Omkostningerne ved multitasking: Hvor meget produktivitet går tabt gennem opgavekontakt?

Ofte har multitasking den effekt, at folk tror, ​​at de udfører mere. Sandheden er den multitasking ogopgaveSkifte kan have.Devægtige virkninger på produktiviteten .

Når vi hopper fraopgavetil opgave, vi bliver ikke mere gjort mere færdige. I virkeligheden tvinger vi vores hjerner til konstant at skifte gear, arbejder hårdere for at gøre ting på et lavere niveau afkvalitetog udmattende vores mentale reserver.

Vi multitask på mange måder, men uanset form, denkosteaf kontekstskiftning og opgaveskift er høj. Det er urealistisk for de fleste af os at udrydde multitasking- og opgaveskiftet monsters helt. Men med en bedre forståelse af, hvordan det påvirker vores produktivitet (og hvilke personlighedstyper er mest sårbare), kan vi reducere kontekstkoblingsproduktivitetstab.

Myten af ​​multitasking

Det skønnes atKun 2% af befolkningen er faktisk dygtig til multitasking. Ironisk nok er disse mennesker mindst sandsynligt at faktisk multitask. Problemet er, at vi alle tror, ​​at vi er en del af det 2% og bruger vores opfattede evne som begrundelse for jonglering for mange opgaver. Faktisk indikerer forskning, at folk, der multitask mest, er sandsynligvis det værste på det.

David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward og Jason Watson fra Utahs Department of Psychology Dove dybt ind i dette problem i deres undersøgelse på multitasking:

"Opfattelser af evnen til at multitask viste sig at være dårligt oppustet; Faktisk dømte de fleste deltagere sig til at være over gennemsnittet i evnen til at multitask. Disse estimater havde lidt jordforbindelse i virkeligheden som opfattet multitasking evne ikke var signifikant korreleret med faktiske multitasking evne. "

Simpelthen sagt, antager ikke, at du er en del af de 2%, der kan multitasker med succes.

3 typer af multitasking

Teksting under kørsel er en multitasking situation, der får en masse medier opmærksomhed. Denne form for dobbelt-pligt opmærksomhed Split er blot en af ​​de måder, vi forsøger at tvinge vores hjerner i flere retninger på én gang.

Der er tre typer multitasking:

For at være klar, er ingen af ​​disse nødvendigvis værre end de andre. Alle tre reducerer vores effektivitet og kan resultere i mental træthed. Vær på vagt for alle tre typer multitasking, så du kan genvinde kontrollen med dit fokus.

Hvad er kontekstskift?

Kontekstskifte er, når du samtidig engagerer dig i to komplekse aktiviteter. Det kan også ske, når du er distraheret af en anden, eller når du afbryder dit eget arbejde for at fokusere på den anden opgave.

Det er usandsynligt, at de fleste af os for at opnå dyb fokus, mens de løbende skifter frem og tilbage fra en type opgave til en anden type. For at udføre en udfordrende opgave optimalt, skal du nåen tilstand af strømning, hvor du giver din fulde opmærksomhed på enaktivitet. Undersøgelser har vist, at det tager rundt15 minutteraf uafbrudt arbejde på opgaven for at nå denne tilstand.

Det er derfor, at kontekstskifte kan holde dig fra at være virkelig effektiv. Det reducerer koncentrationen og sænkerkvalitetaf dit overordnede arbejde ved at stoppe dig fra at nå en optimal tilstand af fokus.

Hvad er omkostningerne ved kontekstskifte?

De fleste mennesker jonglerer flere projekter på daglig basis. Dette skyldes, at multitasking betragtes som en værdifuld færdighed. Men de mere opgaver, du tackler på en gang, desto mere kontekst skifte produktivitetstab kan blive et problem.

Det kan tage mere end25 minutterat genoptage en opgave efter at være afbrudt. Det er fordi distraktioner aktivt nedbryder din evne til at fokusere. Naturligvis kan du ikke gøre dit bedste arbejde, når dit sind er spredt på tværs af 10 apps, 12 igangværende samtaler og en to-do-liste, der er en kilometer lang.

Mens de direkte omkostninger ved kontekstskifte kan føle sig små, kan den samlede effekt på dit fokus være overvældende.

Er der en forskel mellem kontekst og opgavekontakt?

I sin reneste form er opgaveskiftet, når du skifter din opmærksomhed fra en opgave til en anden og bliver bedt om af afbrydelser i din arbejdsgang. I mellemtiden er kontekstskifte, når du hopper mellem forskellige, ikke-relaterede opgaver.

Både kontekst og opgave switching sidetrack din produktivitet ved at kræve unødvendig mental bøjning. Det er vigtigt at undgå dem begge, eliminere distraktioner og fokusere på en enkelt opgave ad gangen.

De 4 mest almindelige multitasking personligheder

For at være retfærdig har nogle af os en sværere tid, der undgår multitasking trussel end andre. Universitetet i Utah-undersøgelsen, der henvises til tidligere, identificerer fire typer mennesker med en større tendens til multitask:

Hvordan kan du undgå opgave, der skifter i projektstyring?

Sæt simpelthen, opgave, der skifter overbelastet din hjerne og dræber produktiviteten med op til80%. Det skifter din opmærksomhed på forskellige og ikke-relaterede opgaver. Hvis multitasking er en uundgåelig del af din dag, prøv disse tips til at minimere omkostningerne ved kontekstskifte

Identificer og segment komplekse opgaver

Find ud af, hvilken af ​​dine almindelige opgaver der er mest komplicerede. Plads til disse komplekse opgaver ved at skabe en distraktionsfri tid og plads til dem. Dette gælder også for nye ting.

Gem dig selv en masse tid (og brainpower) ved at komme ind i en laserlignende tankegang under dine mest komplicerede opgaver og tackle en ad gangen.Project Time Tracking Softwarevil hjælpe dig med at estimere, hvor længe visse opgaver tager.

Planlæg lignende opgaver sammen

Problemet med opgaveafbryder er, at du betaler betydelige produktivitetsomkostninger for lidt til ingen gevinst. Når der er en øjeblikkelig ændring i forbindelse med dine opgaver, har den en frygtelig effekt på din opmærksomhed. En løsning på dette er at klyngeopgaver. Denne teknik indebærer gruppering af relaterede og lignende opgaver. Dette nedskæres på kontekstskift og svingende frem og tilbage mellem vildt forskellige opgaver.

En opgave tilgang

Den konstante skifte af gear påvirker dit fokus og effektivitet. Vælg en enkelt opgave at arbejde på, dedikere al din opmærksomhed på det, og gør det til, at det eneste du planlægger at opnå i en bestemt tidsramme.

Det er også gavnligt at lave en to-do liste, der indeholder alle dine opgaver. Dette giver dig mulighed for at organisere og prioritere dit arbejde.

Sæt en stopper for uproduktiv opgave, der skifter medUDN Task Manager

EN projektledelseLøsning som UDN Task Manager Gør det muligt for hold at planlægge, organisere, delegere opgaver og følge op på dem. Et distraktionsfri digitalt arbejdsområde sikrer, at hold er i stand til at kommunikere og afslutte opgaver med lethed.

Desuden en onlineprojektledelsePlatform giver teammedlemmer mulighed for nemt at dele dokumenter, skemaer og andre relevante oplysninger uden at skulle søge gennem e-mails eller forskellige andre platforme (farvel, opgaveskift!).

Uanset om du arbejder på personlige eller organisatoriske opgaver, er en måde at blive mere gjort på mindre tid på, at multitasking kan føre til produktivitetstab. BedreTask Management.starter medUDN Task Manager. Kom i gang med enGratis to-ugers prøveversion !