Kostnaden for multitasking: Hvor mye produktivitet går tapt gjennom oppgavebryter?

Ofte har multitasking effekten av å få folk til å tro at de oppnår mer. Sannheten er at multitasking ogoppgavebytte kan haskadelige effekter på produktiviteten .

Når vi hopper fraoppgaveTil oppgave blir vi egentlig ikke mer ferdige. I virkeligheten tvinger vi hjernen vår for å stadig bytte gir, jobber hardere for å gjøre ting på et lavere nivå avkvalitetog utmattende våre mentale reserver.

Vi multitask på mange måter, men uavhengig av skjemaet,kosteav kontekstbryter og oppgavebryter er høy. Det er urealistisk for de fleste av oss å utrydde multitasking og oppgave bytte monstre helt. Men med en bedre forståelse av hvordan det påvirker produktiviteten vår (og hvilke personlighetstyper som er mest sårbare), kan vi redusere konteksten bytte produktivitetstap.

Myten om multitasking

Det er anslått detBare 2% av befolkningen er faktisk dyktig på multitasking. Ironisk nok er disse menneskene minst sannsynlig å faktisk multitask. Problemet er at vi alle tror vi er en del av det 2% og bruker vår oppfattede evne som begrunnelse for å jonglere for mange oppgaver. Faktisk indikerer forskning at folk som multitask mest er sannsynligvis det verste på det.

David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward og Jason Watson i University of Utahs Department of Psychologyology Dove dypt inn i dette problemet i studiet på multitasking:

"Oppfatninger av evnen til Multitask ble funnet å være dårlig oppblåst; Faktisk dømte flertallet av deltakerne seg for å være over gjennomsnittet i evnen til Multitask. Disse estimatene hadde liten jording i virkeligheten som oppfattet multitasking evne ikke var betydelig korrelert med faktisk multitasking evne. "

Enkelt sagt, ikke anta at du er en del av de 2% som kan multitask vellykket.

3 typer multitasking

Teksting under kjøring er en multitasking situasjon som får mye medieoppmerksomhet. Denne typen dobbeltopplevelsesoppmerksomhet er bare en av måtene vi prøver å tvinge hjernen vår i flere retninger samtidig.

Det er tre typer multitasking:

For å være klar, er ingen av disse nødvendigvis verre enn de andre. Alle tre reduserer effektiviteten vår og kan resultere i mental tretthet. Vær på vakt for alle tre typer multitasking, slik at du kan gjenvinne kontrollen over fokuset ditt.

Hva er kontekstbryter?

Kontekstbryteren er når du samtidig går inn i to komplekse aktiviteter. Det kan også skje når du er distrahert av noen andre eller når du forstyrrer ditt eget arbeid for å fokusere på den andre oppgaven.

Det er usannsynlig at de fleste av oss skal oppnå dypt fokus mens de kontinuerlig slås frem og tilbake fra en type oppgave til en annen type. For å utføre en utfordrende oppgave optimal, må du nåen tilstand av flyt, hvor du gir din fullstendige oppmerksomhet til enaktivitet. Studier har vist at det tar rundt15 minutterav uavbrutt arbeid på oppgaven for å nå denne tilstanden.

Dette er grunnen til at kontekstbryteren kan holde deg fra å være virkelig effektiv. Det reduserer konsentrasjonen og senkerkvalitetav ditt samlede arbeid ved å stoppe deg fra å nå en optimal fokusstilstand.

Hva er kostnaden for kontekstbryter?

De fleste jonglerer flere prosjekter på en daglig basis. Dette skyldes at multitasking regnes som en verdifull ferdighet. Men jo flere oppgaver du takler på en gang, jo mer kontekstbryter produktivitetstap kan bli et problem.

Det kan ta mer enn25 minutterå gjenoppta en oppgave etter å ha blitt avbrutt. Det er fordi distraksjoner aktivt bryter ned din evne til å fokusere. Selvfølgelig kan du ikke gjøre ditt beste arbeid når tankene dine er spredt over 10 apper, 12 pågående samtaler og en gjøremålsliste som er en kilometer lang.

Mens den direkte kostnaden for kontekstkobling kan føles liten, kan den samlede effekten på fokuset ditt være overveldende.

Er det en forskjell mellom kontekst og oppgavebryter?

I sin reneste form er oppgaveskiftet når du skifter oppmerksomheten din fra en oppgave til en annen og blir bedt om av forstyrrelser i arbeidsflyten din. I mellomtiden er kontekstbryteren når du hopper mellom ulike, ikke-relaterte oppgaver.

Både kontekst og oppgave bytter sidetrack produktiviteten ved å kreve unødvendig mental bøyning. Det er viktig å unngå dem begge, eliminere distraksjoner, og fokusere på en enkelt oppgave om gangen.

De 4 mest vanlige multitasking personligheter

For å være rettferdig har noen av oss en vanskeligere tid å unngå multitasking trusselen enn andre. Universitetet i Utah Study referert tidligere identifiserer fire typer mennesker med en større tendens til multitask:

Hvordan kan du unngå oppgave å bytte i prosjektledelsen?

Sett enkelt, oppgaven bytter overbelastet hjernen din og dreper produktiviteten med opp til80%. Det skifter oppmerksomheten til forskjellige og ikke-relaterte oppgaver. Hvis multitasking er en uunngåelig del av dagen, kan du prøve disse tipsene for å minimere kostnadene for kontekstbryter

Identifisere og segmenter komplekse oppgaver

Finn ut hvilken av dine vanlige oppgaver som er mest kompliserte. Imøtekomme disse komplekse oppgavene ved å skape en distraksjon-fritid og plass til dem. Dette gjelder for å jobbe med nye ting også.

Spar deg en hel masse tid (og hjernekraft) ved å komme inn i en laserlignende tankegang under dine mest kompliserte oppgaver og takle en om gangen.Prosjekt tidssporing programvarevil hjelpe deg med å anslå hvor lenge bestemte oppgaver tar.

Planlegg lignende oppgaver sammen

Problemet med oppgavebryter er at du betaler betydelige produktivitetskostnader for lite til ingen gevinst. Når det er en umiddelbar endring i konteksten til oppgavene dine, har den en forferdelig effekt på din oppmerksomhetsspenning. En løsning på dette er å klynge oppgaver. Denne teknikken innebærer gruppering av relaterte og lignende oppgaver. Dette kuttes ned på kontekstbryter og svinger frem og tilbake mellom vilt forskjellige oppgaver.

En oppgave tilnærming

Den konstante bryteren på girene påvirker fokus og effektivitet. Velg en enkelt oppgave å jobbe med, dedikere all oppmerksomhet til det, og gjør det det eneste du planlegger å oppnå i en bestemt tidsramme.

Det er også gunstig å lage en oppgaveliste som inneholder alle dine oppgaver. Dette gjør at du kan organisere og prioritere arbeidet ditt.

Sette en stopper for uproduktiv oppgave å bytte medUDN Task Manager

EN prosjektledelseLøsning som UDN Task Manager Gjør det mulig for lag å planlegge, organisere, delegere oppgaver og følge opp på dem. Et distraksjonsfritt digitalt arbeidsområde sikrer at lagene kan kommunisere og fullføre oppgaver med letthet.

Videre, en onlineprosjektledelsePlattformen tillater lagmedlemmer å enkelt dele dokumenter, tidsplaner og annen relevant informasjon uten å måtte søke gjennom e-post eller ulike andre plattformer (farvel, oppgavebryter!).

Enten du jobber med personlige eller organisatoriske oppgaver, er en måte å bli mer ferdig på kort tid, å gjenkjenne at multitasking kan føre til produktivitetstap. BedreOppgaveadministrasjonbegynner medUDN Task Manager. Kom i gang med enGratis to ukers prøve !