Slik bruker du problemramming til å løse lag ineffektivitet
Sammendrag
Problem Innramming er en tenkemetode som brukes til å forstå, definere og prioritere vanskelige forretningsmessige hindringer og problemer. I denne artikkelen dekker vi hvordan probleminnramming kan bidra til å holde teamet ditt i kunnskapen og løse ineffektivitetene.
I dagens komplekse arbeidsmiljø kan det være vanskelig å komme sammen som et lag for å løse problemer. Heldig for deg, det har aldri vært en bedre tid å oppdage problemrammen.
Akkurat som navnet antyder, hjelper problemrammen til å forstå lagene riktig, artikulere og ramme komplekse forretningsproblemer på tvers av avdelinger. Resultatet? Problem Innramming hjelper teamet ditt å lære å bedre forstå og løse problemer gjennom samarbeid.
Vi går over hva det er i detalj og hjelper deg med å forstå de fire trinnene som utgjør probleminnramming når Administrere flere prosjekter .
Hva er problemramming?
Problemramming er en tenkemetode som brukes til å forstå, definere og prioritere vanskelige forretningsmessige hindringer og problemer. I lekmannens vilkår er det en måte å bedre forstå spesifikke problemer, slik at du vet hvordan du skal løse dem i sanntid.
Når det gjelder prosjekter og prosesser, er det vanlig for hindringer å oppstå. Fra nye interessenter som går med i endringer i siste øyeblikk, kan uutviklede hindringer i større problemer nedover veien. Det er derfor å bygge lagets problemløsning ferdigheter er et så viktig første skritt.
Når skal du bruke problemrammetsemetoden
Problemramming er nyttig når som helst hindringer forekommer under et prosjekt eller en prosess. Denne tenkemåten hjelper deg med å løse problemer i sanntid, slik at du kan få ditt lag tilbake på sporet.
Her er et par scenarier som du kanskje bruker probleminnramming til å løse.
Scenario 1: Under et sprintplanleggingsmøte bringer et lagmedlem bekymring for ikke å ha nok hjelp til å møte deres frist. For å lette stress, vil du reframe måten laget tenker på problemet og gir et annet perspektiv. Det vil si i stedet for å stresse over en mangel på ressurser, du finner ut hvordan du kan omorganisere lagprioriteter for å sikre at frister er oppfylt.
Scenario 2: Etter en ny prosjektlansering finner du ut at konverteringer er lavere enn forventet. I stedet for å ringe prosjektet en feil, vil du reframe måten du ser på problemet ved å sette deg i kundens sko. Du skjønner etter at du har analysert nettstedet at anropet til handling kan lett bli savnet. Du bestemmer deg for å eksperimentere med løsninger ved å teste en ny samtale til handling.
Mens disse scenariene er forskjellige, viser hver enkelt behovet for å reframe hvordan du tenker på et problem for å finne nye løsninger.
Slik rammer du en problemstilling
Et problemregnskap er hvordan et problem kommuniseres til lagmedlemmer. En effektiv problemstilling er innrammet på en måte som gir kontekst og relevans, så det er lett å forstå. Dette er det første trinnet i probleminnrammingsprosessen. Hensikten er å introdusere problemet til gruppemedlemmene for å begynne ideelle potensielle løsninger.
Det er ikke alltid enkle løsninger på komplekse forretningsproblemer. I de tilfellene kan det bidra til å reframe hvordan du ser på problemet for å komme opp med en nyskapende løsning. Det er der probleminnramming kommer inn. Det første trinnet i problem med å ramme livssyklus er å vite hvordan man kommuniserer et problem.
Når muntlig kommuniserer et problem under et lagmøte, inkluderer alltid:
Kontekst: Forretningsforbindelsen av problemet inkluderer bakgrunnsinformasjon om når problemet oppstod og i hvilket system eller prosess det oppstod. For eksempel blir inkonsekvent data samlet under planleggingsstadiet i prosessen.
Utgave: Problemet beskriver hva problemet er og hvorfor det er et problem i utgangspunktet. For eksempel skaper denne inkonsekvente data en uoverensstemmelse under implementeringsfase .
Relevans: Relevansen av problemet detaljer hvordan det er relatert til et bestemt system og hvorfor det er viktig å bli løst. For eksempel krever uoverensstemmelsen da laget å gå tilbake og finne ut hvor problemet begynte, og forårsaker dødsfall.
Objektiv: Målet angir tidslinjen eller prioriteten i når løsningen må implementeres og målet med løsningen. For eksempel må laget løse problemet før slutten av kvartalet gitt det er et høyt prioritert problem.
Inkludert disse fire komponentene i problemstillingen sikrer at hver interessent forstår de grunnleggende detaljene i problemet og handlingsplanen. Når alle er på samme side, kan du utføre arbeid og oppnå resultater raskere og mer effektivt.
De 4 trinnene i probleminnsamlingsprosessen
Når det gjelder probleminnsamlingsprosessen, er det fire viktige trinn for å følge når problemregnskapet er introdusert. Disse kan hjelpe deg bedre å forstå og visualisere problemet som det gjelder større forretningsbehov.
Ved hjelp av et visuelt hjelpemiddel for å se på et problem, kan du gi laget ditt et større bildevisning av problemet du prøver å løse. Ved kontekstualisering, prioritering, og forstå detaljene på et dypere nivå, kan teamet ditt utvikle et annet synspunkt når du vurderer problemet med interessenter.
Fra å definere problemet for å godkjenne løsningen, la oss dykke inn i de fire trinnene i probleminnrammingsprosessen.
1. Definer problemet
Analyser problemet ditt i sammenheng med systemet eller prosessen det presenterer seg i. Still spørsmål som ", hvor bor dette problemet i systemet?" og, "Hva er årsaken til problemet?"
Definere kontekstuelle spørsmål bidrar til å plassere problemet i dine eksisterende prosesser og finne ut hva som kan forårsake problemet.
Hvis du for eksempel jobber med å lansere et nytt markedsføringsinitiativ, og du går inn i et problem med utviklingen, kan du definere problemet som mangel på utviklingsressurser.
2. Prioritere problemet
Deretter prioritere smertepunktene basert på andre problemer og prosjektmål . Spørsmål som, "forhindrer dette problemet mål å bli møtt?" og, "Vil dette problemet tømme nødvendige ressurser?" er gode til å komme i gang.
Disse spørsmålene bidrar til å rangere dine problemer med betydning, slik at du kan visualisere det potensielle resultatet av å løse problemet vs venter til en senere tid.
3. Forstå problemet
For å forstå problemet, samle informasjon fra ulike interessenter og avdelingsledere. Dette vil sikre at du har et bredt spekter av data.
Still spørsmål og samle detaljer fra så mange forskjellige lagmedlemmer som mulig for å diversifisere ditt perspektiv på problemet. I sin tur vil dette føre deg til flere innovative løsninger som serverer flertallet av lagmedlemmer.
For eksempel, for å forstå hvorfor det ikke er nok utviklingsressurser, vil det være nyttig å spørre utviklingshodet for å hjelpe til med å reprioritere nødvendige ressurser.
4. Godkjen opp løsningen
Endelig er det på tide å få løsningen godkjent. Kvalitetssikre løsningen ved å teste i ett eller flere interne scenarier. På denne måten kan du være sikker på at den fungerer før du introduserer den til eksterne kunder.
Du må kanskje også få det godkjent av lederskap før det går live, selv om dette vil avhenge av din unike situasjon. Når du er godkjent, analyser du suksessen til løsningen din og fortsett å teste nye ideer til du når ønsket utfall.
Problemer med innrammingsteknikker og tips
Siden problemrammen er en måte å skifte perspektivet for å se forskjellige resultater, kan det hjelpe arbeidsplasser trives. Ved å motivere teamet ditt til å bruke denne teknikken, kan du bygge alles problemløsning ferdigheter som en helhet.
Her er noen måter du kan bruke probleminnramming til å oppdage innovative løsninger på arbeidsplassen:
Rammeproblemer ved hjelp av organiserte uttalelser: Mens metoden for problemramming kan brukes i nesten enhver situasjon der et problem eksisterer, er det en rett og feil måte når det gjelder reframing problemer. Et problemregnskap kan avvike fra situasjonen til situasjonen, men hver skal følge de grunnleggende komponentene som er skissert ovenfor. Dette inkluderer konteksten, problemet, relevansen og målet. Alle som hjelper interessenter til å forstå hvordan problemet er tilbake til prosjektet ved hånden.
Bly effektive brainstorming økter: Problem Innramming kan brukes under brainstorming økter for å oppmuntre til forskjellige perspektiver og nye innsikt. Du kan bruke dette Brainstorming teknikk ved å stille interessenter å ramme sine ideer med en whiteboard eller klebrig notater. På denne måten støttes alle ideene av data.
Rammer problemet med slutten i tankene : Teknikken til begynner med slutten i tankene innebærer å jobbe bakover. På denne måten kan du skifte lagets tankegang og oppfordre målrettet tenkning. For ikke å nevne, kan denne teknikken hjelpe dine lagmedlemmer å lære å prioritere personlig utvikling og strategisk tenkning.
Ved å bruke probleminnsamlingsinitiativer på arbeidsplassen, kan du sikre at alle problemer er kommunisert effektivt og løsninger kommer fra et forskningssted. Som begge fører til mer effektiv problemløsning.
Bruker team samarbeid for å løse problemer
Løse problemer er ikke en solojobb. Jo flere lagmedlemmer som er involvert, jo mer kreative løsningene dine vil være. I en verden av komplekse beslutningsprosesser og evolusjonerende prosjekter kan det være en fin måte å holde alle på samme side når det gjelder problemer som er verdt å løse.
For å sikre at laget ditt er koblet til hvert trinn på veien, kan du prøve Team Collaboration Software. Fra justerte mål for økt produktivitet, UDN Task Manager kan hjelpe.
