Project Management Plan: Formål og eksempler
Uten en prosjektledelse plan, er du nødt til å sette en masse ting i fare. Noen ganger gjør et prosjekt går gjennom hele prosjektledelsen planleggingsfasen, men lider på grunn av dårlig kjøring.[1. 3]
En konkret plan fungerer som grunnlaget for ethvert prosjekt, uavhengig av sin skala.[1. 3]
Vi har kuratert denne guiden for å forklare hvordan du oppretter og utforme en effektiv Prosjektstyringsplan . [1. 3]
Hva er en Project Management Plan?
A prosjektledelse plan høydepunkter hvordan prosjektet vil bli utført, overvåkes og kontrolleres, som begynner fra initieringsfasen, og går hele veien til sluttproduktet.[1. 3]
Husk at prosjektplanen tar sikte på å definere den metoden som laget ditt vil bruke for å utføre strukturert leveranser i tide . [1. 3]
For å nå dette målet, skal prosjektet forvaltningsplanen også ideelt sett inneholde en prosess for å måle baseline ytelsesanalyse . Gjør du det hjelper ikke bare å identifisere svake områder i løpet av levetiden av et prosjekt, men det sikrer også langsiktig suksess knyttet til fremtidige prosjekter.[1. 3]
Forskjellen mellom en Project Management Plan og en prosjektplan
Forskjellen mellom en Project Management Plan og Prosjekt Plan er ikke så entydige som du kan håpe.[1. 3]
Forskjellen mellom de to kan helt avhengig av organisasjonen du jobber med.[1. 3]
Mange bedrifter har blitt sett å bruke de to begrepene om hverandre for å referere til den samme planen.[1. 3]
På den annen side, enkelte selskaper klassifisere disse to som forskjellige planer helt.[1. 3]
Hvis du ser på de to planene, her er visse forskjeller som du kan merke:[1. 3]
Hensikten med en Project Management Plan
Siden du kommer til å tilbringe en god del tid og krefter å lage din forvaltningsplanen er det viktig å forstå noen grunnleggende.[1. 3]
Det er ulike grunner til å lage en forvaltningsplan. Noen av dem er vedlagt nedenfor. Ta en titt![1. 3]
Den første formål å skape en forvaltningsplan er ganske opplagt, og det er å planlegge prosjektet . Som prosjektleder, før du kommer inn i gjennomføringen av et prosjekt, er det viktig å planlegge og forstå prosjektet i sin helhet og hvordan den vil utvikle seg gjennom livssyklusen.[1. 3]
Det er også en fordel med å lage en forvaltningsplan som du kan gi informasjon og opplyse prosjektet sponsor om hvordan du har tenkt å administrere prosjektet . [1. 3]
Selv om det bør bemerkes at det til tider prosjektet sponsor er i en annen organisasjon enn den som arbeider på prosjektet, og derfor visse opplysninger i forvaltningsplanen er ikke alltid aktuelt for dem.[1. 3]
Forvaltningsplaner er også ofte brukt som en guide for å ta hjelp fra når problemer eller problemer oppstår. Når et problem oppstår i prosjektets fremdrift, bør du som prosjektleder kontakt med din forvaltningsplanen.[1. 3]
I hovedsak bør du ha tatt noen slik sak i forvaltningsplanen og diskutert hvordan de skal løse problemet hvis det skulle oppstå.[1. 3]
Hvis, derimot, det er ikke tilfelle, og forvaltningsplanen ikke fremheve det spesielle problemet du står overfor, bør du notere og sørge for å ta den med i eventuelle fremtidige forvaltningsplanen du oppretter.[1. 3]
Viktigste komponentene i en Project Management Plan
Alle forvaltningsplaner inkluderer alle elementene som definerer styring av prosjektet.[1. 3]
Men enkelte komponenter er ganske standard for hver slik plan.[1. 3]
Vi vil diskutere hver av disse elementene i sving.[1. 3]
Vi har oppført Scope-setningen som det første elementet i listen over komponenter for administrasjonsplanen din for en svært viktig grunn.[1. 3]
Det er en av de Kjerneansvar for en prosjektleder Å forstå omfanget av prosjektet og sørge for at prosjektet forblir innenfor grensene for dette omfanget.[1. 3]
En av de vanligste årsakene til prosjektforsinkelser og økt budsjetter av prosjekter er på grunn av omfanget krype.[1. 3]
Du kan bruke S.M.A.R.T tilnærming til å definere omfanget for å sikre at omfanget du definerer for prosjektet ditt, er både effektivt og egnet.[1. 3]
SMART står for S. Pecific, M. lettbar, EN tausable, R. ealistisk, og T. IMELY.[1. 3]
EN Arbeidsskifting Struktur Definerer "hva" aspektet av et prosjekt.[1. 3]
Arbeidsforbrytingsstrukturen fremhever alle elementene et prosjekt er pålagt å oppnå for å bli ansett som en suksess og gjøres vanligvis gjennom en grafisk skjerm organisert med flere nivåer.[1. 3]
Kritiske suksessfaktorer er de komponentene i prosjektet ditt som må oppnås for å anse prosjektet ditt fullført og en suksess.[1. 3]
Prosjektledere og lag definerer vanligvis sine egne kritiske suksessfaktorer.[1. 3]
Undersøkelser gjennomført på hvilke faktorer som anses å påvirke et prosjekts suksess betydelig, hadde følgende funn:[1. 3]
Andre faktorer som ofte er likestilt som kritiske suksessfaktorer inkluderer:[1. 3]
Med ethvert prosjekt er den mest verdifulle ressursen de som er involvert i prosjektet, og de som utgjør prosjektgruppen din, og det er Hvorfor ressursplanlegging I prosjektledelsen er også viktig.[1. 3]
Human Resources Plan er viktig, uansett om du planlegger ansette nye ansatte eller arbeider med folk du har gjort det før.[1. 3]
Mens du opprettholder administrasjonsplanen, må du sørge for at menneskelige ressursdelen inneholder følgende:[1. 3]
5 beste human resource management sertifiseringer i 2022 [1. 3]
Kommunikasjon er viktig for samarbeid Og samarbeid er grunnlaget for vellykket prosjektlevering.[1. 3]
Avhengig av prosjektet du kjører, og de som er involvert i det, kan prosjektledelsesplanen din variere.[1. 3]
Ofte kan dårlig kommunikasjon føre til ubesvarte tidsfrister, utvidede budsjetter og den fryktede omfanget kryp vi fortsetter å nevne.[1. 3]
En kommunikasjonsplan er ikke bare rettet mot gruppemedlemmene dine, men bør også inkludere hvor ofte du bør snakke med klienten og interessentene, hvilken modus for kommunikasjon Du planlegger å bruke og hvor ofte du planlegger å kommunisere.[1. 3]
Et av de mest imperative ansvarene til en prosjektleder er å styre Prosjektleveranser , og derfor, inkludert dem i din forvaltningsplan, er også like viktig.[1. 3]
Prosjektets leveranser er de varene eller tjenestene som produseres som følge av prosjektet ditt, som du har til hensikt å levere til din klient eller kunde.[1. 3]
Bare å beskytte den leverbare er ofte utilstrekkelig, og derfor bør du prøve å inkludere detaljer om dine leveranser, inkludert:[1. 3]
En interessentliste skal opprettes og utvikles for forvaltningsplanen, ikke bare for å holde styr på hvem dine interessenter er Og utvikle listen hvis de endres, men det lar deg også holde oversikt over kommunikasjonsplanen din.[1. 3]
Ingen prosjekt er gitt gratis tøyning av monetære ressurser og dermed skape et budsjett og inkludere det i forvaltningsplanen er viktig. [1. 3]
Budsjettet er også en av de kritiske suksessfaktorene som mange prosjektledere anser å markere suksessen til et bestemt prosjekt.[1. 3]
Enkelte prosjekter blir tildelt et budsjett fra starten, og det er din jobb å vise hvordan du vil tildele denne ressursen, andre ganger må du gi en Budsjettplan til klienter eller interessenter, og de vil avgjøre om de skal gi budsjettet du har skissert.[1. 3]
Avhengig av prosjektet og planen din, kan du også inkludere budsjettplanen din i din arbeidsdowndown-struktur.[1. 3]
Som budsjettet får det ikke noe prosjekt ubegrenset tid som skal leveres. Det er derfor å planlegge prosjektet ditt er svært viktig.[1. 3]
Ofte er det de eksterne interessentene som bestemmer leveringstidspunktet for prosjektet.[1. 3]
Det er ganske vanlig at det for å være endringer i et prosjektplan i løpet av livssyklusen på grunn av visse faktorer, derfor krever tidsplanen aktiv styring.[1. 3]
Sjekk ut dette: [1. 3]
6 beste ansattes planleggingsprogramvare til bruk i 2022 [1. 3]
Det er vanlig at når du initiere et prosjekt Du finner at du vil kreve underleverandører, konsulenter og leverandører.[1. 3]
Derfor bør du sørge for at forvaltningsplanen skisserer disse:[1. 3]
Ledelsen av eksterne entreprenører blir en viktig oppgave siden de ikke er tilknyttet din organisasjon direkte , og derfor har derfor ikke samme stasjon eller til og med forståelsen av fremdriften eller tidsplanen for prosjektet ditt.[1. 3]
Risikoregistre er de dokumentene som identifiserer risiko, inkluderer risikoanalyse, samt risikoresponsplaner.[1. 3]
Risikoregisteret er viktig, ikke bare i planleggingsfasen, men dokumentet brukes i hele prosjektets livssyklus for å overvåke og kontrollere risiko.[1. 3]
Husk derfor å gjøre din Prosjektrisikostyringsplan Lett å forstå, ha evnen til å bli tilpasset når det trengs, og referert gjennom hele Prosjektprosessen . [1. 3]
Definer betydningen av potensiell risiko for sannsynlighet og innvirkning på prosjektet ditt.[1. 3]
De fleste organisasjoner følger en enkel prosess for å markere og identifisere risiko og deretter gjøre et risikoregister.[1. 3]
Følgende kriterier er uthevet i risikoregister:[1. 3]
Lær om topprisikostyringsprogramvaren: [1. 3]
Den 17 beste risikostyringsprogramvaren på 2022 [1. 3]
Hvordan lage en prosjektstyringsplan?
Prosjektstyringsplanen er opprettet gradvis, og som vi har skissert, består planen av separate komponentplaner og kan derfor ikke opprettes før hver av de enkelte elementene er laget.[1. 3]
De fleste av komponentene i forvaltningsplanen er opprettet under særegne prosesser og er derfor inkorporert annerledes.[1. 3]
Hvis vi ser på det i henhold til PMBOK Guide , forvaltningsplanen er et produkt av prosjektstyringsplanprosessen.[1. 3]
Bruk det du allerede må innlemme all din informasjon og materiale i din forvaltningsplan.[1. 3]
Så for eksempel, i løpet av initieringsfasen til en prosjektets livssyklus, bør du allerede ha kommet opp med et sammendrag av omfanget, en kort budsjettplan og målene dine.[1. 3]
Derfor, når du begynner å utvikle forvaltningsplanen, kan du bruke disse utsagnene og videreutvikle komponentene for å skape en mer detaljert forståelse av prosjektet . [1. 3]
Du kan bruke UDN Task Manager For din prosjektplanleggingsprosess | Dette er hvordan
UDN Task Manager er et prosjektstyringsverktøy for smarte lag, men ikke bare gjør plattformen deg gjennom hele prosjektets livssyklus, men du kan bruke UDN Task Manager for å hjelpe deg med å skape din forvaltningsplan.[1. 3]
UDN Task Manager 'S. Kalenderutsikt Gir deg et sted for planlegging og planlegging og ressursforvaltning.[1. 3]
De sporing Funksjonen lar deg angi en planlagt start- og sluttdato for en oppgave før du starter operasjoner og sammenligner dem med den planlagte tidsplanen.[1. 3]
Planleggingsfunksjoner lar deg kartlegge prosjektfrister og spore alt.[1. 3]
Du kan bruke UDN Task Manager Møtefunksjoner for å videresende din forvaltningsplan til lagmedlemmer, klienter eller interessenter. De kan da notere ned-tasten Møte minutter , eller opprett oppfølgingshandlinger og avgjørelser.[1. 3]
UDN Task Manager Gir også feil og utstedelse sporing evne, som lar deg spore, tildele, prioritere og fikse eventuelle problemer med Utgave styringsprogramvare . [1. 3]
Gantt-diagrammer kan brukes som et visuelt verktøy for å se fremdriften av prosjektledelsen og kan brukes til å utdype arbeidsdown-strukturen.[1. 3]
Også, UDN Task Manager Kommer snart ut med en funksjon for budsjettplanlegging som vil hjelpe deg med å lage dine planer og se dem gjennom.[1. 3]
Dette er bare toppen av fjellet, sjekk ut den komplette listen over funksjoner tilgjengelig på den UDN Task Manager Nettstedet, for å se hvor enkelt planleggingen din blir.[1. 3]
Konklusjon!
Der har du det! Det er bokstavelig talt crux av ting du trenger å vite om å komme i gang på din forvaltningsplan. Prosessen gjelder også for programmer og programledernes metoder.[1. 3]
Ikke glem å holde en utkikk etter oppdateringer til dette innlegget. Vi vil fortsette å gi deg et detaljert innblikk i alle dine krav til prosjektledelsen fra prosjektledelsen fra start til slutt.[1. 3]
