Kế hoạch quản lý dự án: Mục đích và ví dụ
Nếu không có kế hoạch quản lý dự án, bạn chắc chắn sẽ đặt rất nhiều thứ có nguy cơ. Đôi khi, một dự án sẽ trải qua toàn bộ giai đoạn lập kế hoạch quản lý dự án nhưng bị hành xử kém.
Một kế hoạch cụ thể hoạt động như nền tảng cho bất kỳ dự án nào, bất kể quy mô của nó.
Chúng tôi đã quản lý hướng dẫn này để giải thích cách tạo và thiết kế một hiệu quả Kế hoạch quản lý dự án .
Kế hoạch quản lý dự án là gì?
Kế hoạch quản lý dự án nhấn mạnh cách dự án sẽ được thực hiện, theo dõi và kiểm soát, bắt đầu từ giai đoạn khởi xướng và đi đến tất cả các cách đến sản phẩm cuối cùng.
Hãy nhớ rằng kế hoạch dự án của bạn nhằm xác định phương pháp mà nhóm của bạn sẽ sử dụng để thực hiện cấu trúc giao hàng đúng giờ .
Cuối cùng, kế hoạch quản lý dự án cũng nên lý tưởng bao gồm một quy trình để đo lường Phân tích hiệu suất cơ bản . Làm như vậy giúp không chỉ xác định các khu vực yếu trong suốt cuộc đời của một dự án, mà còn đảm bảo thành công lâu dài liên quan đến các dự án trong tương lai.
Sự khác biệt giữa kế hoạch quản lý dự án và kế hoạch dự án
Sự khác biệt giữa kế hoạch quản lý dự án và kế hoạch dự án không rõ ràng như bạn có thể hy vọng.
Sự khác biệt giữa hai người có thể hoàn toàn phụ thuộc vào tổ chức bạn đang làm việc.
Nhiều công ty đã được nhìn thấy để sử dụng hai thuật ngữ thay thế cho nhau để đề cập đến cùng một kế hoạch.
Mặt khác, một số công ty nhất định phân loại hai điều này như các kế hoạch khác nhau hoàn toàn.
Nếu bạn nhìn vào hai kế hoạch, đây là những khác biệt nhất định mà bạn có thể lưu ý:
Mục đích của một kế hoạch quản lý dự án
Vì bạn sẽ dành một lượng thời gian và nỗ lực công bằng tạo ra kế hoạch quản lý của mình, điều bắt buộc phải hiểu một vài điều cơ bản.
Có những mục đích khác nhau để tạo ra một kế hoạch quản lý. Một số trong số họ được thêm vào dưới đây. Có một cái nhìn!
Mục đích đầu tiên của việc tạo ra một kế hoạch quản lý là khá rõ ràng, và đó là Lên kế hoạch cho dự án của bạn[số 8]. Là một người quản lý dự án, trước khi bạn tham gia vào việc thực hiện một dự án, điều quan trọng là phải lập kế hoạch và hiểu toàn bộ dự án và cách nó sẽ tiến triển thông qua vòng đời của nó.
Nó cũng là một lợi ích của việc tạo một kế hoạch quản lý mà bạn có thể cung cấp thông tin và khai sáng cho nhà tài trợ dự án của bạn về cách bạn dự định quản lý dự án .
Mặc dù, cần lưu ý rằng đôi khi nhà tài trợ dự án ở trong một tổ chức khác so với việc làm việc trên dự án và do đó, thông tin nhất định trong kế hoạch quản lý của bạn không phải là luôn áp dụng cho họ.
Kế hoạch quản lý cũng thường được sử dụng như một hướng dẫn để nhận trợ giúp từ khi các vấn đề hoặc vấn đề phát sinh. Bất cứ khi nào một vấn đề phát sinh trong tiến trình của dự án, bạn là người quản lý dự án nên tham khảo Kế hoạch quản lý của bạn.
Về cơ bản, bạn nên bao gồm bất kỳ vấn đề nào như vậy trong kế hoạch quản lý của mình và thảo luận về cách giải quyết vấn đề nếu nó phát sinh.
Tuy nhiên, nếu không phải là trường hợp và kế hoạch quản lý không làm nổi bật vấn đề cụ thể mà bạn đang gặp phải, bạn nên ghi chú và đảm bảo đưa nó vào bất kỳ gói quản lý nào trong tương lai nào bạn tạo.
Thành phần cốt lõi của kế hoạch quản lý dự án
Tất cả các kế hoạch quản lý bao gồm tất cả các yếu tố xác định quản lý dự án của họ.
Tuy nhiên, một số thành phần nhất định là tiêu chuẩn khá cho mọi kế hoạch như vậy.
Chúng tôi sẽ thảo luận về từng yếu tố này.
Chúng tôi đã liệt kê tuyên bố phạm vi là yếu tố đầu tiên của danh sách các thành phần cho kế hoạch quản lý của bạn cho một lý do rất quan trọng.
Nó là một trong Trách nhiệm cốt lõi của người quản lý dự án[số 8]Để hiểu phạm vi của dự án và đảm bảo rằng dự án vẫn nằm trong phạm vi phạm vi đó.
Một trong những lý do phổ biến nhất cho Dự án trì hoãn và tăng Ngân sách của các dự án là do phạm vi creep.
Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận s.m.a.r.t để xác định phạm vi để đảm bảo rằng phạm vi bạn xác định cho dự án của bạn vừa hiệu quả vừa phù hợp.
THÔNG MINH Viết tắt của S đặc trưng, M. dễ thương, MỘT Tàu hỏa, Ở r ealistic, và T. chỉ là.
MỘT Cấu trúc phân chia công việc Xác định khía cạnh "những gì" của một dự án.
Cấu trúc sự cố công việc nhấn mạnh tất cả các yếu tố một dự án là cần thiết để thực hiện để được coi là thành công và thường được thực hiện thông qua một màn hình đồ họa được tổ chức với nhiều cấp độ.
Các yếu tố thành công quan trọng là những thành phần của dự án của bạn phải đạt được để coi dự án của bạn đã hoàn thành và thành công.
Các nhà quản lý và đội dự án thường xác định các yếu tố thành công quan trọng của họ.
Tìm kiếm Tiến hành về những yếu tố được coi là ảnh hưởng đáng kể đến thành công của dự án có những phát hiện sau:
Các yếu tố khác thường được đánh đồng là các yếu tố thành công quan trọng bao gồm:
Với bất kỳ dự án nào, tài nguyên có giá trị nhất là những người liên quan đến dự án và những người tạo nên nhóm dự án của bạn và đó là Tại sao lập kế hoạch tài nguyên[số 8]Trong quản lý dự án cũng rất cần thiết.
Kế hoạch nhân sự là quan trọng cho dù bạn có kế hoạch gì thuê Nhân viên mới hoặc làm việc với những người bạn đã làm như vậy trước đây.
Trong khi tạo kế hoạch quản lý của bạn, hãy chắc chắn rằng phần tài nguyên nhân sự bao gồm:
5 Chứng nhận quản lý nguồn nhân lực tốt nhất năm 2022[số 8]
Giao tiếp là điều cần thiết cho sự hợp tác Và sự hợp tác là nền tảng để giao hàng dự án thành công.
Tùy thuộc vào dự án bạn đang chạy, và những người liên quan đến nó, kế hoạch giao tiếp quản lý dự án của bạn có thể thay đổi.
Thông thường, giao tiếp kém có thể dẫn đến thời hạn bỏ lỡ, ngân sách mở rộng và creep phạm vi đáng sợ, chúng tôi luôn đề cập đến.
Một kế hoạch truyền thông không chỉ đơn giản là hướng đến các thành viên trong nhóm của bạn mà còn kết hợp tần suất bạn nên nói chuyện với khách hàng và các bên liên quan của mình, chế độ nào của liên lạc Bạn có kế hoạch sử dụng và tần suất bạn có kế hoạch giao tiếp.
Một trong những trách nhiệm mệnh lệnh nhất của người quản lý dự án là quản lý dự án có thể bàn giao , và do đó bao gồm chúng trong kế hoạch quản lý của bạn cũng giống như rất quan trọng.
Các sản phẩm dự án là những hàng hóa hoặc dịch vụ được sản xuất do dự án của bạn, mà bạn dự định sẽ giao hàng đến khách hàng hoặc khách hàng của mình.
Đơn giản chỉ là phác thảo có thể cung cấp thường không đủ và do đó bạn nên cố gắng bao gồm các chi tiết về các sản phẩm của bạn bao gồm:
Một danh sách các bên liên quan nên được tạo và phát triển cho kế hoạch quản lý không chỉ để theo dõi Các bên liên quan của bạn là ai và phát triển danh sách nếu chúng thay đổi nhưng nó cũng cho phép bạn theo dõi kế hoạch giao tiếp của mình.
Không có dự án nào được cung cấp miễn phí các tài nguyên tiền tệ và do đó tạo ngân sách và bao gồm cả trong kế hoạch quản lý là rất cần thiết.
Ngân sách cũng là một trong những yếu tố thành công quan trọng mà nhiều nhà quản lý dự án xem xét để làm nổi bật sự thành công của một dự án cụ thể.
Một số dự án được phân bổ ngân sách ngay từ đầu và đó là công việc của bạn để hiển thị cách bạn sẽ phân bổ tài nguyên này, những lần khác bạn phải cung cấp một kế hoạch ngân sách cho khách hàng hoặc các bên liên quan và họ sẽ xác định xem họ sẽ cung cấp ngân sách mà bạn đã phác thảo hay chưa.
Tùy thuộc vào dự án của bạn và kế hoạch của bạn, bạn cũng có thể bao gồm gói ngân sách của mình vào cấu trúc công việc của mình.
Giống như ngân sách, không có dự án nào được cung cấp thời gian không giới hạn để được giao. Đó là lý do tại sao lên lịch dự án của bạn rất cần thiết.
Thông thường, nó là các bên liên quan bên ngoài xác định ngày giao hàng cho dự án.
Nó khá phổ biến để có những thay đổi trong lịch trình của dự án trong vòng đời vì một số yếu tố nhất định, đây là lý do tại sao lịch trình yêu cầu quản lý hoạt động.
Kiểm tra điều này:
6 Phần mềm lập lịch nhân viên tốt nhất để sử dụng vào năm 2022[số 8]
Thông thường là khi bạn bắt đầu một dự án Bạn thấy rằng bạn sẽ yêu cầu nhà thầu phụ, chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp.
Do đó, bạn nên đảm bảo rằng kế hoạch quản lý của bạn phác thảo những thứ này:
Quản lý các nhà thầu bên ngoài trở thành một nhiệm vụ quan trọng vì họ không liên kết với bạn Tổ chức trực tiếp. , và do đó không có cùng một ổ đĩa hoặc thậm chí sự hiểu biết về tiến trình hoặc lịch trình của dự án của bạn.
Các thanh ghi rủi ro là những tài liệu xác định rủi ro, bao gồm phân tích rủi ro, cũng như các kế hoạch đáp ứng rủi ro.
Sổ đăng ký rủi ro là quan trọng không chỉ trong giai đoạn lập kế hoạch, mà tài liệu được sử dụng trong suốt vòng đời dự án để theo dõi và kiểm soát rủi ro.
Do đó, hãy nhớ làm cho bạn Kế hoạch quản lý rủi ro dự án[số 8]Dễ hiểu, có khả năng thích ứng khi cần thiết, và được tham khảo trong suốt Quy trình dự án .
Xác định tầm quan trọng của bất kỳ rủi ro tiềm năng nào về xác suất và tác động đến dự án của bạn.
Hầu hết các tổ chức tuân theo một quy trình đơn giản để tô sáng và xác định rủi ro và sau đó đăng ký rủi ro.
Các tiêu chí sau đây được nhấn mạnh trong các thanh ghi rủi ro:
Tìm hiểu về phần mềm quản lý rủi ro hàng đầu:
17 phần mềm quản lý rủi ro tốt nhất năm 2022[số 8]
Làm thế nào để tạo một kế hoạch quản lý dự án?
Kế hoạch quản lý dự án được tạo dần, và như chúng tôi đã phác thảo, kế hoạch bao gồm các gói thành phần riêng biệt và do đó không thể được tạo cho đến khi mỗi thành phần riêng lẻ được thực hiện.
Hầu hết các thành phần của kế hoạch quản lý được tạo ra trong các quy trình đặc biệt và do đó được kết hợp khác nhau.
Nếu chúng ta nhìn vào nó theo Hướng dẫn PMBOK. , Kế hoạch quản lý là một sản phẩm của quy trình kế hoạch quản lý dự án.
Sử dụng những gì bạn đã phải kết hợp tất cả thông tin và tài liệu của bạn vào kế hoạch quản lý của bạn.
Vì vậy, ví dụ, trong giai đoạn khởi đầu của vòng đời dự án, bạn nên đưa ra một bản tóm tắt về phạm vi, một kế hoạch ngân sách ngắn gọn và lịch trình mục tiêu của bạn.
Do đó, khi bạn bắt đầu phát triển gói quản lý, bạn có thể sử dụng các tuyên bố này và sửa đổi thêm các thành phần để tạo chi tiết hơn Hiểu về dự án[số 8] .
Bạn có thể dùng Quản lý tác vụ UDN[số 8]Đối với quy trình lập kế hoạch dự án của bạn | Đây là cách
Quản lý tác vụ UDN[số 8] là một công cụ quản lý dự án cho các nhóm thông minh, nhưng nền tảng không chỉ giúp bạn trong suốt vòng đời dự án mà còn có thể sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]để hỗ trợ bạn trong việc tạo ra kế hoạch quản lý của bạn.
Các theo dõi Tính năng cho phép bạn đặt một ngày bắt đầu và ngày kết thúc có kế hoạch của một tác vụ trước khi bắt đầu các hoạt động và so sánh chúng với lịch trình theo kế hoạch.
Các tính năng lập kế hoạch cho phép bạn lập các thời hạn dự án và theo dõi mọi thứ.
Quản lý tác vụ UDN[số 8]cũng cung cấp lỗi và khả năng theo dõi vấn đề, cho phép bạn theo dõi, gán, ưu tiên và khắc phục mọi sự cố với Phát hành phần mềm quản lý[số 8] .
Biểu đồ GANTT có thể được sử dụng như một công cụ trực quan để xem tiến trình quản lý dự án của bạn và có thể được sử dụng để xây dựng cấu trúc phân tích công việc của bạn.
Đây chỉ là phần đầu của ngọn núi, hãy xem danh sách đầy đủ của Tính năng, đặc điểm có sẵn trên Quản lý tác vụ UDN[số 8]trang web, để xem kế hoạch của bạn dễ dàng trở thành như thế nào.
Phần kết luận!
Ở đó bạn có nó! Đó là nghĩa đen là mấu chốt của những thứ bạn cần biết về việc bắt đầu trong kế hoạch quản lý của bạn. Quá trình này cũng được áp dụng cho các chương trình và phương pháp của người quản lý chương trình.
Đừng quên giữ lời cảm động để cập nhật cho bài đăng này. Chúng tôi sẽ tiếp tục cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc chi tiết về tất cả các yêu cầu lập kế hoạch quản lý dự án của bạn từ đầu đến cuối.
