Alat baru efisiensi Badan Hyper: Komunikasi Asinkron

.

Jika ada satu hal pemilik agensi yang lelah, inilah:pertemuan.

Orang-orang terus dan terus tentang bagaimana pertemuan sia-sia benar-benar dan bagaimana pemberitahuan pelopor tanpa akhir dalam tidak melakukan apa-apa selain mengangkat tingkat stres. Pertemuan bahkan telah dipanggil "Pembunuh Produktivitas. "

Konsultan manajemen Peter Drucker sejauh mengatakan, "Pertemuan adalah gejala organisasi yang buruk. Semakin sedikit pertemuan, semakin baik. "

Tidak ada cara lain untuk meletakkannya: Sebagian besar pertemuan menghisap waktu yang produktif.

Jangan percaya padaku? Lihat saja beberapa data.

" Laporan Pertemuan Keadaan 2019"Dengan Doodle, alat manajemen waktu online, meneliti data dari 19 juta pertemuan dan wawancara yang ditugaskan (dengan lebih dari 6.500 profesional) dari seluruh AS, Inggris, Jerman, dan Swiss. Laporan tersebut menemukan bahwa para profesional menghabiskan lebih dari dua jam (per minggu!) Dalam pertemuan sia-sia.

Laporan yang sama juga menemukan bahwa lebih dari sepertiga profesional percaya pertemuan yang tidak perlu menjadi biaya terbesar bagi organisasi mereka.

Laporan ini juga mengungkapkan bahwa perusahaan-perusahaan biaya bisnis yang tidak produktif adalah perusahaan yang kehilangan $ 541 miliar USD dalam kehilangan produktivitas dan waktu karyawan.

Dan jangan lupa tentang gerakan WFH, mempercepat kesopanan pandemi. Sementara perubahan keadaan seharusnya menjadi alasan cukup bagi perusahaan untuk menganalisis tren dan menemukan cara-cara baru untuk bekerja, mereka hanya menerjemahkan proses yang sama (dan masalah) ke ruang digital.

👉. Pro tip. : Berikut adalah 25+ alat kerja jarak jauh untuk membuat WFH mudah

Menurut A.kertas KerjaOleh HBS dan NYU Stern School of Business, yang memandang Metadata dari tiga juta pengguna dari seluruh Amerika Utara, Eropa, dan Timur Tengah, rata-rata rangkaian pertemuan turun sebesar 20 persen karena pandemi. Namun, jumlah pertemuan meningkat 13 persen. Buang ke dalam campuran "Zoom kelelahan."Dan anak laki-laki, adalah kesehatan mentalmu untuk naik.

Bukankah, karena kurangnya kata yang lebih baik, aneh, bahwa Charade of Rapat Kantor Kantor sial telah terjebak bahkan pada tahun 2021? Orang-orang telah terobsesi dengan meningkatkan produktivitas selama bertahun-tahun sekarang; Milenium tampaknya menyimpan jijik yang jauh lebih besar untuk pretensi daripada gen X lakukan. Pekerjaan semakin menjadi lebih jauh namun ... pertemuan terus menang, tetap merupakan bagian dari pekerjaan "integral".

Jadi mengapa pertemuanjaditidak produktif ketika datang untuk menumbuhkan agensi Anda dan mengelola tim jarak jauh? Sementara pertanyaan ini mungkin menuntut jawaban yang lebih panjang, singkatnya, kita dapat menyalahkan faktor-faktor berikut:

Apakah itu tidak membuat Anda bertanya-tanya apakah ada cara yang lebih baik, lebih produktif, kurang stres untuk melakukan bisnis dan mengelola alur kerja? Sebuah cara di mana semua orang memaksimalkan hari kerja mereka? Cara di mana para pekerja jarak jauh yang tinggal di zona waktu yang berbeda dapat bersatu untuk berkolaborasi secara efisien dan mencapai tujuan sementara tidak perlu membakar minyak tengah malam?

Sebuah cara di mana kita bisa mencium kelelahan bye-bye zoom untuk selamanya?

Masukkan Komunikasi Asinkron. . 👋.

Saya beralih ke bekerja secara tidak sinkron beberapa tahun yang lalu. Ambil contoh program mentor saya. Saya bekerja sama, membeli, dan berkonsultasi dengan bisnis layanan di sayaProgram Mentor yang DiproduksiItu adalah program bulanan 1: 1 berjalan sepenuhnya secara tidak sinkron. Saya dapat membantu bisnis yang menarik dari seluruh skala dunia menjadi enam angka sebulan berkat bekerja secara tidak sinkron.

Apa yang saya sadari adalah ini: Cara Async bekerja dengan baik untuk sebagian besar lembaga dan struktur perusahaan; Ini meningkatkan produktivitas dan memberi orang waktu untuk bekerja di waktu mereka sendiri. Juga, pikirkan, menyiapkan dan menciptakan respons yang lebih mendalam untuk masalah X, dll.

Jadi apa komunikasi asinkron?

melaluiProduction.Services.

Tidak ada teknis. Jika ada, komunikasi asinkron adalah anugerah bagi lembaga yang bekerja dengan pekerja terpencil di seluruh dunia.

Menurut A.posting blog.oleh HR Platform.Terpencil, yang membantu merekrut bakat dari seluruh dunia, "Pekerjaan Asinkron adalah konsep sederhana: Lakukan sebanyak yang Anda dapat dengan apa yang Anda miliki, dokumentasikan semuanya, transfer kepemilikan proyek kepada orang lain, lalu mulai mengerjakan sesuatu yang lain."

Sederhananya, komunikasi asinkron adalah komunikasi di mana tidak ada persyaratan waktu untuk transmisi. Setiap individu dalam tim berkomunikasi dalam waktu mereka sendiri. Orang-orang berkomunikasi dengan cara yang tidak mengharuskan orang lain hadir.

Jika saya menerima pesan dari seorang kolega, saya tidak perlu segera menanggapinya. Saya juga tidak perlu memberi tahu rekan setim saya untuk menelepon dengan saya (mis. Keduanya, atau semua pihak yang terlibat, tidak perlu hadir).

Saya hanya bisa membalas pesan di waktu saya sendiri. Ini bukan untuk mengatakan komunikasi asinkron tidak melibatkan jadwal dan tenggat waktu yang berada di bawah lingkup manajemen proyek. Itu hanya berarti bahwa setiap orang dalam tim menyadari tenggat waktu dan menghormati mereka. Dalam prosesnya, tim-tim di seluruh dunia telah memperhatikan bahwa tingkat produktivitas didorong ketika waktu yang dihabiskan dalam pertemuan sia-sia turun secara drastis.

Komunikasi sinkron, di sisi lain, adalah komunikasi di mana (atau semua) pihak harus hadir pada saat yang sama. Pertemuan kantor reguler Anda, pertemuan zoom, atau bahkan kolega Anda mengharapkan Anda untuk segera kembali ke mereka, adalah contoh komunikasi sinkron.

Ini dapat meringkas pengalaman yang dimiliki kebanyakan orang dengan organisasi tipikal:

melaluiIndonesia

Beberapa alat yang saat ini Anda gunakan adalah contoh alat yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara asinkron, seperti email,Ada apa(Saya suka catatan suara!),Mesin tenun , Jumpshare., dan bahkanPerbesar(fitur rekaman otomatis). Komunikasi sinkron, di sisi lain, akan berarti menghadiri pertemuan tatap muka (!!), rapat virtual, respons kendur, atau panggilan telepon sederhana.

Komunikasi Async menawarkan berbagai manfaat jika dibandingkan dengan komunikasi sinkron, dari menjadi lebih produktif untuk menghormati waktu rekan satu tim Anda.

5 Cara Membingkai Ulang Percakapan

1. Komunikasi asinkron berarti peningkatan fleksibilitas dalam jam kerja Anda

melaluiProduction.Services.

Ketika Anda berkomunikasi secara asinkron, Anda berkomunikasi dalam waktu Anda sendiri. Ini berarti bahwa jika Anda sibuk (atau hanya mengalami hari yang buruk), Anda tidakmembutuhkanuntuk merespons segera.

Berkomunikasi secara asinkron berarti menghormati "faktor manusia" pekerjaan. Manusia bukan mesin. Kami memiliki hari-hari baik dan hari-hari yang buruk, kami memiliki hari-hari yang produktif dan hari yang kurang produktif. Komunikasi asinkron berarti memahami hal ini dan memberi manusia pada tim sedikit ruang gerak.

Misalnya, saya burung hantu malam dan menghasilkan pekerjaan terbaik saya antara jam 1 pagi dan 5 pagi. Berkat komunikasi asinkron, saya bisa bangkit dan bersinar pada siang hari dan masih menyelesaikan pekerjaan saya mungkin lebih baik dalam kualitas daripada yang saya paksa menghadiri jam 9 pagi itu.

2. Komunikasi asinkron mengarah pada jam kerja yang lebih tidak terganggu dan peningkatan produktivitas

melaluiProduction.Services.

Bayangkan ini: Anda berada dalam kondisi aliran. Matahari bersinar, Anda menyelesaikan pekerjaan Anda, dan pikiran Anda jelas dan fokus. Kemudianledakan. Anda mendapat telepon. Anda perlu menerimanya. Lebih buruk lagi, Anda mendengar suara yang menakutkan dari panggilan skype yang masuk. "Apakah kamu bercanda?" Anda berpikir untuk diri sendiri tepat sebelum Anda memasang senyum, perbaiki kacamata Anda, dan sambut klien Anda atau rekan satu tim. Salah satu dari mereka "Hei, hopping panggilan untuk check-in!" pertemuan. Bicara kecil mengikuti, sedikit bicara kerja, dan kemudian sepuluh menit kemudian Anda kembali berada di kondisi aliran surgawi Anda.

Oh, bagaimana kita berharapBegitulah cara kerjanya!

BerdasarkanrisetDilakukan oleh Mark Gloria dari UC Irvine, sebagian besar pekerjaan terputus, rata-rata, dalam 23 menit dan 15 detik. Itulah waktu pengalihan tugas. Tapi bukan hanya ini. Anda tidak hanya kembali ke apa yang Anda lakukan; Anda harus mengatur ulang dan mengatur ulang pemikiran dalam pikiran Anda dan mungkin menyelesaikan satu atau dua tugas sebelum Anda dapat berada di keadaan yang sama, Anda berada dalam pra-gangguan.

Komunikasi asinkron menyingkirkan kemungkinan ini dan memungkinkan Anda memilih waktu Anda sendiri untuk bekerja. Lebih lanjut, Anda dapat memutuskan sambungan dari dunia jika Anda memilih (mematikan telepon Anda, mungkin?) Saat bekerja dan fokus sepenuhnya pada tugas yang ada.

3. Ini dalam sifat komunikasi asinkron untuk meninggalkan jejak kertas I.E. Ada organisasi data dan fakta yang lebih baik

melaluiProduction.Services.

Komunikasi sinkron biasanya berarti bahwa beberapa dari apa yang telah dibahas dalam rapat mungkin hilang kecuali seseorang secara eksplisit mencatat percakapan. Tentu saja, Anda selalu memiliki alat seperti perekaman video zoom.

Namun, itu berarti melalui seluruh pertemuan untuk menemukan apa yang Anda cari. Dan jika Anda seperti saya dan menonton video pada 2x kecepatan atau melewatkan potongan besar, Anda mungkin kehilangan sesuatu yang penting. Bahkan jika Anda tidak, Anda tahu tugas untuk melalui seluruh video membosankan dan tidak menyenangkan dengan banyak waktu yang terbuang sia-sia.

Di sisi lain, komunikasi asinkron pergi di belakang jejak kertas, bagaimanapun juga, begitulah cara kerjanya! Memiliki jejak kertas sangat membantu dalam kasus proyek yang kompleks.

Ada berbagai manfaat untuk menjaga catatan komunikasi Anda dengan rekan tim Anda. Ini mengurangi kemungkinan kebingungan atau miskomunikasi. Kapan saja Anda bingung, Anda selalu dapat kembali dan melihat percakapannya. Jika Anda percaya sesuatu tidak dijelaskan atau membutuhkan lebih banyak kejelasan, Anda tahu persis apa yang harus saya tanyakan pada tim Anda atau klien Anda.

4. Komunikasi asinkron sangat cocok untuk berkolaborasi dengan bakat dari seluruh dunia

melaluiProduction.Services.

Jika Anda menjalankan agen atau bekerja pada satu, Anda mungkin berkomunikasi dan bekerja banyak dengan orang-orang dari seluruh dunia. Jika ini masalahnya, Komunikasi Async adalah Juruselamat Anda! Komunikasi asinkron berarti kolaborasi yang lebih mudah untuk tim jarak jauh sejak zona waktu bukanlah kendala lagi. Lebih lanjut, dengan Komunikasi Async menjadi salah satu senjata rahasia Anda, Anda akan lebih terbuka untuk bekerja dengan bakat dari seluruh dunia. Ini berarti pemecahan masalah yang lebih baik berkat perspektif multikultural (integral untuk banyak perusahaan di zaman Hiper Global saat ini) bersama dengan menjadi majikan yang menarik bagi bakat yang lebih suka bekerja dari jarak jauh - dari wisatawan yang rajin ke ibu baru.

Jika Anda bertanya kepada kami, pekerjaan jarak jauh dan komunikasi asinkron adalah loop yang baik.

5. Komunikasi asinkron berarti umpan balik yang lebih baik, lebih dipertimbangkan, dan jujur

melaluiProduction.Services.

Komunikasi Async membuat umpan balik yang lebih baik dan komunikasi yang lebih jujur. Inilah sebabnya:

Ketika Anda menggabungkan ketiga faktor, Anda memiliki resep untuk umpan balik yang lebih baik, jujur, dan dianggap.

Cara berkomunikasi secara asinkron

melaluiProduction.Services.

Beberapa kegiatan yang lebih baik dilakukan dengan bantuan komunikasi asinkron meliputi:

Jadi bagaimana perusahaan lain yang menggunakan komunikasi asinkron sebagai bentuk komunikasi utama, berhasil dikelola untuk memanfaatkan kekuatan Async? Berikut adalah beberapa alat yang mungkin membantu.

Alat yang kami rekomendasikan untuk membantu rekan tim Anda berkomunikasi secara asinkron

Beberapa alat ada hari ini yang dapat membantu tim Anda berkolaborasi dan berkomunikasi secara asinkron. Dengan itu dikatakan, revolusi kerja jarak jauh telah menyebabkan banyak alat yang muncul di pasar. Ini membuat industri alat komunikasi ASYNC sangat kompetitif, dengan setiap alat baru menjadi alat optimasi "revolusioner" berikutnya. Jadi kami pikir kami akan membantu Anda dengan menawarkan beberapa alat yang telah bekerja untuk kami.

Email 📧.

Oh, alat tepercaya yang akan terus menang dalam segala hal - bekerja. Inilah sebabnya email sering dianggap sebagai bagian penting dari komunikasi async.

Harus diingat bahwa email sering digunakan oleh tim yang mengandalkan komunikasi sinkron. Jadi apa yang harus Anda ingat saat menggunakan email untuk komunikasi asinkron untuk tim Anda? Tetapkan beberapa aturan dasar seperti:

Alat olahpesan 📲.

Kendurtelah mendapatkan perwakilan yang buruk karena sering menciptakan tekanan yang terus-menerus harus terlibat. Namun, tidak perlu seperti itu. Banyak tim di seluruh dunia yang berkomunikasi secara asinkron percaya kendur untuk sangat diperlukan bagi komunikasi tim mereka. Longgar daun di belakang jejak kertas, dapat dengan mudah diskalakan dan menawarkan banyak kemungkinan integrasi. Namun, itu berfungsi paling baik ketika digunakan secara real-time (ketika semua orang di tim masing-masing sedang online bersama), bisa menjadi berantakan, dan notifikasi dapat mengganggu. Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukanOptimalkan Slack untuk Komunikasi AsyncSeperti mematikan notifikasi dan membuat panduan etiket kendur untuk tim Anda.

Memutaradalah alat populer lain yang digunakan oleh tim jarak jauh hari ini. Twist dibuat dengan tujuan merampingkan percakapan dan mengaturnya sehingga tidak ada yang penting yang hilang sementara juga memastikan anggota tim tidak merasa kewalahan oleh kotak masuk yang meledak (dan / atau campur tangan). Ini juga terdiri dari fitur-fitur yang tampaknya telah dibuat dalam pikiran Async Communication. Misalnya, tidak ada indikator untuk menunjukkan apakah seseorang online atau offline. Anda juga dapat memilih siapa yang ingin Anda beri tahu. Selanjutnya, itu membuatnya sangat mudah untuk dibawa dan berkolaborasi dengan agensi dan kontraktor.

Tim Microsoft atau Slack: mana yang harus Anda pilih?

Komunikasi Video 👨💻.

Loom adalah alat ampuh lain yang sangat kami sarankan untuk tim jarak jauh. Loom membantu Anda membuat video pendek (salah satu dari diri Anda atau layar Anda atau keduanya), unggah pada cloud, dan kemudian berbagi URL dengan rekan satu tim Anda. Rekan satu tim Anda dapat melihat video kapan pun mereka mendapatkan waktu. Ini adalah contoh memanfaatkan kekuatan video saat berkomunikasi secara asinkron. Cukup menarik, tim di belakang Loom jauh dan menggunakan alat tenun untuk melakukan pertemuan asinkron sendiri.

Perbedaan utama antara zoom dan tenun adalah bahwa sementara perusahaan menggunakan zoom untuk melakukan pertemuan sinkron (pengganti hanya untuk pertemuan in-orang), alat tenun digunakan untuk melakukan pertemuan secara asinkron. Zoom dapat digunakan untuk Async juga. Namun, bukan itu yang terutama dikenal.

Zipmessage.adalah alat berbagi video lain yang bekerja dengan keajaiban untuk tim jarak jauh. Diciptakan menjaga komunikasi Async di tengah, ZipMessage terdiri dari fitur yang membuat kolaborasi jarak jauh menjadi mudah. Beberapa fitur ini termasuk berbagi tautan dari video, pesan baligas semua pada satu halaman, template pesan yang dapat digunakan kembali, dan integrasi dengan kendur.

Catatan suara 🗣.

Bukan penggemar panggilan telepon tetapi masih ingin memiliki pikiran Anda mengalir bebas saat berkomunikasi? Singkat tepat waktu dan tidak bisa membuat email yang sempurna? Ingin melakukan sesuatu yang merupakan komitmen yang lebih rendah dan membutuhkan lebih sedikit waktu daripada membuat video? Catatan suara untuk penyelamatan. Alat seperti WhatsApp danYAC.Biarkan tim jarak jauh mengirim catatan suara bahwa anggota tim Anda dapat menanggapi kapan saja. Yang hebat tentang YAC adalah dibutuhkan konsep catatan suara yang populer dan membuatnya ramah bisnis. YAC memungkinkan Anda merekam layar Anda, terintegrasi dengan kendur, dan setiap catatan suara dilengkapi dengan transkripsi jika Anda ingin membacanya.

Alat Manajemen Proyek 💻 ✅

Ketika Anda mengelola tim yang berkomunikasi terutama secara asinkron,BagusManajemen proyek menjadi integral dengan keberhasilan proyek. Memastikan tim jarak jauh bekerja dengan cara yang efisien (dan tepat waktu) untuk mencapai tujuan proyek mereka membutuhkan alat manajemen proyek yang sama.Memasuki UDN Task Manager. . 👋 🎉.

UDN Task Manager.mengambil semua informasi penting dan menempatkan semuanya di satu tempat. Anda dapat menetapkan tugas kepada anggota tim, berkolaborasi dengan anggota, dan mengelola seluruh proyekUDN Task Manager.. Muncul dengan kemampuan untuk membuat daftar tugas, mengelola jadwal tim Anda, dan merampingkan alur kerja.

Panduan Utama untuk Roadmaps di Manajemen Proyek pada tahun 2021

Berbagi dokumentasi dan dokumen 📂

Tidak terlihat lagi dari yang dipercayagoogle Driveketika datang untuk membuat dan berbagi dokumen. Hal yang hebat tentang produk Google (dokumen, seprai, slide, dll.) Apakah mereka terintegrasi dengan mulus dengan sebagian besar saas lainnya yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan jarak jauh. Mereka juga dibuat untuk menjaga kolaborasi di tengah. Orang mungkin pergi sejauh mengatakan bahwa mereka sangat diperlukan ketika bekerja di tim-tim jarak jauh dan berkomunikasi secara asinkron.

Hal yang harus berhati-hati ketika berkomunikasi secara asinkron

melaluiProduction.Services.

Sejauh ini kita belajar tentang keunggulan komunikasi asinkron yang luar biasa. Memanfaatkan komunikasi asinkron, kita sekarang tahu, berarti tim yang lebih produktif, dan mungkin bahkan lebih bahagia. Komunikasi asinkron datang ke penyelamatan di mana komunikasi sinkron gagal.

Dengan itu, seperti halnya dengan hampir semuanya, sangat penting kita juga belajar tentang kelemahan komunikasi asinkron. Meskipun tidak ada banyak hal, penting untuk memperhatikan orang-orang yang memang ada.

1. Komunikasi asinkron mungkin bukan bentuk komunikasi terbaik ketika tujuannya adalah membangun hubungan

Manusia adalah hewan sosial. Kami suka merasa terhubung. Di dunia bisnis, terutama, menciptakan dan memelihara hubungan sangat penting. Komunikasi asinkron sangat terobsesi dengan menjadi produktif dan menjaga semuanya ramping sehingga kami mungkin gagal untuk terhubung satu sama lain pada tingkat manusia. Pandemi, terutama, telah mengajarkan kita betapa pentingnya hubungan manusia.

2. Komunikasi asinkron tidak bagus untuk tugas yang mendesak atau langsung

Ketika Anda membutuhkan sesuatu segera dilakukan, harapan terbaik Anda mungkin memang "naik panggilan cepat." Inilah sebabnya mengapa banyak manajer proyek, bahkan ketika mereka penggemar Komunikasi Async, merekomendasikan mencari tahu tugas mana yang dapat dilakukan secara asinkron dan mana yang mungkin lebih cocok untuk komunikasi sinkron. Mungkin juga bermanfaat untuk membuat daftar alasan ketika akan lebih baik untuk berkomunikasi secara sinkron. Kemudian lagi, ini mungkin tidak berfungsi jika sebuah tim dibuat sebagian besar pekerja kontrak.

3. Mungkin juga menggambar percakapan

Terkadang, sekali lagi, mungkin dalam kepentingan terbaik semua orang untuk mengangkat telepon dan menelepon. Atau untuk melakukan panggilan zoom, bagikan layar, dan jelaskan tugasnya. Komunikasi Async tidak memungkinkan untuk kemungkinan ini.

Semuanya bermuara pada komunikasi yang baik. Jika ada sesuatu yang tidak perlu ditarik, taruhan terbaik anggota tim mungkin untuk menjatuhkan pesan dan meminta pertemuan cepat. Kami juga merekomendasikan membuat agenda pertemuan jernih dan menyatakannya sebelumnya. Bagaimanapun, seluruh titik komunikasi Async adalah untuk menghormati waktu orang lain dan memastikan bahwa tingkat produktivitas tetap tinggi.

Anda sudah siap sekarang!

Komunikasi Asinkron adalah bukti fakta bahwa karyawan dan anggota tim adalah orang dewasa yang tidak perlu secara konstan dipantau atau dikelola. Mereka dapat diharapkan untuk melakukan pekerjaan mereka di waktu mereka sendiri dan melakukannya dengan baik. Bagaimanapun, orang-orang di seluruh dunia saat ini secara proaktif dalam upaya untuk menjadi pekerja yang lebih penuh perhatian dan produktif. Ini, bersama dengan fakta bahwa pekerjaan jarak jauh itumeningkat(Tren yang tidak akan berhenti dalam waktu dekat), berarti bahwa Async adalah bentuk komunikasi masa depan.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara memanfaatkan kekuatan Komunikasi Async, bersama dengan cara-cara lain yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan bisnis layanan Anda, saya sarankan Anda check outPlaybook ini pada 12sangatstrategi yang dapat ditindaklanjuti.Saya menulis (setelah penelitian intensif, jika saya dapat menambahkan) beberapa bulan yang lalu. Ini gratis dan akan terbukti sangat berharga untuk bisnis Anda.

Jadi ... tunggu apa lagi? Memanfaatkannya, menghemat waktu, dan menyelam ke perairan yang jernih dari pekerjaan produktif. 🙌.