La nueva herramienta de eficiencia de la agencia hipergica: comunicación asíncrona.
Si hay una cosa que los propietarios de la agencia están cansados, es esto: reuniones
La nueva herramienta de eficiencia de la agencia hipergica: comunicación asíncrona.
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Si hay una cosa que los propietarios de la agencia están cansados, es esto:
reuniones
Las personas siguen y siguen sobre cómo son las reuniones inútiles realmente y cómo esas notificaciones de holguras infinitas ayudan a no hacer nada más que aumentar los niveles de estrés. Las reuniones incluso se han llamado "
asesinos de productividad
"
El consultor de gestión, Peter Drucker, va tan lejos como para decir: "Las reuniones son un síntoma de la mala organización. Cuantas reuniones, mejor.
No hay otra forma de ponerla: la mayoría de las reuniones chupan el tiempo productivo.
¿No me crees? Solo eche un vistazo a algunos de los datos.
"
El informe del estado de las reuniones 2019.
"Por Doodle, una herramienta de gestión de tiempo en línea, examinó datos de 19 millones de reuniones y entrevistas en servicio (con más de 6,500 profesionales) de todos los Estados Unidos, Reino Unido, Alemania y Suiza. ¡El informe descubrió que los profesionales gastan más de dos horas (por semana!) En reuniones sin sentido.
El mismo informe también encontró que más de un tercio de los profesionales creen que las reuniones innecesarias son el mayor costo para su organización.
El informe también revela que las reuniones de negocios improductivas, las compañías de costos de los costos de Whopping $ 541 mil millones de dólares en la pérdida de productividad y el tiempo de los empleados.
Y no olvidemos el movimiento WFH, acelerado cortesía de la pandemia. Si bien los cambios en las circunstancias deberían haber sido la razón suficiente para que las empresas analicen las tendencias y encuentren nuevas formas de trabajar, simplemente traducían los mismos procesos (y problemas) al espacio digital.
De acuerdo a un
hoja de trabajo
Por la Escuela de Negocios Stern HBS y NYU, que analizó los metadatos de tres millones de usuarios de América del Norte, Europa y el Medio Oriente, la duración promedio de las reuniones ha disminuido en un 20 por ciento debido a la pandemia. El número de reuniones, sin embargo, ha aumentado en un 13 por ciento. Tirar a la mezcla "
Zoom fatiga
"Y el niño, es tu salud mental para un paseo.
¿No es así, por la falta de una mejor palabra, extraña, que el molesto oficial de las reuniones se ha quedado atrapado incluso en el año 2021? La gente ha estado obsesionada con aumentar la productividad durante años ahora; Los Millennials parecen albergar un desdén mucho mayor por la pretensión que la Gen X lo hizo. El trabajo se está volviendo cada vez más remoto y, sin embargo, las reuniones continúan prevaleciendo, que restantes una parte "integral" del trabajo.
Entonces, ¿por qué son las reuniones?
entonces
improductivo Cuando se trata de crecer su agencia y administrar un equipo remoto. Si bien esta pregunta podría exigir una respuesta más larga, para ponerla en pocas palabras, podemos culpar a los siguientes factores:
¿No te hace preguntarte si hay una manera mejor, más productiva y menos estresante de realizar negocios y administrar flujos de trabajo? ¿En cuenta en la que todos apagan el máximo provecho de su jornada laboral? ¿Una forma en que los trabajadores remotos que viven en diferentes zonas horarias pueden unirse para colaborar y lograr objetivos de manera eficiente mientras no necesitan quemar el aceite de medianoche?
¿Cómo podemos besar el zoom de fatiga adiós para siempre?
Ingrese la comunicación asíncrona
. 👋
Cambié a trabajar de forma asíncrona hace unos años. Toma el ejemplo de mi programa de mentores. Copreso, compre y consulto a las empresas de servicios en mi
Programa de mentores producidos
Ese es un programa mensual de 1: 1 que se ejecuta de manera completamente asíncrona. He podido ayudar a las empresas interesantes de toda la escala mundial a seis figuras al mes gracias a trabajar de forma asíncrona.
Lo que he llegado a realizar es esto: la forma de ASYNC funciona ideal para la mayoría de las agencias y estructuras de la compañía; Aumenta la productividad y le da a las personas tiempo para trabajar en su propio tiempo. Además, piense, prepare y cree respuestas más profundas para los problemas X, etc.
[sesenta y cinco]Entonces, ¿qué es la comunicación asíncrona?
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No es nada técnico. Si algo, la comunicación asíncrona es una diancia para las agencias que trabajan con trabajadores remotos de todo el mundo.
De acuerdo a un
entrada en el blog
por plataforma HR
Remoto
, que ayuda a reclutar talento de todo el mundo, "el trabajo asíncrono es un concepto simple: hacer todo lo que pueda con lo que tiene, documentar todo, transferir la propiedad del proyecto a la siguiente persona, luego comience a trabajar en otra cosa".
Para ponerlo, simplemente, la comunicación asíncrona es la comunicación en la que no hay un requisito de tiempo para la transmisión. Cada individuo en el equipo se comunica en su propio tiempo. Las personas se comunican de una manera que no requiere que la otra persona esté presente.
Si recibo un mensaje de un colega, no necesito responderlo de inmediato. Tampoco necesito decirle a que mi compañero de equipo tome una llamada conmigo (es decir, ambos, o todas las partes involucradas, no necesitan estar presentes).
Solo puedo responder al mensaje en mi propio tiempo. Esto no quiere decir que la comunicación asíncrona no involucre los plazos y las plazos que se encuentran en el ámbito de la gestión del proyecto. Solo significa que cada persona en el equipo es consciente de los plazos a mano y los honra. En el proceso, los equipos de todo el mundo se han dado cuenta de que los niveles de productividad se impulsan a medida que el tiempo empleado en las reuniones sin sentido cae drásticamente.
La comunicación síncrona, por otro lado, es la comunicación en la que las partes (o todas) deben estar presentes al mismo tiempo. Sus reuniones de oficina regulares, las reuniones de zoom o incluso a sus colegas que le esperan que le respondan inmediatamente en holgura, son ejemplos de comunicación síncrona.
Esto puede resumir la experiencia que la mayoría de las personas tendrán con organizaciones típicas:
vía
Gorjeo
Algunas de las herramientas que usa actualmente son ejemplos de herramientas que se pueden usar para comunicarse de forma asíncrona, como el correo electrónico,
Whatsapp
(¡Amo las notas de voz!),
Telar
De
Saltón
, e incluso
Zoom
(la característica de registro automático). La comunicación síncrona, por otro lado, significaría asistir a reuniones cara a cara (!), Reuniones virtuales, respuestas flojas o llamadas telefónicas simples.
La comunicación de ASYNC ofrece varios beneficios en comparación con la comunicación síncrona, de ser más productiva para respetar el tiempo de sus compañeros de equipo.
[sesenta y cinco]5 maneras de replantear la conversación
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1. La comunicación asíncrona significa una mayor flexibilidad en sus horas de trabajo.
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Cuando se comunica asíncrono, se comunica en tu propio tiempo. Esto significa que si está ocupado (o simplemente tenga un mal día), no lo hace
necesitar
para responder de inmediato.
Comunicarse de forma asíncrona significa respetar el "factor humano" del trabajo. Los seres humanos no son máquinas. Tenemos buenos días y días malos, tenemos días productivos y días menos productivos. La comunicación asíncrona significa entender esto y dar a los humanos a los equipos un poco de sala de mangueras.
Por ejemplo, soy un búho nocturno y produce mi mejor trabajo entre las 1 am y las 5 am. Gracias a la comunicación asíncrona, puedo levantarme y brillar al mediodía y aún me han hecho mi trabajo tal vez mejor en calidad de lo que me había visto obligado a asistir a las 9 am.
2. La comunicación asíncrona conduce a horas de trabajo más no perturbadas y una mayor productividad.
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Imagina esto: estás en un estado de flujo. El sol brilla, está haciendo su trabajo, y su mente es clara y enfocada. Luego
auge
. Tienes una llamada. Tienes que tomarlo. Peor aún, escuchas el temido sonido de una llamada de Skype entrante. "¿Me estás tomando el pelo?" Te piensas justo antes de que seras en una sonrisa, correge sus gafas y saluda a su cliente o a un compañero de equipo. Otra de esas "¡Oye, simplemente saltando de una llamada para registrarse!" reuniones Sigue la charla pequeña, un poco de trabajo conversación, y luego diez minutos después, regresas a estar en tu estado celestial de flujo.
Oh, como deseamos
¡Así es como funcionó!
De acuerdo a
investigación
Realizado por Gloria Mark de UC Irvine, la mayoría de los trabajos interrumpidos se reanudan, en promedio, en 23 minutos y 15 segundos. Ese es el costo del cambio de la tarea. Sin embargo, no solo esto. No solo vuelves a exactamente lo que estabas haciendo; Tienes que reorganizar y reorganizar los pensamientos en tu mente y tal vez completar una tarea o dos antes de que pueda estar en el mismo estado que estuvo en pre-interrupción.
La comunicación asíncrona se deshace de esta posibilidad y le permite elegir su propio tiempo para trabajar. Además, puede desconectarse del mundo si así lo desea (apague su teléfono, tal vez?) Mientras trabaja y se enfoca completamente en la tarea en cuestión.
3. Está en la naturaleza de la comunicación asíncrona para dejar atrás un rastro de papel, es una mejor organización de datos y hechos.
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La comunicación síncrona generalmente significa que parte de lo que se ha discutido en las reuniones podría perderse a menos que alguien esté explícitamente tomando notas de la conversación. Por supuesto, siempre tiene herramientas como la grabación de video de zoom.
Sin embargo, eso significa pasar por toda la reunión para encontrar lo que está buscando. Y si eres algo como yo y mira videos a 2x la velocidad o salte los trozos masivos, podrías perderte algo importante. Incluso si no lo haces, sabes que la tarea de pasar por todo el video es tediosa e inmediata con mucho tiempo que se desperdicia.
Por otro lado, la comunicación asíncrona deja detrás de un rastro de papel, después de todo, ¡así es como funciona! Tener un rastro de papel es especialmente útil en el caso de proyectos complejos.
Hay varios méritos para mantener un registro de su comunicación con sus compañeros de equipo. Reduce las posibilidades de cualquier confusión o falta de comunicación. Cada vez que estés confundido, siempre puedes volver y mirar la conversación. En caso de que creas que algo no estaba claro o requiere más claridad, sabes exactamente qué pedirle a tus compañeros de equipo o a su cliente.
4. La comunicación asíncrona es perfecta para colaborar con talento de todo el mundo.
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Si ejecuta una agencia o trabaja en uno, probablemente se comunique y trabaje mucho con personas de todo el mundo. Si este es el caso, ¡la comunicación de Async es tu Salvador! La comunicación asíncrona significa una colaboración más fácil para los equipos remotos, ya que la zona horaria ya no es una restricción. Además, con la comunicación de ASYNC es una de tus armas secretas, estarías más abierta para trabajar con talento de todo el mundo. Esto significa una mejor resolución de problemas gracias a una perspectiva multicultural (integral para muchas compañías en la era hiper globalizada de hoy) junto con convertirse en un atractivo empleador para el talento que prefiere trabajar de forma remota, de los viajeros de Avid a nuevas mamás.
Si nos pregunta, el trabajo remoto y la comunicación asíncrona es un bucle virtuoso.
5. Comunicación asíncrona significa mejores comentarios, más considerados y honestos.
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La comunicación de ASYNC hace para obtener mejores comentarios y una comunicación más honesta. Aquí está por qué:
Cuando combinas los tres factores, tienes una receta para mejor, honesta y considerada comentarios.
[sesenta y cinco]Cómo comunicarse de forma asíncrona
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Algunas de las actividades que se realizan mejor con la ayuda de la comunicación asíncrona incluyen:
Entonces, ¿cómo tienen otras compañías que usan la comunicación asíncrona como la forma de comunicación principal, logró aprovechar con éxito el poder de ASYNC? Aquí hay algunas herramientas que pueden ayudar.
[sesenta y cinco]Herramientas Recomendamos ayudar a que sus compañeros de equipo se comuniquen de forma asíncrona.
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Hoy existen herramientas múltiples que pueden ayudar a su equipo a colaborar y comunicarse de forma asíncrona. Con lo que se dice, la revolución del trabajo remoto ha llevado a muchas herramientas que surgen en el mercado. Esto hace que la industria de herramientas de comunicación de ASYNC sea altamente competitiva, con cada nueva herramienta que sea la siguiente herramienta de optimización "revolucionaria". Así que pensamos que le ayudaremos a ofrecer algunas herramientas que nos han funcionado.
Correo electrónico 📧
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Oh, la herramienta de confianza que continuará prevaleciendo en todo el trabajo. Aquí hay la razón por la que los correos electrónicos a menudo se consideran una parte necesaria de la comunicación de ASYNC.
Debe tenerse en cuenta que los equipos utilizan a menudo los correos electrónicos que confían en la comunicación síncrona. Entonces, ¿qué debe tener en cuenta al usar correos electrónicos para la comunicación asíncrona para sus equipos? Establecer algunas reglas de tierra como:
Herramientas de mensajería 📲
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Flojo
ha estado recibiendo un mal representante porque a menudo crea el estrés de tener que participar constantemente. Sin embargo, no necesita ser así. Muchos equipos en todo el mundo que se comunican de manera asíncrona, creen que la holgura sea indispensable para su comunicación del equipo. Las hojas holgadas detrás de un rastro de papel, se pueden escalar fácilmente y ofrece muchas posibilidades de integración. Sin embargo, sí, funciona mejor cuando se usa en tiempo real (cuando todos en el equipo respectivo están en línea juntos), pueden abarrotarse, y las notificaciones pueden ser perturbadoras. Hay algunas cosas que puedes hacer para
Optimizar Slack para la comunicación de ASYNC
como apagar las notificaciones y crear una guía de etiqueta floja para su equipo.
Giro
Es otra herramienta popular utilizada por equipos remotos hoy. Se creó Twist con el objetivo de racionalizar las conversaciones y organizarlas para que nada importante se pierda al tiempo que también se asegura de que los miembros del equipo no se sientan abrumados por una bandeja de entrada de explosión (y / o jumbida). También consiste en características que parecen haber sido creadas teniendo en cuenta la comunicación de Async. Por ejemplo, no hay indicador para mostrar si alguien está en línea o fuera de línea. También puedes elegir quién quieres notificar. Además, hace que sea muy fácil aportar a bordo y colaborar con agencias y contratistas.
Microsoft Equips o Slack: ¿Cuál debe elegir?
Comunicación de video 👨💻
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Loom es otra herramienta poderosa que recomendamos encarecidamente para equipos remotos. Loom te ayuda a crear videos cortos (cualquiera de usted o su pantalla o ambos), carguelos en la nube, y luego comparte la URL con sus compañeros de equipo. Sus compañeros de equipo pueden echar un vistazo al video siempre que lleguen el tiempo. Este es un ejemplo de aprovechar el poder del video cuando se comunica asíncrono. Curiosamente, el equipo detrás del telar es remoto y usa telar para llevar a cabo reuniones asíncronas.
La principal diferencia entre el zoom y el telar es que si bien las empresas usan zoom para realizar reuniones síncronas (un mero sustituto de las reuniones en persona), el telar se usa para realizar reuniones de forma asíncrona. El zoom se puede utilizar para Async también. Sin embargo, eso no es lo que se conoce principalmente.
Cremallera
es otra herramienta de video compartido que funciona de maravilla para equipos remotos. Creado Mantener la comunicación de ASYNC en el centro, ZipMessage consiste en características que hacen que la colaboración remota sea una brisa. Algunas de estas características incluyen el intercambio de vínculos de los videos, los mensajes de espalda y hacia adelante en una página, las plantillas de mensajes reutilizables y la integración con holgura.
Notas de voz
🗣
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¿No es un fanático de las llamadas telefónicas, pero aún quiere que sus pensamientos fluyan libremente mientras se comunican? ¿Corto a tiempo y no puede crear el correo electrónico perfecto? ¿Quieres hacer algo que sea un compromiso más bajo y requiere menos tiempo que hacer un video? Notas de voz al rescate. Herramientas como WhatsApp y
Yac
Permitir que los equipos remotos envíen notas de voz de que los miembros del equipo pueden responder en cualquier momento. Lo que es genial acerca de Yac es que se necesita el concepto popular de notas de voz y lo hace de negocios. Yac le permite grabar su pantalla, se integra con flojo, y cada nota de voz viene con la transcripción en caso de que le gustaría leerlo.
Herramientas de gestión de proyectos 💻 ✅
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Cuando está manejando un equipo que se comunica principalmente de forma asíncrona,
estupendo
La gestión de proyectos se vuelve integral al éxito del proyecto. Asegurar que los equipos remotos funcionen de manera eficiente (y oportuna) para lograr sus objetivos del proyecto requiere una herramienta de gestión de proyectos igualmente excelente.
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Toma toda la información importante y lo pone todo en un solo lugar. Puede asignar tareas a los miembros del equipo, colaborar con los miembros y administrar proyectos completos en
Gestor de tareas UDN
. Viene con la capacidad de crear listas para hacer para hacer, administrar el calendario de su equipo y agilizar los flujos de trabajo.
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No busques más allá de la confianza.
Google Drive
Cuando se trata de crear y compartir documentos. Lo mejor de los productos de Google (documentos, hojas, diapositivas, etc.) es que se integran a la perfección con la mayoría de los otros Saas utilizados por las compañías remotas. También se crean para mantener la colaboración en el centro. Uno podría ir tan lejos como para decir que son indispensables cuando se trata de trabajar en equipos remotos y comunicarse de forma asíncrona.
[sesenta y cinco]Cosas para tener cuidado al comunicarse de forma asíncrona.
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Hasta ahora, hemos aprendido sobre las abrumadoras ventajas de la comunicación asíncrona. Aprovechando la comunicación asíncrona, ahora sabemos, significa un equipo más productivo, y quizás incluso más feliz. La comunicación asíncrona llega al rescate donde falla la comunicación síncrona.
Dicho esto, como es el caso con casi todo, es imperativo, también aprendemos sobre los inconvenientes de la comunicación asíncrona. Si bien no hay mucho, es importante ser consciente de los que existen.
1. La comunicación asíncrona podría no ser la mejor forma de comunicación cuando el objetivo es la construcción de relaciones.
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Los seres humanos son animales sociales. Nos gusta sentirnos conectados. En el mundo del negocio, especialmente, creando y nutrir las relaciones es crucial. La comunicación asíncrona está tan obsesionada con ser productiva y mantener todo lo que lleve a cabo que podríamos no conectarnos entre sí a un nivel humano. La pandemia, especialmente, nos ha enseñado, cuán importante es la conexión humana.
2. La comunicación asíncrona no es excelente para tareas urgentes o inmediatas.
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Cuando necesite algo hecho de inmediato, su mejor esperanza podría ser "saltar a una llamada rápida". Esta es la razón por la cual muchos gerentes de proyectos, incluso cuando son fanáticos de la comunicación de ASYNC, recomiendan averiguar qué tareas se pueden realizar de forma asíncrona y cuáles pueden adaptarse mejor a la comunicación síncrona. También podría ser útil crear una lista de razones cuando sería mejor comunicarse de forma sincrónica. Luego, de nuevo, esto podría no funcionar si un equipo se compone de manera mayor de los trabajadores contratados.
3. También podría extraer una conversación.
A veces, nuevamente, podría estar en el mejor interés de todos recoger el teléfono y obtener una llamada. O bien, para hacer una llamada de zoom, comparta la pantalla y explique la tarea. La comunicación de ASYNC no permite esta posibilidad.
Todo se reduce a una buena comunicación. Si algo se está enviando innecesariamente, la mejor opción de un miembro del equipo podría ser dejar un mensaje y solicitar una reunión rápida. También recomendamos hacer que la agenda de la reunión sea cristalina y lo indique de antemano. Después de todo, todo el punto de la comunicación de ASYNC es respetar el tiempo de los demás y garantizar que los niveles de productividad se mantengan altos.
[sesenta y cinco]¡ESTÁS TODOS ESTADOS AHORA!
La comunicación asíncrona es un testimonio del hecho de que los empleados y los miembros del equipo son adultos que no necesitan ser monitoreados o administrados constantemente. Se espera que puedan hacer su trabajo en su propio tiempo y hacerlo bien. Después de todo, las personas de todo el mundo hoy en día son de manera proactiva en una búsqueda para convertirse en trabajadores más conscientes y productivos. Esto, junto con el hecho de que el trabajo remoto es
en aumento
(Una tendencia que no se va a detenerse pronto), significa que Async es la forma de comunicación del futuro.
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