Det nye verktøyet for Hyper Agency Effektivitet: Asynkron Kommunikasjon

.

Hvis det er en ting agentur eiere er lei av, er det dette:møter.

Folk går videre og om hvorpå meningsløse møter egentlig er og hvordan de endeløse slakk varsler hjelper til med å gjøre ingenting annet enn å øke stressnivået. Møter har til og med blitt kalt "produktivitetsmord. "

Management Consultant Peter Drucker går så langt som å si, "Møter er et symptom på dårlig organisasjon. Jo færre møter, desto bedre. "

Det er ingen annen måte å sette den på: de fleste møter suger produktiv tid.

Ikke tro meg? Bare ta en titt på noen av dataene.

" Møterstaten Rapporter 2019"Av Doodle, et online tidsstyringsverktøy, undersøkte data fra 19 millioner møter og bestilt intervjuer (med over 6.500 fagfolk) fra hele USA, Storbritannia, Tyskland og Sveits. Rapporten oppdaget at fagfolk bruker over to timer (per uke!) På meningsløse møter.

Den samme rapporten fant også at over en tredjedel av fagfolk mener unødvendige møter for å være den største kostnaden for organisasjonen.

Rapporten avslører også at uproduktive forretningsmøter koster selskaper en hel del $ 541 milliarder USD i tapt produktivitet og ansattes tid.

Og la oss ikke glemme WFH-bevegelsen, akselerert høflighet av pandemien. Mens endrede omstendigheter burde vært grunn nok til at selskapene skal analysere trender og finne nye måter å jobbe på, oversetter de bare de samme prosessene (og problemer) til det digitale rommet.

👉. Pro tips : Her er 25 + eksterne arbeidsverktøy for å gjøre WFH en bris

Ifølge A.arbeidspapirAv HBS og NYUs akterhøyskole, som så på metadata fra tre millioner brukere fra hele Nord-Amerika, Europa, og Midtøsten, har den gjennomsnittlige lengden på møter falt med 20 prosent på grunn av pandemien. Antall møter har imidlertid økt med 13 prosent. Kaste inn i blandingen "Zoom tretthet"Og gutt, er din mentale helse i en tur.

Er det ikke, for mangel på et bedre ord, rart, at den irriterende kontoret Charade of Meetings har sittende fast rundt i år 2021? Folk har vært besatt av å øke produktiviteten i mange år nå; Millennials ser ut til å havne en mye større forakt for pretensjon enn Gen X gjorde. Arbeidet blir stadig mer fjernt og likevel ... Møter fortsetter å herske, gjenværende en "integrert" del av arbeidet.

Så hvorfor er møter så Uproduktiv når det gjelder å vokse ditt byrå og administrere et eksternt lag? Mens dette spørsmålet kan kreve et lengre svar, for å sette det i et nøtteskall, kan vi klandre følgende faktorer:

Gjør det ikke lurer på om det er en bedre, mer produktiv, mindre stressende måte å drive forretninger på og administrere arbeidsflyter på? En måte hvor alle gjør mest mulig ut av arbeidsdagen? En måte som fjerntliggende arbeidere som bor i forskjellige tidssoner, kan komme sammen for å samarbeide effektivt og oppnå mål, mens de ikke trenger å brenne midnattsoljen?

En måte hvor vi kan kysse zoom tretthet farvel for godt?

Skriv inn asynkron kommunikasjon . 👋.

Jeg byttet til å jobbe asynkront for noen år siden. Ta eksempel på mitt mentorprogram. Jeg samarbeider, kjøp og konsulterer tjenestevirksomhet i minProduktisert Mentor ProgramDet er et 1: 1 månedlig program kjører helt asynkront. Jeg har vært i stand til å hjelpe interessante bedrifter fra hele verdensskalaen til seks figurer i måneden takket være asynkront.

Hva jeg har kommet for å realisere er dette: Async-veien fungerer bra for de fleste byråer og selskapsstrukturer; Det øker produktiviteten og gir folk tid til å jobbe i sin egen tid. Også, tenk, forberede og skape flere grundige svar på X-problemer, etc.

Så hva er asynkron kommunikasjon?

Via.Productized.Services.

Det er ikke noe teknisk. Hvis noe, er asynkron kommunikasjon en godsend for byråer som arbeider med eksterne arbeidstakere over hele verden.

Ifølge A.blogg innleggav HR-plattformFjernkontrollen, som hjelper med å rekruttere talent fra hele verden, "Asynkron arbeid er et enkelt konsept: Gjør så mye du kan med det du har, dokumentere alt, overfør eierskap til prosjektet til neste person, og begynn å jobbe med noe annet."

For å si det enkelt, er asynkron kommunikasjon kommunikasjon der det ikke er tidskrav for overføring. Hver enkelt i laget kommuniserer i sin egen tid. Folk kommuniserer på en måte som ikke krever at den andre personen er til stede.

Hvis jeg mottar en melding fra en kollega, trenger jeg ikke å svare på det umiddelbart. Jeg trenger heller ikke å fortelle min lagkamerat om å ringe med meg (dvs. både, eller alle involverte parter, trenger ikke å være til stede).

Jeg kan bare svare på meldingen i min egen tid. Dette er ikke å si at asynkron kommunikasjon ikke involverer tidslinjer og eller frister som kommer under oppsamlingen av prosjektledelsen. Det betyr bare at hver person i laget er klar over tidsfrister for hånden og ærer dem. I prosessen har lagene over hele verden lagt merke til at produktivitetsnivåene økes som tiden brukt i meningsløse møter faller drastisk.

Synkron kommunikasjon, derimot, er kommunikasjon der både (eller alle) partier må være til stede på samme tid. Dine vanlige kontormøter, zoommøter, eller til og med dine kolleger forventer at du kommer tilbake til dem umiddelbart på slakk, er eksempler på synkronkommunikasjon.

Dette kan oppsummere opplevelsen de fleste vil ha med typiske organisasjoner:

Via.Twitter.

Noen av verktøyene du bruker for øyeblikket er eksempler på verktøy som kan brukes til å kommunisere asynkront, for eksempel e-post,Hva skjer(Jeg elsker stemme notater!),Vevstol , Jumpshare., Til og medZoom(Auto-Record-funksjonen). Synkron kommunikasjon, derimot, ville bety å delta på ansikt til ansiktsmøter (!!), virtuelle møter, slakk svar eller enkle telefonsamtaler.

Async-kommunikasjonen gir ulike fordeler sammenlignet med synkron kommunikasjon, fra å være mer produktiv til å respektere lagkameratene dine.

5 måter å reframe samtalen

1. Asynkron kommunikasjon betyr økt fleksibilitet i arbeidstidene dine

Via.Productized.Services.

Når du kommuniserer asynkront, kommuniserer du i din egen tid. Dette betyr at hvis du er opptatt (eller bare har en dårlig dag), gjør du det ikketrengeå svare umiddelbart.

Kommuniserer asynkront betyr å respektere den "menneskelige faktoren" av arbeid. Menneskene er ikke maskiner. Vi har gode dager og dårlige dager, vi har produktive dager og mindre produktive dager. Asynkron kommunikasjon betyr å forstå dette og gi mennesker på lag litt wiggle rom.

For eksempel er jeg en nattugle og produserer mitt beste arbeid mellom kl. 1 og 5. Takket være asynkron kommunikasjon kan jeg stige og skinne ved middagstid og fortsatt få arbeidet mitt gjort kanskje bedre i kvalitet enn jeg hadde blitt tvunget til å delta på 9.00.

2. Asynkron kommunikasjon fører til mer uforstyrret arbeidstid og økt produktivitet

Via.Productized.Services.

Tenk deg dette: Du er i en tilstand av strømning. Solen skinner, du får arbeidet ditt gjort, og tankene dine er klart og fokusert. Deretterboom.. Du får en samtale. Du må ta den. Verre, du hører den fryktede lyden av en Skype-anrop innkommende. "Tuller du med meg?" Du tenker på deg selv rett før du går på et smil, fikser brillene dine og hilser kunden din eller en lagkamerat. En annen av de "hei, bare hopper på en samtale for å sjekke inn!" møter. Små snakk følger, litt arbeidsklanke, og deretter ti minutter senere er du tilbake til å være i din himmelske tilstand av strømning.

Åh, hvordan vi ønskerSlik fungerte det!

I følgeundersøkelserUtført av Gloria Mark of UC Irvine, fortsetter de fleste avbrutt arbeid, i gjennomsnitt på 23 minutter og 15 sekunder. Det er tidskostnaden for oppgavebryter. Ikke bare dette, skjønt. Du går ikke bare tilbake til akkurat det du gjorde; Du må omorganisere og omorganisere tanker i tankene dine og kanskje fullføre en oppgave eller to før du kan være i samme tilstand du var i forhåndsavbrudd.

Asynkron kommunikasjon blir kvitt denne muligheten og lar deg velge din egen tid til jobb. Videre kan du koble fra verden hvis du så velger (Slå av telefonen din, kanskje?) Mens du arbeider og fokuserer helt på oppgaven ved hånden.

3. Det er i asynkron kommunikasjons natur å etterlate en papirstil, dvs. det er bedre organisering av data og fakta

Via.Productized.Services.

Synkron kommunikasjon betyr vanligvis at noe av det som er blitt diskutert i møter, kan gå tapt med mindre noen er eksplisitt å ta notater av samtalen. Selvfølgelig har du alltid verktøy som zoom videoopptak.

Men det betyr at du går gjennom hele møtet for å finne det du leter etter. Og hvis du er noe som meg og ser på videoer på 2x hastigheten eller hopp over massive biter, kan du savne noe viktig. Selv om du ikke gjør det, vet du at oppgaven med å gå gjennom hele videoen er kjedelig og unenjoyable med mye tid på å bli bortkastet.

På den annen side, asynkron kommunikasjon forlater en papirsti, tross alt, det er bare hvordan det fungerer! Å ha en papirsti er spesielt nyttig i tilfelle komplekse prosjekter.

Det er ulike fordeler å holde oversikt over kommunikasjonen din med lagkameratene dine. Det reduserer sjansene for forvirring eller feilkommunikasjon. Når som helst du er forvirret, kan du alltid gå tilbake og se på samtalen. I tilfelle du tror at noe ikke ble klart eller krever mer klarhet, vet du nøyaktig hva du skal spørre lagkameratene dine eller klienten din.

4. Asynkron kommunikasjon er perfekt for samarbeid med talent fra hele verden

Via.Productized.Services.

Hvis du driver et byrå eller arbeid på en, kommuniserer du sannsynligvis og jobber mye med folk fra hele verden. Hvis dette er tilfelle, er Async Communication din Frelser! Asynkron kommunikasjon betyr lettere samarbeid for eksterne lag siden tidssonen ikke er en begrensning lenger. Videre, med Async-kommunikasjon som en av dine hemmelige våpen, vil du være mer åpen for å jobbe med talent fra hele verden. Dette betyr bedre problemløsing takket være et flerkulturelt perspektiv (integrert for mange selskaper i dagens hyper globaliserte alder) sammen med å bli en attraktiv arbeidsgiver for talent som foretrekker å jobbe eksternt - fra ivrige reisende til nye mødre.

Hvis du spør oss, er fjernarbeid og asynkron kommunikasjon en dydig sløyfe.

5. Asynkron kommunikasjon betyr bedre, mer vurdert, og ærlig tilbakemelding

Via.Productized.Services.

Async-kommunikasjon gir bedre tilbakemelding og mer ærlig kommunikasjon. Her er hvorfor:

Når du kombinerer alle tre faktorene, har du deg en oppskrift på bedre, ærlig og vurdert tilbakemelding.

Hvordan kommunisere asynkront

Via.Productized.Services.

Noen av aktivitetene som er bedre utført ved hjelp av asynkron kommunikasjon inkluderer:

Så hvordan har andre selskaper som bruker asynkron kommunikasjon som den primære form for kommunikasjon, vellykket klarte å utnytte kraften i async? Her er noen verktøy som kan hjelpe.

Verktøy Vi anbefaler å hjelpe dine lagkamerater kommunisere asynkront

Flere verktøy finnes i dag som kan hjelpe teamet ditt til å samarbeide og kommunisere asynkront. Med det som er sagt, har den eksterne arbeidsrevolusjonen ført til at mange verktøy beskjærer i markedet. Dette gjør Async Communication Tools Industry svært konkurransedyktig, med hvert nytt verktøy som er det neste "revolusjonerende" optimaliseringsverktøyet. Så vi skjønte vi vil hjelpe deg med å tilby noen verktøy som har jobbet for oss.

E-post 📧.

Å, det pålitelige verktøyet som skal fortsette å seire i alt-ting-arbeid. Her er hvorfor e-postmeldinger ofte anses å være en nødvendig del av Async-kommunikasjonen.

Det bør holdes oppmerksom på at e-post ofte brukes av lag som stole på synkron kommunikasjon. Så hva skal du huske på når du bruker e-post til asynkron kommunikasjon for lagene dine? Sett noen grunnregler som:

Meldingsverktøy 📲.

SlakkHar fått en dårlig rep fordi det ofte skaper stresset av stadig å måtte engasjere seg. Det trenger imidlertid ikke å være den måten. Mange lag over hele verden som kommuniserer asynkront tror slakk for å være uunnværlig for deres lagkommunikasjon. Slack forlater bak en papirsti, kan enkelt skaleres og gir mange integrasjonsmuligheter. Det fungerer imidlertid best når det brukes i sanntid (når alle i det respektive laget er online sammen), kan bli rotete, og varslene kan forstyrre. Det er noen ting du kan gjøre medOptimaliser slakk for async-kommunikasjonSlik slår av varslene og oppretter en slakk etikettguide for teamet ditt.

VriEr et annet populært verktøy som brukes av eksterne lag i dag. Twist ble opprettet med målet om å effektivisere samtaler og organisere dem slik at ingenting viktig blir tapt, samtidig som de sørger for at lagmedlemmer ikke føler seg overveldet av en eksploderende (og / eller jumbled) innboks. Det består også av funksjoner som synes å ha blitt opprettet med å huske Async-kommunikasjonen. For eksempel er det ingen indikator for å vise om noen er online eller offline. Du kan også velge hvem du vil varsle. Videre gjør det det veldig enkelt å bringe ombord og samarbeide med byråer og entreprenører.

Microsoft-lag eller slakk: Hvilken skal du velge?

Videokommunikasjon 👨💻.

Loom er et annet kraftig verktøy vi anbefaler på det sterkeste for eksterne lag. Loom hjelper deg med å lage korte videoer (enten av deg selv eller skjermen eller begge deler), last opp dem på skyen, og del deretter nettadressen med lagkameratene dine. Lagkameratene dine kan ta en titt på videoen når de får tid. Dette er et eksempel på å utnytte kraften i videoen når du kommuniserer asynkront. Interessant nok er laget bak Loom fjernt og bruker vev for å gjennomføre asynkron møter selv.

Den største forskjellen mellom zoom og vev er at mens selskapene bruker zoom til å gjennomføre synkron møter (bare erstatning for personlige møter), brukes vevet til å gjennomføre møter asynkront. Zoom kan også brukes til async. Men det er ikke hva det er først og fremst kjent for.

ZipMessageEr et annet videodelingsverktøy som fungerer underverk for eksterne lag. Opprettet Hold Async-kommunikasjon i sentrum, består ZipMessage av funksjoner som gjør eksternt samarbeid en bris. Noen av disse funksjonene inkluderer koblingsdeling av videoene, frem og tilbake meldinger alle på en side, gjenbrukbare meldingsmaler og integrering med slakk.

Stemme notater 🗣.

Ikke en fan av telefonsamtaler, men fortsatt vil ha tankene dine flyter fritt mens du kommuniserer? Kort tid og kan ikke lage den perfekte e-posten? Vil du gjøre noe som er lavere engasjement og krever mindre tid enn å lage en video? Stemme notater til redning. Verktøy som whatsapp ogYac.Tillat eksterne lag å sende talesteder som gruppemedlemmene dine kan svare på når som helst. Det som er flott om Yac er at det tar det populære konseptet med talesteder og gjør det forretningsvennlig. Yac lar deg ta opp skjermen, integrerer med slakk, og hvert stemme notat kommer med transkripsjon i tilfelle du vil lese den.

Prosjektstyringsverktøy 💻 ✅

Når du styrer et lag som kommuniserer primært asynkront,flottProsjektledelsen blir integrert i prosjektets suksess. Å sørge for at eksterne lag fungerer i en effektiv (og rettidig) måte for å oppnå prosjektmålene krever et like stort prosjektstyringsverktøy.Tast inn UDN Task Manager . 👋 🎉

UDN Task ManagerTar all den viktige informasjonen og legger alt på ett sted. Du kan tilordne oppgaver til gruppemedlemmer, samarbeide med medlemmer, og administrere hele prosjektene påUDN Task Manager. Den leveres med muligheten til å opprette oppgavelister, administrere lagets tidsplan og strømlinjeforme arbeidsflyter.

Den ultimate guiden til veikart i prosjektledelse i 2021

Dokumentasjon og dokumentdeling 📂

Se ikke lenger enn den trofasteGoogle Disknår det gjelder å lage og dele dokumenter. Den gode tingen om Google-produkter (docs, laken, lysbilder, etc.) er at de sømløst integreres med de fleste andre Saaer som brukes av eksterne selskaper. De er også laget for å holde samarbeidet i sentrum. Man kan gå så langt som å si at de er uunnværlige når det gjelder å jobbe i eksterne lag og kommunisere asynkront.

Ting å være forsiktig med når man kommuniserer asynkront

Via.Productized.Services.

Vi har så langt lært om de overveldende fordelene med asynkron kommunikasjon. Leveraging asynkron kommunikasjon, vi vet nå, betyr en mer produktiv, og kanskje til og med lykkeligere lag. Asynkron kommunikasjon kommer til redning der synkron kommunikasjon mislykkes.

Med det sagt, som det er tilfelle med stort sett alt, er det viktig at vi også lærer om ulempene med asynkron kommunikasjon. Mens det ikke er mye, er det viktig å være oppmerksom på de som eksisterer.

1. Asynkron kommunikasjon er kanskje ikke den beste form for kommunikasjon når målet er relasjonsbygning

Menneskene er sosiale dyr. Vi liker å føle oss tilkoblet. I verden av virksomheten, spesielt å skape og nærende relasjoner er avgjørende. Asynkron kommunikasjon er så besatt av å være produktiv og holde alt strømlinjeformet at vi kanskje mislykkes i å koble til hverandre på et menneskelig nivå. Pandemien, spesielt, har lært oss hvor viktig menneskelig forbindelse er.

2. Asynkron kommunikasjon er ikke bra for presserende eller umiddelbare oppgaver

Når du trenger noe gjort umiddelbart, kan ditt beste håp faktisk være å "hoppe på en rask samtale." Det er derfor mange prosjektledere, selv når de er fans av async-kommunikasjon, anbefaler å finne ut hvilke oppgaver som kan utføres asynkront og hvilke som kan være bedre egnet til synkron kommunikasjon. Det kan også være nyttig å lage en liste over grunner når det ville være bedre å kommunisere synkront. Så igjen, dette kan ikke fungere hvis et lag består av i stor grad av kontraktsarbeidere.

3. Det kan også trekke ut en samtale

Noen ganger, igjen, kan det være i alles beste interesse å hente telefonen og få på en samtale. Ellers å gjøre et zoomanrop, del skjermen og forklare oppgaven. Async-kommunikasjon tillater ikke denne muligheten.

Alt koker ned til god kommunikasjon. Hvis noe er unødvendig å bli trukket ut, kan et lagmedlems beste innsats være å slippe en melding og be om et raskt møte. Vi anbefaler også å gjøre agendaen til møtet krystallklar og angir den på forhånd. Tross alt er hele poenget med Async-kommunikasjonen å respektere andres tid og sikre at produktivitetsnivåene forblir høye.

Du er alt satt nå!

Asynkron kommunikasjon er et testament til det faktum at ansatte og lagmedlemmer er voksne som ikke trenger å kontinuerlig overvåkes eller forvaltes. De kan forventes å gjøre sitt arbeid i sin egen tid og gjøre det bra. Tross alt, folk over hele verden er i dag proaktivt på en søken etter å bli mer oppmerksomme og produktive arbeidere. Dette, sammen med det faktum at fjerntliggende arbeid erpå vei oppover(en trend som ikke kommer til å stoppe når som helst snart), betyr at Async er fremtidens kommunikasjonsform.

Hvis du vil lære mer om hvordan du kan utnytte kraften til Async-kommunikasjon, sammen med andre handlingsrike måter å skalere opp din tjenestevirksomhet, foreslår jeg at du sjekker utDenne playbooken på 12veldighandlingsstrategierJeg skrev (etter intensiv forskning, hvis jeg kan legge til) for noen måneder siden. Det er gratis og vil vise seg å være svært verdifull for din bedrift.

Så ... Hva venter du på? Utnytte den, spare tid og dykk inn i det vakre, klare vannet med produktivt arbeid. 🙌.