Projektledning Plan: Syfte och exempel
Utan en projektledningsplan är du skyldig att lägga mycket på risker. Ibland går ett projekt genom hela projektledningsplaneringsfasen men lider av dåligt utförande.
En konkret plan fungerar som grunden för något projekt, oberoende av dess skala.
Vi har kuraterad den här guiden för att förklara hur man skapar och utformar en effektivProjektledningsplan .
Vad är en projektledning plan?
En projekthanteringsplan belyser hur projektet kommer att utföras, övervakas och kontrolleras, börjar från initieringsfasen och går hela vägen till slutprodukten.
Tänk på att din projektplan syftar till att definiera den metod som ditt lag kommer att använda för att utföra de struktureradeLeveranser i tid .
För detta ändamål bör projektledningsplanen också helst innehålla en process för att mätaBaslinjeprestationsanalys. Att göra det bidrar till att inte bara identifiera de svaga områdena under projektets livslängd, men det säkerställer också långsiktig framgång i samband med framtida projekt.
Skillnad mellan en projektledning och en projektplan
Skillnaden mellan en projektledningsplan och en projektplan är inte så tydlig snitt som du kanske hoppas.
Skillnaden mellan de två kan helt bero på den organisation du jobbar med.
Många företag har ses att använda de två termerna omväxlande för att hänvisa till samma plan.
Å andra sidan klassificerar vissa företag dessa två som olika planer helt och hållet.
Om du tittar på de två planerna är det här vissa skillnader som du kan notera:
Syftet med en projektledningsplan
Eftersom du ska spendera en hel del tid och ansträngning som skapar din förvaltningsplan är det absolut nödvändigt att förstå några grunderna.
Det finns olika syften att skapa en förvaltningsplan. Några av dem bifogas nedan. Ta en titt!
Det första syftet med att skapa en förvaltningsplan är ganska uppenbart, och det är attPlanera ditt projekt. Som projektledare, innan du kommer in i genomförandet av ett projekt, är det viktigt att planera och förstå projektet i sin helhet och hur det kommer att utvecklas genom sin livscykel.
Det är också en fördel att skapa en förvaltningsplan som du kan ge information och upplysa ditt projekt sponsor om hur du planerar attHantera projektet .
Även om det bör noteras att projektets sponsor ibland är i en annan organisation än den som arbetar på projektet, och därför är viss information i din förvaltningsplan inte alltid tillämplig för dem.
Förvaltningsplanerna används också ofta som guide för att ta hjälp från när problem eller problem uppstår. När ett problem uppstår på projektets framsteg, bör du som projektledare kontakta din förvaltningsplan.
I huvudsak bör du ha inkluderat någon sådan fråga i din förvaltningsplan och diskuterade hur man hanterar problemet om det skulle uppstå.
Om det inte är fallet och förvaltningsplanen inte lyfter fram det specifika problemet du står inför, bör du notera och se till att inkludera den i någon framtida förvaltningsplan du skapar.
Kärnkomponenter i en projektledning plan
Alla förvaltningsplaner inkluderar alla de element som definierar förvaltningen av sitt projekt.
Vissa komponenter är dock ganska standard för varje sådan plan.
Vi kommer att diskutera var och en av dessa element i sin tur.
Vi har listat omfattningen som det första elementet i listan över komponenter för din förvaltningsplan för en mycket viktig anledning.
Det är en avKärnans ansvar för en projektledareFör att förstå projektets omfattning och se till att projektet stannar inom gränserna för det räckvidden.
En av de vanligaste orsakerna tillprojektförseningaroch ökatbudgetarav projekt är på grund av räckviddskryp.
Du kan använda S.M.A.R.T-tillvägagångssättet för att definiera räckvidden för att säkerställa att det utrymme du definierar för ditt projekt är både effektivt och lämpligt.
SMARTstår för S särskilt, M varselbar, A ttainable, R ealististisk, och T speciellt.
A ArbetsuppdelningsstrukturDefinierar "vilken" aspekt av ett projekt.
Arbetsavbrottsstrukturen belyser alla element som ett projekt är nödvändigt för att uppnå en framgång och görs vanligtvis genom en grafisk bildskärm som organiseras med flera nivåer.
Kritiska framgångsfaktorerÄr de komponenterna i ditt projekt som måste uppnås för att avgöra ditt projekt och en framgång.
Projektledare och lag definierar vanligtvis sina egna kritiska framgångsfaktorer.
ForskningUtfördes på vilka faktorer som anses avsevärt påverka ett projekts framgång hade följande resultat:
Andra faktorer som ofta likställs som kritiska framgångsfaktorer inkluderar:
Med något projekt är den mest värdefulla resursen de personer som är involverade i projektet, och de som utgör ditt projektteam, och det ärVarför resursplaneringI projektledning är det också viktigt.
Den mänskliga resursplanen är viktig oavsett om du planerar påanställningNya anställda eller arbetar med personer du har gjort det tidigare.
Samtidigt som du skapar din förvaltningsplan, se till att den mänskliga resursdelen innehåller följande:
5 Bästa Human Resource Management Certifications år 2022
Kommunikation är avgörande församarbeteOch samarbete är grunden för framgångsrik projektleverans.
Beroende på det projekt du kör, och de som är inblandade i det, kan din kommunikationsplan för projektledning variera.
Ofta kan dålig kommunikation leda till missade tidsfrister, utökade budgetar och det fruktade räckvidden krypar vi att nämna.
En kommunikationsplan är inte helt enkelt riktad mot dina lagmedlemmar, men bör också införliva hur ofta du ska prata med din kund och intressenter, vilket sätt påkommunikationDu planerar att använda och hur ofta du planerar att kommunicera.
Ett av de mest imperativa ansvarsförbindelserna för en projektledare är att hanteraProjektleveranser, och därmed, inklusive dem i din förvaltningsplan är också lika avgörande.
Projektleveranserna är de varor eller tjänster som producerats till följd av ditt projekt, som du tänker leverera till din klient eller kund.
Att helt enkelt skissera är det ofta otillräckligt och därför bör du försöka inkludera detaljer om dina leveranser, inklusive:
En intressentlista ska skapas och utvecklas för förvaltningsplanen, inte bara för att hålla reda påVem dina intressenter ärOch utveckla listan om de ändras, men det gör det också möjligt att hålla reda på din kommunikationsplan.
Inget projekt ges frihet av monetära resurser och därmed skapa en budget och inklusive den i förvaltningsplanen är avgörande.
Budgeten är också en av de kritiska framgångsfaktorerna som många projektledare anser att framhäva framgången för ett visst projekt.
Vissa projekt tilldelas en budget från början och det är ditt jobb att visa hur du kommer att fördela den här resursen, andra gånger måste du ge enbudgetplantill kunder eller intressenter och de kommer att avgöra om de ska ge den budget du har skisserat.
Beroende på ditt projekt och din plan kan du också inkludera din budgetplan i din arbetsuppdelning.
Liksom budgeten ges inget projekt en obegränsad tid som ska levereras. Det är därför som planerar ditt projekt är mycket viktigt.
Ofta är det de externa intressenterna som bestämmer leveransdatum för projektet.
Det är ganska vanligt att det finns förändringar i ett projekts schema under livscykeln på grund av vissa faktorer, det är därför schemat kräver aktiv förvaltning.
Kolla in det här:
6 bästa anställd schemaläggningsprogramvara som ska användas år 2022
Det är vanligt att när duInleda ett projektDu finner att du kommer att kräva underleverantörer, konsulter och leverantörer.
Därför bör du se till att din förvaltningsplan beskriver dessa:
Hantering av externa entreprenörer blir en viktig uppgift eftersom de inte är anslutna till dinorganisation direkt, och har därför inte samma enhet eller till och med förståelsen av framstegen eller schemat för ditt projekt.
Riskregister är de dokument som identifierar risker, inkluderar riskanalys samt riskresponsplaner.
Riskregistret är viktigt, inte bara under planeringsfasen, men dokumentet används under hela projektets livscykel för att övervaka och kontrollera risker.
Därför kom ihåg att göra dinProjektriskhanteringsplanLätt att förstå, har förmågan att anpassas vid behov, och refereras i helaprojektprocess .
Definiera vikten av eventuell risk för sannolikhet och påverkan på ditt projekt.
De flesta organisationer följer en enkel process för att lyfta fram och identifiera risker och sedan göra ett riskregister.
Följande kriterier framhävs i riskregistren:
Lär dig om den bästa riskhanteringsprogramvaran:
Den 17 bästa riskhanteringsprogrammet 2022
Hur man skapar en projektledning plan?
Projektledningsplanen skapas gradvis, och som vi har skisserat består planen av separata komponentplaner och kan därför inte skapas förrän var och en av de enskilda elementen görs.
De flesta av komponenterna i förvaltningsplanen skapas under särskiljande processer och införlivas därför olika.
Om vi tittar på det enligtPMBOK GuideFörvaltningsplanen är en produkt av projektledningsplanen.
Använd vad du redan måste integrera all din information och material i din förvaltningsplan.
Så, till exempel, under initieringsfasen av en projektlivscykel, borde du redan ha kommit med en sammanfattning av omfattningen, en kort budgetplan och ditt mål.
Därför, när du börjar utveckla förvaltningsplanen kan du använda dessa uttalanden och ytterligare revidera komponenterna för att skapa en mer detaljeradFörståelse av projektet .
Du kan användaUDN Task ManagerFör din projektplaneringsprocess | Här är hur
UDN Task Manager är ett projekthanteringsverktyg för smarta lag, men inte bara att plattformen hjälper dig under hela projektets livscykel, men du kan användaUDN Task Managerför att hjälpa dig att skapa din förvaltningsplan.
UDN Task Manager S kalendervyger dig en plats för planering och schemaläggning och resurshantering.
De spårningMed funktionen kan du ställa in en planerad start- och slutdatum för en uppgift innan de initierar verksamheten och jämför dem med det planerade schemat.
Planeringsfunktioner gör att du kan kartlägga projektfristerna och spåra allt.
Du kan användaUDN Task Manager S mötesfunktioner för att reläera din förvaltningsplan till lagmedlemmar, kunder eller intressenter. De kan då notera ned-tangentenmötesminuter, eller skapa uppföljningsåtgärder och beslut.
UDN Task Managerger också bugg och problemspårningsförmåga, som låter dig spåra, tilldela, prioritera och fixa några problem medUtgåvahanteringsprogramvara .
Gantt-diagram kan användas som ett visuellt verktyg för att se utvecklingen av din projektledning och kan användas för att utarbeta din arbetsuppdelning.
Också,UDN Task ManagerKommer snart ut med en funktion för budgetplanering som hjälper dig att skapa dina planer och se dem igenom.
Detta är bara toppen av berget, kolla in den fullständiga listan överfunktionertillgänglig påUDN Task Managerhemsida, för att se hur enkelt din planering blir.
Slutsats!
Där har du det! Det är bokstavligen kärnan av saker som du behöver veta om att komma igång på din förvaltningsplan. Processen är också tillämplig på program och programledares metodik.
Glöm inte att hålla en utkik efter uppdateringar till det här inlägget. Vi kommer att fortsätta att ge dig en detaljerad inblick i alla dina programhanteringsplaneringskrav från början till slut.
