Het nieuwe hulpmiddel van de efficiëntie van het hyperbureau: asynchrone communicatie

.

Als er één ding is dat Eigenaren beu zijn, is dit:vergaderingen.

Mensen gaan door en op hoe zinloze vergaderingen echt zijn en hoe die eindeloze slappe meldingen helpen bij het doen van niets anders dan het verhogen van stressniveaus. Vergaderingen zijn zelfs genoemd "Productiviteitskoordenaars. "

Management Consultant Peter Drucker gaat zo ver om te zeggen: "Vergaderingen zijn een symptoom van slechte organisatie. De minder vergaderingen, hoe beter. "

Er is geen andere manier om het te plaatsen: de meeste vergaderingen zuigen productieve tijd.

Geloof me niet? Bekijk enkele van de gegevens.

" De staat van vergaderingen rapport 2019"Door Doodle, een Online Time Management-tool, onderzocht de gegevens van 19 miljoen bijeenkomsten en geïnteresseerde interviews (met meer dan 6.500 professionals) uit de hele VS, het VK, Duitsland en Zwitserland. Het rapport ontdekte dat professionals meer dan twee uur (per week!) In zinloze vergaderingen besteden.

Hetzelfde rapport vond ook dat meer dan een derde van professionals overnodigende vergaderingen geloven om de grootste kosten voor hun organisatie te zijn.

Het rapport onthult ook dat onproductieve zakelijke bijeenkomsten kostenbedrijven kost, maar liefst $ 541 miljard USD in verloren productiviteit en werknemerstijd.

En laten we niet vergeten de WFH-beweging, versnelde hoffelijkheid van de pandemie. Hoewel het veranderen van de omstandigheden genoeg had geweest voor bedrijven om trends te analyseren en nieuwe manieren van werken te vinden, vertaald ze net dezelfde processen (en problemen) naar de digitale ruimte.

👉 Tip : Hier zijn 25+ Remote Work Tools om WFH een briesje te maken

Volgens eenwerkdocumentDoor HBS en Nyu's Stern School of Business, die naar Metadata uitzag van drie miljoen gebruikers uit de hele Noord-Amerika, Europa en het Midden-Oosten, is de gemiddelde lengte van vergaderingen gedaald met 20 procent vanwege de pandemie. Het aantal vergaderingen is echter met 13 procent toegenomen. Gooi in de mix "Zoomvermoeidheid"En jongen, is je geestelijke gezondheid voor een ritje.

Is het niet, want het ontbreken van een beter woord, vreemd, dat de Pesky Office Charade van vergaderingen zelfs in het jaar 2021 rondgaat? Mensen zijn al jaren geobsedeerd door de productiviteit van het stimuleren; Millennials lijken een veel grotere minachting te herbergen voor de pretentie dan Gen X deed. Het werk wordt steeds meer afstandsbediening en toch ... Vergaderingen blijven overhandig, en blijven een "integraal" deel van het werk.

Dus waarom zijn vergaderingendusonproductief als het gaat om het kweken van uw bureau en het beheren van een extern team? Hoewel deze vraag een langer antwoord kan vereisen, om het in een notendop te zetten, kunnen we de volgende factoren de schuld geven:

Maakt het je niet af of er een betere, productievere, minder stressvolle manier is om zaken te doen en workflows te beheren? Een manier waarop iedereen het meeste uit hun werkdag maakt? Een manier waarop externe werknemers die in verschillende tijdzones wonen, kunnen samenkomen om efficiënt samen te werken en doelen te bereiken, terwijl ze de middernachtolie niet hoeft te verbranden?

Een manier waarop we kunnen kussen Zoom Fatigue Bye-Bye voorgoed?

Voer asynchrone communicatie in . 👋

Ik ging over een paar jaar geleden over naar asynchroon. Neem het voorbeeld van mijn mentorschapprogramma. I Co-Invest, Koop en raadpleeg de bedrijfsactiviteiten in mijnProductlijk mentorprogrammaDat is een maandelijks programma 1: 1 volledig asynchroon. Ik heb interessante bedrijven kunnen helpen over de wereldschaal tot zes figuren per maand dankzij het werken asynchroon.

Wat ik ben gerealiseerd, is dit: de Way van Async werkt geweldig voor de meeste agentschappen en bedrijfsstructuren; Het verhoogt de productiviteit en geeft mensen tijd om in hun eigen tijd te werken. Ook, denk, voorbereiden en creëert meer diepgaande reacties voor x-problemen, enz.

Dus wat is asynchroon communicatie?

viaProductofalisering.Services

Het is niets technischs. Als iets, asynchrone communicatie is een Godsend voor agentschappen die werken met externe werknemers over de hele wereld.

Volgens eenblogpostdoor HR-platformOp afstand, Dat helpt talent van over de hele wereld te rekruteren, "Asynchrone werk is een eenvoudig concept: doe zoveel als je kunt met wat je hebt, documenteert alles, overdracht van het eigendom van het project naar de volgende persoon, begin dan aan iets anders te werken."

Om het eenvoudig te doen, is asynchrone communicatie communicatie waarin er geen tijdvereiste voor verzending is. Elk individu in het team communiceert in hun eigen tijd. Mensen communiceren op een manier die niet nodig is dat de andere persoon aanwezig is.

Als ik een bericht van een collega ontvang, hoef ik er niet meteen op te reageren. Ik moet mijn teamgenoot ook niet vertellen om met mij mee te bellen (d.w.z. beide, of alle betrokken partijen, hoeven niet aanwezig te zijn).

Ik kan het bericht gewoon in mijn eigen tijd beantwoorden. Dit wil niet zeggen dat asynchrone communicatie geen tijdlijnen en of deadlines met zich meebrengt die onder de PURVIEW van projectmanagement vallen. Het betekent gewoon dat elke persoon in het team op de hoogte is van de deadlines bij de hand en hen eert. In het proces hebben teams over de hele wereld gemerkt dat productiviteitsniveaus worden gestimuleerd omdat de tijd die wordt doorgebracht in zinloze vergaderingen drastisch daalt.

Synchrone communicatie, aan de andere kant, is communicatie waarin zowel (of alle) partijen op hetzelfde moment aanwezig moeten zijn. Uw reguliere kantoorvergaderingen, zoombijeenkomsten, of zelfs uw collega's die u verwachten dat u onmiddellijk op de speling bij hen komt, zijn voorbeelden van synchrone communicatie.

Dit kan de ervaring samenvatten, de meeste mensen hebben met typische organisaties:

viaTwitter

Sommige van de tools die u momenteel gebruikt, zijn voorbeelden van gereedschappen die kunnen worden gebruikt om asynchroon, zoals e-mail te communiceren, zoals e-mail,WhatsApp(Ik hou van spraaknotities!),Weefgetouw , Jumpshare, en zelfsZoom(de functie Auto-record). Synchrone communicatie, aan de andere kant, zou betekenen bij het bijwonen van face-to-face vergaderingen (!!), virtuele vergaderingen, slappe reacties of eenvoudige telefoontjes.

Async-communicatie biedt verschillende voordelen in vergelijking met synchrone communicatie, van productiever voor het respecteren van de tijd van uw teamgenoten.

5 manieren om het gesprek te herformuleren

1. Asynchrone communicatie betekent verhoogde flexibiliteit in uw werkuren

viaProductofalisering.Services

Wanneer u asynchroon communiceert, communiceer u in uw eigen tijd. Dit betekent dat als je bezig bent (of gewoon een slechte dag), dat nietbehoefteom onmiddellijk te reageren.

Asynchroon communiceren betekent respect voor de "menselijke factor" van het werk. Mensen zijn geen machines. We hebben goede dagen en slechte dagen, we hebben productieve dagen en minder productieve dagen. Asynchrone communicatie betekent begrijpen en het geven van mensen op teams een beetje wiggle-kamer.

Ik ben bijvoorbeeld een nachtuil en produceer mijn beste werk tussen 1 AM en 5 AM. Dankzij asynchrone communicatie kan ik op de middag stijgen en schijnen en nog steeds mijn werk gedaan, misschien beter in de kwaliteit dan dat ik gedwongen werd om dat 9 uur bij te wonen.

2. Asynchrone communicatie leidt tot meer ongestoorde werkuren en verhoogde productiviteit

viaProductofalisering.Services

Stel je dit voor: je bent in een staat van stroom. De zon schijnt, je krijgt je werk gedaan, en je geest is duidelijk en gefocust. Danboom. Je krijgt een telefoontje. Je moet het nemen. Erger nog, je hoort het gevreesde geluid van een inkomende skype-oproep. "Maak je een grapje?" Denk je aan jezelf voordat je gipt op een glimlach, je bril op te lossen en je cliënt of een teamgenoot begroet. Nog een van die "Hé, spring gewoon op een oproep om in te checken!" vergaderingen. Kleine talk volgt, een beetje werktalk, en dan tien minuten later, ben je terug naar het zijn in je hemelse staat van stroom.

Oh, hoe we wensenDat is hoe het werkte!

VolgensOnderzoekUitgevoerd door Gloria Mark van UC IRVINE, het meest onderbroken werk hervat gemiddeld, in 23 minuten en 15 seconden. Dat is de tijdskosten van taakschakeling. Niet alleen dit. Je gaat niet alleen terug naar precies wat je aan het doen was; Je moet gedachten in je hoofd herschikken en reorganiseren en misschien een taak of twee voltooien voordat je in dezelfde staat kunt zijn die je in pre-onderbreking bevond.

Asynchrone communicatie komt van deze mogelijkheid af en stelt u in staat om uw eigen tijd te kiezen om te werken. Verder kunt u loskoppelen van de wereld als u dat ook kiest (uw telefoon uitschakelen, misschien?) Tijdens het werken en focus volledig op de taak bij de hand.

3. Het is in de natuur van asynchrone communicatie om achter een papieren route te laten. I.E. Er is een betere organisatie van gegevens en feiten

viaProductofalisering.Services

Synchrone communicatie betekent meestal dat sommige van wat is besproken in vergaderingen verloren zijn, tenzij iemand expliciet tonen van het gesprek maakt. Natuurlijk heb je altijd tools zoals zoomvideo-opname.

Dat betekent echter door de hele vergadering te gaan om te vinden wat u zoekt. En als je iets lijkt op mij en video's te bekijken op 2x de snelheid of overslaan van massale brokken, mis je misschien iets belangrijks. Zelfs als je dat niet doet, weet je dat de taak om door de hele video te gaan vervelend en unenjoyable is met veel tijd verspild.

Aan de andere kant laat asynchrone communicatie achter een papieren route achter, dat is tenslotte hoe het werkt! Het hebben van een papieren trail is vooral nuttig in het geval van complexe projecten.

Er zijn verschillende verdiensten om een ​​record te houden van uw communicatie met uw teamgenoten. Het vermindert de kans op verwarring of miscommunicatie. Elke keer dat u in de war bent, kunt u altijd teruggaan en kijken naar het gesprek. In het geval dat u denkt dat er iets niet duidelijk is gemaakt of meer duidelijkheid vereist, weet u precies wat u uw teamgenoten of uw klant moet vragen.

4. Asynchrone communicatie is perfect voor het samenwerken met talent van over de hele wereld

viaProductofalisering.Services

Als u een Agentschap of Werk op één werk, communiceert u waarschijnlijk en werkt u veel met mensen van over de hele wereld. Als dit het geval is, is Async Communicatie jouw Redder! Asynchrone communicatie betekent eenvoudiger samenwerking voor externe teams sinds de tijdzone geen beperking meer is. Verder, met Async-communicatie als een van je geheime wapens, zou je meer openstaan ​​voor het werken met talent van over de hele wereld. Dit betekent een betere probleemoplossen dankzij een multicultureel perspectief (integraal voor veel bedrijven in de hyper geglobaliseerde leeftijd van vandaag), samen met het worden van een aantrekkelijke werkgever voor talent die het liefst op afstand werken - van Avid Travellers tot New Mums.

Als u ons vraagt, is externe werk en asynchrone communicatie een deugdzame lus.

5. Asynchrone communicatie betekent beter, meer overwogen en eerlijke feedback

viaProductofalisering.Services

Async-communicatie zorgt voor betere feedback en meer eerlijke communicatie. Hier is de reden:

Wanneer je alle drie factoren combineert, heb je jezelf een recept voor beter, eerlijk en beschouwde feedback.

Hoe asynchroon te communiceren

viaProductofalisering.Services

Enkele van de activiteiten die beter worden uitgevoerd met behulp van asynchrone communicatie omvatten:

Dus hoe hebben andere bedrijven die asynchrone communicatie gebruiken als de primaire vorm van communicatie, succesvol erin geslaagd om de kracht van async te benutten? Hier zijn enkele gereedschappen die kunnen helpen.

Hulpmiddelen We raden aan om uw teamgenoten te helpen die asynchroon communiceren

Meerdere hulpmiddelen bestaan ​​vandaag die je team kan helpen samenwerken en asynchroon communiceren. Met dat gezegd hebbende, heeft de Remote Work Revolution ertoe geleid tot veel hulpmiddelen die op de markt zijn opgepakt. Dit maakt de ASYNC Communication Tools-industrie zeer competitief, waarbij elke nieuwe tool de volgende "revolutionaire" optimalisatie-tool is. Dus we dachten dat we je helpen door wat tools aan te bieden die voor ons hebben gewerkt.

E-mail 📧

Oh, het betrouwbare tool dat zal blijven prevaleren in alles-dingen-werk. Hier is de reden waarom e-mails vaak worden beschouwd als een noodzakelijk onderdeel van async-communicatie.

Het moet in gedachten worden gehouden dat e-mails vaak worden gebruikt door teams die afhankelijk zijn van synchrone communicatie. Dus wat moet je in gedachten houden bij het gebruik van e-mails voor asynchrone communicatie voor je teams? Stel wat grondregels in zoals:

Messaging Tools 📲

SlapHeeft een slechte rep omdat het vaak de stress creëert van constant om deel te nemen. Het hoeft echter niet zo te zijn. Veel teams over de hele wereld die asynchroon communiceren geloven dat speling onmisbaar is voor hun teamcommunicatie. Slaapblaadjes achter een papierspoor, kan gemakkelijk worden geschaald en biedt veel integratiemogelijkheden. Het werkt echter het beste bij gebruik in realtime (wanneer iedereen in het respectieve team samen online is), kan rommelig worden en de meldingen kunnen verontrustend zijn. Er zijn een paar dingen die je kunt doenoptimaliseer de speling voor async-communicatieZoals het uitschakelen van de meldingen en het maken van een slappe etiquette-gids voor uw team.

TwistIs een andere populaire tool die vandaag door externe teams wordt gebruikt. Twist is gemaakt met het doel om gesprekken te stroomlijnen en ze te organiseren, zodat niets belangrijks verloren gaat, terwijl ze ook of teamleden zich niet overweldigd voelen door een exploderende (en / of jumbled) inbox. Het bestaat ook uit functies die lijken zijn gemaakt in gedachten async-communicatie. Er is bijvoorbeeld geen indicator om te laten zien of iemand online of offline is. U kunt ook kiezen wie u wilt melden. Verder maakt het het gemakkelijk om aan boord te brengen en samen te werken met agentschappen en aannemers.

Microsoft-teams of speling: welke moet je kiezen?

Videocommunicatie 👨💻

Loom is een andere krachtige tool die we ten zeerste aanbevelen voor externe teams. Loom helpt u korte video's (van uzelf of uw scherm of beide) te maken), upload ze op de cloud en deel dan de URL met uw teamgenoten. Je teamgenoten kunnen de video bekijken wanneer ze de tijd krijgen. Dit is een voorbeeld van het gebruik van de kracht van video bij het communiceren van asynchroon. Interessant genoeg is het team achter weefgetouw op afstand en gebruikt het weefgetouw om zelf asynchrone vergaderingen te doen.

Het grootste verschil tussen zoom en weefgetouw is dat terwijl bedrijven inzoomen gebruiken om synchroonbijeenkomsten (slechts een vervanging voor in-persoonsbijeenkomsten) uit te voeren, weefgetouw wordt gebruikt om vergaderingen asynchroon uit te voeren. ZOOM kan ook voor Async worden gebruikt. Dat is echter niet waar het vooral bekend is.

Zipmessageis een andere tool voor het delen van video's dat wonderen werkt voor externe teams. Gemaakt het houden van async-communicatie in het centrum, ZipMessage bestaat uit functies die een fluitje van externe samenwerking maken. Sommige van deze functies zijn onder meer Link Delen van de video's, Back-and-Forth-berichten allemaal op één pagina, herbruikbare berichtsjablonen en integratie met speling.

Spraaknotities 🗣

Geen fan van telefoongesprekken, maar wil nog steeds uw gedachten vrij laten stromen tijdens het communiceren? Kort op tijd en kan de perfecte e-mail niet ambacht? Wilt u iets doen dat lagere toezegging is en minder tijd nodig heeft dan een video maken? Spraaknotities bij de redding. Gereedschappen zoals WhatsApp enYacSta externe teams toe om spraaknotities te verzenden dat uw teamleden op elk gewenst moment kunnen reageren. Wat is geweldig om YAC is dat het het populaire concept van spraaknotities vergt en het is zakelijk. Met YAC kunt u uw scherm opnemen, integreren met speling en elke spraaknota wordt geleverd met transcriptie voor het geval u het wilt lezen.

Projectbeheer Tools 💻 ✅

Wanneer u een team beheert dat voornamelijk asynchroon communiceert,grootProjectmanagement wordt integraal voor het succes van het project. Zorg ervoor dat externe teams op een efficiënte (en tijdige) manier werkt om hun projectdoelen te bereiken vereist een even grote projectmanagementtool.Binnenkomen Udn taakmanager . 👋 🎉

Udn taakmanagerneemt alle belangrijke informatie en legt het allemaal op één plek. U kunt taken toewijzen aan teamleden, samenwerken met leden en het beheren van volledige projecten opUdn taakmanager. Het wordt geleverd met de mogelijkheid om to-do-lijsten te maken, het schema van uw team te beheren en workflows stroomt.

De ultieme gids voor roadmaps in projectmanagement in 2021

Documentatie en Document Delen 📂

Kijk niet verder dan het vertrouwenGoogle DriveAls het gaat om het maken en delen van documenten. Het mooie van Google-producten (documenten, lakens, dia's, etc.) is dat ze naadloos integreren met de meeste andere SaaS die worden gebruikt door externe bedrijven. Ze zijn ook gemaakt om samenwerking in het centrum te houden. Men kan zo ver gaan om te zeggen dat ze onmisbaar zijn als het gaat om het werken in externe teams en die asynchroon communiceert.

Dingen om voorzichtig te zijn met bij het communiceren van asynchroon

viaProductofalisering.Services

We hebben tot nu toe geleerd over de overweldigende voordelen van asynchrone communicatie. Maak gebruik van asynchrone communicatie, we weten nu, betekent een productiever, en misschien wel gelukkiger team. Asynchrone communicatie komt naar de redding waar synchrone communicatie mislukt.

Met dat gezegd, zoals het geval is met vrijwel alles, is het absoluut noodzakelijk dat we ook leren over de nadelen van asynchrone communicatie. Hoewel er geen heel veel is, is het belangrijk om erachter te zijn van degenen die bestaan.

1. Asynchrone communicatie is misschien niet de beste vorm van communicatie wanneer het doel is met een relatie-gebouw

Mensen zijn sociale dieren. We voelen ons graag verbonden. In de wereld van het bedrijfsleven is het creëren en voeden van relaties cruciaal. Asynchrone communicatie is zo geobsedeerd door productief te zijn en alles gestroomlijnd te houden dat we misschien niet op menselijk niveau met elkaar verbinden. De pandemie, vooral, heeft ons geleerd hoe belangrijk menselijke verbinding is.

2. Asynchrone communicatie is niet geweldig voor urgente of onmiddellijke taken

Als je iets meteens nodig hebt, zou je de beste hoop inderdaad kunnen zijn om 's nachts' te "houwen. Dit is de reden waarom veel projectmanagers, zelfs als ze fans van Async-communicatie, aanbevelen om uit te zoeken welke taken asynchroon kunnen worden uitgevoerd en welke beter geschikt zijn voor synchrone communicatie. Het kan ook nuttig zijn om een ​​lijst met redenen te creëren wanneer het beter zou zijn om synchroon te communiceren. Nogmaals, dit werkt misschien niet als een team deel uitmaakt van contractwerkers.

3. Het kan ook een gesprek voeren

Soms, nogmaals, het is misschien in het belang van iedereen om de telefoon op te halen en te bellen. Of anders een zoomvraag doen, deel het scherm en legt de taak uit. Async-communicatie staat deze mogelijkheid niet toe.

Alles komt neer op goede communicatie. Als iets onnodig wordt getrokken, kan de beste gok van een teamlid zijn om een ​​bericht te laten vallen en een snelle vergadering te vragen. We raden u ook aan om de agenda van het Meeting Crystal Clear Clear te maken en deze van tevoren te vermelden. Immers, het hele punt van async-communicatie is om de tijd van anderen te respecteren en ervoor te zorgen dat de productiviteitsniveaus hoog blijven.

Je bent nu helemaal klaar!

Asynchrone communicatie is een bewijs van het feit dat werknemers en teamleden volwassenen zijn die niet constant moeten worden gecontroleerd of beheerd. Er kunnen worden verwacht dat ze hun werk in hun eigen tijd doen en het goed doen. Immers, mensen over de hele wereld vandaag zijn proactief op een zoektocht om moediger en productieve werknemers te worden. Dit, samen met het feit dat het externe werk isin opkomst(een trend die niet snel zal stoppen), betekent dat Async de communicatievorm van de toekomst is.

Als u meer wilt weten over het gebruik van de kracht van Async-communicatie, samen met andere bruikbare manieren om uw servicebedrijf te schalen, raad ik aan dat u het uitchecktDit Playbook op 12heelBetaalbare strategieënIk schreef (na intensief onderzoek, als ik een paar maanden geleden kunnen toevoegen). Het is gratis en zal heel waardevol zijn voor uw bedrijf.

Dus waar wacht je op? Gebruik het, bespaar tijd en duik in de prachtige heldere wateren van productief werk. 🙌