การจัดการอีเมล: 10 เคล็ดลับที่ชาญฉลาดเพื่อตีกล่องขาเข้าศูนย์
สำหรับพวกเราที่จ้องมองหลายร้อยอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านทุกเช้าแนวคิดของ Inbox Zero สามารถเริ่มฟังได้เหมือนความสำเร็จในตำนาน - เหมือนกับการหาจอกศักดิ์สิทธิ์หรือสะดุดข้ามสมบัติที่ฝังศพ เรามองไปที่เพื่อนร่วมงานของเราที่ประสบความสำเร็จอย่างสม่ำเสมอด้วยการผสมผสานของความอิจฉาและความสงสัย: ต้องมีเวทมนตร์บางชนิดที่เกี่ยวข้องใช่ไหม?
ให้ 10 เคล็ดลับและเทคนิคนี้พยายามที่จะไม่เพียง แต่ให้ความสำเร็จในกล่องขาเข้าศูนย์ แต่อยู่ที่นั่นจริง ๆ ไม่ต้องใช้เวทมนตร์
เคล็ดลับที่ 1: ใช้เทคนิค Yesterbox ของโทนี่ HSIEH
แนวคิดพื้นฐานคือสิ่งนี้: วันนี้คุณอ่านและตอบกลับอีเมลเมื่อวานเท่านั้น อีเมลส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องตอบสนองทันทีในวันเดียวกันดังนั้นคุณสามารถให้ข้อความใหม่ของวันนี้เข้ามาได้โดยไม่ต้องฟุ้งซ่านหรือมีความสุขกับทุกคน และพรุ่งนี้เมื่อคุณตื่นขึ้นมาคุณจะรู้ว่ามีข้อความจำนวนเท่าใดที่คุณต้องผ่านและสามารถวางแผนวันของคุณได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
zapposCEO Hsieh กล่าวว่าเขาตอบสนองอย่างจริงจังกับวิธีการนี้: ทุกคนได้รับการตอบกลับในแต่ละวันแทนที่จะเป็นสัปดาห์เดือนหรือ ... ไม่เคย เห็นได้ชัดว่าอีเมลเร่งด่วนที่ถูกต้องตามกฎหมายสามารถแก้ไขได้ในวันนี้ - แต่เหตุฉุกเฉินอีเมลที่แท้จริงคือการเกิดขึ้นที่หายากมาก
เคล็ดลับโปรของ Hsieh: หากคุณใช้ Outlook เพียงแค่ยุบส่วน "วันนี้" ของคุณเพื่อจดจ่อกับข้อความของเมื่อวานนี้ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่:http://yesterbox.com/
ต้องการเครื่องมือที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตของคุณหรือไม่ เริ่มต้นของคุณฟรีผู้จัดการงาน UDNการทดลองวันนี้!
เคล็ดลับที่ 2: ใช้กฎ 2 นาที
ใช้คิวจากวิธี GTD ของ David Allen: ถ้ามันจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาทีในการตอบกลับทำตอนนี้ อย่ารอช้า!
เคล็ดลับที่ 3: กำหนดเวลาการประชุมกับกล่องจดหมายของคุณ
ตั้งค่าเวลาในแต่ละวันเพื่อผ่านอีเมลของคุณไม่ว่าจะเป็นหนึ่งชั่วโมงครึ่งกลางตอนเช้าหรือเช็คอิน 20 นาทีสามนาทีที่จุดเริ่มต้นกลางและสิ้นวัน จากนั้นอย่าดูอีเมลของคุณในเวลาอื่น อย่าเปิดในแท็บเบราว์เซอร์ที่ซุ่มซ่อนอยู่ในพื้นหลังในขณะที่คุณทำงาน ปิดการแจ้งเตือน คุณอาจอยู่ห่างจากโต๊ะทำงานของคุณในเวลาที่คุณเลือก แต่ตราบใดที่คุณตระหนักถึงวิธีการเข้าถึงข้อความของคุณเช่นวิธีการเข้าถึง Outlook ทำงานอีเมลจากที่บ้านคุณจะสบายดี โดยการอุทิศเวลาที่กำหนดไว้ในกล่องจดหมายของคุณมันจะไม่อยู่ที่ด้านหลังของจิตใจของคุณตลอดทั้งวัน แต่คุณจะยังคงอยู่ด้านบนของข้อความของคุณ
หวังว่าคุณจะรู้เวลาที่ดีที่สุดในการตรวจสอบอีเมลของคุณ? บทความนี้บอกว่าเวลาที่ดีที่สุดในการทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณคือสองชั่วโมงหลังจากที่คุณเริ่มทำงาน .
เคล็ดลับที่ 4: ลองคลี่ออก .
แอพนี้รวมการสมัครรับข้อมูลอีเมลและจดหมายข่าวทั้งหมดของคุณไปสู่การย่อยรายวันเดียว แทนที่จะเป็นอีเมลประจำวันนับสิบที่จะเรียงลำดับผ่านคุณมี เป็นเรื่องง่ายที่จะยกเลิกการสมัครจากรายการที่เป็น Masse และเนื่องจากคุณสามารถสแกนข้อเสนอและการอัปเดตทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วในข้อความเดียวคุณจะได้รับจดหมาย "ขยะ" ของคุณที่เร็วขึ้นมาก หากคุณทำตามบล็อกจำนวนมากทางอีเมลให้พิจารณาการใช้ RSS Reader เช่นอย่างต้องโทษหรือinoreaderเพื่อตรวจสอบพวกเขาแทนการอุดตันกล่องจดหมายของคุณ
เคล็ดลับที่ 5: กำหนดเวลาอีเมลของคุณใหม่
ติดตั้งบูมเมอแรงสำหรับ Gmailหากต้องการกำหนดเวลาอีเมลให้ปรากฏขึ้นอีกครั้งในเวลาที่กำหนด มันยอดเยี่ยมสำหรับข้อความที่ต้องมีการวิจัยก่อนการตอบสนองและสำหรับการแบทช์ที่คล้ายกันกับ -dos ด้วยกัน
สมมติว่าคุณได้รับงานโพสต์งานและอีเมลจากผู้สมัครที่มีศักยภาพกำลังสตรีมมิ่งคุณเป็นประจำการจัดเรียงเรซูเม่ใหม่เป็นประจำในเช้าวันศุกร์ ดังนั้นกำหนดเวลาใหม่ทุกอีเมลจากผู้หางานเพื่อแสดงในกล่องจดหมายเข้าวันศุกร์ของคุณ พวกเขาจะไม่นั่งในกล่องจดหมายของคุณทำให้คุณเสียสมาธิหรือชั่งน้ำหนักในใจของคุณ แต่คุณจะยังคงให้พวกเขาทำและล้างออก
เคล็ดลับที่ 6: อย่ากลัวที่จะลบ
ถ้าเป็นสิ่งสำคัญที่มีคนจะติดตามคุณ ดังนั้นหากมีคำถามเกี่ยวกับว่าคุณต้องเก็บอีเมลเพียงแค่ลบมัน
ถังขยะถังขยะของคุณจะบันทึกอีเมลที่ถูกลบเป็นเวลา 30 วันดังนั้นหากคุณลบบางสิ่งบางอย่างโดยบังเอิญคุณสามารถเรียกคืนได้เสมอ แต่เชื่อใจเรา: 99% ของเวลาที่คุณไม่ต้องการ
เคล็ดลับ 7: แก้ไขข้อความนอกสำนักงานของคุณ
วันหยุดพักผ่อนที่ยอดเยี่ยม แต่การกลับไปสู่จำนวนอีเมลใหม่ที่น่ากลัวอาจตกต่ำจริง ๆ และสามารถใช้เวลาเดินทางได้ตลอดไป ยิ่งแย่กว่านั้นคือการละเลยสมดุลชีวิตการทำงานของคุณโดยการหาวิธีเข้าถึงอีเมลงานของฉันจากที่บ้าน. แทนที่ข้อความ BoilerPlate นอกสำนักงานด้วยสิ่งนี้: "ฉันออกจากสำนักงานจาก 11 / 10-11 / 18 และจะไม่เห็นข้อความของคุณโปรดส่งอีเมลของคุณอีกครั้งหลังจาก 11/18" จากนั้นกรองข้อความขาเข้าทั้งหมดตรงไปที่ถังขยะในขณะที่คุณจากไปหากเป็นสิ่งสำคัญและกำหนดเวลายังไม่ผ่านพวกเขาจะกลับไปหาคุณแล้วคุณจะกลับบ้านไปที่กล่องจดหมายที่สะอาด
เคล็ดลับที่ 8: ใส่รายการการกระทำทั้งหมดของคุณในผู้จัดการงาน UDN .
ย้ายไปที่ -dos ของคุณออกจากกล่องจดหมายของคุณและลงในพื้นที่ทำงานของคุณด้วยงานที่เหลือของคุณผู้จัดการงาน UDNแล้วOutlook / Apple Mail Add-inและGmail Gadgetเปิดอีเมลอย่างรวดเร็วในภารกิจเพื่อให้คุณสามารถทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณและได้รับการทำงานบน DOS แทนที่จะปล่อยให้พวกเขาอ่อนเพลียในกล่องจดหมายในกล่องจดหมาย คุณจะได้รับประโยชน์จากองค์กรที่ดีกว่าและอีเมลที่จัดการได้
เคล็ดลับ 9: ย้ายการสนทนาออกจากกล่องจดหมายของคุณ
รักษากล่องขาเข้าของคุณให้ไม่ จำกัด ด้วยการ จำกัด จำนวนอีเมลที่คุณสร้างขึ้น ป้องกันการตอบโต้ทางอีเมลโดยการก้าวออกไปจากแล็ปท็อปและการสนทนาการสนทนาแบบตัวต่อตัวหยิบโทรศัพท์หรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
เคล็ดลับที่ 10: เล่นเกมอีเมล์ .
เคล็ดลับข้างต้นจะช่วยให้คุณอยู่ที่ Inbox Zero แต่คุณล้างภูเขาปัจจุบันของอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านได้อย่างไรเพื่อไปที่นั่นในตอนแรก การทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นงานศิลปะ - ทำให้สนุก! เกมอีเมลช่วยให้คุณกำหนดเวลาในการแสดงในแต่ละอีเมล: ตอบกลับ, ไปข้างหน้า, ฉลาก, เก็บถาวร, ลบหรือข้ามไปดูในภายหลัง รวบรวมคะแนนสำหรับการตีตัวจับเวลาซึ่งตั้งค่าตามความยาวของอีเมลแต่ละฉบับ หลังจากที่คุณขับเคลื่อนด้วยข้อความแล้วคุณจะได้รับรายงานสถานะแสดงเวลาที่คุณบันทึกและอันดับของคุณบนกระดานผู้นำ เพียงแค่พยายามที่จะติดยาเสพติดที่จะเอาชนะคะแนนสูงของคุณ!
"Inbox Zero" หมายถึงเวลาที่เสียไปในกล่องจดหมายของคุณ
คุณรู้หรือไม่ว่านิยามจริงของ Inbox Zero ตามที่ระบุไว้เดิมโดยMerlin Mannจริง ๆ แล้วไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนของคุณ? มันเป็นจำนวนที่ความสนใจของคุณที่หมกมุ่นอยู่กับอีเมลขอบเขตที่กล่องจดหมายของคุณมีน้ำหนักในใจของคุณ ใช่มีศูนย์อีเมลในกล่องจดหมายของคุณเป็นวิธีหนึ่งที่จะทำเช่นนั้น แต่มันไม่ใช่วิธีเดียว ดังนั้นอย่าลงด้วยตัวเองถ้าคุณไม่ตีมาตรฐานประสิทธิภาพการผลิตนี้ทุกวัน - หรือเลยความสำเร็จที่แท้จริงคือการหาระบบที่เหมาะกับคุณดังนั้นอีเมลจึงไม่ได้ครองชีวิตของคุณ ลองใช้เทคนิคเหล่านี้และให้แน่ใจว่าให้เรารู้ว่ามันเป็นอย่างไร!
ผู้จัดการงาน UDNสามารถช่วยคุณจัดระเบียบและจัดการกับ DOS และการแจ้งเตือนทั้งหมดของคุณ เริ่มทดลองใช้ฟรี วันนี้และทำให้กล่องจดหมายของคุณเป็นสถานที่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
