Il nuovo strumento di efficienza Hyper Agency: Comunicazione asincrona

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Se c'è una cosa che i proprietari di agenzia sono stanchi, è questo:incontri.

Le persone vanno avanti e poi su come sono davvero riunioni inutili e in che modo quelle infinite notifiche dei tempi fluidi aiutano a non fare altro che allevare i livelli di stress. Le riunioni sono state anche chiamate "Killers di produttività. "

Consulente di gestione Peter Drucker va per cui: "Le riunioni sono un sintomo di cattiva organizzazione. Meno incontri, meglio. "

Non c'è altro modo di metterlo: la maggior parte delle riunioni succhiano il tempo produttivo.

Non credermi? Dai un'occhiata ad alcuni dei dati.

" Rapporto Stato dei riunioni 2019"By Doodle, uno strumento di gestione del tempo online, ha esaminato i dati da 19 milioni di riunioni e interviste commissionate (con oltre 6.500 professionisti) dall'altra parte degli Stati Uniti, Regno Unito, Germania e Svizzera. Il rapporto ha scoperto che i professionisti trascorrono oltre due ore (a settimana!) In riunioni inutili.

Lo stesso rapporto ha anche scoperto che oltre un terzo dei professionisti ritiene che le riunioni inutili siano il costo più grande per la loro organizzazione.

Il rapporto rivela inoltre che le riunioni imprenditoriali improduttive costano le aziende un enorme $ 541 miliardi di dollari USD nella produttività persa e nel tempo dei dipendenti.

E non dimentichiamo del movimento WFH, accelerato per gentile concessione della pandemia. Mentre cambiano circostanze avrebbero dovuto essere motivo abbastanza per le aziende di analizzare le tendenze e trovare nuovi modi di lavorare, hanno appena tradotto gli stessi processi (e problemi) allo spazio digitale.

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Secondo A.foglio di lavoroDalla HBS e dalla Stern School of Business Hbs e da NYU, che ha esaminato i metadati da tre milioni di utenti dall'altra parte del Nord America, in Europa e nel Medio Oriente, la durata media delle riunioni è scesa del 20% a causa della pandemia. Il numero di riunioni, tuttavia, è aumentato del 13%. Gettare nel mix "Zoom Fatigue."E il ragazzo, è la tua salute mentale in un giro.

Non è, per la mancanza di una parola migliore, strana, che la pesky office chacade di riunioni si è bloccata anche nell'anno 2021? Le persone sono state ossessionate dal potenziamento della produttività per anni; Millennials sembrano ospitare una dispregia molto più grande per la pretensione di quella di Gen X. Il lavoro sta diventando sempre più remoto e tuttavia ... Le riunioni continuano a prevalere, rimanendo una parte del lavoro "integrale".

Allora perché sono riunionicosìimproduttivo quando si tratta di coltivare la tua agenzia e gestire un team remoto? Mentre questa domanda potrebbe richiedere una risposta più lunga, di metterlo in poche parole, possiamo incolpare i seguenti fattori:

Non ti fa meravigliare se c'è un modo migliore, più produttivo, meno stressante per condurre affari e gestire i flussi di lavoro? Un modo in cui ognuno ha il massimo dalla loro giornata lavorativa? Un modo in cui i lavoratori remoti che vivono in diversi fusi orari possono riunirsi per collaborare in modo efficiente e raggiungere gli obiettivi, pur non avendo bisogno di bruciare l'olio di mezzanotte?

Un modo in cui possiamo baciare lo Zoom Faticue Bye-Bye per sempre?

Inserisci la comunicazione asincrona . 👋.

Sono passato a lavorare in modo asincrono alcuni anni fa. Prendi l'esempio del mio programma di mentorship. Io co-investivo, compra e consulta le aziende di servizio nel mioProgramma di mentore produzionatoQuesto è un programma mensile 1: 1 funziona completamente asincrono. Sono stato in grado di aiutare le imprese interessanti da tutta la scala mondiale a sei figure al mese grazie al lavoro asincrono.

Quello che sono venuto a realizzare è questo: l'ASYNC Way funziona ideale per la maggior parte delle agenzie e strutture aziendali; Aumenta la produttività e dà alla gente il tempo di lavorare nel loro tempo. Inoltre, pensa, prepara e crea risposte più approfondite per x problemi, ecc.

Quindi qual è la comunicazione asincrona?

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Non è niente di tecnico. Se qualcosa, la comunicazione asincrona è una Godsend per le agenzie che funzionano con i lavoratori remoti in tutto il mondo.

Secondo A.post sul blogdalla piattaforma HR.A distanza, che aiuta a reclutare talenti da tutto il mondo, "il lavoro asincrono è un concetto semplice: fare il più possibile con ciò che hai, documenta tutto, trasferire la proprietà del progetto alla persona successiva, quindi iniziare a lavorare su qualcos'altro".

Per metterlo semplicemente, la comunicazione asincrona è la comunicazione in cui non vi è alcun requisito di tempo per la trasmissione. Ogni individuo nel team comunica nel proprio tempo. Le persone comunicano in un modo che non richiede che l'altra persona sia presente.

Se ricevo un messaggio da un collega, non ho bisogno di risponderlo immediatamente. Né ho bisogno di dire al mio compagno di squadra di ottenere una chiamata con me (cioè e tutte le parti coinvolte, non è necessario essere presenti).

Posso semplicemente rispondere al messaggio nel mio tempo. Questo per non dire che la comunicazione asincrona non coinvolga le scadenze e o le scadenze che derivano dalla Purvewview della gestione del progetto. Significa solo che ogni persona nella squadra è consapevole delle scadenze a portata di mano e le onora. Nel processo, le squadre di tutto il mondo hanno notato che i livelli di produttività sono potenziati mentre il tempo trascorso in riunioni inutili diminuisce drasticamente.

La comunicazione sincrona, d'altra parte, è la comunicazione in cui sono presenti sia (o tutte), devono essere presenti allo stesso tempo. Le tue riunioni di ufficio regolari, incontri zoom o anche i tuoi colleghi ti aspettano di tornare da loro immediatamente sul lento, sono esempi di comunicazione sincrona.

Questo può riassumere l'esperienza La maggior parte delle persone avrà con le organizzazioni tipiche:

attraversoTwitter.

Alcuni degli strumenti che utilizzi attualmente sono esempi di strumenti che possono essere utilizzati per comunicare asincrono, come e-mail,WhatsApp(Adoro le note vocali!),Telaio , Jumpshare., e persinoIngrandisci(La funzione di registrazione automatica). Comunicazione sincrona, d'altra parte, significherebbe frequentando riunioni faccia a faccia (!!), riunioni virtuali, risposte allentabili o semplici telefonate.

La comunicazione Async offre vari benefici rispetto alla comunicazione sincrona, dall'essere più produttivi nel rispettare il tempo dei tuoi compagni di squadra.

5 modi per reframe la conversazione

1. La comunicazione asincrona significa maggiore flessibilità nelle tue ore di lavoro

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Quando comunichi asincrono, comunichi nel tuo tempo. Ciò significa che se sei occupato (o semplicemente avendo una brutta giornata), non lo faibisognoper rispondere immediatamente.

Comunicare Asincrono significa rispettare il "fattore umano" del lavoro. Gli esseri umani non sono macchine. Abbiamo buoni giorni e giorni brutti giorni, abbiamo giorni produttivi e giorni meno produttivi. La comunicazione asincrona significa capire questo e dare agli umani sulle squadre un po 'di stanza del wiggle.

Ad esempio, sono un nottacolo e produce il mio lavoro migliore tra le 1 alle AM ​​e le 5 del mattino. Grazie alla comunicazione asincrona, posso alzarmi e brillare a mezzogiorno e ho ancora fatto il mio lavoro forse migliore di qualità rispetto a quando sono stato costretto a partecipare a quella delle 9 del mattino.

2. La comunicazione asincrona porta a orari di lavoro più indisturbati e maggiore produttività

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Immagina questo: sei in uno stato di flusso. Il sole splende, stai facendo il tuo lavoro, e la tua mente è chiara e concentrata. Quindiboom. Hai una chiamata. Devi prenderlo. Peggio ancora, senti il ​​suono temuto di una chiamata Skype in entrata. "Ma stai scherzando?" Pensi a te stesso prima di intonacare un sorriso, sistemare gli occhiali e saluta il tuo cliente o un compagno di squadra. Un altro di quelli "Ehi, basta saltare in una chiamata da check-in!" incontri. Segue i piccoli discorsi, un po 'di lavoro parlano, e poi dieci minuti dopo sei tornato ad essere nel tuo stato celeste di flusso.

Oh, come lo desideriamoÈ così che ha funzionato!

SecondoricercaCondotto da Gloria Mark of UC Irvine, il lavoro più interrotto riprende, in media, in 23 minuti e 15 secondi. Questo è il costo del tempo del commutazione del compito. Non solo questo, però. Non torni semplicemente indietro esattamente a quello che stavi facendo; Devi riorganizzare e riorganizzare i pensieri nella tua mente e forse completare un compito o due prima di poter essere nello stesso stato in cui eri in preinterruzione.

La comunicazione asincrona libera da questa possibilità e ti consente di scegliere il tuo tempo per funzionare. Inoltre, puoi scollegare dal mondo se scegli così (spegnere il telefono, forse?) Mentre si lavora e si concentra interamente sull'attività a portata di mano.

3. È nella natura della comunicazione asincrona lasciarsi dietro un sentiero di carta I.e. C'è una migliore organizzazione di dati e fatti

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La comunicazione sincrona di solito significa che alcuni di ciò che sono stati discussi nelle riunioni potrebbero essere persi a meno che qualcuno non prenda esplicitamente prendere appunti della conversazione. Naturalmente, hai sempre strumenti come la registrazione dei video zoom.

Tuttavia, questo significa passare attraverso l'intero incontro per trovare ciò che stai cercando. E se sei qualcosa come me e guarda i video a 2x la velocità o salta i pezzi massicci, potresti perdere qualcosa di importante. Anche se non lo fai, sai che il compito di passare attraverso l'intero video è noioso e senza senso con un sacco di tempo perso.

D'altra parte, la comunicazione asincrona lascia dietro un sentiero di carta, dopo tutto, è proprio come funziona! Avere un sentiero di carta è particolarmente utile nel caso di progetti complessi.

Ci sono vari meriti per mantenere un record della tua comunicazione con i tuoi compagni di squadra. Riduce le possibilità di confusione o malconunicazioni. Ogni volta che sei confuso, puoi sempre tornare indietro e guardare la conversazione. Nel caso in cui credi che qualcosa non sia stato chiarito o richiede più chiarezza, sai esattamente cosa chiedere ai tuoi compagni di squadra o al tuo cliente.

4. La comunicazione asincrona è perfetta per collaborare con talento da tutto il mondo

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Se esegui un'agenzia o un lavoro a uno, probabilmente comunichi e lavori molto con le persone di tutto il mondo. Se questo è il caso, Async Communication è il tuo salvatore! La comunicazione asincrona significa una collaborazione più semplice per i team remoti dal fuso orario non è più un vincolo. Inoltre, con la comunicazione Async è una delle tue armi segrete, saresti più aperto a lavorare con il talento da tutto il mondo. Ciò significa meglio che la risoluzione dei problemi grazie a una prospettiva multiculturale (integrale per molte aziende nell'età ipertiva globalizzata di oggi) insieme a diventare un attraente datore di lavoro per il talento che preferisce lavorare da remoto - da avidi viaggiatori a nuove mamme.

Se ci chiedi, il lavoro remoto e la comunicazione asincrona è un ciclo virtuoso.

5. Comunicazione asincrona significa meglio, più considerato e feedback onesto

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La comunicazione ASYNC consente un feedback migliore e una comunicazione più onesta. Ecco perché:

Quando combini tutti e tre i fattori, hai te stesso una ricetta per un feedback migliore, onesto e considerato.

Come comunicare asincrono

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Alcune delle attività che sono meglio eseguite con l'aiuto della comunicazione asincrona includono:

Quindi, come hanno altre aziende che utilizzano la comunicazione asincrona come forma primaria di comunicazione, è riuscita con successo a sfruttare il potere di Async? Ecco alcuni strumenti che potrebbero aiutare.

Strumenti Raccomandiamo di aiutare i tuoi compagni di squadra a comunicare in modo asincrono

Esistono anche strumenti multipli che possono aiutare la tua squadra collaborare e comunicare asincrono. Detto questo, la rivoluzione del lavoro remota ha portato a molti strumenti che ritagliano sul mercato. Ciò rende il settore degli strumenti di comunicazione ASYNC altamente competitivi, con ogni nuovo strumento è il prossimo strumento di ottimizzazione "rivoluzionario". Quindi abbiamo capito che ti aiuteremo offrire alcuni strumenti che hanno funzionato per noi.

Email 📧.

Oh, lo strumento fidato che continuerà a prevalere in tutto il lavoro. Ecco perché le e-mail sono spesso considerate una parte necessaria della comunicazione ASYNC.

Dovrebbe essere tenuto presente che le e-mail vengono spesso utilizzate da squadre che si basano sulla comunicazione sincrona. Quindi cosa dovresti tenere a mente quando usi le e-mail per la comunicazione asincrona per le tue squadre? Imposta alcune regole di terra come:

Strumenti di messaggistica 📲.

Allentatoha ottenuto un brutto rappresentante perché spesso crea lo stress di dover costantemente impegnarsi. Tuttavia, non ha bisogno di essere così. Molte squadre in tutto il mondo che comunicano in modo asincrono credono che il gioco sia indispensabile per la loro comunicazione di squadra. Le foglie di allentamento dietro un sentiero di carta, possono essere facilmente ridimensionate e offre molte possibilità di integrazione. Tuttavia, funzioni meglio quando viene utilizzato in tempo reale (quando tutti nella rispettiva squadra sono online insieme), può essere ingombra e le notifiche possono essere inquietanti. Ci sono alcune cose che puoi fareOttimizza il gioco per la comunicazione AsyncCome spegnere le notifiche e creare una guida etichetta allentata per la tua squadra.

IntrecciareÈ un altro strumento popolare utilizzato oggi da team remoti. Twist è stato creato con l'obiettivo di semplificare le conversazioni e organizzarli in modo che nulla di importante sia perso mentre assicurati anche che i membri del team non si sentono sopraffatti da una casella di posta in fase di esplosione (e / o confusione). Consiste anche di funzionalità che sembrano essere state create tenendo presente la comunicazione Async. Ad esempio, non c'è indicatore per mostrare se qualcuno è online o offline. Puoi anche scegliere chi vuoi informare. Inoltre, rende molto facile portare a bordo e collaborare con agenzie e appaltatori.

Microsoft Teams o Slack: quale dovresti scegliere?

Comunicazione video 👨💻.

Loom è un altro potente strumento che consigliamo vivamente per i team remoti. Loom ti aiuta a creare video brevi (uno dei te stesso o dello schermo o entrambi), caricarli sul cloud e quindi condividere l'URL con i tuoi compagni di squadra. I tuoi compagni di squadra possono dare un'occhiata al video ogni volta che ottengono il tempo. Questo è un esempio di sfruttare la potenza del video quando si comunica in modo asincrono. È interessante notare che la squadra dietro al telaio è remota e utilizza il telaio per condurre se stessi incontri asincroni.

La principale differenza tra lo zoom e il telaio è che mentre le aziende utilizzano lo zoom per condurre riunioni sincroni (un semplice sostituto per riunioni di persona), il telaio viene utilizzato per condurre riunioni in modo asincrono. Lo zoom può essere utilizzato anche per ASYNC. Tuttavia, non è quello che è principalmente noto per.

Zipmessage.È un altro strumento di condivisione video che funziona meraviglie per team remoti. Creato di mantenere la comunicazione ASYNC al centro, ZipMessage è costituita da funzioni che rendono una collaborazione remota una brezza. Alcune di queste caratteristiche includono la condivisione del link dei video, dei messaggi back-event tutti su una pagina, i modelli di messaggi riutilizzabili e l'integrazione con lento.

Note vocali 🗣.

Non un fan delle telefonate, ma vuole ancora che i tuoi pensieri fluiscono liberamente mentre comunichi? Breve in tempo e non può creare l'email perfetta? Vuoi fare qualcosa che è un impegno inferiore e richiede meno tempo piuttosto che fare un video? Note vocali per il salvataggio. Strumenti come whatsapp eYac.Consentire ai team remoti di inviare note vocali che i membri del tuo team possono rispondere in qualsiasi momento. Ciò che è bello di Yac è che prende il popolare concetto di note vocali e lo rende business-friendly. Yac ti consente di registrare lo schermo, integra con il lento e ogni nota vocale viene fornita con la trascrizione nel caso in cui desideri leggerlo.

Strumenti di gestione del progetto 💻 ✅

Quando gestisci una squadra che comunica principalmente asincrono,grandeLa gestione del progetto diventa integrale per il successo del progetto. Assicurati che i team remoti funzionino in modo efficiente (e tempestivo) per raggiungere i loro obiettivi del progetto richiede uno strumento di gestione del progetto altrettanto grande.accedere UDN Task Manager. . 👋 🎉.

UDN Task Manager.prende tutte le informazioni importanti e mette tutto in un unico posto. Puoi assegnare compiti ai membri del team, collaborare con i membri e gestire interi progettiUDN Task Manager.. Viene fornito con la possibilità di creare elenchi di cose da fare, gestire il programma del tuo team e semplificare i flussi di lavoro.

La guida definitiva alle roadmap nella gestione del progetto nel 2021

Documentazione e condivisione documenti 📂

Non guardare oltre il trustyGoogle Drivequando si tratta di creare e condividere documenti. La cosa grande di Google Prodotti (documenti, fogli, diapositive, ecc.) È che si integrano perfettamente con la maggior parte degli altri SAA utilizzati da società remote. Sono anche creati per mantenere la collaborazione al centro. Si potrebbe andare così lontano da dire che sono indispensabili quando si tratta di lavorare in team remoti e comunicare in modo asincrono.

Le cose per fare attenzione quando comunicano asincrono

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Abbiamo finora appreso dei travolgenti vantaggi della comunicazione asincrona. Sfruttando la comunicazione asincrona, ora sappiamo, significa una squadra più produttiva e forse persino più felice. La comunicazione asincrona viene in soccorso in cui la comunicazione sincrona fallisce.

Detto questo, come è il caso di quasi tutto, è imperativo che impariamo anche gli svantaggi della comunicazione asincrona. Mentre non c'è un tutto, è importante essere consapevoli di quelli che esistono.

1. La comunicazione asincrona potrebbe non essere la migliore forma di comunicazione quando l'obiettivo è la costruzione della relazione

Gli esseri umani sono animali sociali. Ci piace sentire connesso. Nel mondo degli affari, in particolare, creare e nutrire relazioni è cruciale. La comunicazione asincrona è così ossessionata da essere produttive e mantenendo tutto aerodinamico che potremmo non riuscire a connettersi l'uno con l'altro a livello umano. La pandemia, specialmente, ci ha insegnato come è importante la connessione umana.

2. La comunicazione asincrona non è eccezionale per compiti urgenti o immediati

Quando hai bisogno di qualcosa fatto immediatamente, la tua migliore speranza potrebbe essere davvero a "saltare una chiamata veloce". Questo è il motivo per cui molti project manager, anche quando sono fan della comunicazione Async, raccomandano di capire quali compiti possono essere eseguiti asincroni e quali potrebbero essere più adatti alla comunicazione sincrona. Potrebbe anche essere utile creare un elenco di motivi quando sarebbe meglio comunicare in modo sincrono. Poi di nuovo, questo potrebbe non funzionare se un team è costituito maggiori di lavoratori del contratto.

3. Potrebbe anche estrarre una conversazione

A volte, di nuovo, potrebbe essere nel miglior interesse di tutti per prendere il telefono e ottenere una chiamata. Oppure per fare una chiamata allo zoom, condividere lo schermo e spiegare l'attività. La comunicazione ASYNC non consente questa possibilità.

Tutto si riduce a una buona comunicazione. Se qualcosa non è inutilmente estratto, la scommessa migliore del membro del team potrebbe essere quella di rilasciare un messaggio e richiedere una riunione rapida. Raccomandiamo inoltre di rendere l'agenda della riunione cristallina e affermandolo in anticipo. Dopo tutto, l'intero punto di comunicazione Async è quello di rispettare il tempo degli altri e assicurarsi che i livelli di produttività rimanga elevati.

Sei tutto pronto!

La comunicazione asincrona è una testimonianza del fatto che i dipendenti e i membri del team sono adulti che non hanno bisogno di essere monitorati o gestiti costantemente. Ci si possono aspettare che facciano il loro lavoro nel loro tempo e lo fanno bene. Dopotutto, le persone di tutto il mondo oggi sono proattivamente in una ricerca per diventare lavoratori più consapevoli e produttivi. Questo, insieme al fatto che il lavoro remoto èin aumento(Una tendenza che non si fermerà in qualsiasi momento presto), significa che ASYNC è la forma di comunicazione del futuro.

Se desideri saperne di più su come sfruttare il potere della comunicazione Async, insieme ad altri modi utilizzabili di ridimensionare il tuo servizio di servizio, ti suggerisco di controllareQuesto libro di riproduzione su 12moltoStrategie utilizzabiliHo scritto (dopo una ricerca intensa, se posso aggiungere) alcuni mesi fa. È gratuito e si rivelerà molto prezioso per il tuo business.

Allora, cosa stai aspettando? Sfruttalo, risparmiare tempo e tuffarsi nelle belle acque chiare del lavoro produttivo. 🙌.