Kostnaden för multitasking: Hur mycket produktivitet går förlorad genom uppgiftskoppling?

Ofta har multitasking effekten av att få folk att tro att de åstadkommer mer. Sanningen är den multitasking ochuppgiftbyte kan haskadliga effekter på produktivitet .

När vi hoppar frånuppgiftTill uppgift blir vi inte riktigt mer gjort. I själva verket tvingar vi våra hjärnor att ständigt byta växlar, arbetar hårdare för att göra saker på en lägre nivå avkvalitetoch ansträngande våra mentala reserver.

Vi multitask på många sätt, men oavsett formen,kostaAv kontextkoppling och uppgiftsbrytning är hög. Det är orealistiskt för de flesta att utrota multitasking och uppgift att byta monster helt och hållet. Men med en bättre förståelse för hur det påverkar vår produktivitet (och vilka personlighetstyper som är mest utsatta) kan vi minska kontextens byte av produktivitetsförlust.

Myten av multitasking

Det beräknas detEndast 2% av befolkningen är faktiskt skicklig vid multitasking. Ironiskt nog är dessa människor minst sannolika att faktiskt multitask. Problemet är att vi alla tror att vi är en del av den 2% och använder vår uppfattade förmåga som motivering för jonglering för många uppgifter. Faktum är att forskning tyder på att människor som multitask mest är troligt det värsta på det.

David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward och Jason Watson vid University of Utahs Psykologiska Dove djupt in i detta problem i sin studie om multitasking:

"Uppfattningar av förmågan att multitask visade sig vara dåligt uppblåsta. Faktum är att majoriteten av deltagarna bedömde sig över genomsnittet i förmågan att multitask. Dessa uppskattningar hade liten jordning i verkligheten, eftersom uppfattad multitaskeringsförmåga inte var signifikant korrelerad med faktiska multitasking förmåga. "

Enkelt uttryckt, antar inte att du är en del av 2% som kan multitask framgångsrikt.

3 typer av multitasking

Texting under körning är en multitasking situation som får mycket medieuppmärksamhet. Denna typ av dubbelsidig uppmärksamhet delas är bara ett sätt som vi försöker tvinga våra hjärnor i flera riktningar på en gång.

Det finns tre typer av multitasking:

För att vara tydlig är ingen av dessa nödvändigtvis sämre än de andra. Alla tre minskar vår effektivitet och kan leda till mental trötthet. Var vakt för alla tre typer av multitasking så att du kan återfå kontrollen över ditt fokus.

Vad är kontextbyte?

Kontextbrytning är när du samtidigt engagerar dig i två komplexa aktiviteter. Det kan också hända när du distraheras av någon annan eller när du avbryter ditt eget arbete för att fokusera på den andra uppgiften.

Det är osannolikt att de flesta av oss ska uppnå djupt fokus medan de ständigt byter fram och tillbaka från en typ av uppgift till en annan typ. För att utföra en utmanande uppgift optimalt måste du nåett tillstånd av flöde, där du ger din fullständiga uppmärksamhet åt enaktivitet. Studier har visat att det tar runt15 minuterav oavbruten arbete på uppgiften att nå detta tillstånd.

Det är därför som kontextbyte kan hålla dig helt effektiv. Det minskar koncentrationen och sänkerkvalitetav ditt övergripande arbete genom att stoppa dig från att nå ett optimalt fokusläge.

Vad är kostnaden för kontextbyte?

De flesta människor jonglerar flera projekt på en daglig basis. Detta beror på att multitasking anses vara en värdefull skicklighet. Men ju fler uppgifter du klarar genast, desto mer sammanhang som byter produktivitetsförlust kan bli ett problem.

Det kan ta mer än25 minuterför att återuppta en uppgift efter att ha avbrutits. Det beror på att distraheringar aktivt bryter ner din förmåga att fokusera. Naturligtvis kan du inte göra ditt bästa arbete när ditt sinne är utspridda över 10 appar, 12 pågående samtal, och en att göra-lista som är en mil lång.

Medan den direkta kostnaden för kontextbrytning kan känna sig liten, kan den övergripande effekten på ditt fokus vara överväldigande.

Finns det en skillnad mellan kontext och uppgiftsbrytning?

I sin renaste form är uppgiftsomkoppling när du flyttar din uppmärksamhet från en uppgift till en annan och uppmanas av avbrott i ditt arbetsflöde. Samtidigt är kontextkoppling när du hoppar mellan olika, orelaterade uppgifter.

Både sammanhang och uppgift växlar sidospår din produktivitet genom att kräva onödig mental böjning. Det är viktigt att undvika dem båda, eliminera distraktioner och fokusera på en enda uppgift i taget.

De 4 vanligaste multitasking personligheterna

För att vara rättvis har några av oss en svårare tid att undvika multitasking-hotet än andra. University of Utah-studie som refereras tidigare identifierar fyra typer av personer med en större tendens till multitask:

Hur kan du undvika uppgift att byta till projektledning?

Sätt helt enkelt, uppgift som överbelastar din hjärna och dödar produktiviteten med upp till80%. Det skiftar din uppmärksamhet åt olika och orelaterade uppgifter. Om multitasking är en oundviklig del av din dag, prova dessa tips för att minimera kostnaden för kontextkoppling

Identifiera och segmentera komplexa uppgifter

Ta reda på vilka av dina vanliga uppgifter som är mest komplicerade. Hitta dessa komplexa uppgifter genom att skapa en distraktion-fri tid och plats för dem. Detta gäller för att arbeta med nya saker också.

Spara dig en hel del tid (och hjärnkraft) genom att komma in i en laserliknande tankegång under dina mest komplicerade uppgifter och ta itu med en i taget.Projekt Time Tracking Softwarehjälper dig att uppskatta hur länge vissa uppgifter tar.

Planera liknande uppgifter tillsammans

Problemet med uppgiftsomkoppling är att du betalar betydande produktivitetskostnader för lite till ingen vinst. När det finns en omedelbar förändring i samband med dina uppgifter har den en hemsk effekt på din uppmärksamhetsperiod. En lösning på detta är att klusteruppgifter. Denna teknik innefattar gruppering av relaterade och liknande uppgifter. Detta skär ner på kontextens omkoppling och svänger fram och tillbaka mellan vildt olika uppgifter.

En uppgiftsinriktning

Den konstanta växlingen av redskap påverkar ditt fokus och effektivitet. Välj en enda uppgift att arbeta med, ägna all din uppmärksamhet åt det och gör det enda du planerar att åstadkomma i en viss tidsram.

Det är också fördelaktigt att göra en att göra-lista som innehåller alla dina uppgifter. Detta gör att du kan organisera och prioritera ditt arbete.

Stäng ett slut på oproduktiv uppgift medUDN Task Manager

A projektledninglösning som UDN Task Manager Gör det möjligt för lag att planera, organisera, delegera uppgifter och följa upp dem. En distraktion-fri digital arbetsyta säkerställer att lag kan kommunicera och slutföra uppgifter med lätthet.

Dessutom, en onlineprojektledningPlattform tillåter gruppmedlemmar att enkelt dela dokument, scheman och annan relevant information utan att behöva söka via e-post eller olika andra plattformar (adjö, uppgiftsbrytning!).

Oavsett om du arbetar med personliga eller organisatoriska uppgifter, är ett sätt att få mer gjort på mindre tid att känna igen att multitasking kan leda till produktivitetsförluster. Bättreuppgiftshanteringbörjar medUDN Task Manager. Kom igång med aGratis två veckors försök !