Det nya verktyget för hyperbyrå effektivitet: asynkron kommunikation

.

Om det finns en sak byrå är ägare trött på, det är det här:möten.

Människor fortsätter och om hur meningslösa möten verkligen är och hur de oändliga slaktmeddelanden hjälper till att inte göra något annat än att höja stressnivåerna. Möten har till och med kallats "Produktivitetsmördare .

Management Consultant Peter Drucker går så långt som att säga, "möten är ett symptom på dålig organisation. Ju färre möten, desto bättre. "

Det finns inget annat sätt att sätta det: de flesta möten suger produktiv tid.

Tro inte på mig? Ta en titt på några av data.

" Staten för mötesrapport 2019"Av Doodle, ett online-tidshanteringsverktyg, undersökt data från 19 miljoner möten och uppdragna intervjuer (med över 6500 yrkesverksamma) från hela USA, Storbritannien, Tyskland och Schweiz. Rapporten upptäckte att yrkesverksamma spenderar över två timmar (per vecka!) I meningslösa möten.

Samma rapport fann också att över en tredjedel av yrkesverksamma tror onödiga möten för att vara den största kostnaden för sin organisation.

Rapporten avslöjar också att oproduktiva affärsmöten kostar företag en hel del $ 541 miljarder USD i förlorad produktivitet och anställdstid.

Och låt oss inte glömma WFH-rörelsen, accelererade artighet av pandemin. Under förändrade omständigheter borde ha varit tillräcklig för företagen att analysera trender och hitta nya arbetssätt, översatte de bara samma processer (och problem) till det digitala utrymmet.

👉 Proffstips : Här är 25 + fjärr arbetsredskap för att göra WFH en bris

Enligt aarbetspapperGenom HBS och NYU: s businesshögskola, som tittade på metadata från tre miljoner användare från Nordamerika, Europa och Mellanöstern har den genomsnittliga längden på möten sjunkit med 20 procent på grund av pandemin. Antalet möten har emellertid ökat med 13 procent. Kasta in blandningen "Zoom trötthet"Och pojke, är din mentala hälsa i en tur.

Är det inte, för bristen på ett bättre ord, konstigt, att Möten i Pesky Office Charade har fastnat även i år 2021? Människor har varit besatt av ökad produktivitet i år nu; Millennials verkar ha en mycket större förakt för förspänning än GEN X gjorde. Arbetet blir alltmer avlägset och ändå ... Möten fortsätter att råda, återstående en "integrerad" del av arbetet.

Så varför är möten så Oproduktiv när det gäller att odla din byrå och hantera ett avlägset lag? Även om denna fråga kan kräva ett längre svar, att uttrycka det i ett nötskal, kan vi skylla på följande faktorer:

Gör det inte att du undrar om det finns ett bättre, mer produktivt, mindre stressigt sätt att bedriva affärer och hantera arbetsflöden? Ett sätt där alla gör ut det mesta av sin arbetsdag? Ett sätt på vilket avlägsna arbetstagare som bor i olika tidszoner kan komma ihop för att effektivt samarbeta och uppnå mål medan de inte behöver bränna midnattoljan?

Ett sätt där vi kan kyssa zooma trötthet Bye-Bye för gott?

Ange asynkron kommunikation . 👋

Jag bytte till att arbeta asynkront för några år sedan. Ta exemplet på mitt mentorprogram. Jag samarbetar, köper och konsulterar serviceföretag i minProductized Mentor ProgramDet är ett 1: 1 månadsprogram Kör helt asynkront. Jag har kunnat hjälpa intressanta företag från hela världen till sex figurer i månaden tack vare att arbeta asynkront.

Vad jag har kommit för att inse är detta: Async Way fungerar bra för de flesta byråer och företagsstrukturer. Det ökar produktiviteten och ger människor tid att arbeta i sin egen tid. Tänk också, förbered och skapa mer djupgående svar för X-problem, etc.

Så vad är asynkron kommunikation?

viaProductized.Services

Det är inget tekniskt. Om något är asynkron kommunikation en gudstjänst för byråer som arbetar med avlägsna arbetstagare över hela världen.

Enligt ablogginläggav HR-plattformenAvlägsen, som hjälper till att rekrytera talang från hela världen, "Asynchronous Work är ett enkelt koncept: Gör så mycket som möjligt med vad du har, dokumentera allt, överföra ägande av projektet till nästa person och börja sedan arbeta med något annat."

För att uttrycka det helt enkelt är asynkron kommunikation kommunikation där det inte finns något tidsbehov för överföring. Varje individ i laget kommunicerar i sin egen tid. Människor kommunicerar på ett sätt som inte kräver att den andra personen är närvarande.

Om jag får ett meddelande från en kollega behöver jag inte svara på det omedelbart. Jag behöver inte heller berätta för min lagkamrat för att ringa med mig (det vill säga båda, eller alla berörda parter, behöver inte vara närvarande).

Jag kan bara svara på meddelandet i min egen tid. Detta är inte att säga att asynkron kommunikation inte involverar tidslinjer och eller deadlines som omfattas av projektledningen. Det betyder bara att varje person i laget är medveten om deadlinesna till hands och hedrar dem. I processen har lag över hela världen märkt att produktivitetsnivåerna ökar, eftersom den tid som spenderas i meningslösa möten drastiskt.

Synkron kommunikation är å andra sidan kommunikation där både (eller alla) parter måste vara närvarande samtidigt. Dina vanliga kontorsmöten, zoommöten, eller till och med dina kollegor förväntar dig att komma tillbaka till dem omedelbart på slack, är exempel på synkron kommunikation.

Detta kan sammanfatta den erfarenhet som de flesta kommer att ha med typiska organisationer:

viaTwitter

Några av de verktyg du använder är exempel på verktyg som kan användas för att kommunicera asynkront, till exempel e-post,Whatsapp(Jag älskar röstanteckningar!),Vävstol , Jumpshare, och ävenZoom(Auto-Record-funktionen). Synkron kommunikation, å andra sidan, skulle innebära att man deltar i ansikte mot ansikte möten (!!), virtuella möten, slack svar eller enkla telefonsamtal.

Async-kommunikation erbjuder olika fördelar jämfört med synkron kommunikation, från att vara mer produktiv för att respektera din lagkamrater.

5 sätt att reframe konversationen

1. Asynkron kommunikation innebär ökad flexibilitet i dina arbetstimmar

viaProductized.Services

När du kommunicerar asynkront, kommunicerar du i din egen tid. Det betyder att om du är upptagen (eller bara ha en dålig dag), gör du det intebehöveratt svara omedelbart.

Kommunicera asynkront innebär respekt för den "mänskliga faktorn" av arbetet. Människor är inte maskiner. Vi har goda dagar och dåliga dagar, vi har produktiva dagar och mindre produktiva dagar. Asynkron kommunikation innebär att förstå detta och ge människor på lag lite av wiggle rum.

Till exempel är jag en nattuggla och producerar mitt bästa arbete mellan 1 och 5 am. Tack vare asynkron kommunikation kan jag stiga och skina vid middagstid och fortfarande få mitt arbete gjort kanske bättre i kvalitet än jag hade blivit tvungen att delta i det klockan 9.

2. Asynkron kommunikation leder till mer ostörd arbetstid och ökad produktivitet

viaProductized.Services

Föreställ dig detta: Du är i ett flöde. Solen skiner, du får ditt arbete gjort, och ditt sinne är tydlig och fokuserad. Sedanbom. Du får ett samtal. Du måste ta det. Värre, du hör det fruktade ljudet av ett Skype-samtal som inkommande. "Skojar du?" Du tänker på dig själv innan du gips på ett leende, fixa dina glasögon och hälsar din klient eller en lagkamrat. En annan av dem "Hej, hoppar bara på ett samtal för att checka in!" möten. Små prat följer, lite arbetssamtal, och sedan tio minuter senare är du tillbaka till att vara i din himmelska flödesläge.

Åh, hur vi önskarSå fungerade det!

EnligtforskningGenomförs av Gloria Mark of UC Irvine, återupptogs det mest avbrutna arbetet i genomsnitt på 23 minuter och 15 sekunder. Det är dagskostnaden för uppgiftsbyte. Inte bara det här. Du går inte bara tillbaka till exakt vad du gjorde; Du måste omorganisera och omorganisera tankar i ditt sinne och kanske slutföra en uppgift eller två innan du kan vara i samma tillstånd du var i föravbrott.

Asynkron kommunikation blir av med denna möjlighet och låter dig välja din egen tid att arbeta. Vidare kan du koppla från världen om du väljer (stänger av telefonen, kanske?) När du arbetar och fokuserar helt på uppgiften till hands.

3. Det är i asynkron kommunikationens natur att lämna ett pappersspår .. Det finns bättre organisation av data och fakta

viaProductized.Services

Synkron kommunikation innebär vanligtvis att några av det som har diskuterats i möten kan gå vilse om inte någon uttryckligen tar anteckningar av konversationen. Naturligtvis har du alltid verktyg som Zoom-videoinspelning.

Men det betyder att gå igenom hela mötet för att hitta det du letar efter. Och om du är något som jag och titta på videor på 2x hastigheten eller hoppa över massiva bitar, kanske du saknar något viktigt. Även om du inte gör det, vet du uppgiften att gå igenom hela videon är tråkig och otrevlig med mycket tid att slösas bort.

Å andra sidan lämnar asynkron kommunikation bakom ett pappersspår, trots allt, det är bara hur det fungerar! Att ha ett pappersspår är särskilt användbart när det gäller komplexa projekt.

Det finns olika meriter att hålla en rekord av din kommunikation med dina lagkamrater. Det minskar chanserna för någon förvirring eller felkommunikation. När som helst du är förvirrad kan du alltid gå tillbaka och titta på konversationen. Om du tror att något inte gjordes eller kräver mer klarhet, vet du exakt vad du ska fråga dina lagkamrater eller din klient.

4. Asynkron kommunikation är perfekt för att samarbeta med talang från hela världen

viaProductized.Services

Om du driver en byrå eller arbetar på en, kommunicerar du förmodligen och arbetar mycket med människor från hela världen. Om så är fallet är Async-kommunikation din Frälsare! Asynkron kommunikation innebär enklare samarbete för avlägsna lag sedan tidszonen inte längre är en begränsning. Vidare, med Async-kommunikation som är ett av dina hemliga vapen, skulle du vara mer öppen för att arbeta med talang från hela världen. Det innebär bättre problemlösning tack vare ett mångkulturellt perspektiv (integrerat för många företag i dagens globaliserade ålder) tillsammans med att bli en attraktiv arbetsgivare för talang som föredrar att arbeta på distans - från ivriga resenärer till nya mammor.

Om du frågar oss är fjärrarbete och asynkron kommunikation en dygdig slinga.

5. Asynkron kommunikation betyder bättre, mer övervägd och ärlig feedback

viaProductized.Services

Async-kommunikation ger bättre feedback och mer ärlig kommunikation. Här är varför:

När du kombinerar alla tre faktorer, har du ett recept på bättre, ärlig och ansedd feedback.

Hur man kommunicerar asynkront

viaProductized.Services

Några av de aktiviteter som bättre utförs med hjälp av asynkron kommunikation inkluderar:

Så hur har andra företag som använder asynkron kommunikation som den primära formen av kommunikation, lyckades lyckas utnyttja Asyncs kraft? Här är några verktyg som kan hjälpa till.

Verktyg Vi rekommenderar att du hjälper dina lagkamrater att kommunicera asynkront

Flera verktyg finns idag som kan hjälpa ditt lag att samarbeta och kommunicera asynkront. Med det sagt har den avlägsna arbetsrevolutionen lett till att många verktyg beskärs på marknaden. Detta gör Async-kommunikationsverktygsindustrin mycket konkurrenskraftig, med alla nya verktyg som är nästa "revolutionerande" optimeringsverktyg. Så vi tänkte vi hjälper dig genom att erbjuda några verktyg som har fungerat för oss.

Email 📧

Åh, det pålitliga verktyget som ska fortsätta att råda i allt-saker-arbete. Här är varför e-postmeddelanden ofta anses vara en nödvändig del av Async-kommunikation.

Det bör komma ihåg att e-postmeddelanden ofta används av lag som är beroende av synkron kommunikation. Så vad ska du tänka på när du använder e-post för asynkron kommunikation för dina lag? Ange några markregler som:

Meddelanden Verktyg 📲

SlakHar fått en dålig rep eftersom det ofta skapar stressen att ständigt behöva engagera sig. Det behöver dock inte vara så. Många lag över hela världen som kommunicerar asynkront tror att slack är oumbärlig för sin lagkommunikation. Slack lämnar bakom ett pappersspår, kan enkelt skalas och erbjuder många integrationsmöjligheter. Det fungerar dock bäst när det används i realtid (när alla i respektive lag är online tillsammans), kan bli rörig, och meddelandena kan vara störande. Det finns några saker du kan göra medOptimera Slack för Async-kommunikationsom att stänga av meddelandena och skapa en Slack Etiquette-guide för ditt lag.

Vridaär ett annat populärt verktyg som används av avlägsna lag idag. Twist skapades med målet att effektivisera konversationer och organisera dem så att inget viktigt går förlorat samtidigt som man också ser till att lagmedlemmar inte känner sig överväldigade av en exploderande (och / eller jumbled) inkorg. Det består också av funktioner som verkar ha skapats med tanke på Async-kommunikation. Det finns till exempel ingen indikator för att visa om någon är online eller offline. Du kan också välja vem du vill meddela. Vidare gör det det väldigt lätt att ta ombord och samarbeta med byråer och entreprenörer.

Microsoft Teams eller Slack: Vilken ska du välja?

Videokommunikation 👨💻

Loom är ett annat kraftfullt verktyg som vi starkt rekommenderar för avlägsna lag. Loom hjälper dig att skapa korta videor (antingen av dig själv eller din skärm eller båda), ladda upp dem på molnet och dela sedan webbadressen med dina lagkamrater. Dina lagkamrater kan ta en titt på videon när de får tiden. Detta är ett exempel på att utnyttja kraften i video när man kommunicerar asynkront. Intressant nog är laget bakom väven avlägsen och använder väv för att genomföra asynkrona möten själva.

Den stora skillnaden mellan zoom och väv är att medan företag använder zoom för att genomföra synkrona möten (bara ersättning för personliga möten), används väven för att utföra möten asynkront. Zoom kan också användas för Async. Men det är inte vad det är känt för.

Zipmessageär ett annat videodelningsverktyg som fungerar underverk för avlägsna lag. Skapad med att hålla Async-kommunikation i centrum, består ZipMessage av funktioner som gör fjärrsamarbete en bris. Några av dessa funktioner inkluderar länkdelning av videoklipp, fram och tillbaka meddelanden på en sida, återanvändbara meddelandemallar och integration med Slack.

Röstanteckningar 🗣

Inte ett fan av telefonsamtal men vill fortfarande få dina tankar att flöda fritt medan de kommunicerar? Kort i tid och kan inte hämta det perfekta e-postmeddelandet? Vill du göra något som är lägre engagemang och kräver mindre tid än att göra en video? Röstanmärkning till räddningen. Verktyg som Whatsapp ochYacTillåt avlägsna lag att skicka röst noterar att dina lagmedlemmar kan svara på när som helst. Vad som är bra om YAC är att det tar det populära begreppet röstanteckningar och gör det affärsligt. YAC låter dig spela in din skärm, integreras med Slack, och varje röstanteckning kommer med transkription om du vill läsa den.

Projekthanteringsverktyg 💻 ✅

När du hanterar ett lag som kommunicerar främst asynkront,braProjektledning blir integrerad i projektets framgång. Att se till att avlägsna lag fungerar på ett effektivt (och aktuellt) sätt för att uppnå sina projektmål kräver ett lika bra projekthanteringsverktyg.Stiga på UDN Task Manager . 👋 🎉

UDN Task Managertar all viktig information och sätter allt på ett ställe. Du kan tilldela uppgifter till lagmedlemmar, samarbeta med medlemmar och hantera hela projekten påUDN Task Manager. Den levereras med möjligheten att skapa listor, hantera ditt lags schema och effektivisera arbetsflöden.

Den ultimata guiden till färdplaner i projektledning år 2021

Dokumentation och dokumentdelning 📂

Titta inte längre än den pålitligaGoogle Drivenär det gäller att skapa och dela dokument. Det fantastiska med Google-produkter (docs, lakan, diabilder etc.) är att de smidigt integrerar med de flesta andra SaaS som används av fjärrkontroller. De är också skapade för att hålla samarbetet i mitten. Man kan gå så långt som att de är oumbärliga när det gäller att arbeta i avlägsna lag och kommunicera asynkront.

Saker att vara försiktiga med när man kommunicerar asynkront

viaProductized.Services

Vi har hittills lärt oss om de överväldigande fördelarna med asynkronkommunikation. Utnyttja asynkron kommunikation, vi vet nu, betyder en mer produktiv, och kanske till och med lyckligare lag. Asynkron kommunikation kommer till räddning där synkron kommunikation misslyckas.

Med det sagt, som det är fallet med ganska mycket allt, är det absolut nödvändigt att vi också lär oss om nackdelarna med asynkron kommunikation. Medan det inte är mycket, är det viktigt att vara uppmärksam på de som existerar.

1. Asynkron kommunikation kanske inte är den bästa kommunikationsformen när målet är relationsbyggande

Människor är sociala djur. Vi gillar att känna oss anslutna. I affärsverksamheten är speciellt skapande och vårdande relationer avgörande. Asynkron kommunikation är så besatt av att vara produktiv och hålla allt effektiviserat att vi kanske inte kan ansluta till varandra på en mänsklig nivå. Pandemin, speciellt, har lärt oss hur viktigt mänsklig anslutning är.

2. Asynkron kommunikation är inte bra för brådskande eller omedelbara uppgifter

När du behöver något gjort omedelbart, kan ditt bästa hopp verkligen vara att "hoppa på ett snabbt samtal." Det är därför många projektledare, även när de är fans av async-kommunikation, rekommenderar att man kan utföra vilka uppgifter som kan utföras asynkront och vilka som kan vara bättre lämpade för synkron kommunikation. Det kan också vara till hjälp att skapa en lista med skäl när det skulle vara bättre att kommunicera synkront. Då kan det inte fungera om ett team är uppbyggd av kontraktsarbetare.

3. Det kan också utarbeta en konversation

Ibland kan det vara i allas bästa intresse att hämta telefonen och ringa. Eller annars kan du göra ett zoomsamtal, dela skärmen och förklara uppgiften. Async-kommunikation tillåter inte denna möjlighet.

Allt kokar ner till god kommunikation. Om något är onödigt utdraget, kan en lagmedlems bästa satsning vara att släppa ett meddelande och begära ett snabbt möte. Vi rekommenderar också att agenda för mötet Crystal klart och anger det i förväg. När allt kommer omkring är hela punkten av Async-kommunikation att respektera andras tid och se till att produktivitetsnivåerna förblir höga.

Du är alla satt nu!

Asynkron kommunikation är ett testamente till det faktum att anställda och lagmedlemmar är vuxna som inte behöver övervakas eller hanteras. De kan förväntas göra sitt arbete i sin egen tid och gör det bra. När allt kommer omkring är människor över hela världen idag proaktivt på ett försök att bli mer uppmärksamma och produktiva arbetstagare. Detta, tillsammans med det faktum att avlägsna arbete ärpå uppgång(En trend som inte kommer att stoppa när som helst snart), betyder att Async är framtida kommunikationsform.

Om du vill lära dig mer om hur man kan utnyttja kraften i Async-kommunikation, tillsammans med andra handlingsbara sätt att skala upp din serviceverksamhet, föreslår jag att du checkar utden här spelboken på 12mycketÅtgärdsbara strategierJag skrev (efter intensiv forskning, om jag kan lägga till) för några månader sedan. Det är gratis och kommer att visa sig vara mycket värdefullt för ditt företag.

Så vad väntar du på? Utnyttja det, spara tid och dyka in i det vackra klart vattnet i produktivt arbete. 🙌