E-posthantering: 10 smarta tricks för att slå in inkorg noll

För de av oss stirrar ner hundratals olästa e-postmeddelanden varje morgon, kan begreppet inkorgs noll börja låta som en mytisk prestation - som att hitta den heliga graalen eller snubbla över begravd skatt. Vi tittar på våra kollegor som regelbundet uppnår det med en blandning av avund och misstanke: det måste finnas någon form av trollkarl, eller hur?

Ge dessa 10 tips och tekniker ett försök att inte bara uppnå inkorg noll, men faktiskt stanna där. Ingen magi krävs.

Trick 1: Använd Tony Hsiehs Yesterbox-teknik.

Den grundläggande idén är detta: Idag läser du bara och svarar på gårdagens e-postmeddelanden. Den stora majoriteten av e-postmeddelanden kräver inte ett omedelbart, samma dags svar, så du kan låta dagens nya meddelanden komma in utan att vara distraherad eller orolig av alla. Och imorgon när du står upp, vet du redan exakt hur många meddelanden du måste komma igenom och kan noggrant planera din dag.

ZapposVD Hsieh säger att han faktiskt är mer mottaglig med detta tillvägagångssätt: Alla får ett svar dagen efter, istället för en vecka, månad eller ... aldrig. Självklart kan legitimt brådskande e-postmeddelanden behandlas idag - men sanna email-nödsituationer är en ganska sällsynt förekomst.

HSIEHs pro tips: Om du använder Outlook, kollapsar du bara din "Idag" avsnitt för att vara fokuserad på gårdagens budskap. Läs mer information här:http://yesterbox.com/

Vill du ha ett verktyg för att förbättra din produktivitet? Börja dinfriUDN Task Managerrättegångi dag!

Trick 2: Applicera 2-minuters regeln.

Ta en cue frånDavid Allens GTD-metod: Om det tar dig mindre än två minuter att svara, gör det nu. Vänta inte!

Trick 3: Planera ett möte med din inkorg.

Lägg åt gången varje dag för att gå igenom din e-post, oavsett om det är en timmes långa chunk mittmorgon eller tre 20-minuters incheckningar i början, mitten och slutet av dagen. Sedan titta inte på din e-post någon annan gång. Håll inte det öppet i en flikbrowser, lurar i bakgrunden när du arbetar. Stäng av notifikationer. Du kan till och med vara borta från ditt skrivbord när du väljer, men så länge du är medveten om hur du får tillgång till dina meddelanden, som till exempel,Hur får du tillgång till Outlook Work-e-post från hemmetDu kommer att bli bra. Genom att dedikera schemalagd tid till din inkorg, kommer det inte att vara på baksidan av ditt sinne hela dagen, men du kommer fortfarande att hålla dig ovanpå dina meddelanden.

Önskar du visste den bästa tiden att kontrollera din e-post? Denna artikel säger attBästa tiden att städa ut din inkorg är två timmar efter att du har börjat jobba .

Trick 4: försökUnroll.me .

Den här appen konsoliderar alla dina e-postabonnemang och nyhetsbrev till en enda daglig digest. I stället för dussintals dagliga e-postmeddelanden för att sortera igenom, har du en. Det är lätt att avregistrera från listorna EN Masse, och eftersom du snabbt kan skanna alla erbjudanden och uppdateringar i ett meddelande, kommer du igenom ditt "skräp" -meddelande som mycket snabbare. Om du följer en massa bloggar via e-post, överväg att använda en RSS-läsare somMatellerInreaderatt övervaka dem istället för att täppa upp din inkorg.

Trick 5: Omplacera dina e-postmeddelanden.

InstalleraBoomerang för gmailatt schemalägga e-postmeddelanden för att återuppta vid en viss tid. Det är bra för meddelanden som kräver lite forskning före ett svar, och för satsning som liknar-dos tillsammans.

Säg att du har ett jobb som skickar upp och e-postmeddelanden från potentiella kandidater strömmar in. Du sorterar rutinmässigt genom nya återupptagningar på fredagsmorgnar. Så omplacera varje e-post från jobbsökande för att dyka upp i din inkorg Friday Am. De kommer inte att sitta i din inkorg, distrahera dig eller väga på dig, men du får dem fortfarande gjort och rensa dem.

Trick 6: Var inte rädd för att radera.

Om det är så viktigt kommer någon att följa upp med dig. Så om det är till och med en fråga om hur du behöver behålla e-postmeddelandet, ta bort det.

Din papperskorgen kommer vanligtvis att spara borttagna e-postmeddelanden i 30 dagar, så om du raderade något av misstag, kan du alltid hämta den. Men lita på oss: 99% av den tid du inte behöver.

Trick 7: Ändra ditt out-of-office-meddelande.

Semester är stora, men återvänder till ett skrämmande antal nya e-postmeddelanden kan verkligen vara deprimerande, och kan ta för alltid att gräva dig ut ur. Ännu värre är att försumma ditt balans mellan arbete och liv genom att räkna utHur får du tillgång till mitt jobb Email hemifrån. Byt ut byråplåten utan kontor med det här: "Jag är ute av kontoret från 11/10-11 / 18 och kommer inte att se ditt meddelande. Vänligen skicka din e-post efter 11/18." Filtrera sedan alla inkommande meddelanden direkt till papperskorgen medan du är borta. Om det är viktigt och tidsfristen inte har gått, kommer de tillbaka till dig - och du kommer hem till en ren inkorg.

Trick 8: Lägg alla dina handlingsalternativ iUDN Task Manager .

Flytta din till-dos ut ur din inkorg och till din arbetsyta med resten av dina uppgifter.UDN Task Manager S Outlook / Apple Mail tilläggochGmail gadgetSnabbt vända e-post till uppgifter, så du kan städa ut din inkorg och faktiskt få arbeta med-dos istället för att låta dem lunska i inkorgsgräns. Du kommer att dra nytta av bättre organisation och hanterbar email.

Trick 9: Flytta samtal ut ur din inkorg.

Håll din inkorg obegränsad genom att begränsa mängden e-post som du genererar. Förhindra en kedja av e-postsvar genom att gå bort från den bärbara datorn och hålla konversationer ansikte mot ansikte, plocka upp telefonen eller skicka ett direktmeddelande.

Trick 10: SpelaE-postspel .

Ovanstående tips hjälper dig att bo på Inbox Zero, men hur rensar du det nuvarande berget av olästa e-postmeddelanden för att komma dit i första hand? Rengöring av din inkorg behöver inte vara en chore - gör det roligt! E-postspelet ger dig en viss tid att agera på varje e-post: Svara, framåt, etikett, arkiv, radera eller hoppa över för att titta på senare. Samla poäng för att slå timern, som är inställd enligt längden på varje e-post. När du har drivit genom en sats av meddelanden får du enstatus rapportvisar hur mycket tid du sparade och din rang på leaderboardet. Försök bara inte bli beroende av att slå din höga poäng!

"Inkorgen noll" betyder nolltid bortkastad i din inkorg.

Visste du att den verkliga definitionen av inkorgs noll, som ursprungligen myntades avMerlin Mann, har faktiskt inget att göra med ditt antal olästa e-postmeddelanden? Det är den mängd uppmärksamhet som är upptagen av e-post, i vilken utsträckning din inkorg väger i ditt sinne. Ja, haNoll e-post i din inkorgDet är ett sätt att göra det, men det är inte det enda sättet. Så gå inte ner på dig själv om du inte slår denna produktivitetsvärde varje dag - eller alls.Den verkliga prestationen är att räkna ut ett system som fungerar för dig, så e-post styr inte ditt liv. Ge dessa knep ett försök, och var noga med att meddela hur det går!

UDN Task ManagerKan hjälpa dig att organisera och hantera alla dina till-dos och påminnelser. Starta en gratis prov Idag och gör din inkorg en mer produktiv plats.