Gestione e-mail: 10 trucchi intelligenti per colpire la casella di posta zero

Per quelli di noi che fissano le centinaia di e-mail non lette ogni mattina, il concetto di posta in arrivo zero può iniziare a suonare come un risultato mitico - come trovare il Santo Graal o inciampare attraverso il tesoro sepolto. Guardiamo i nostri colleghi che lo raggiungano regolarmente con un mix di invidia e sospetto: ci deve essere una sorta di stregoneria coinvolta, giusto?

Dare a questi 10 suggerimenti e tecniche, tenta di non solo realizzare la posta in arrivo zero, ma in realtà rimanere lì. Nessuna magia richiesta.

Trucco 1: usa la tecnica di Tony Hsieh.

L'idea di base è questa: oggi, hai letto e rispondi solo alle e-mail di ieri. La stragrande maggioranza delle e-mail non richiede una risposta immediata e stessa del giorno, quindi puoi lasciare che i nuovi messaggi di oggi entrassero senza essere distratti o angosciati da tutti. E domani quando ti alzi, saprai già esattamente quanti messaggi devi passare e poter pianificare in modo più accurato la tua giornata.

ZapposCEO Hsieh dice che è effettivamente più reattivo con questo approccio: tutti ricevono una risposta il giorno dopo, invece di una settimana, mese, o ... mai. Ovviamente, le e-mail legittimamente urgenti possono essere affrontate oggi - ma le vere emergenze e-mail sono un prezioso evento raro.

Suggerimento PRO di Hsieh: Se stai utilizzando Outlook, collapisci solo alla sezione "Oggi" per rimanere concentrati sui messaggi di ieri. Leggi ulteriori dettagli qui:http://yesterbox.com/

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Trucco 2: applica la regola di 2 minuti.

Prendere un cue daMetodo GTD di David Allen: Se ti porterà meno di due minuti per rispondere, fallo ora. Non aspettare!

Trucco 3: pianifica un incontro con la tua casella di posta.

Metti da parte il momento ogni giorno per passare attraverso la tua e-mail, sia che si tratti di una mezz'ora a metà del mattino, o tre check-in di 20 minuti all'inizio, il centro e la fine della giornata. Quindi non guardare la tua email in qualsiasi altro momento. Non tenerlo aperto in una scheda Browser, in agguato in background mentre lavori. Spegni le notifiche. Potresti anche essere lontano dalla tua scrivania al momento in cui scegli, ma finché sei a conoscenza di come accedere ai tuoi messaggi, come, ad esempio,Come accedere a Outlook Lavori Email da casa, starai bene. Dedicando il tempo programmato alla tua casella di posta, non sarà sulla parte posteriore della mente tutto il giorno, ma rimarrai ancora in cima ai tuoi messaggi.

Vorrei che tu sapessi il momento migliore per controllare la tua email? Questo articolo dice che ilIl momento migliore per pulire la tua casella di posta è due ore dopo aver iniziato a lavorare .

Trucco 4: provaUnrell.me. .

Questa app consolida tutti i tuoi abbonamenti e-mail e newsletter in un singolo digest giornaliero. Invece di dozzine di e-mail quotidiane per ordinare, ne hai uno. È facile annullare l'iscrizione da elenchi Elens EN Masse, e dal momento che è possibile eseguire la scansione rapida di tutte le offerte e gli aggiornamenti in un unico messaggio, si passa attraverso la tua posta "Junk" molto più veloce. Se segui molti blog via email, prendi in considerazione la possibilità di utilizzare un lettore RSS comeFeedly. o Inoreaderper controllerli invece di ostruire la tua casella di posta in arrivo.

Trucco 5: riprogrammare le tue e-mail.

InstallareBoomerang per gmail.per pianificare le e-mail per riapparire un tempo impostato. È fantastico per i messaggi che richiedono alcune ricerche prima di una risposta, e per il dosaggio simile a-dos insieme.

Dì che hai un posto di lavoro e le e-mail da potenziali candidati sono in streaming. Hai ordinato regolarmente attraverso nuovi curriculums il venerdì mattina. Quindi riprogrammare ogni e-mail dai ricercatori di lavoro da mostrare nella tua casella di posta venerdì Am. Non saranno seduti nella tua casella di posta, ti distraggono o pesando per la testa, ma avrai ancora fatto e li chiariranno.

Trucco 6: Non aver paura di eliminare.

Se è così importante, qualcuno seguirà con te. Quindi se c'è nemmeno una domanda sul fatto che tu abbia bisogno di mantenere l'e-mail, semplicemente eliminarla.

Il tuo cestino salva in genere le e-mail cancellate per 30 giorni, quindi se hai cancellato qualcosa per sbaglio, puoi sempre recuperarlo. Ma fidati di noi: il 99% delle volte non dovrai.

Trucco 7: modifica il tuo messaggio fuori ufficio.

Le vacanze sono fantastiche, ma il ritorno a un terrificante numero di nuove e-mail può essere realmente deprimente, e può richiedere per sempre per scavare fuori. Peggio ancora peggiore che trascina il tuo equilibrio della vita lavorativa, immaginandoCome accedere alla mia email di lavoro da casa. Sostituisci il messaggio della caldaia fuori servizio con questo: "Sono fuori dall'ufficio dall'11 / 10-11 / 18 e non vedrà il tuo messaggio. Si prega di inviare nuovamente la tua email dopo 11/18." Quindi filtra tutti i messaggi in arrivo direttamente al cestino mentre sei andato via. Se è importante e la scadenza non è passata, ti torneranno a te - e tornerai a casa in una casella di posta pulita.

Trucco 8: Metti tutti i tuoi articoli di azione inUDN Task Manager .

Sposta il tuo DOS dalla tua casella di posta e nella tua area di lavoro con il resto dei tuoi compiti.UDN Task Manager 'S Add-in di prospettiva / Apple Mail e Gmail Gadget.Trasforma rapidamente le e-mail in attività, in modo da poter ripulire la tua casella di posta e effettivamente arrivare a lavorare su to-dos invece di lasciarli languire nella casella di posta in arrivo Purgatory. Beneficerai di una migliore organizzazione e e-mail gestibile.

Trucco 9: spostare le conversazioni dalla tua casella di posta.

Mantieni la tua casella di posta ordinata limitando la quantità di e-mail che generi. Impedire una catena di risposte e-mail passando lontano dal laptop e tenendo conversazioni faccia a faccia, raccogliendo il telefono o invio di un messaggio istantaneo.

Trucco 10: gioca ilEmail Game. .

I suggerimenti sopra ti aiuteranno a rimanere in Posta in arrivo Zero, ma come si cancella l'attuale montagna delle e-mail non letti per arrivarci in primo luogo? Pulire la tua casella di posta in arrivo non deve essere un lavoratore - renderlo divertente! Il gioco e-mail ti dà una serie di tempo per agire su ogni email: risposta, avanti, etichetta, archivio, eliminare o saltare per guardare più tardi. Raccogli punti per aver battuto il timer, che è impostato in base alla lunghezza di ogni email. Dopo aver alimentato un lotto di messaggi, otterrai unrapporto sullo statoMostra quanto tempo hai salvato e il tuo rango sulla classifica. Cerca di non essere dipendente per battere il tuo punteggio elevato!

"Posta in arrivo zero" significa zero tempo sprecata nella tua casella di posta.

Sapevi che la vera definizione della posta in arrivo zero, come originariamente coniata daMerlin Mann., in realtà non ha nulla a che fare con il tuo numero di e-mail non lette? È la quantità della tua attenzione che è preoccupata per e-mail, la misura in cui la tua casella di posta è pesa sulla tua mente. Sì, avereZero e-mail nella tua casella di postaè un modo per farlo, ma non è l'unico modo. Quindi non scendere da solo se non colpisci questo benchmark di produttività ogni giorno - o affatto.Il vero conseguimento è nel capire un sistema che funziona per te, quindi l'e-mail non governa la tua vita. Dai un tentativo di provare, e assicurati di farci sapere come va!

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