Nový nástroj účinnosti hyper agentury: asynchronní komunikace

.

Pokud existuje jedna věc, kterou jsou vlastníci Agentury unaveni, je to:schůzky.

Lidé pokračují dál a na to, jak nesmyslné setkání jsou skutečně a jak ty nekonečné upozornění na upozornění podporují při nic jiného než zvyšování úrovně stresu. Setkání byla dokonce nazývána "Killers produktivity. "

Management Consultant Peter Drucker jde tak daleko, jak říct, "schůzky jsou příznakem špatné organizace. Čím méně setkání, tím lépe. "

Neexistuje žádný jiný způsob, jak to dát: většina setkání sát produktivní čas.

Nevěř mi? Podívejte se na některé z dat.

" Stav zprávy schůzek 2019"Doodle, online nástroj pro řízení času, zkoumal údaje z 19 milionů schůzek a pověřených rozhovorů (s více než 6 500 profesionálů) z celého USA, Velké Británie, Německa a Švýcarska. Zpráva zjistila, že profesionálové utratí během dvou hodin (týdně!) V nesmyslných setkáních.

Stejná zpráva také zjistila, že více než třetina odborníků se domnívají zbytečná schůzka, která mají největší náklady na jejich organizaci.

Zpráva také odhaluje, že neproduktivní obchodní schůzky stojí společnosti Whoping $ 541 miliard USD ve ztracené produktivitě a čas zaměstnance.

A nezapomeňme na hnutí WFH, zrychlil zdvořilost pandemie. Při měnících se okolnosti by měly být důvodem pro společnosti, aby analyzovaly trendy a našli nové způsoby práce, právě přeložili stejné procesy (a problémy) do digitálního prostoru.

👉. Profesionální tip : Zde je 25+ vzdálených pracovních nástrojů, aby se WFH a vánek

Podle A.pracovní papírHBS a Nyu je Stern School of Business, která se podívala na metadata ze tří milionů uživatelů z celého Severní Ameriky, Evropy a na Středním východě, průměrná délka setkání klesla o 20 procent kvůli pandemii. Počet schůzek se však zvýšil o 13%. Hodit do mixu "Zoom únava"A chlapec, je vaše duševní zdraví pro jízdu.

Není to pro nedostatek lepšího slova, podivné, že otravná kancelářská šaráda schůzek zasekla i v roce 2021? Lidé byli posedlí o zvýšení produktivity již léta; Millennials se zdá být mnohem větší opovržení předpětí než Gen X. Práce je stále více vzdálenější a přesto ... Setkání i nadále převažují, zbývající "integrální" součástí práce.

Tak proč jsou schůzkytakneproduktivní, pokud jde o pěstování vaší agentury a správu vzdáleného týmu? I když tato otázka může požadovat delší odpověď, dát ji do kostce, můžeme vinit následující faktory:

Není to divit, jestli je lepší, produktivnější, méně stresující způsob, jak vést obchodní a spravovat pracovní postupy? Způsob, kdy všichni vystupují z jejich pracovního dne? Způsob, jakým se vzdálené pracovníci, kteří žijí v různých časových zónách, se mohou spojit s efektivně spolupracovat a dosáhnout cílů, a zároveň nebude muset vypálit půlnoční olej?

Způsob, kde můžeme políbit zoom únavu bye-bye pro dobré?

Zadejte asynchronní komunikaci . 👋.

Před několika lety jsem přešel na pracovní asynchronně. Vezměte si příklad mentorského programu. I co-Invest, koupit a konzultovat Servisní podniky v mémProduktový program mentorůTo je 1: 1 měsíční program běží zcela asynchronně. Díky pracovním asynchronnímám jsem byl schopen pomoci zajímavým podniky z celého světa do šesti čísla měsíčně.

To, co jsem přišel k realizaci, je toto: Async Way pracuje pro většinu agentur a struktur firem; To zvyšuje produktivitu a dává lidem čas pracovat ve svém vlastním čase. Také si myslet, připravte a vytvořte podrobnější reakce na problémy X atd.

Co je tedy asynchronní komunikace?

přesProduktované.Services

Není to nic technického. Je-li cokoliv, asynchronní komunikace, je bohem pro agentury, které pracují se vzdálenými pracovníky po celém světě.

Podle A.Blog Post.personální platformouDálkový, to pomáhá rekrutovat talent z celého světa, "Asynchronní práce je jednoduchý koncept: dělat tolik, kolik můžete s tím, co máte, dokumentovat vše, přenos vlastnictví projektu na další osobu, pak začněte pracovat na něčem jiném."

Chcete-li to jednoduše, asynchronní komunikace je komunikace, ve které není časový požadavek na přenos. Každý jednotlivec v týmu komunikuje ve svém vlastním čase. Lidé komunikují způsobem, který nevyžaduje přítomnost druhé osoby.

Pokud dostávám zprávu od kolegy, nemusím na to okamžitě reagovat. Ani nemusím říct mému spoluhráči, aby se dostal na výzvu se mnou (tj. Oba nebo všechny zúčastněné strany, nemusí být přítomny).

Můžu jen odpovědět na zprávu ve svém vlastním čase. To neznamená, že asynchronní komunikace nezahrnuje časové lhůty a nebo termíny, které přicházejí pod Purview Project Management. Prostě to znamená, že každý člověk v týmu si je vědom termínů po ruce a vyznamenání je. V procesu si týmy po celém světě všimli, že úrovně produktivity jsou posíleny, protože čas strávený v nesmyslných schůzkách drasticky klesne.

Synchronní komunikace, na druhé straně, je komunikace, ve které musí být oba (nebo všechny) strany přítomny současně. Vaše pravidelná úřadu setkání, schůzky zoomu, nebo dokonce vaši kolegové, kteří očekávají, že se k nim okamžitě vrátí, jsou příklady synchronní komunikace.

To může shrnout zkušenosti, které většina lidí bude mít s typickými organizacemi:

přesCvrlikání

Některé z nástrojů, které používáte, jsou příklady nástrojů, které lze použít ke komunikaci asynchronně, jako je e-mail,Whatsapp.(Mám rád hlasové poznámky!),Tkalcovský stav , Jumpshare., a dokonceZvětšení(funkce automatického záznamu). Synchronní komunikace, na druhé straně by znamenalo účast na tváří v tvář setkání (!!), virtuální schůzky, reakci slack nebo jednoduché telefonní hovory.

Async komunikace nabízí různé výhody ve srovnání s synchronní komunikací, od výrobce produktivnější pro respektování času vašeho spoluhráče.

5 způsobů, jak realizovat konverzaci

1. Asynchronní komunikace znamená zvýšenou flexibilitu ve vaší pracovní době

přesProduktované.Services

Když komunikujete asynchronně, komunikujete ve svém vlastním čase. To znamená, že pokud jste zaneprázdněni (nebo jen mít špatný den), nepotřebareagovat okamžitě.

Komunikace asynchronně znamená respektování "lidského faktoru" práce. Lidské bytosti nejsou stroje. Máme dobré dny a špatné dny, máme produktivní dny a méně produktivní dny. Asynchronní komunikace znamená pochopení tohoto a dávat člověkem na týmech trochu wiggle místnosti.

Například jsem noční sova a vyrábíme svou nejlepší práci mezi 1 rokem a 5. hodinou. Díky asynchronní komunikaci můžu vzrůst a svítit v poledne a stále dostanete svou práci, možná lépe v kvalitě, než jsem byl nucen navštěvovat, že 9 hodin.

2. asynchronní komunikace vede k nerušenější pracovní době a zvýšenou produktivitu

přesProduktované.Services

Představte si to: jste ve stavu toku. Slunce svítí, dostanete svou práci, a vaše mysl je jasná a zaměřená. Pakvýložník. Dostanete hovor. Musíte to vzít. Horší, uslyšíte obávaný zvuk Skype volání příchozí. "Děláš si ze mě srandu?" Přemýšlíte o sobě, než se omítka na úsměv, opravte brýle a pozdravte svého klienta nebo spoluhráče. Další z těch "hej, jen skočila na výzvu k zkontrolování!" schůzky. Malý rozhovor následuje, trochu práce mluvit, a pak o deset minut později jste zpátky, abyste byli ve svém nebeském stavu toku.

Jak si přejemeTak to fungovalo!

PodlevýzkumProvedené Gloria značkou UC Irvine, nejčastěji přerušená práce pokračuje v průměru za 23 minut a 15 sekund. To je časové náklady na přepínání úkolů. Ne jen to. Nemusíte se jen vrátit přesně to, co jste dělali; Musíte změnit a reorganizovat myšlenky ve vaší mysli a možná dokončit úkol nebo dva, než budete moci být ve stejném stavu, byli jste v předběžném přerušení.

Asynchronní komunikace se zbaví této možnosti a umožňuje si vybrat si svůj vlastní čas do práce. Dále se můžete odpojit od světa, pokud si tak zvolíte (možná vypnutí telefonu, možná?) Při práci a zaměřením zcela na úkolu po ruce.

3. Je to v povaze asynchronní komunikace opustit za papírovou stezku tj. Je lepší organizace dat a faktů

přesProduktované.Services

Synchronní komunikace obvykle znamená, že některé z toho, co bylo projednáno na schůzkách, by mohlo být ztraceno, pokud někdo není výslovně zapisován poznámky o rozhovoru. Samozřejmě máte vždy nástroje, jako je záznam videa zoomu.

To však znamená projít celou schůzkou, aby našel to, co hledáte. A pokud jste něco jako já a sledujte videa na 2x rychlost nebo přeskočte masivní kousky, možná budete chybět něco důležitého. I když ne, víte, že úkol projít celým videem je únavné a nešťastné s mnoha časem zbytečné.

Na druhé straně asynchronní komunikace listy za papírovou stezkou, to je jen to, jak to funguje! Mít papírovou stezku je zvláště užitečná v případě komplexních projektů.

Existují různé zásluhy, aby vedli záznam o vaší komunikaci se svými spoluhráči. Snižuje šance na jakýkoli zmatek nebo nedorazování. Kdykoliv jste zmatená, můžete se vždy vrátit a podívat se na konverzaci. V případě, že se domníváte, že něco nebylo jasné, nebo vyžaduje větší jasnost, víte přesně, co požádat své spoluhráče nebo klienta.

4. Asynchronní komunikace je ideální pro spolupracování s talentem z celého světa

přesProduktované.Services

Pokud spustíte agenturu nebo pracovat na jednom, pravděpodobně sdělujete a pracovat hodně s lidmi z celého světa. Pokud je tomu tak, asynchronní komunikace je váš Spasitel! Asynchronní komunikace znamená snadnější spolupráci pro vzdálené týmy, protože časové pásmo již není omezení. Dále, s ASync komunikací je jedním z vašich tajných zbraní, budete více otevřenější pracovat s talentem z celého světa. To znamená lepší řešení problémů díky multikulturnímu perspektivě (integrál pro mnoho společností v dnešním hyper globalizovaném věku) spolu se stává atraktivním zaměstnavatelem pro talent, který preferuje pracovní vzdáleně - od Avid cestujících na nové maminky.

Pokud se nás zeptáte, vzdálená práce a asynchronní komunikace je ctnostná smyčka.

5. Asynchronní komunikace znamená lepší, více zváženě a upřímná zpětná vazba

přesProduktované.Services

Async komunikace umožňuje lepší zpětnou vazbu a upřímnější komunikaci. Zde je důvod:

Když spojíte všechny tři faktory, máte recept na lepší, upřímný, a považován za zpětnou vazbu.

Jak komunikovat asynchronně

přesProduktované.Services

Některé aktivity, které jsou lépe prováděny pomocí asynchronní komunikace, zahrnují:

Jak tedy mají jiné společnosti, které používají asynchronní komunikaci jako primární forma komunikace, úspěšně podařilo využít sílu Async? Zde jsou některé nástroje, které by mohly pomoci.

Nástroje Doporučujeme pomoci svým spoluhráčům komunikovat asynchronně

Dnes existuje více nástrojů, které mohou pomoci vašemu týmu spolupracovat a komunikovat asynchronně. S tímto řečeno, vzdálená pracovní revoluce vedla k mnoha nástrojům oříznutí na trhu. Díky tomu je ASync Communication Tools Průmysl vysoce konkurenceschopný, s každým novým nástrojem je další "revoluční" optimalizační nástroj. Takže jsme si mysleli, že vám pomůžeme nabídnout některé nástroje, které pro nás pracovali.

E-mail 📧

Oh, důvěryhodný nástroj, který bude i nadále převažovat ve všech věcech. Zde je důvod, proč jsou e-maily často považovány za nezbytnou součást komunikace Async.

Mělo by být třeba mít na paměti, že e-maily jsou často používány týmy, které se spoléhají na synchronní komunikaci. Co byste měli mít na paměti, když používáte e-maily pro asynchronní komunikaci pro vaše týmy? Nastavte některá pravidla půdy jako:

Zprávy nástroje 📲.

Slack.dostává špatnou rep, protože často vytváří stres neustále se zapojit. To však nemusí být takto. Mnoho týmů po celém světě, které komunikují asynchronně věří, že je to nepostradatelné pro jejich týmovou komunikaci. Slack listy za papírovou stezkou, lze snadno měnit a nabídnout mnoho možností integrace. To dělá však nejlépe, když se používá v reálném čase (když všichni v příslušném týmu jsou spolu online), může být přeplněna a oznámení mohou být rušivé. Existuje několik věcí, které můžete udělatOptimalizace Slack pro asynchronní komunikaciJako vypnutí oznámení a vytváření vodítka Slack Etikety pro váš tým.

Kroutitje další populární nástroj, který dnes používá vzdálené týmy. Twist byl vytvořen s cílem zefektivnit konverzace a organizovat je tak, aby se nic důležitého neztratilo, zatímco také ujistit, že členové týmu se necítí ohromeni explodujícím (a / nebo jambled) Doručená pošta. Skládá se také z funkcí, které se zdají být vytvořeny v souladu s komunikací Async. Například neexistuje žádný ukazatel ukázat, zda je někdo online nebo offline. Můžete si také vybrat, kdo chcete informovat. Dále je velmi snadné přivést na palubu a spolupracovat s agenturami a dodavateli.

Microsoft týmy nebo Slack: Který z nich byste měli vybrat?

Video komunikace 👨💻.

Loom je dalším výkonným nástrojem, který důrazně doporučujeme pro vzdálené týmy. Loom vám pomůže vytvořit krátká videa (jeden z sebe nebo obrazovky nebo oba), nahrát je na cloud a pak sdílet adresu URL se svými spoluhráči. Vaši spoluhráči se mohou podívat na video, kdykoliv dostanou čas. Toto je příklad využití výkonu videa při komunikaci asynchronně. Zajímavé je, že tým za Loom je vzdálený a používá tkalcovský stav, aby vedl samotné asynchronní setkání.

Hlavní rozdíl mezi zvětšením a tkalcovským stavem je, že zatímco společnosti používají přiblížit přiblížení synchronní setkání (pouhá náhrada za zasedání osob), tkalcovský stav se používá k provádění schůzek asynchronně. ZOOM lze použít i pro Async. To však není to, co je primárně známo.

Zipmessage.Je jiný nástroj pro sdílení videa, který funguje zázraky pro vzdálené týmy. Vytvořeno udržování asynchronní komunikace ve středu, zipmessage se skládá z funkcí, které provádějí vzdálené spolupráce vánek. Některé z těchto funkcí zahrnují sdílení odkazů na sdílení videí, back-and-Forth zpráv všechny na jedné stránce, opakovaně použitelné zprávy šablony a integrace s uvolněním.

Hlasové poznámky 🗣.

Není fanouškem telefonních hovorů, ale stále chcete mít vaše myšlenky volně tokem při komunikaci? Krátký čas a nemůžete řemeslovat perfektní e-mail? Chcete udělat něco, co je nižší závazek a vyžaduje méně času než video? Hlasové poznámky k záchraně. Nástroje, jako je WhatsApp aYac.Povolit vzdálené týmy odesílat hlasové poznámky, že členové týmu mohou kdykoliv reagovat. Co je skvělé o Yac je, že trvá populární koncept hlasových poznámek a činí IT obchod-přátelský. YAC vám umožní nahrávat obrazovku, integruje se s uvolněním a každá hlasová poznámka je dodávána s přepisem v případě, že byste ji chtěli přečíst.

Nástroje pro správu projektů 💻 ✅

Když řídíte tým, který komunikuje primárně asynchronně,skvělýProjektový management se stává nedílnou součástí úspěchu projektu. Ujistěte se, že vzdálené týmy fungují efektivním (a včasným) způsobem, aby se dosáhlo svých cílů projektu, vyžaduje stejně velký nástroj pro řízení projektů.Enter. Správce úloh UDN . 👋 🎉

Správce úloh UDNVezme všechny důležité informace a položí to všechno na jednom místě. Můžete přiřadit úkoly členům týmu, spolupracovat se členy a spravovat celé projektySprávce úloh UDN. Dodává se s možností vytvářet seznamy úkolů, spravovat plán vašeho týmu a zefektivnit pracovní postupy.

Konečný průvodce po silnicích v řízení projektů v roce 2021

Dokumentace a sdílení dokumentů 📂

Nehledejte nic jiného než důvěryhodnýDisk Googlepokud jde o vytváření a sdílení dokumentů. Skvělá věc týkající se produktů Google (docs, listy, skluzavky atd.) Je to, že se bezproblémově integrují s většinou ostatním SaaS používanými vzdálenými společnostmi. Jsou také vytvořeny, aby udržel spolupráci ve středu. Jeden by mohl jít tak daleko, že říkají, že jsou nepostradatelní, pokud jde o práci ve vzdálených týmech a komunikující asynchronně.

Věci, které mají být pečlivé při komunikaci asynchronně

přesProduktované.Services

Dosud jsme se dozvěděli o drtivé výhody asynchronní komunikace. Využití asynchronní komunikace, nyní víme, znamená produktivnější a možná i šťastnější tým. Asynchronní komunikace přichází na záchranu, kde selže synchronní komunikace.

S tím říká, jak je tomu v případě do značné míry vše, je nezbytné, abychom se také dozvěděli o nevýhodách asynchronní komunikace. I když neexistuje spousta, je důležité, abyste si mysleli, ty, které existují.

1. asynchronní komunikace nemusí být nejlepší formou komunikace, když je cílem je budování vztahů

Lidské bytosti jsou sociální zvířata. Chceme se cítit spojeni. Ve světě podnikání je rozhodující zejména vytváření a péče o vztahy. Asynchronní komunikace je tak posedlá být produktivní a udržování všeho zefektivnění, že bychom se mohli navzájem spojit na lidské úrovni. Zvláště pandemie nás naučila, jak důležité je lidské spojení.

2. Asynchronní komunikace není pro urgentní nebo okamžité úkoly skvělé

Když potřebujete něco udělat okamžitě, vaše nejlepší naděje by mohla být skutečně "hop na rychlé volání." Proto mnoho projektových manažerů, i když jsou fanoušci Async komunikace, doporučujeme zjistit, které úkoly mohou být provedeny asynchronně a které by mohly být vhodnější pro synchronní komunikaci. Mohlo by to být také užitečné vytvořit seznam důvodů, kdy by bylo lepší sdělit synchronně. Pak to znovu nemusí fungovat, pokud je tým složen zásilně ze smluvních pracovníků.

3. Může také vyvodit konverzaci

Někdy, znovu, to by mohlo být v každém nejlepším zájmu vyzvednout telefon a dostat se na volání. Nebo jinak udělat volání zoomu, sdílet obrazovku a vysvětlit úkol. Komunikace Async neumožňuje tuto možnost.

Všechno se snižuje do dobré komunikace. Pokud se něco zbytečně vypracovává, nejlepší sázka člena týmu může být zrušen zprávu a požádat o rychlou schůzku. Doporučujeme také učinit agendu schůzky Crystal Clear a to předem. Koneckonců, celý bod Async komunikace je respektovat čas druhého a zajistit, aby úroveň produktivity zůstaly vysoké.

Všichni jste teď nastaveni!

Asynchronní komunikace je svědectvím skutečnosti, že zaměstnanci a členové týmu jsou dospělí, kteří nemusí být neustále sledováni nebo řízeni. Očekává se, že budou dělat svou práci ve svém vlastním čase a to dobře. Koneckonců, lidé po celém světě dnes jsou proaktivně aktivně na hledání, aby se stali více vědeckými a produktivních pracovníků. To spolu se skutečností, že vzdálená práce jena vzestupu(Trend, který nebude brzy zastavit kdykoliv), znamená, že Async je komunikační forma budoucnosti.

Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak využít sílu asynchronní komunikace, spolu s dalšími akcovatelnými způsoby škálování vašeho servisního podnikání, doporučuji se podívatTuto playbook na 12velmiakční strategieNapsal jsem (po intenzivním výzkumu, pokud mohu přidat) před několika měsíci. Je to zdarma a bude se ukázat jako velmi cenný pro vaše podnikání.

Tak na co čekáš? Využijte ho, ušetřit čas a ponořte se do krásných jasných vod produktivní práce. 🙌.