương pháp GTD của David Allen : Nếu nó sẽ mất chưa đầy hai phút để trả lời, hãy làm ngay bây giờ. Đừng chờ đợi!

Trick 3: Lên lịch một cuộc họp với Hộp thư đến của bạn.[số 8]

Đặt thời gian qua một bên mỗi ngày để đi qua email của bạn, cho dù đó là một khối dài một giờ giữa buổi sáng, hoặc ba lần kiểm tra 20 phút lúc đầu, giữa và cuối ngày. Sau đó, đừng nhìn vào email của bạn bất cứ lúc nào khác. Đừng giữ nó mở trong một tab trình duyệt, ẩn nấp trong nền khi bạn làm việc. Tắt thông báo. Bạn thậm chí có thể xa bàn tại thời điểm bạn chọn, nhưng miễn là bạn biết cách truy cập tin nhắn của mình, ví dụ, ví dụ, Cách truy cập email công việc Outlook từ nhà , bạn sẽ ổn thôi. Bằng cách dành thời gian dự kiến ​​vào hộp thư đến của bạn, nó sẽ không ở trong tâm trí bạn suốt cả ngày, nhưng bạn vẫn sẽ đứng đầu tin nhắn của mình.

Chúc bạn biết thời gian tốt nhất để kiểm tra email của bạn? Bài viết này nói rằng Thời gian tốt nhất để dọn dẹp hộp thư đến của bạn là hai giờ sau khi bạn bắt đầu làm việc .

Trick 4: thử Unroll.me. . [số 8]

Ứng dụng này hợp nhất tất cả các đăng ký email và bản tin của bạn vào một bản tóm tắt hàng ngày. Thay vì hàng chục email hàng ngày để sắp xếp, bạn có một. Thật dễ dàng để hủy đăng ký từ danh sách en Masse và vì bạn có thể nhanh chóng quét tất cả các ưu đãi và cập nhật trong một tin nhắn, bạn sẽ thông qua thư "rác" của mình nhanh hơn nhiều. Nếu bạn theo dõi rất nhiều blog qua email, hãy xem xét sử dụng trình đọc RSS như Cho ăn hoặc Inoreader. để theo dõi chúng thay vì làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.

Trick 5: Reschedule Email của bạn.[số 8]

Cài đặt Boomerang cho gmail. Để lên lịch các email để xuất hiện lại tại một thời điểm thiết lập. Thật tuyệt vời cho các tin nhắn yêu cầu một số nghiên cứu trước một phản hồi, và để trộn tương tự như dos cùng nhau.

Giả sử bạn đã có một công việc đăng lên và gửi email từ các ứng cử viên tiềm năng đang phát trực tuyến. Bạn thường xuyên sắp xếp thông qua các hồ sơ mới vào buổi sáng thứ Sáu. Vì vậy, việc sắp xếp lại mỗi email từ những người tìm việc để hiển thị trong hộp thư đến của bạn vào thứ Sáu Am. Họ sẽ không ngồi trong hộp thư đến của bạn, đánh lạc hướng bạn hoặc đè nặng lên tâm trí của bạn, nhưng bạn vẫn sẽ hoàn thành chúng và xóa chúng ra.

Thủ thuật 6: Đừng ngại xóa.[số 8]

Nếu nó quan trọng, ai đó sẽ theo dõi bạn. Vì vậy, nếu thậm chí có một câu hỏi về việc bạn có cần giữ email, chỉ cần xóa nó.

Thùng rác của bạn thường sẽ lưu các email đã xóa trong 30 ngày, vì vậy nếu bạn đã xóa một cái gì đó một cách tình cờ, bạn luôn có thể truy xuất nó. Nhưng hãy tin tưởng chúng tôi: 99% thời gian bạn sẽ không cần.

Trick 7: Sửa đổi tin nhắn ngoài văn phòng của bạn.[số 8]

Kỳ nghỉ là tuyệt vời, nhưng trở về một số lượng đáng sợ các email mới có thể thực sự bị trầm cảm, và có thể mất mãi mãi để đào theo cách của bạn. Thậm chí tệ hơn là bỏ qua sự cân bằng cuộc sống công việc của bạn bằng cách tìm ra Cách truy cập email công việc của tôi từ nhà . Thay thế tin nhắn ngoài văn phòng nồi hơi bằng cách này: "Tôi ra khỏi văn phòng từ 11/10-11 / 18 và sẽ không thấy tin nhắn của bạn. Vui lòng gửi lại email của bạn sau ngày 18/11." Sau đó lọc tất cả các tin nhắn đến thẳng vào thùng rác trong khi bạn đi. Nếu điều đó quan trọng và thời hạn chưa trôi qua, họ sẽ quay lại với bạn - và bạn sẽ về nhà vào hộp thư đến sạch.

Trick 8: Đặt tất cả các mục hành động của bạn vào Quản lý tác vụ UDN . [số 8]

Di chuyển đến DOS của bạn khỏi hộp thư đến của bạn và vào không gian làm việc của bạn với phần còn lại của các nhiệm vụ của bạn. Quản lý tác vụ UDN 'S Outlook / Apple Mail Add-in và Gmail tiện ích. Nhanh chóng biến email thành tác vụ, vì vậy bạn có thể dọn dẹp hộp thư đến của mình và thực sự được làm việc trên DOS thay vì để chúng bị mòn trong hộp trong hộp thư đến. Bạn sẽ được hưởng lợi từ tổ chức tốt hơn và email có thể quản lý được.

Trick 9: Di chuyển các cuộc hội thoại ra khỏi hộp thư đến của bạn.[số 8]

Giữ hộp thư đến của bạn không bị xáo trộn bằng cách giới hạn số lượng email bạn tạo ra. Ngăn chặn một chuỗi các phản hồi email bằng cách bước ra khỏi máy tính xách tay và giữ các cuộc trò chuyện trực tiếp, nhấc điện thoại hoặc gửi tin nhắn tức thời.

Trick 10: Chơi Email trò chơi . [số 8]

Các mẹo trên sẽ giúp bạn ở tại Hộp thư đến bằng không, nhưng làm thế nào để bạn xóa vùng núi hiện tại của các email chưa đọc để đến đó ngay từ đầu? Làm sạch hộp thư đến của bạn không phải là một việc vặt - làm cho nó vui vẻ! Trò chơi email cung cấp cho bạn một khoảng thời gian đã đặt để hành động trên mỗi email: Trả lời, Chuyển tiếp, Nhãn, Lưu trữ, Xóa hoặc Bỏ qua để xem xét sau. Thu thập điểm để đánh bại bộ hẹn giờ, được đặt theo độ dài của mỗi email. Sau khi bạn cung cấp năng lượng thông qua một loạt các tin nhắn, bạn sẽ nhận được một báo cáo Hiển thị bao nhiêu thời gian bạn đã lưu và thứ hạng của bạn trên bảng xếp hạng. Chỉ cần cố gắng không bị nghiện để đánh bại điểm số cao của bạn!

"Hộp thư đến Zero" có nghĩa là thời gian không lãng phí trong hộp thư đến của bạn.[số 8]

Bạn có biết rằng định nghĩa thực của Hộp thư đến Zero, như ban đầu được đặt ra bởi Merlin Mann. , không thực sự có bất cứ điều gì để làm với số lượng email chưa đọc của bạn? Đó là số tiền của sự chú ý của bạn mà bận tâm qua email, mức độ mà hộp thư đến của bạn nặng lên tâm trí của bạn. Vâng, có Không có email trong hộp thư đến của bạn là một cách để làm điều đó, nhưng đó không phải là cách duy nhất. Vì vậy, đừng tự tin tưởng nếu bạn không đạt được điểm chuẩn năng suất này mỗi ngày - hoặc hoàn toàn. Thành tựu thực sự là trong việc tìm ra một hệ thống phù hợp với bạn , vì vậy email không thống trị cuộc sống của bạn. Hãy thử những thủ thuật này, và hãy chắc chắn để cho chúng tôi biết nó diễn ra như thế nào!

Quản lý tác vụ UDN có thể giúp bạn sắp xếp và quản lý tất cả các của bạn và nhắc nhở. Bắt đầu dùng thử miễn phí Hôm nay và làm cho hộp thư đến của bạn một nơi làm việc hiệu quả hơn.