Uusi väline Hyper Agency Tehokkuus: Asynkroninen viestintä

.

Jos yksi asia viraston omistajat ovat väsyneitä, se on tämä:Kokoukset.

Ihmiset jatkuvat ja siitä, kuinka turhia kokouksia todella ovat ja miten nämä loputtomat löysät ilmoitukset auttavat tekemään mitään muuta kuin stressitasojen nostamista. Kokouksia on jopa kutsuttu "Tuottavuus Killers. "

Management Consultant Peter Drucker menee niin pitkälle, että "kokoukset ovat huono organisaatio. Vähemmän kokouksia, sitä parempi. "

Ei ole muuta tapaa laittaa se: useimmat kokoukset imevät tuottavaa aikaa.

Älä usko minua? Tutustu vain joitain tietoja.

" Kokousraportti 2019"Doodle, online-aikarahjaustyökalu, tarkasteli tietoja 19 miljoonasta kokouksesta ja tilasi haastattelut (yli 6 500 ammattilaista) koko Yhdysvalloista, Isosta-Britanniasta, Saksasta ja Sveitsistä. Raportti havaitsi, että ammattilaiset viettävät yli kaksi tuntia (viikossa!) Turvattomassa kokouksissa.

Samassa mietinnössä todetaan myös, että yli kolmasosa ammattilaisista uskoo tarpeettomia kokouksia, jotka ovat suurimmat kustannukset organisaatiolleen.

Raportissa paljastuu myös, että tuottamattomat liiketoimintakokoukset kustannusyritykset ylittävät 541 miljardia dollaria USD: n menetetyllä tuottavuudella ja työntekijöille.

Ja älkäämme unohtako WFH-liike, nopeutettu pandemian kohteliaisuus. Vaikka olosuhteita olisi pitänyt olla riittävän syy, jotta yritykset analysoidaan suuntauksia ja löytävät uusia toimintatapoja, he vain käänsivät samat prosessit (ja ongelmat) digitaaliseen tilaan.

👉 PRO Vihje : Tässä on 25+ etätyökaluja, jotta WFH ahtaa

A: n mukaantyöpaperiHBS ja NYU: n Stern School of Business, jossa tarkasteltiin metatiedot kolme miljoonaa käyttäjää eri puolilla Pohjois-Amerikassa, Euroopassa ja Lähi-idässä, keskipituus kokousten on laskenut 20 prosenttia, mikä johtui pandemian. Kokousten määrä on kuitenkin kasvanut 13 prosenttia. Heittää sekoitus "Zoom-väsymys"Ja poika, on mielenterveysäsi ratsastaa.

Eikö olekin parempi sana, outo, että kokousten puute-toimistokarja on jumissa jopa vuoden 2021? Ihmiset ovat olleet pakkomielle lisäämällä tuottavuutta jo vuosia; Millennialit näyttävät satamaan paljon suurempaa halveksua teeskentelyä kuin Gen X teki. Työ on yhä enemmän kaukana ja vielä ... kokoukset edelleen vallitsee, jäljellä "kiinteä" osa työtä.

Joten miksi kokoukset ovatniinEpäsuoraamaton, kun kyseessä on kasvattaa ja hallita syrjäistä tiimiä? Vaikka tämä kysymys saattaa vaatia pidempää vastausta, laittaa se pähkinänkuoressa, voimme syyttää seuraavia tekijöitä:

Eikö se tee miettimään, onko olemassa parempi, tuottavampi, vähemmän stressaava tapa suorittaa liiketoimintaa ja hallita työnkulkuja? Tapa, jossa kaikki tekevät kaikkein irti työpäivästä? Tapa, jolla eri aikavyöhykkeillä elävät etätyöntekijät voivat kokoontua tehokkaasti yhteistyöhön ja saavuttaa tavoitteet, joita ei tarvitse polttaa keskiyööljyä?

Tapa, jossa voimme suudella zoomaus väsymyssyistä hyvää?

Syötä asynkroninen viestintä . 👋

Olen siirtynyt työskentelemään asynkronisesti muutama vuosi sitten. Ota esimerkki mentoriohjelmastani. I Invest, Osta ja kuulen palvelun yrityksiäTuottamaton mentor-ohjelmaSe on 1: 1 kuukausittainen ohjelma runsaasti asynkronisesti. Olen kyennyt auttamaan mielenkiintoisia yrityksiä ympäri maailmaa kuuteen lukuun kuukaudessa, kun työskentelet asynkronisesti.

Mitä olen tullut ymmärtämään, on tämä: Async Way toimii erinomaisesti useimmille virastoille ja yrityksen rakenteille; Se lisää tuottavuutta ja antaa ihmisille aikaa työskennellä omalla ajallaan. Myös ajatella, valmistele ja luo enemmän perusteellisia vastauksia X-ongelmille jne.

Joten mikä on asynkroninen viestintä?

kauttaTuottamat.Services

Se ei ole mitään teknistä. Jos jotain, asynkroninen viestintä on jumaluus, joka työskentelee etätyöntekijöiden kanssa eri puolilla maailmaa.

A: n mukaanblogipostausHR-alustallaEtä, Joka auttaa rekrytoida lahjakkuus eri puolilta maailmaa, ”Asynchronous työ on yksinkertainen käsite: tehdä niin paljon kuin voit, mitä teillä on, asiakirjan kaikki, siirtoa sitoutumista hankkeen seuraavalle henkilölle, sitten alkaa työstää jotain muuta.”

Yksinkertaisesti asynkroninen viestintä on viestintä, jossa lähetystä ei ole aikaa. Jokainen tiimin henkilö kommunikoi omalla ajallaan. Ihmiset kommunikoivat tavalla, joka ei edellytä toista henkilöä läsnä.

Jos saan viestin kollegalle, minun ei tarvitse vastata siihen välittömästi. Minun ei tarvitse kertoa joukkuetoverilleni saamaan puhelun kanssani (eli molemmat tai kaikki osapuolet, ei tarvitse olla läsnä).

Voin vain vastata viestiin omalla ajallani. Tämä ei tarkoita, että asynkroninen viestintä ei koske aikoja ja määräaikoja, jotka tulevat projektinhallintaan. Se tarkoittaa vain, että jokainen joukkueen henkilö on tietoinen määräaikoista käsillä ja kunnioittaa heitä. Prosessissa joukkueet kaikkialla maailmassa ovat huomanneet, että tuottavuustasot kasvatetaan, kun turhia kokouksia käytetään voimakkaasti.

Synkroninen viestintä on toisaalta viestintä, jossa molemmat (tai kaikki) osapuolet on läsnä samanaikaisesti. Säännölliset toimistokokoukset, zoom-kokoukset tai jopa kollegat odottavat sinua palaamaan heihin heti löysällä, ovat esimerkkejä synkronisesta viestinnästä.

Tämä voi tiivistää kokemuksen useimmilla ihmisillä on tyypillisiä organisaatioita:

kauttaViserrys

Jotkin käytännölliset työkalut ovat esimerkkejä työkaluista, joita voidaan käyttää asynkronisesti, kuten sähköpostin,Whatsapp(Rakastan ääni muistiinpanoja!),Kangaspuut , Hyppiläinen, ja jopaZoomaus(Automaattinen tallennusominaisuus). Synkroninen viestintä toisaalta tarkoittaisi osallistumaan kasvotusten kokouksiin (!), Virtuaaliset kokoukset, löysät vastaukset tai yksinkertaiset puhelut.

Async-viestintä tarjoaa erilaisia ​​etuja verrattuna synkroniseen viestintään, koska se on tuottavampaa kunnioittamaan joukkuetoverisi ajan.

5 tapaa korjata keskustelua

1. Asynkroninen viestintä tarkoittaa lisää joustavuutta työaikasi

kauttaTuottamat.Services

Kun kommunikoita asynkronisesti, kommunikoitat omalla ajallasi. Tämä tarkoittaa, että jos olet kiireinen (tai vain huono päivä), ettarvevastata välittömästi.

Kommunikointi asynkronisesti tarkoittaa työn "ihmisen tekijän" kunnioittamista. Ihmiset eivät ole koneet. Meillä on hyvät päiviä ja huonoja päiviä, meillä on tuottava päiviä ja vähemmän tuottavia päiviä. Asynkroninen viestintä tarkoittaa tämän ymmärtämistä ja antaa ihmisille joukkueille hieman ilmavoimaa.

Esimerkiksi olen yökyöpeli ja tuota parhaani työn 1 am ja 5 am. Asynkronisen viestinnän ansiosta voin nousta ja loistaa keskipäivällä ja vielä saada työni ehkä paremmin laadukkaasti kuin olisin pakko osallistua siihen 9.00.

2. Asynkroninen viestintä johtaa häiritsemättömpiä työaikoja ja lisää tuottavuutta

kauttaTuottamat.Services

Kuvittele tämä: Olet virtaustilassa. Aurinko paistaa, saat työsi, ja mielesi on selvä ja keskittynyt. Sittenpuomi. Saat puhelun. Sinun täytyy ottaa se. Pahempaa, kuulet Skype-puhelun saapuvan pelätyn äänen. "Vitsailetko?" Luulet itsellesi juuri ennen kuin kipsi hymyillen, korjaa lasit ja tervehtiä asiakkaasi tai joukkuetoverisi. Toinen yksi niistä "Hei, vain hyppäävät puhelun sisäänkirjautumisen yhteydessä!" Kokoukset. Pieni keskustelu seuraa vähän työtä puhua, ja sitten kymmenen minuuttia myöhemmin olet takaisin olemaan taivaallisen virtaustilassa.

Voi, miten haluammeNäin se toimi!

MukaantutkimusUC-irvingin Gloria Mark, keskimäärin keskimäärin 23 minuutissa ja 15 sekuntia. Se on tehtäväkytkennän aikakustannukset. Ei vain tämä. Et yksinkertaisesti palaa täsmälleen siihen, mitä teit; Sinun täytyy järjestää ja järjestää uudelleen ajatuksia mielessäsi ja ehkä suorittaa tehtävänsä tai kaksi ennen kuin voit olla samassa tilassa, olit ennen keskeytyksestä.

Asynkroninen viestintä pääsee eroon tästä mahdollisuudesta ja voit valita oman aikaasi töihin. Lisäksi voit irrottaa maailmasta, jos niin valita (puhelimen sammuttaminen, ehkä?) Työskentelessäsi ja keskittyä kokonaan käsillä olevaan tehtävään.

3. Se on asynkronisen viestinnän luonteeltaan lähtemään paperitangon takana, ts. Tietojen ja tosiasioiden parempaa järjestämistä

kauttaTuottamat.Services

Synkroninen viestintä tarkoittaa yleensä sitä, että jotkut kokouksissa käsiteltyistä on menetetty, ellei joku nimenomaisesti ottaa keskustelun muistiinpanoja. Tietenkin sinulla on aina työkaluja, kuten zoom-videotallennusta.

Tämä tarkoittaa kuitenkin koko kokouksen läpi löytää mitä etsit. Ja jos olet jotain sellaista ja katsella videoita 2x nopeudella tai ohittaa massiiviset palat, saatat kaipaa jotain tärkeää. Vaikka et, tiedät, että koko video kulkee, on tylsää ja uhkaavaa aikaa hukkaan.

Toisaalta asynkroninen viestintä lähtee paperipolun taakse, kun kaikki on juuri sitä, miten se toimii! Paperipolku on erityisen hyödyllinen monimutkaisten hankkeiden tapauksessa.

On olemassa erilaisia ​​ansioita, jotka pitävät kirjaa viestinnän kanssa joukkuetoverisi kanssa. Se vähentää sekaannusta tai väärinkäytöstä mahdollisuuksia. Aina kun olet hämmentynyt, voit aina palata ja katsoa keskustelua. Jos uskot, että jotain ei tehnyt selkeää tai vaatii selkeyttä, tiedät tarkalleen, mitä kysyä joukkuetoverisi tai asiakkaasi.

4. Asynkroninen viestintä sopii täydellisesti yhteistyössä lahjakkuuteen eri puolilla maailmaa

kauttaTuottamat.Services

Jos käytät virastoa tai työskentelet yhdessä, luultavasti kommunikoida ja työskentelee paljon ihmisten kanssa eri puolilta maailmaa. Jos näin on, Async-viestintä on sinun Vapahtajasi! Asynkroninen viestintä tarkoittaa kaukojoukkueiden helpompaa yhteistyötä, koska aikavyöhyke ei ole enää rajoitettu. Lisäksi Async-viestinnässä on yksi salaisista aseistasi, olisit avoimempi työskennellä lahjakkuudella ympäri maailmaa. Tämä merkitsee parempaa ongelmanratkaisua monikulttuurisen näkökulman ansiosta (integraali monille yrityksille nykypäivän hyper globalisoituneessa iässä) ja tulossa houkutteleva työnantaja lahjakkuudelle, joka mieluummin työskentelee etänä - innokas matkustajista uusille äidille.

Jos kysyt meiltä, ​​etätyö ja asynkroninen viestintä on hyveellinen silmukka.

5. Asynkroninen viestintä tarkoittaa paremmin, harkittavaa ja rehellistä palautetta

kauttaTuottamat.Services

Async-viestintä tekee paremman palautteen ja rehellisemmän viestinnän. Tässä on miksi:

Kun yhdistät kaikki kolme tekijää, sinulla on oma resepti parempaan, rehelliseen ja pidettiin palautetta.

Miten kommunikoida asynkronisesti

kauttaTuottamat.Services

Jotkut aktiviteetit, jotka parhaillaan suoritetaan asynkronisen viestinnän avulla, ovat:

Joten miten muita yrityksiä, jotka käyttävät asynkronisia viestintää ensisijaisena viestinnän muodossa, onnistuneesti onnistuneesti hyödyntämään asyncin voimaa? Seuraavassa on joitain työkaluja, jotka voivat auttaa.

Työkalut Suosittelemme auttamaan joukkuetoverisi kommunikoivat asynkronisesti

Nykyään on olemassa useita työkaluja, jotka voivat auttaa tiimisi yhteistyössä ja kommunikoimaan asynkronisesti. Sanomalla, että etätyövallankumous on johtanut moniin markkinoihin. Tämä tekee Async-viestintätyökalusta erittäin kilpailukykyisesti, ja jokainen uusi työkalu on seuraava "vallankumouksellinen" optimointityökalu. Joten tajumme, että autamme sinua tarjoamalla joitain työkaluja, jotka ovat työskennelleet meille.

Sähköposti 📧

Voi, luotettava työkalu, joka edelleen vallitsee kaikessa asiassa. Tästä syystä sähköposteja pidetään usein välttämättömänä osana Async-viestintää.

On pidettävä mielessä, että sähköpostiviestit käyttävät usein synkronisen viestinnän luotettavuutta. Joten mitä pidät mielessä, kun käytät sähköpostia asynkronista viestintää varten tiimeille? Aseta joitakin pohja-sääntöjä, kuten:

Viestit työkalut 📲

LöysäOn saanut huonoa edustajaa, koska se usein luo stressiä jatkuvasti ottaakseen kiinni. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla niin. Monet joukkueet eri puolilla maailmaa, jotka kommunikoivat asynkronisesti uskovat, että löysät ovat välttämättömiä heidän tiimiviestintään. Paperipolun takana olevat löysät lehdet voidaan helposti skaalata ja tarjoaa paljon integraatiomahdollisuuksia. Se toimii kuitenkin parhaiten, kun sitä käytetään reaaliajassa (kun kaikki kyseisessä tiimissä on verkossa yhdessä), voi olla täynnä, ja ilmoitukset voivat olla häiritseviä. On olemassa muutamia asioita, joita voit tehdäOptimoi ASync-viestinnän löysäkuten ilmoitusten sammuttaminen ja löysän etikettiopas tiimisi.

Kierreon toinen suosittu työkalu, jota syrjäiset joukkueet käyttävät tänään. Twist luotiin tavoitteena keskeyttää keskusteluja ja järjestää niitä niin, että mikään tärkeä eksy menettäen samalla, kun taas tiimin jäsenet eivät tunne räjähtäviä (ja / tai jumbled) postilaatikkoon. Se koostuu myös ominaisuuksista, jotka näyttävät olevan luotu pitämään mielessä Async-viestintä. Esimerkiksi ei ole indikaattoria osoittaa, onko joku on verkossa vai offline-tilassa. Voit myös valita, kuka haluat ilmoittaa. Lisäksi on erittäin helppo tuoda alukselle ja tehdä yhteistyötä virastojen ja urakoitsijoiden kanssa.

Microsoft joukkueet tai Slack: Mikä sinun pitäisi valita?

Videon viestintä 👨💻

Loom on toinen tehokas työkalu Suosittelemme voimakkaasti syrjäisille joukkueille. Kangaspuut auttaa luomaan lyhyitä videoita (joko itsestäsi tai näytön tai molemmat), lähettää ne pilven päällä ja sitten jakaa URL kanssa joukkuetovereiden. Teamikaverit voivat katsoa videota aina, kun he saavat aikaa. Tämä on esimerkki videon voiman hyödyntämisestä, kun kommunikoi asynkronisesti. Mielenkiintoista on tarpeeksi, loomin takana oleva joukkue on kaukana ja käyttää kantaa itselleen asynkronisia kokouksia.

Suurimman eron zoomauksen ja kansojen välillä on se, että kun taas yritykset käyttävät zoomaa tekemään synkronisia kokouksia (pelkkä korvaus henkilöiden kokouksista), kangaspuusta käytetään kokouksia asynkronisesti. Zoomia voidaan käyttää myös Async. Tämä ei kuitenkaan ole se, mitä se on ensisijaisesti tunnettu.

Zipmessageon toinen videoiden jakamistyökalu, joka toimii ihmeitä syrjäisille joukkueille. Luodut Async-viestintä keskellä, ZipMessage koostuu ominaisuuksista, jotka tekevät etäyhteistyöstä tuulta. Jotkin näistä ominaisuuksista sisältävät linkin jakaminen videoita, selkä-ja edestakaisin viestejä kaikki yhdellä sivulla, uudelleenkäytettäviä viestipohjia, ja integrointi heikkona.

Äänet 🗣

Ei puhelujen fani, mutta silti haluat ajatuksesi virrata vapaasti kommunikoinnin aikana? Lyhyt ajoissa ja ei voi käsitellä täydellistä sähköpostia? Haluatko tehdä jotain, joka on alhaisempi sitoutuminen ja vaatii vähemmän aikaa kuin videon tekeminen? Äänen muistiinpanot pelastamiseen. Kuten whatsapp jaYacSalli syrjäiset joukkueet lähettämään ääni toteaa, että tiimisi jäsenet voivat vastata milloin tahansa. Mikä on hienoa YAC: sta, että se vie suosittu ääniteleiden käsite ja tekee siitä liiketoiminnallinen. YAC: n avulla voit tallentaa näytön, integroituu löysällä ja jokaisella äänimerkillä on transkriptio, jos haluat lukea sen.

Projektinhallintatyökalut 💻 ✅

Kun hallitset tiimiä, joka kommunikoi ensisijaisesti asynkronisesti,loistavaProjektinhallinta tulee olennainen osa hankkeen onnistumiselle. Varmista, että etätyöryhmät toimivat tehokkaalla (ja ajankohtaisella) tavoin projektin tavoitteiden saavuttamiseksi edellyttää yhtä suurta projektinhallintatyökalua.Tulla sisään UDN-tehtävähallinta . 👋 🎉

UDN-tehtävähallintaOttaa kaikki tärkeät tiedot ja asettaa sen kaikki yhteen paikkaan. Voit määrittää tehtäviä tiimin jäsenille, yhteistyössä jäsenten kanssa ja hallinnoida koko hankkeitaUDN-tehtävähallinta. Siinä on kyky luoda tehtäväluetteloita, hallita tiimisi aikataulua ja virtaviivaistaa työnkulkuja.

Ultimate opas etenemissuunnitelmiin projektinhallinnassa vuonna 2021

Dokumentaatio ja asiakirjan jakaminen 📂

Älä katso enää kuin luotettavaGoogle asemaasiakirjojen luomisesta ja jakamisesta. Suuri asia Google-tuotteista (dokumentit, lakanat, diat jne.) On se, että ne saumattomasti integroivat useimpiin muiden kauko-autojen käyttämiin saasiin. Heidät luodaan myös pitämään yhteistyössä keskellä. Voisi mennä niin pitkälle, että he sanovat, että he ovat välttämättömiä, kun kyseessä on syrjäisissä tiimissä työskentelyä ja kommunikoida asynkronisesti.

Asiat ovat varovaisia, kun kommunikoida asynkronisesti

kauttaTuottamat.Services

Olemme toistaiseksi oppineet asynkronisen viestinnän ylivoimaisista eduista. Asynkronisen viestinnän hyödyntäminen, nyt tiedämme, merkitsevät tuottavampia ja ehkä jopa onnellisempia tiimiä. Asynkroninen viestintä tulee pelastamiseen, jossa synkroninen viestintä epäonnistuu.

Se sanoi, kuten on melko paljon kaikkea, on välttämätöntä myös opiskella asynkronisen viestinnän haitat. Vaikka paljon ei ole paljon, on tärkeää olla tietoinen niistä, jotka ovat olemassa.

1. Asynkroninen viestintä ei ehkä ole paras viestintämuoto, kun tavoite on suhteiden rakentaminen

Ihmiset ovat sosiaalisia eläimiä. Haluamme tuntea yhteyden. Liiketoiminnan maailmassa erityisesti suhteiden luominen ja vaalittaminen on ratkaisevan tärkeää. Asynkroninen viestintä on niin pakkomielle, kun se on tuottava ja pitää kaikki virtaviivainen, että emme voi muodostaa yhteyttä toisiinsa ihmisen tasolla. Pandemia, varsinkin on opettanut meille, kuinka tärkeä ihmisyhteys on.

2. Asynkroninen viestintä ei ole suuri kiireellisissä tai välitöntä tehtävistä

Kun tarvitset jotain tehtyä välittömästi, paras toivosi saattaa olla "hop nopea puhelu". Siksi monet projektipäälliköt, vaikka he ovat Async-tiedonsiirron faneja, suosittelemme, mitkä tehtävät voidaan suorittaa asynkronisesti ja mitkä voivat sopia paremmin synkroniseen viestintään. Se voi myös olla hyödyllistä luoda luettelo syistä, kun olisi parempi kommunikoida synkronisesti. Sitten taas tämä ei ehkä toimi, jos joukkue koostuu pääasiassa sopimustyöntekijöistä.

3. Se voi myös tehdä keskustelun

Joskus taas, voi olla kaikkien parasta kiinnostusta poimia puhelimen ja saada puheluun. Tai muuten tehdä zoomauspuhelu, jakaa näytön ja selitä tehtävä. Async-viestintä ei salli tätä mahdollisuutta.

Kaikki kiehuu hyvää viestintää. Jos jokin on tarpeettoman irtoaminen, tiimin jäsenen paras panos saattaa olla viesti ja pyytää nopeaa kokousta. Suosittelemme myös tekemästä kokouksen esityslistan kristallin selkeän ja ilmoittamaan sen etukäteen. Loppujen lopuksi koko Async-viestinnän kohta on kunnioittaa muiden aikaa ja varmistaa, että tuottavuustasot pysyvät korkeina.

Olet kaikki asetettu nyt!

Asynkroninen viestintä on testamentti siitä, että työntekijät ja tiimin jäsenet ovat aikuisia, joiden ei tarvitse jatkuvasti seurata tai hallita. Heidän voi odottaa tehdä työtä omalla ajallaan ja tehdä sen hyvin. Loppujen lopuksi ihmiset ympäri maailmaa tänään ovat ennakoivasti pyrkimyksiä tulla enemmän tietoisempia ja tuottavia työntekijöitä. Tämä yhdessä se, että etätyö onnousussa(Trendi, joka ei pysähdy milloin tahansa pian), tarkoittaa, että Async on tulevaisuuden viestintämuoto.

Jos haluat lisätietoja Async-viestinnän hyödyntämisestä sekä muilla toimivat tapoja skaalauttaa palveluliiketoimintasi, suosittelen sinuaTämä toistokirja 12erittäinToimivat strategiatKirjoitin (intensiivisen tutkimuksen jälkeen, jos voin lisätä) muutama kuukausi sitten. Se on ilmainen ja osoittautuu erittäin arvokas yrityksellesi.

Joten, mitä sinä odotat? Hyödynnä sitä, säästä aikaa ja sukeltaa kauniisiin tuotannollisiin töihin. 🙌