De kosten van multitasking: hoeveel productiviteit is verloren door taakschakelen?

Vaak heeft multitasking het effect van het maken van mensen denken dat ze meer presteren. De waarheid is dat multitasking entaakschakelen kan hebbenDetrimale effectiviteit op de productiviteit .

Wanneer we springentaakTaken krijgen we niet echt klaar. In werkelijkheid dwingen we onze hersenen om de versnellingen voortdurend te schakelen, harder werken om dingen op een lager niveau van te doenkwaliteiten uitputten van onze mentale reserves.

We multitasken op veel manieren, maar ongeacht de vorm, dekostenvan contextschakel- en taakschakeling is hoog. Het is onrealistisch voor de meesten van ons om de multitasking en taakschakelmonsters helemaal uit te roeien. Maar met een beter begrip van hoe het van invloed is op onze productiviteit (en welke persoonlijkheidstypen zijn het meest kwetsbaar), kunnen we de contextschakelproductiviteitsverlies verminderen.

De mythe van multitasking

Het is geschat datSlechts 2% van de bevolking is eigenlijk bekwaam op multitasking. Ironisch genoeg zijn deze mensen het minst waarschijnlijk om daadwerkelijk multitask. Het probleem is dat we allemaal denken dat we deel uitmaken van die 2% en ons waargenomen vermogen gebruiken als rechtvaardiging voor het jongleren van te veel taken. In feite geeft onderzoek aan dat mensen die Multitasken, het meest waarschijnlijk het ergste is.

David Sanbonmatsu, David Stayer, Nathan Mediros-Ward en Jason Watson van de Universiteit van Utah's Department of Psychology Dove diep in dit probleem in hun studie over Multitasking:

"Percepties van het vermogen tot multitask bleken zwaar opgeblazen te zijn; in feite beoordeelde de meerderheid van de deelnemers zich boven het gemiddelde te zijn in het vermogen om te multitasken. Deze schattingen hadden weinig aarding in werkelijkheid omdat waargenomen multitasking vermogen niet significant was multitasking vermogen. "

Simpel gezegd, ga er niet vanuit dat je deel uitmaakt van de 2% die met succes kan multitiseren.

3 soorten multitasking

Texting tijdens het rijden is een multitasking-situatie die veel media-aandacht krijgt. Dit soort dubbele-dure aandachtsplit is slechts een van de manieren waarop we onze hersenen in meerdere richtingen tegelijk proberen te forceren.

Er zijn drie soorten multitasking:

Om duidelijk te zijn, is geen van deze noodzakelijkerwijs slechter dan de anderen. Alle drie verminderen onze effectiviteit en kunnen leiden tot mentale vermoeidheid. Wees op Guard voor alle drie soorten multitasking, zodat u de controle over uw focus kunt herwinnen.

Wat is contextschakeling?

Context-schakeling is wanneer u zich tegelijkertijd in contact houdt in twee complexe activiteiten. Het kan ook gebeuren wanneer u door iemand anders wordt afgeleid of wanneer u uw eigen werk onderbreekt om zich te concentreren op de andere taak.

Het is onwaarschijnlijk dat de meesten van ons diepe focus bereikt, terwijl het voortdurend heen en weer van het ene taak naar een ander type schakelt. Om een ​​uitdagende taak optimaal uit te voeren, moet u bereikeneen stroomstaat, waar je je volledige aandacht aan geeftactiviteit. Studies hebben aangetoond dat het rondtoont15 minutenvan ononderbroken werk aan de taak om deze staat te bereiken.

Dit is de reden waarom contextschakeling u kan houden om echt efficiënt te zijn. Het vermindert de concentratie en verlaagt dekwaliteitvan je algehele werk door je te stoppen van het bereiken van een optimale staat van focus.

Wat is de kosten van contextschakeling?

De meeste mensen jongleren met meerdere projecten op een dagelijkse basis. Dit komt omdat multitasking wordt beschouwd als een waardevolle vaardigheid. Maar hoe meer taken die u tegelijk aanhoudt, hoe meer contextschakelproductiviteitsverlies een probleem kan worden.

Het kan meer duren dan25 minutenom een ​​taak te hervatten nadat hij wordt onderbroken. Dat komt omdat afleiding actief breken uw vermogen om focus. Uiteraard kunt u uw beste werk niet doen als je geest is verspreid over 10 apps, 12 lopende gesprekken en een to-do lijst die is een mijl lang.

Hoewel de directe kosten van context switching klein zou kunnen voelen, kan het totale effect op je focus overweldigend zijn.

Is er een verschil tussen de context en de taak schakelen?

In zijn puurste vorm is de taakschakeling wanneer u uw aandacht van de ene taak naar het andere verschuift en wordt ingegeven door onderbrekingen in uw workflow. Ondertussen is contextschakeling wanneer u tussen verschillende, niet-gerelateerde taken springt.

Beide context als taakschakelen Sidetrack uw productiviteit door onnodige mentale buiging te eisen. Het is essentieel om ze allebei te vermijden, afleidingen te elimineren, en focussen op een enkele taak tegelijk.

De 4 meest voorkomende multitasking-persoonlijkheden

Om eerlijk te zijn, hebben sommigen van ons een moeilijkere tijd om de multitasking-dreiging te vermijden dan anderen. De studie van de Universiteit van Utah vermeldt eerder identificeert vier soorten mensen met een grotere neiging tot multitask:

Hoe kunt u taakschakeling in projectmanagement vermijden?

Simpel gezegd, taak overbelast je hersenen en doodt de productiviteit tot80%. Het verschuift uw aandacht op verschillende en niet-gerelateerde taken. Als multitasking een onontkoombaar deel van uw dag is, probeer dan deze tips om de kosten van contextschakeling te minimaliseren

Identificeer en segment complexe taken

Zoek uit welke van uw normale taken het meest gecompliceerd zijn. Geschikt voor deze complexe taken door een afleidingvrije tijd en ruimte voor hen te maken. Dit gaat ook voor het werken aan nieuwe dingen.

Bespaar jezelf heel veel tijd (en hersenkower) door in een laserachtige mindset te komen tijdens je meest gecompliceerde taken en één tegelijk aanpakken.Project Time Tracking-softwarezal u helpen schatten hoe lang bepaalde taken nemen.

Plan soortgelijke taken samen

Het probleem met taakschakeling is dat u aanzienlijke productiviteitskosten betaalt voor weinig tot geen winst. Wanneer er een onmiddellijke verandering is in de context van uw taken, heeft het een verschrikkelijk effect op uw aandachtsperiode. Een oplossing hiervoor is om taken te clusteren. Deze techniek omvat het groeperen van gerelateerde en soortgelijke taken. Dit snijdt op de contextschakeling en slingert heen en weer tussen wild verschillende taken.

Één taakaanpak

Het constante schakelen van tandwielen beïnvloedt uw focus en efficiëntie. Kies een enkele taak om aan te werken, al uw aandacht op te wijden, en dat het enige is dat u van plan bent om te bereiken in een bepaald tijdsbestek.

Het is ook gunstig om een ​​takenlijst te maken die elk van uw taken omvat. Hiermee kunt u uw werk organiseren en prioriteren.

Zet een einde aan onproductieve taak die schakeltUdn taakmanager

EENproject managementoplossing zoals Udn taakmanager maakt het mogelijk voor teams om taken te plannen, te organiseren, te delegeren en op te volgen. Een Distraction-Free Digital Workspace zorgt ervoor dat teams met gemak kunnen communiceren en taken kunnen voltooien.

Bovendien, een onlineproject managementPlatform Hiermee kunnen teamleden moeiteloos documenten, schema's en andere relevante informatie delen zonder te zoeken via e-mails of verschillende andere platforms (vaarwel, taakschakeling!).

Of u nu werkt aan persoonlijke of organisatorische taken, een manier om meer gedaan te worden in minder tijd is om te erkennen dat multitasking kan leiden tot productiviteitsverlies. Betertaak beheerbegint metUdn taakmanager. Aan de slag met eengratis proefperiode van twee weken !