המדריך שלך תרשימים RACI, עם דוגמאות

האם אתה יכול לזהות בדיוק מי עושה מה שבו על כל משימה, אבן דרך, ותספק בפרויקט שלך? אם לא, ייתכן שתצטרך תרשים RACI.

RACI הוא ראשי תיבות כדי לעזור לצוותים להבהיר תפקידי הפרויקט ולדמות מי הצד האחראי הוא למשימה נתונה. אם מעולם לא שמעת על Raci לפני או שאתה שוקל ליצור תרשים Rci עבור הפרויקט הבא שלך, הנה כל מה שאתה צריך לדעת על איך ליצור ולהשתמש תרשימים אלה.

מהו תרשים ראיי?

תרשים Rci (המכונה לפעמים מטריצת מטלה אחריות) היא דרך לזהות את תפקידי הפרויקט שלך ואת האחריות לכל משימה, אבן דרך, אופרויקט ניתוח. על ידי ביצוע ראשי תיבות RACI, אתה יכול להבהיר אחריות ולהפחית את הבלבול. RACI מייצג:

אחראי.אדם זה הוא ישירות אחראי על העבודה. צריך רק אי פעם להיות תפקיד אחראי אחד למשימה, כך שאתה יודע מי ללכת עם שאלות או עדכונים. אם למשימה יש יותר מאדם אחראי אחד, אתה יכול לאבד בהירות ולגרום לבלבול. במקום זאת, לכוון להוסיף משתפי פעולה נוספים כמו כמה תפקידי RABI אחרים, אשר יכול להיות יותר מאדם אחד.

אַחֲרַאִי.האדם האחראי הוא אחראי על השלמת המשימה הכוללת, אם כי הם לא יכולים להיות האדם באמת עושה את העבודה. ישנן שתי דרכים להקצות תפקיד אחריות. לפעמים, האחראי הוא מנהל הפרויקט (או אפילו האחראי, אם כי במקרה זה האדם לוקח על שני תפקידים שונים במהלך זרימת העבודה). במקרים אלה, האחראי אחראי לוודא שכל העבודה נעשית. במקרים אחרים, האחראי הוא מנהיג בכיר או מנהל אחראי לאישור העבודה לפני שהוא נחשב להשלים. כמו התפקיד האחראי, יש רק אי פעם להיות אחד אחראי.

התייעצו.זה יהיה האדם או אנשים שצריכים לסקור ולחתום על העבודה לפני שהוא נמסר. ייתכן שיש תפקידים ייעוץ מרובים עבור כל משימה,אבן דרך בפרויקט, או לספק.

מעודכן.זהו אדם או קבוצה של אנשים אשר הודיעו על ההתקדמות ואת השלמת העבודה. הם כנראה אינם מעורבים בכל היבט אחר של תוצרים.

מתי עלי ליצור תרשים RACI?

תרשימים RACI הם דרך מועילה לעקוב אחר כל תפקיד של בעל עניין למשימה, ציון דרך, או לספק - במיוחד אם אתה מנהל פרויקט מורכב עם מקבלי החלטות רבים ומומחים נושא. עם תרשים RACI, אתה יכול למנוע החלטות גרועה ולמנוע מחסומים בתהליך האישורים שיכול להשפיע על ההצלחה הפרויקט הכולל.

תרשימים אלה, בעוד שונהפרט תרשימים, שימושיים במיוחד אם בעלי העניין שלך עשויים לקחת על עצמו תפקידים שונים לאורך הפרויקט. לדוגמה, יכול להיות בעל עניין אשר אחראי על תוצרים אחד אבל הודיע ​​על אחר. עם תרשים RACI, אתה יכול בבירור לתאר את הפרטים האלה ולוודא שכולם יודעים מי אחראי על מה.

RACI תרשים דוגמה.

כדי לבנות תרשים RACI, רשימת כל משימה, ציון דרך או תוצרים עבור הפרויקט שלך. לאחר מכן, זיהוי מי אחראי, אחראי, התייעץ, חברי צוות מודעים עבור כל אחד מהם.

נניח שאתה מעדכן את דף הבית באתר שלך.בעלי ענייןלִכלוֹל:

קופירייטר

מְעַצֵב

ראש האתר

מפתח אינטרנט

אתה רוצה ליצור תרשים Rci עבור חמישה משימות ותוצרים:

עדכון דף הבית CTAs.

עדכון סיפור הלקוח על דף הבית

Revamp עיצוב אתר

שפר את מהירות הטעינה של דף הבית

עדכון עיצוב הבית

הנה מה שהתרשים RACI ייראה כמו:

עדכון דף הבית CTAs.

אחראי: CopyWriter.

אחראית: מפתח אינטרנט

התייעץ: ראש האתר

הודיע: מעצב

עדכון סיפור הלקוח על דף הבית

אחראי: CopyWriter.

אחראית: מפתח אינטרנט

התייעץ: ראש האתר

הודיע: מעצב

וידאו Revamp על הבית

אחראי: מעצב

מפתח אינטרנט: נשיאה באחריות

התייעצתי: ראש האתר

מדעת: קופירייטר

שפר מהירות טעינת אתר הבית

מפתח אינטרנט: אחראי

מפתח אינטרנט: נשיאה באחריות

התייעצתי: ראש האתר

מדעת: קופירייטר & amp; מְעַצֵב

עיצוב בית Update

אחראי: מעצב

מפתח אינטרנט: נשיאה באחריות

התייעצתי: ראש האתר

מדעת: קופירייטר

היתרונות והחסרונות של תרשימי RACI

בסופו של דבר, השאלה היא: אתה צריך ליצור תרשים RACI? בעוד תרשים RACI הם כולים שימושיים כדי לזהות אחריות פרויקט, הם יכולים לקבל מסורבלים מעט לאורך מחזור החיים של פרויקט. הנה היתרונות והחסרונות של יצירת תרשים RACI לעבודה של צוות שלך:

היתרונות של תרשימי RACI

פרויקט נקהתפקידים ואחריותיכול לעזור מהלך צוות שלך מהר ולצמצם בלבול לגבי מי עובד על מה. עם תרשים RACI, אתה יכול להבטיח שאין לך שני חברי צוות עובדים על אותו הדבר. כתוצאה מכך, יהיה לך קל יותרשיתוף פעולהעם הצוות שלך.

תרשימי RACI הם גם מועילים במיוחד כאשר תהליך קבלת ההחלטות מתחלק בין משימות. ייתכנו תרחישים שבהם מדעת על משימה אחת או אבן דרך היא אחראית ולא התייעץ על אחר-מנת לקבל כי ברורים, כדאי לעקוב אחר עבודה זו בתרשים RACI.

חסרונות תרשים RACI (ואיך להימנע מהן)

מודלי RACI להתמקד הפרטני, במקום לכיד עבודה ברמת הפרויקט. אתה אולי יודע מי התייעצת הוא על משימה-אשר מסוימת היא מועיל, אבל בידיעה לא עוזרת לך להבין איך שוני עניין יוצרי אינטראקציה עם העבודה בפרויקט הרחבה יותר.

בנוסף, אם תנסה לכתוב את כל המשימות ואת כל תפקיד, התרשים RACI שלך יכול לקבל מגושם. גרוע מכך, אם הפרויקט שלך משתנה באופן כלשהו, תרשים RACI שלך היה מייד מתיישן. זה יכול לעשות את זה קשה לך להשיג בהירות בזמן אמת על איפה כל משימה היא עבודה בפרויקט שלך.

תרשימים RACI מוגבלים משום שהם אינם מסוגלים להסתגל לצרכים הפרויקט שלך בזמן אמת. על מנת לבסס ציפיות ברורות ולמנוע בלבול ברמת הפרויקט, אתה צריךכלי ניהול פרויקטים .

קח תרשים RACI שלך לשלב הבא עם ניהול פרויקטים

עם תוכנת ניהול פרויקט, כול משימה יש נמחה-זה אחראי. אתה יכול לראות את העבודה ברמת הפרויקט, ולכן האחראים מדעת אין צורך לאשר את נוכחותם באמצעות פגישות דוא"ל או מעמד. כמו כן, עבור כל האישורים הדרושים לך להתייעץ שלך, אתה יכול לעקוב אחר נוספות ואישורים במקום אחד. יש ככה, צוות RACI כולו שלך מקור מרכזי של אמת עבור כל העבודה שנעשית.

במקום שיש תרשים RACI שלך להפריד מאיפת העבודה קורית, כלי ניהול פרויקט ללכוד את הנושא, הנמחה, ומידע חשוב אחר כמו המשימה בשל תאריך או חשיבות יחסית. יש ככה, צוות הפרויקט כולו שלך ניראות מי עושה מה- ידי מתי-ואתה לא להסתמך על אדם אחד כדי לנהל ולעדכן התרשים RACI שלך. כלי ניהול פרויקט עדכון בזמן אמת, כך שאתה יכול לראות בדיוק היכן אתם נמצאים בתהליך האישור.

עקוב אחר מי עושה מה על ידי מתי

תפקידים ותחומי אחריות צוות נקה לעזור לך פגע התוצרים שלך על הזמן. מעקב אחריות של בעלי העניין שונה ומורכבת בתרשים RACI יכול לעזור לך לעשות את זה, אבל תרשימי RACI הם רק ההתחלה. למידע נוסף עלניהול עבודה, ואיך הצוות שלך יכול להועיל.