Noul instrument de eficiență a agenției Hyper: comunicare asincronă

.

Dacă există un singur lucru proprietarilor de agenții sunt obosiți, este:întâlniri.

Oamenii continuă și despre modul în care întâlnirile inutile sunt într-adevăr și modul în care acele notificări nesfârșite de a ajuta la a face altceva decât creșterea nivelului de stres. Întâlnirile au fost chiar numite "Productivitate Killers ".

Consultantul de management Peter Drucker merge atât de departe încât să spună: "Întâlnirile reprezintă un simptom al organizației proaste. Cele mai puține întâlniri, cu atât mai bine. "

Nu există altă modalitate de ao pune: cele mai multe întâlniri suge timpul productiv.

Nu mă credeți? Uitați-vă doar la unele date.

" Raportul de stat al întâlnirilor 2019"Prin Doodle, un instrument online de gestionare a timpului, a examinat date de la 19 milioane de întâlniri și interviuri comandate (cu peste 6.500 de profesioniști) din SUA, Marea Britanie, Germania și Elveția. Raportul a descoperit că profesioniștii cheltuiesc peste două ore (pe săptămână!) În întâlniri inutile.

Același raport a constatat, de asemenea, că peste o treime dintre profesioniști consideră că întâlnirile inutile sunt cele mai mari costuri pentru organizația lor.

Raportul dezvăluie, de asemenea, că întâlnirile de afaceri neproductive costă companiile unui USD de 541 miliarde de dolari în productivitatea pierdută și timpul angajatului.

Și să nu uităm de mișcarea WFH, am accelerat curtoazie a pandemiei. În timp ce circumstanțele în schimbare ar fi trebuit să fie suficient de motiv pentru ca companiile să analizeze tendințele și să găsească noi modalități de lucru, au tradus aceleași procese (și probleme) în spațiul digital.

👉. Pro lapte : Aici sunt 25 de instrumente de lucru la distanță pentru a face WFH o briză

Potrivit unui A.Hârtie de lucruPrin HBS și Școala de Afaceri a lui Nyu, care sa uitat la metadate de la trei milioane de utilizatori din America de Nord, Europa și Orientul Mijlociu, durata medie a întâlnirilor a scăzut cu 20% din cauza pandemiei. Numărul de întâlniri, totuși, a crescut cu 13%. Arunca în amestec "Zoom oboseala"Și băiat, este sănătatea ta mintală pentru o plimbare.

Nu este, pentru lipsa unui cuvânt mai bun, ciudat, că șarada de birouri plictisitoare a întâlnirilor sa blocat chiar și în anul 2021? Oamenii au fost obsedați de stimularea productivității de ani de zile; Milenii par să poarte un dispreț mult mai mare pentru pretension decât Gen X a făcut. Lucrarea devine din ce în ce mai îndepărtată și totuși ... întâlnirile continuă să prevaleze, rămânând o parte "integrală" a muncii.

Deci, de ce sunt întâlniriasa deneproductiv atunci când vine vorba de creșterea agenției dvs. și gestionarea unei echipe la distanță? În timp ce această întrebare ar putea solicita un răspuns mai lung, să o punem pe scurt, putem da vina pe următorii factori:

Nu vă face să vă întrebați dacă există o modalitate mai bună, mai productivă, mai puțin stresantă de a conduce afaceri și de a gestiona fluxurile de lucru? O modalitate în care toată lumea profită la maximum de zilele de lucru? Un mod în care lucrătorii de la distanță care trăiesc în diferite zone de timp pot veni împreună pentru a colabora eficient și a atinge obiective în timp ce nu au nevoie să ardă uleiul de miezul nopții?

Un mod în care putem sărută zoom oboseala bye-bye pentru totdeauna?

Introduceți comunicarea asincronă . 👋.

Am trecut la lucrul cu asincron cu câțiva ani în urmă. Luați exemplul programului meu de mentorat. Am invest, cumpara si consultam afaceri de servicii in mineProgram de mentor produsAcesta este un program lunar de 1: 1 rulat complet asincron. Am reușit să ajut întreprinderile interesante de la scară mondială la șase cifre pe lună, datorită lucrărilor asincron.

Ceea ce am de gând să-mi dau seama este: modul Async funcționează excelent pentru majoritatea agențiilor și structurilor companiei; Îmbunătățește productivitatea și oferă oamenilor timp să lucreze în timpul lor. De asemenea, gândiți-vă, pregătiți și creați răspunsuri mai aprofundate pentru problemele X etc.

Deci, ce este comunicarea asincronă?

prin intermediulProductizat. Servicii

Nu este nimic tehnic. Dacă ceva, comunicarea asincronă este o godsend pentru agențiile care lucrează cu lucrători la distanță din întreaga lume.

Potrivit unui A.postare pe blogprin platforma HR.la distanta, care ajută la recrutarea de talente din întreaga lume, "munca asincronă este un concept simplu: faceți cât puteți cu ceea ce aveți, documentați totul, transferați proprietatea asupra proiectului la persoana următoare, apoi începeți să lucrați la altceva".

Pentru a pune pur și simplu, comunicarea asincronă este comunicarea în care nu există cerințe de timp pentru transmisie. Fiecare individ din echipă comunică în timpul lor. Oamenii comunică într-o manieră care nu impune ca cealaltă persoană să fie prezentă.

Dacă primesc un mesaj de la un coleg, nu trebuie să răspund imediat. Nici nu trebuie să-i spun coechipierul meu să ajungă la un apel cu mine (adică ambele, fie toate părțile implicate, nu trebuie să fie prezente).

Pot să răspund doar la mesajul din timpul meu. Acest lucru nu înseamnă că comunicarea asincronă nu implică termenele și termenele limită care intră sub incidența managementului de proiect. Înseamnă doar că fiecare persoană din echipă este conștientă de termenele limită la îndemână și îi onorează. În acest proces, echipele din întreaga lume au observat că nivelurile de productivitate sunt amplificate, deoarece timpul petrecut în întâlniri inutile scade drastic.

Comunicarea sincronă, pe de altă parte, este comunicarea în care ambele părți (sau toate) trebuie să fie prezente în același timp. Întâlnirile dvs. regulate de birou, întâlnirile de zoom sau chiar colegii dvs. care vă așteaptă să vă întoarceți imediat la acestea, sunt exemple de comunicare sincronă.

Acest lucru poate rezuma experiența pe care majoritatea oamenilor o vor avea cu organizații tipice:

prin intermediulStare de nervozitate

Unele dintre instrumentele pe care le utilizați în prezent sunt exemple de instrumente care pot fi utilizate pentru a comunica asincron, cum ar fi e-mailul,Whatsapp.(Îmi place notele de voce!),Război de ţesut , Jumpshare., și chiarZoom.(caracteristica Auto-înregistrare). Comunicarea sincronă, pe de altă parte, ar însemna participarea la întâlniri față-în-față (!), Întâlniri virtuale, răspunsuri slack sau apeluri telefonice simple.

Comunicarea Async oferă diferite beneficii în comparație cu comunicarea sincronă, de la a fi mai productiv la respectarea timpului de coechipieri.

5 moduri de a refuza conversația

1. Comunicarea asincronă înseamnă o flexibilitate sporită în orele dvs. de lucru

prin intermediulProductizat. Servicii

Când comunicați asincron, comunicați în timpul tău. Aceasta înseamnă că dacă sunteți ocupat (sau aveți doar o zi proastă), nu faceți astanevoiesă răspundă imediat.

Comunicarea asincron înseamnă respectarea "factorului uman" al muncii. Ființele umane nu sunt mașini. Avem zile bune și zile rele, avem zile productive și zile mai puțin productive. Comunicarea asincronă înseamnă înțelegerea acestui lucru și oferirea oamenilor în echipă un pic de cameră de wiggle.

De exemplu, sunt o bufniță de noapte și de a produce cea mai bună lucrare între 1 am și 5 dimineața. Datorită comunicării asincrone, pot să mă ridic și să strălucească la prânz și să-mi fac munca poate fi mai bună în calitate decât am fost forțată să particip la 9 dimineața.

2. Comunicarea asincronă duce la orele de lucru mai neperturbate și la creșterea productivității

prin intermediulProductizat. Servicii

Imaginați-vă că sunteți într-o stare de flux. Soarele strălucește, îți faci munca făcută și mintea ta este clară și concentrată. ApoiBoom.. Ai un apel. Trebuie să o luați. Mai rău, auzi sunetul temut al unui apel Skype primit. "Glumești cu mine?" Te gândești la tine chiar înainte de a vă tensiona pe un zâmbet, fixați ochelarii și salut clientul sau un coechipier. Un alt dintre aceștia "Hei, doar sperând la un apel pentru a verifica!" întâlniri. Vorbile mici urmează, un pic de discuții de lucru, iar apoi zece minute mai târziu vă întoarceți să fiți în starea voastră cerească de flux.

Oh, cum dorimAșa a funcționat!

ConformcercetareConduceți de marca Gloria a UC Irvine, cele mai multe lucrări întrerupte, în medie, în 23 de minute și 15 secunde. Acesta este costul de timp al comutării sarcinilor. Nu doar asta. Nu vă întoarceți pur și simplu la exact ceea ce faceți; Trebuie să rearanjați și să reorganizați gândurile în mintea voastră și, probabil, să completați o sarcină sau două înainte de a putea fi în aceeași stare pe care ați fost în pre-întrerupere.

Comunicarea asincronă scapă de această posibilitate și vă permite să alegeți timpul dvs. pentru a lucra. Mai mult, vă puteți deconecta de la lume dacă alegeți (oprirea telefonului, poate?) În timp ce lucrați și concentrați în întregime asupra sarcinii la îndemână.

3. Este în natură de comunicare asincronă să părăsească o traseu de hârtie i.e. Există o mai bună organizare a datelor și a faptelor

prin intermediulProductizat. Servicii

Comunicarea sincronă înseamnă, de obicei, că unele dintre ceea ce a fost discutat în întâlniri ar putea fi pierdute dacă cineva ia în mod explicit note de conversație. Desigur, aveți întotdeauna instrumente cum ar fi înregistrarea video Zoom.

Cu toate acestea, asta înseamnă trecerea prin întreaga întâlnire pentru a găsi ceea ce căutați. Și dacă sunteți ceva de genul meu și vizionați videoclipuri la 2x viteza sau săriți bucățile masive, ați putea pierde ceva important. Chiar dacă nu, știi că sarcina de a trece prin întregul videoclip este plictisitor și neîncetat, cu mult timp pierdut.

Pe de altă parte, comunicarea asincronă pleacă în spatele unui traseu de hârtie, la urma urmei, așa funcționează! Având o traseu de hârtie este deosebit de utilă în cazul proiectelor complexe.

Există mai multe merite pentru a păstra o înregistrare a comunicării dvs. cu colegii de echipă. Reduce șansele oricărei confuzii sau a comunicării. Ori de câte ori sunteți confuz, puteți întotdeauna să vă întoarceți și să vă uitați la conversație. În cazul în care credeți că nu a fost clar sau necesită mai multă claritate, știți exact ce să vă întrebați colegii sau clientul dvs.

4. Comunicarea asincronă este perfectă pentru colaborarea cu talente din întreaga lume

prin intermediulProductizat. Servicii

Dacă conduci o agenție sau o lucrați la unul, probabil că comunicați și lucrați foarte mult cu oamenii din întreaga lume. Dacă este cazul, comunicarea async este Mântuitorul dvs.! Comunicarea asincronă înseamnă o colaborare mai ușoară pentru echipele la distanță, deoarece fusul orar nu mai este o constrângere. Mai mult, cu comunicarea Async fiind una dintre armele voastre secrete, veți fi mai deschisi să lucrați cu talent din întreaga lume. Aceasta înseamnă o mai bună rezolvare a problemelor datorită unei perspective multiculturale (integral pentru multe companii din epoca hiper globalizată de astăzi), împreună cu a deveni un angajator atrăgător pentru talentul care preferă să lucreze de la distanță - de la călătorii Avid la mame noi.

Dacă ne întrebați, lucrările la distanță și comunicarea asincronă este o buclă virtuoasă.

5. Comunicarea asincronă înseamnă mai bine, mai luată în considerare și feedback cinstit

prin intermediulProductizat. Servicii

Comunicarea Async face pentru un feedback mai bun și o comunicare mai cinstită. Iată de ce:

Când combinați toți cei trei factori, aveți o rețetă pentru un feedback mai bun, cinstit și considerat.

Cum de a comunica asincron

prin intermediulProductizat. Servicii

Unele dintre activitățile care sunt mai bine efectuate cu ajutorul comunicării asincrone includ:

Deci, cum au alte companii care utilizează o comunicare asincronă ca formă primară de comunicare, au reușit cu succes să folosească puterea asinciei? Iată câteva instrumente care ar putea ajuta.

Instrumente Vă recomandăm să vă ajutați colegii de echipă să comunice asincron

Există astăzi mai multe instrumente care vă pot ajuta echipa să colaboreze și să comunice asincron. Cu aceasta fiind spuse, revoluția de lucru la distanță a dus la multe instrumente care se cultivă pe piață. Acest lucru face ca industria de comunicare Async să fie extrem de competitivă, fiecare instrument nou fiind următorul instrument de optimizare "revoluționar". Așa că ne-am gândit că vă vom ajuta oferind câteva instrumente care au lucrat pentru noi.

Email 📧.

Instrumentul de încredere care va continua să prevaleze în toate lucrurile. Iată de ce e-mailurile sunt adesea considerate a fi o parte necesară a comunicării Async.

Trebuie ținut cont de faptul că e-mailurile sunt adesea folosite de echipe care se bazează pe comunicarea sincronă. Deci, ce ar trebui să țineți cont când utilizați e-mailuri pentru comunicarea asincronă pentru echipele dvs.? Setați unele reguli de bază cum ar fi:

Instrumente de mesagerie 📲.

Slack.a primit un repul rău, deoarece adesea creează stresul de a se angaja în mod constant. Cu toate acestea, nu trebuie să fie așa. Multe echipe din întreaga lume care comunică asincron cred că slăbiciunea este indispensabilă pentru comunicarea lor în echipă. Slack frunze în spatele unui traseu de hârtie pot fi ușor scalate și oferă o mulțime de posibilități de integrare. Cu toate acestea, funcționează cel mai bine atunci când este folosit în timp real (când toată lumea din echipa respectivă este online împreună), poate fi aglomerată, iar notificările pot fi deranjante. Există câteva lucruri pe care le puteți faceOptimizați Slack pentru comunicarea Asynccum ar fi oprirea notificărilor și crearea unui ghid de etichetă Slack pentru echipa dvs.

Răsucireeste un alt instrument popular folosit de echipele la distanță astăzi. Twist a fost creat cu scopul de a raționaliza conversațiile și de a le organiza astfel încât nimic important să se piardă, de asemenea, asigurându-se, de asemenea, că membrii echipei nu se simt copleșiți de o cutie de e-mail explozivă (și / sau jumbled). De asemenea, este alcătuită din caracteristici care par a fi create ținând cont de comunicarea Async. De exemplu, nu există niciun indicator care să arate dacă cineva este online sau offline. De asemenea, puteți alege cine doriți să notificați. În plus, aceasta face foarte ușor să aducă la bord și să colaboreze cu agenții și contractori.

Echipele Microsoft sau Slack: Care ar trebui să alegeți?

Comunicare video 👨💻.

Loom este un alt instrument puternic pe care îl recomandăm cu tărie pentru echipele la distanță. Loom vă ajută să creați videoclipuri scurte (oricare dintre dvs., fie ecranul dvs. sau ambele), încărcați-le pe nor, apoi distribuiți adresa URL cu colegii de echipă. Coechipierii dvs. pot arunca o privire la videoclip ori de câte ori primesc timp. Acesta este un exemplu de utilizare a puterii video atunci când comunicați asincron. Interesant este suficient, echipa din spatele lui Loom este îndepărtată și folosește războiul pentru a desfășura întâlniri asincrone.

Diferența majoră dintre zoom și război este că, în timp ce companiile utilizează zoom pentru a efectua întâlniri sincrone (un simplu înlocuitor al întâlnirilor în persoană), este folosit pentru a efectua întâlniri în mod asincron. Zoom poate fi folosit și pentru Async. Cu toate acestea, asta nu este ceea ce este cunoscut în primul rând.

Zipmesaj.Este un alt instrument de partajare video care funcționează minuni pentru echipele la distanță. Creat Menținerea comunicării Async în centru, ZipMessage este formată din caracteristici care fac o colaborare la distanță o briză. Unele dintre aceste caracteristici includ schimbul de linii de videoclipuri, mesaje din spate și altele pe o singură pagină, șabloane de mesaje reutilizabile și integrare cu slăbiciune.

Note vocale 🗣.

Nu este un fan al apelurilor telefonice, dar totuși doriți să aveți gândurile dvs. să curgă liber în timp ce comunicați? Scurt la timp și nu pot să producă e-mailul perfect? Doriți să faceți ceva care este un angajament mai mic și necesită mai puțin timp decât a face un videoclip? Note vocale la salvare. Instrumente precum WhatsApp șiYac.Permiteți echipelor la distanță să trimită voce remarcă că membrii echipei dvs. pot răspunde în orice moment. Ceea ce este minunat despre YAC este că este nevoie de conceptul popular de note vocale și îl face de afaceri. YAC vă permite să înregistrați ecranul, să vă integrezi cu slăbiciune, iar fiecare notă vocală vine cu transcrierea în cazul în care doriți să o citiți.

Instrumente de management de proiect 💻 ✅

Când gestionați o echipă care comunică în primul rând asincron,GrozavGestionarea proiectului devine parte integrantă pentru succesul proiectului. Asigurarea că echipele la distanță funcționează într-o manieră eficientă (și în timp util) pentru a-și atinge obiectivele de proiect necesită un instrument de management de proiect la fel de mare.introduce Manager de sarcini UDN. . 👋 🎉.

Manager de sarcini UDN.ia toate informațiile importante și pune totul într-un singur loc. Puteți atribui sarcini membrilor echipei, colaborați cu membrii și gestionați proiectele întregiManager de sarcini UDN.. Acesta vine cu abilitatea de a crea liste de sarcini, gestionați programul echipei dvs. și eficientizarea fluxurilor de lucru.

Ghidul final pentru foaia de parcurs în managementul proiectelor în 2021

Documentație și partajare a documentelor 📂

Nu căutați mai departe decât cei de încredereGoogle Drive.când vine vorba de crearea și partajarea documentelor. Marele lucru despre produsele Google (docuri, foi, diapozitive etc.) este că se integrează fără probleme cu cele mai multe alte SaaS folosite de companiile de la distanță. De asemenea, sunt create pentru a menține colaborarea la centru. S-ar putea să meargă atât de departe încât să spun că sunt indispensabili atunci când vine vorba de a lucra în echipe la distanță și de a comunica în mod asincron.

Lucruri de a fi atent la comunicarea asincronului

prin intermediulProductizat. Servicii

Am învățat până acum despre avantajele covârșitoare ale comunicării asincrone. Folosind comunicarea asincronă, știm acum, înseamnă o echipă mai productivă și poate chiar mai fericită. Comunicarea asincronă vine la salvarea în care comunicarea sincronă eșuează.

Cu aceasta a spus, așa cum este cazul cu totul, este imperativ, de asemenea, învățăm despre dezavantajele comunicării asincrone. În timp ce nu există o mulțime, este important să fiți atenți la cei care există.

1. Comunicarea asincronă ar putea să nu fie cea mai bună formă de comunicare atunci când obiectivul este construirea relațiilor

Ființele umane sunt animale sociale. Ne place să ne simțim conectați. În lumea afacerilor, în special, crearea și cultivarea relațiilor este crucială. Comunicarea asincronă este atât de obsedată de faptul că este productivă și de a menține totul raționalizat că am putea să nu reușim să ne conectăm la un nivel uman. Pandemia, în special, ne-a învățat cât de importantă legătură umană este.

2. Comunicarea asincronă nu este mare pentru sarcini urgente sau imediate

Când aveți nevoie de ceva făcut imediat, cea mai bună speranță ar putea fi într-adevăr să "hop pe un apel rapid". Acesta este motivul pentru care mulți manageri de proiect, chiar și atunci când sunt fanii comunicării Async, recomandă să aflați ce sarcini pot fi efectuate asincron și care dintre ele ar putea fi mai potrivite pentru comunicarea sincronă. Ar putea fi de asemenea utilă crearea unei liste de motive atunci când ar fi mai bine să comunicați sincron. Apoi, din nou, acest lucru ar putea să nu funcționeze dacă o echipă este alcătuită în special a lucrătorilor contractuali.

3. S-ar putea, de asemenea, să elaboreze o conversație

Uneori, din nou, ar putea fi în interesul tuturor celor mai interesați să ridicați telefonul și să obțineți un apel. Sau altfel pentru a face un apel cu zoom, împărtășiți ecranul și explicați sarcina. Comunicarea async nu permite această posibilitate.

Totul se reduce la o comunicare bună. Dacă ceva nu este desenat în mod inutil, cel mai bun pariu al unui membru al echipei ar putea fi să renunțe la un mesaj și să solicite o întâlnire rapidă. De asemenea, recomandăm ca agenda ședinței să fie clară și să o afirme în prealabil. La urma urmei, întregul punct al comunicării Async este de a respecta timpul altora și de a se asigura că nivelurile de productivitate rămân ridicate.

Sunteți acum setați acum!

Comunicarea asincronă este o dovadă a faptului că angajații și membrii echipei sunt adulți care nu trebuie să fie monitorizați în mod constant sau gestionați. Se așteaptă să se aștepte să-și facă munca în timpul lor și să o facă bine. La urma urmei, oamenii din întreaga lume astăzi sunt proactivi pe o căutare de a deveni lucrători mai atenți și productivi. Acest lucru, împreună cu faptul că munca la distanță esteîn creștere(o tendință care nu va fi oprită în curând), înseamnă că Async este forma de comunicare a viitorului.

Dacă doriți să aflați mai multe despre cum să folosiți puterea comunicării Async, împreună cu alte modalități acționabile de a vă scalda afacerea de serviciu, vă sugerez să verificațiAceastă playbook pe 12foarteStrategii de acțiuneAm scris (după cercetări intensive, dacă pot adăuga) acum câteva luni. Este gratuit și se va dovedi a fi foarte valoros pentru afacerea dvs.

Deci ce mai aștepți? Leverați-l, economisiți timp și vă scufundați în apele frumoase de muncă productivă. 🙌.