Yeni Hiper Ajans Verimliliği Aracı: Asenkron İletişim

.

Eğer bir şey varsa ajans sahipleri bıktıysa, bu şöyle:Toplantılar.

İnsanlar, hareketsiz toplantıların gerçekten nasıl olduğu ve bu sonsuz gevşeklik bildirimlerinin stres seviyelerini yükseltmekten başka hiçbir şey yapmaya nasıl yardımcı olduğu konusunda devam ediyor. Toplantılar bile dendi "Verimlilik katilleri. "

Yönetim Danışmanı Peter Drucker, "Toplantılar kötü bir organizasyon belirtisidir. Daha az toplantı, daha iyi. "

Başka koymanın başka bir yolu yok: çoğu toplantı üretken zaman emmektedir.

Bana inanma? Sadece bazı verilere bir göz atın.

" Toplantıların Durumu Raporu 2019"Doodle, çevrimiçi bir zaman yönetimi aracı olan, ABD, İngiltere, Almanya ve İsviçre'nin karşısındaki 19 milyon toplantıdan gelen verileri (6,500'den fazla profesyonelle) inceledi. Rapor, profesyonellerin anlamsız toplantılarda iki saatten fazla (haftada!) Harcadığını keşfetti.

Aynı raporda, profesyonellerin üçte birinin gereksiz toplantıların organizasyonlarına en büyük maliyet olduğuna inandığını da tespit etti.

Raporda ayrıca verimsiz iş toplantılarının maliyet şirketlerinin, üretkenlik ve çalışan zamanında 541 milyar ABD doları ABD doları olduğunu da ortaya koymaktadır.

Ve WFH hareketini unutmayalım, salgının nezaketini hızlandırdı. Değişen koşullar, şirketlerin eğilimleri analiz etmeleri ve yeni çalışma yollarını bulmaları için yeterli olmamalıken, aynı işlemleri (ve problemleri) dijital alana çevirdiler.

👉 Prova : WFH'yi bir esinti yapmak için 25+ uzak çalışma aracı

Göreçalışma kağıdıKuzey Amerika, Avrupa ve Orta Doğu'daki üç milyon kullanıcıdan meta verilere bakan HBS ve Nyu'nun Stern İşletme Okulu tarafından, ortalama toplantıların uzunluğu, salgın nedeniyle yüzde 20 oranında düştü. Bununla birlikte, toplantıların sayısı yüzde 13 oranında artmıştır. Karışıma atmak "Zoom yorgunluğu"Ve oğlum, bir yolculuk için akıl sağlığınızdır.

, Daha iyi bir kelimenin eksikliği için, tuhaf, tuhaf toplantıların Peskili Ofisi, 2021 yılında bile bile dolaşıyor? İnsanlar yıllarca verimliliği artırmak için takıntılı olmuşlar; Binyıllar, Ren X yaptıktan çok daha büyük bir küçümsemeden oluşuyor gibi görünüyor. İş giderek daha fazla uzaklaşıyor ve henüz ... toplantıların hüküm sürdüğü, işin bir "integral" kısmını koruyor.

Peki neden toplantılar var?böyleVerimsiz, ajansınızı büyütmek ve uzak bir takımı yönetmek söz konusu olduğunda? Bu soru daha uzun bir cevap talep ederken, bir özetle koymak için aşağıdaki faktörleri suçlayabiliriz:

İş yürütmenin ve iş akışlarını yönetmenin daha iyi, daha üretken, daha iyi stresli bir yol olup olmadığını merak etmemenizi sağlayamaz mı? Herkesin iş günlerinden en iyi şekilde yararlandığı bir yol mu? Farklı zaman dilimlerinde yaşayan uzak işçilerin, gece yarısı yağını yakmak için gerekmezken, golü verimli bir şekilde işbirliği yapmak ve elde etmek için bir araya gelebilecek bir yol?

Nereden öpebiliriz, zoom yorgunluk güle güle güle güle olabilir mi?

Asenkron iletişim girin . 👋

Birkaç yıl önce zaman uyumsuz çalışmaya geçtim. Mentorluk programımın örneğini al. Benim için hizmet işletmelerine yatırım yapıyorum, satın alıyorum ve danıştım.ÜRÜN MENTOR PROGRAMIBu 1: 1 aylık bir program tamamen eşzamansızca çalıştırın. Eşzamansız çalışma sayesinde dünyanın dört bir yanındaki dünya çapındaki ilginç işletmelere yardım edebildim.

Gerçekleşmeye geldiğim şey şu ki: Async yolu çoğu kurum ve şirket yapısı için harika çalışıyor; Verimliliği artırır ve insanlara kendi zamanlarında çalışmasını sağlar. Ayrıca, x sorunları vb. İçin daha derinlemesine tepki verdiklerini düşünün, hazırlayın ve oluşturun.

Peki eşzamansız iletişim nedir?

üzerindenProductied.Services

Teknik bir şey değil. Eğer bir şey varsa, eşzamanlı iletişim, dünyadaki uzak çalışanlarla çalışan ajanslar için bir Godsend.

GöreBlog yazısıİK platformu tarafındanUzakBu, dünyanın dört bir yanındaki yetenekleri işe almanıza yardımcı olan, "Eşzamansız iş basit bir kavramdır: sahip olduklarınızla yapabileceğiniz kadar yapın, her şeyi belgeleyin, projenin mülkiyetini bir sonraki kişiye aktarın, ardından başka bir şey üzerinde çalışmaya başlayın."

Basitçe söylemek gerekirse, eşzamansız iletişim, iletim için zaman gereksinimi olmadığı iletişimdir. Ekibindeki her birey kendi zamanlarında iletişim kurar. İnsanlar, diğer kişinin mevcut olmasını gerektirmeyen bir şekilde iletişim kurar.

Bir meslektaştan bir mesaj alırsam derhal cevap vermem gerekmiyor. Takım arkadaşıma benimle bir aramaya başlamasını söylemem gerekmez (yani hem ya da dahil olan tüm tarafların, mevcut olması gerekmiyor).

Sadece mesajı kendi zamanımda cevaplayabilirim. Bu, zaman uyumsuz iletişimin, proje yönetiminin yerine getirilen zaman çizelgelerini veya son teslim tarihlerini içermediğini söylemektedir. Bu sadece takımdaki her kişinin eldeki son tarihlerin farkında olduğu ve onların onurlandırılması anlamına gelir. Süreçte, dünyadaki ekipler, anlamsız toplantılarda harcanan süre boyunca verimlilik seviyelerinin desteklendiğini fark etmiştir.

Senkron iletişim, diğer taraftan, hem (hem de tüm) tarafların aynı anda bulunması gerektiği iletişimdir. Düzenli ofis toplantılarınız, zoom toplantılarınız, hatta meslektaşlarınızın derhal durgunluğa geri dönmesini bekleyen, senkronize iletişim örnekleridir.

Bu, çoğu insanın tipik örgütlerle sahip olacağı tecrübeyi özetleyebilir:

üzerindenTwitter

Halen kullandığınız araçlardan bazıları, e-posta gibi, eşzamansız olarak iletişim kurmak için kullanılabilecek araçların örnekleridir.Naber(Ses notlarını seviyorum!),Tezgâh , Atlamak, ve hattaZoom(otomatik kayıt özelliği). Senkron iletişim, diğer taraftan, yüz yüze toplantılara (!!), sanal toplantılara, gevşek yanıtlara veya basit telefon görüşmelerine katılmak anlamına gelir.

Async Haberleşme, eş arkadaşlarınızın zamanınıza saygı duymak için daha verimli olmaktan, senkron iletişim ile karşılaştırıldığında çeşitli avantajlar sunar.

Sohbeti yeniden oluşturmanın 5 yolu

1. Eşzamansız iletişim, çalışma saatlerinizde artmış esneklik anlamına gelir

üzerindenProductied.Services

Eşzamansızca iletişim kurduğunuzda, kendi zamanınızla iletişim kurarsınız. Bu, meşgulseniz (ya da sadece kötü bir gün geçirirseniz),ihtiyaçhemen cevap vermek için.

Eşzamansızca, işin "insan faktörüne" saygı duyan anlamına gelir. İnsanlar makineler değildir. İyi günler ve kötü günlerimiz var, üretken günlerimiz ve daha az verimli günlerimiz var. Eşzamansız iletişim, bunu anlamak ve insanlara bir miktar kıpırdama odasına veren anlamına gelir.

Örneğin, ben bir gece baykuşuyum ve en iyi işimi sabah 1 ile 5:00 arasında üretiyorum. Eşzamansız iletişim sayesinde, öğlen yükselebilir ve parlayabilirim ve hala işimi hala daha iyi yaptım, 9'a katılmak zorunda kaldım.

2. Eşzamansız iletişim, bozulmamış çalışma saatlerine ve üretkenliğin artmasına neden olur

üzerindenProductied.Services

Bunu hayal edin: Bir akış durumundasınız. Güneş parlıyor, işini bitiriyorsun ve zihnin açık ve odaklandı. O zamanlarBoom. Bir arama yap. Onu almalısın. Daha da kötüsü, bir Skype çağrısının korkunç sesini duydunuz. "Benimle dalga mı geçiyorsun?" Kendinizi bir gülümsemeyle doldurmadan önce kendinizi düşünün, gözlüklerinizi düzeltin ve müşterinizi veya takım arkadaşınızı karşılayın. "Hey, sadece check-in check-in için bir aramaya atlamak!" Toplantılar. Küçük konuşma, biraz iş konuşması, sonra on dakika sonra cennetsel akış durumunuzda olmaya geri dönersiniz.

Oh, nasıl diliyoruzİşte böyle çalıştı!

Buna göreAraştırmaGloria UC Irvine'nin Gloria Markası, en kesintisiz çalışma, ortalama olarak, 23 dakika ve 15 saniyede devam eder. Bu, görev değiştirme zamanı. Sadece bu değil. Tam olarak ne yaptığına tam olarak geri dönmezsin; Zihninizdeki düşünceleri yeniden düzenlemeniz ve yeniden düzenlemeniz gerekir ve belki de bir ya da bir görevi tamamlamadan önce, önceden kesintisiz.

Asenkron iletişim bu olasılıktan kurtulur ve çalışmak için kendi zamanınızı seçmenizi sağlar. Ayrıca, çalışırsanız (telefonunuzu kapatın, belki?) Çalışırken ve tamamen eldeki göreve odaklanırsanız, dünyadan bağlantıyı kesebilirsiniz.

3. Asenkron iletişimin niteliğinde bir kağıt izinin arkasında bırakmak için doğasıdır.

üzerindenProductied.Services

Senkron iletişim genellikle, birinin konuşmanın açıkça not alınmadığı sürece toplantılarda tartışılanların bazılarının kaybolabileceği anlamına gelir. Tabii ki, her zaman yakınlaştırma video kaydı gibi bir araçlarınız var.

Ancak, bu aradığınızı bulmak için tüm toplantıdan geçmek demektir. Ve ben benzeyen bir şeyseniz ve videoları 2x hızında izleyin veya devasa parçaları atlayın, önemli bir şeyi özleyebilirsiniz. Yapmazsanız bile, tüm videoyu geçmenin görevini biliyorsunuz, çok fazla zaman harcanıyor.

Öte yandan, asenkron iletişim bir kağıt izinin arkasında bırakır, sonuçta, bu sadece nasıl çalışır! Bir kağıt izine sahip olmak, karmaşık projelerde özellikle yardımcı olur.

İletişiminizin bir kaydını takım arkadaşlarınızla saklamak için çeşitli değerler vardır. Herhangi bir karışıklığın veya yanlış iletişimin şansını azaltır. Kafası karıştırdığınız zaman, her zaman geri dönebilir ve konuşmaya bakabilirsiniz. Bir şeyin netleştirilmediğine inanmanız durumunda, daha fazla netlik gerektiriyorsa, takım arkadaşlarınıza veya müşterinize ne soracağınızı tam olarak biliyorsunuz.

4. Eşzamansız iletişim, dünyanın dört bir yanından yetenekle işbirliği yapmak için mükemmeldir.

üzerindenProductied.Services

Bir ajansı çalıştırırsanız veya birte çalışırsanız, muhtemelen dünyanın dört bir yanındaki insanlarla çok fazla iletişim kurar ve işleriniz. Bu durumda, Async iletişimi kurtarıcınızdır! Eşzamansız iletişim, zaman dilimi artık bir kısıtlama olmadığından, uzak ekipler için daha kolay işbirliği demektir. Ayrıca, Async İletişim ile gizli silahlarınızdan biri olan, dünyanın dört bir yanından yetenekle çalışmaya daha açık olurdun. Bu, çok kültürlü bir bakış açısı sayesinde daha iyi problem çözme anlamına gelir (bugünün hyper küreselleşmiş yaşındaki birçok şirket için ayrılmaz) ve uzaktan çalışmayı tercih eden yetenek için çekici bir işveren olma ile birlikte - Avid Gezginlerden yeni annelerden.

Bize sorarsanız, uzak iş ve zaman uyumsuz iletişim erdemli bir döngüdür.

5. Eşzamansız iletişim daha iyi, daha fazla düşünülür ve dürüst geri bildirimler demektir

üzerindenProductied.Services

Async iletişimi daha iyi geribildirim ve daha dürüst bir iletişim için yapar. İşte bu yüzden:

Üç faktörü birleştirdiğinizde, kendinize daha iyi, dürüst ve geri bildirim olarak kabul edilir.

Asenkron olarak nasıl iletişim kuracağı

üzerindenProductied.Services

Asenkron iletişimin yardımıyla daha iyi performans gösteren faaliyetlerden bazıları şunlardır:

Peki, birincil iletişim biçimi olarak eşzamansız iletişim kullanan diğer şirketler, Asenkron'un gücünden başarıyla başarılı bir şekilde yönetti? İşte yardımcı olabilecek bazı araçlar.

Araçlar, takım arkadaşlarınızın zaman uyumsuzca iletişim kurmasına yardımcı olmasını öneririz.

Takımınızın işbirliği yapmasına ve eşzamansız olarak iletişim kurmasına yardımcı olabilecek çoklu araçlar var. Bununla birlikte, uzak çalışma devrimi birçok alete piyasaya sürdürmüştür. Bu, Assync Haberleşme Araçları endüstrisini son derece rekabetçi hale getirir, her yeni araç bir sonraki "devrimci" optimizasyon aracıdır. Bu yüzden, bizim için çalışmış bazı araçlar sunarak size yardımcı olacağımız için size yardımcı olacağız.

E-posta 📧

OH, her şey işlerde geçerli olan güvenilir araç. İşte e-postaların çoğu zaman genellikle Async iletişiminin gerekli bir parçası olarak kabul edilir.

E-postaların genellikle senkronize iletişime dayanan ekipler tarafından kullanıldığı akılda tutulmalıdır. Peki, takımlarınız için eşzamansız iletişim için e-postaları kullanırken akılda tutmalısınız? Gibi bazı yer kuralları ayarlayın:

Mesajlaşma Araçları 📲

GevşekKötü bir temsilciye sahipti çünkü çoğu zaman sürekli olarak meşgul olmak zorunda kalmanın stresini yaratıyor. Ancak, bu şekilde olması gerekmez. Dünyadaki birçok takım, eşzamansızca iletişim kuran, gevşekliğin takım iletişimi için vazgeçilmez olacağına inanıyor. Bir kağıt izinin arkasındaki gevşek yaprakları kolayca ölçeklendirilebilir ve çok sayıda entegrasyon olanak sunar. Bununla birlikte, gerçek zamanlı olarak kullanıldığında en iyi şekilde çalışın (ilgili ekipteki herkes birlikte çevrimiçi olduğunda), dağınıklaşabilir ve bildirimler rahatsız edici olabilir. Yapabileceğin birkaç şey var.Asenkron iletişimi için gevşekliği optimize edinBildirimleri kapatmak ve ekibiniz için gevşek bir görgü kuralları kılavuzu oluşturma gibi.

BükmekBugün uzak ekipler tarafından kullanılan bir başka popüler araçtır. Twist, konuşmaları kolaylaştırmak ve onları organize etmek amacıyla oluşturulmuştur, böylece ekip üyelerinin patlayan (ve / veya yatıştırılmış) bir gelen kutusu tarafından boğulmuş hissetmemesi için önemli bir şey kaybolmaz. Ayrıca, zaman uyumsuz iletişiminde bulunmak için yaratılmış gibi görünen özelliklerden oluşur. Örneğin, birinin çevrimiçi veya çevrimdışı olup olmadığını göstermek için hiçbir gösterge yoktur. Ayrıca kimin bilgilendirmek istediğinizi de seçebilirsiniz. Ayrıca, geminin getirilmesini ve ajanslar ve müteahhitlerle işbirliği yapmayı çok kolaylaştırır.

Microsoft Takımları veya Slack: Hangisini seçmelisiniz?

Video İletişim 👨💻

Loom, uzak ekipler için şiddetle tavsiye ettiğimiz başka bir güçlü araçtır. Tezgah, kısa videolar (kendiniz veya ekranı veya her ikisi de) oluşturmanıza yardımcı olur, bunları buluta yükleyin ve ardından URL'yi takım arkadaşlarınızla paylaşın. Takım arkadaşlarınız, zaman geçirdiklerinde videoya bir göz atabilirler. Bu, zaman uyumsuz olarak iletişim kurarken videonun gücünü kullanmanın bir örneğidir. İlginç bir şekilde, tezgahın arkasındaki takım uzaktan uzak ve zaman uyumsuz toplantılar yapmak için tezgah kullanıyor.

Yakınlaştırma ve tezgah arasındaki ana fark, şirketler senkron toplantılar yapmanın yakınlaştırılması (şahsen toplantılar için sadece bir ikame), tezgahın eşzamansız olarak yürütmek için tezgah kullanılır. Yakınlaştırma Async için de kullanılabilir. Ancak, bu öncelikle bilinen şey değil.

ZipmessageUzak ekipler için harikalar yaratan başka bir video paylaşım aracıdır. MERKEZİ SAĞLAYANI KOMUTU KOMUTALIĞI MERKEZİ, ZipMessage, uzak işbirliğini bir esinti yapan özelliklerden oluşur. Bu özelliklerden bazıları, videoların link paylaşımını, bir sayfada, yeniden kullanılabilir mesaj şablonları ve Slack ile entegrasyon içerir.

Sesli notlar 🗣

Telefon görüşmelerinin hayranı değil, hala iletişim kurarken düşüncelerinizin serbestçe akmasını ister misiniz? Zamanında kısa ve mükemmel bir e-postayı zanaat edemez mi? Taahhüt edilen bir şey yapmak istiyor ve video yapmaktan daha az zaman gerektiriyor mu? Kurtarma için sesli notlar. WhatsApp ve Ya Uzaktan ekiplerin, takım üyelerinizin istediğiniz zaman yanıt verebileceği ses notlarını göndermesine izin verin. YAC hakkında harika olanlar, popüler ses notları kavramını alması ve iş dostu hale getirmesidir. YAC, ekranınızı kaydetmenize, gevşeyinle bütünleşir ve her sesli notu okumak istediğiniz durumda transkripsiyon ile birlikte gelir.

Proje Yönetimi Araçları 💻 ✅

Öncelikle eşzamansızca iletişim kuran bir ekibi yönetirken,İyiProje yönetimi, projenin başarısına ayrılmaz hale gelir. Uzaktan ekiplerin proje hedeflerine ulaşmak için verimli (ve zamanında) bir şekilde çalıştığından emin olmak, eşit derecede büyük bir proje yönetimi aracı gerektirir.Giriş UDN Görev Yöneticisi . 👋 🎉

UDN Görev YöneticisiTüm önemli bilgileri alır ve hepsini tek bir yere koyar. Takım üyelerine görevler atayabilir, üyelerle işbirliği yapın ve tüm projeleri yönetebilirsiniz.UDN Görev Yöneticisi. Yapılacaklar listeleri oluşturma, ekibinizin programını yönetme ve iş akışlarını düzenleme yeteneği ile birlikte geliyor.

2021'de Proje Yönetimi'ndeki Yol Haritalarına Nihai Kılavuz

Belgeler ve Belge Paylaşımı 📂

Güvenilir değilGoogle sürücüBelgeleri oluşturma ve paylaşma söz konusu olduğunda. Google ürünleri (dokümanlar, çarşaflar, slaytlar vb.) Hakkında harika bir şey, uzak şirketler tarafından kullanılan diğer birçok SaA'la sorunsuz bir şekilde bütünleştirmeleridir. Ayrıca merkezde işbirliğini sürdürmek için yaratılmışlar. Biri, uzak ekiplerde çalışmaya ve zaman uyumsuz olarak iletişim kurarken vazgeçilmez olduklarını söyleyebileceklerini söyleyecek kadar gidebilir.

Eşzamansız olarak iletişim kurarken dikkatli olunacak şeyler

üzerindenProductied.Services

Şimdiye kadar asenkron iletişimin ezici avantajlarını öğrendik. Eşzamansız iletişimin kullanılması, şimdi biliyoruz, daha üretken ve belki de daha mutlu bir ekip anlamına gelir. Eşzamansız iletişim, senkron iletişimin başarısız olduğu kurtarmaya gelir.

Bununla birlikte, her şeyin hemen hemen her şeyin olduğu gibi, aynı zamanda asenkron iletişimin dezavantajlarını da öğrendiğimizde zorunludur. Çok fazla olmasa da, var olanların dikkatli olması önemlidir.

1. Asenkron iletişim, hedef ilişki kurduğunda en iyi iletişim şekli olmayabilir

İnsanlar sosyal hayvanlardır. Bağlı hissetmek istiyoruz. İş dünyasında, özellikle de ilişkileri oluşturmak ve beslemek çok önemlidir. Eşzamansız iletişim, üretken olmaya ve her şeyi bir insan seviyesinde birbirleriyle bağlantı kuramayacağımız her şeyi düzenli tutmaya devam etmiştir. Pandemik, özellikle de bize insan bağlantısının ne kadar önemli olduğunu öğretti.

2. Asenkron iletişim acil veya acil görevler için mükemmel değildir

Hemen yapılan bir şeye ihtiyacınız olduğunda, en iyi umudunuz gerçekten de "hızlı bir aramaya atlamak" olabilir. Bu nedenle, birçok proje yöneticisi, asenkron iletişiminin hayranları olsa bile, hangi görevlerin eşzamansız olarak gerçekleştirilebileceğini ve hangilerinin senkronize iletişime daha uygun olabileceğini tespit etmenizi önerir. Ayrıca, eşzamanlı iletişim kurmak daha iyi olacağı nedenlerin bir listesini oluşturmak da yardımcı olabilir. Sonra yine, bir ekip sözleşmeli işçilerden oluşursa, bu işe yaramayabilir.

3. Ayrıca bir konuşma yapılabilir

Bazen, yine, telefonu açmak ve bir aramaya başlamak için herkesin ilgisinin en iyisi olabilir. Ya da başka bir zoom çağrısı yapmak, ekranı paylaşın ve görevi açıklar. Async iletişimi bu olasılığa izin vermiyor.

Her şey iyi iletişime kadar kaynar. Eğer bir şey gereksiz yere çekildiyse, bir ekip üyesinin en iyi bahsi bir mesaj bırakmak ve hızlı bir toplantı istemek olabilir. Ayrıca toplantı kristalinin gündemini açıklığa kavuşturmayı ve önceden belirtir. Sonuçta, her zaman Async iletişimi noktası başkalarının zamanına saygı duymak ve verimlilik seviyelerinin yüksek kalmasını sağlamaktır.

Hepiniz şimdi hazırsınız!

Eşzamansız iletişim, çalışanların ve ekip üyelerinin sürekli izlenmesi veya yönetilmesi gerekmeyen yetişkinler olduğu gerçeğinin bir kanıtıdır. İşlerini kendi zamanlarında yapmaları ve iyi yapmaları beklenebilir. Ne de olsa, dünyadaki insanlar bugün daha akıllı ve üretken işçiler olma arayışında proaktif bir şekilde. Bu, uzak çalışmanın olduğu gerçeğiyle birlikteyükselişte(Yakında durmayacak bir eğilim), Asenkron'un geleceğin iletişim şekli olduğu anlamına gelir.

Asenkron iletişiminin gücünden nasıl yararlanılacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, servis işinizi artırmanın diğer eylemleriyle birlikte, kontrol etmeni öneririm.Bu oynatma kitabı 12'deçokEylemlenebilir StratejilerBirkaç ay önce (eklenebilirsem, yoğun araştırmalardan sonra) yazdım. Ücretsizdir ve işiniz için çok değerli olduğunu kanıtlayacaktır.

Peki ... ne bekliyorsun? Kaldıraç, zamandan tasarruf edin ve üretken işin güzel net sularına dalın. 🙌