Planul de management al proiectelor: scop și exemple
Fără un plan de management de proiect, sunteți obligat să puneți multe lucruri în pericol. Uneori, un proiect trece prin întreaga fază de planificare a managementului de proiect, dar suferă din cauza executării slabe.
Un plan concret acționează ca bază pentru orice proiect, indiferent de scara sa.
Am mâncat acest ghid pentru a explica cum să creați și să proiectați o eficiențăPlanul de management al proiectelor .
Ce este un plan de management de proiect?
Un plan de management de proiect evidențiază modul în care proiectul va fi efectuat, monitorizat și controlat, începând cu faza de inițiere și merge până la produsul final.
Rețineți că planul dvs. de proiect își propune să definească metoda pe care o va folosi echipa dvs. pentru a executa structuratlivrabile la timp .
În acest scop, planul de management al proiectului ar trebui, de asemenea, să includă în mod ideal un proces de măsurareAnaliza performanței de bază. Acest lucru ajută la identificarea nu numai a zonelor slabe în timpul vieții unui proiect, dar asigură, de asemenea, un succes pe termen lung legat de proiectele viitoare.
Diferența dintre un plan de management al proiectului și un plan de proiect
Diferența dintre un plan de management de proiect și un plan de proiect nu este la fel de clar cum ați putea spera.
Diferența dintre cele două poate depinde complet de organizația cu care lucrați cu care lucrați.
Multe companii au fost văzute să folosească cei doi termeni interschimbabil să se refere la același plan.
Pe de altă parte, anumite companii clasifică aceste două planuri diferite cu totul.
Dacă vă uitați la cele două planuri, aici sunt anumite diferențe pe care le puteți nota:
Scopul unui plan de management al proiectului
Din moment ce veți petrece o cantitate echitabilă de timp și efort, creând planul de management, este imperativ să înțelegeți câteva elemente de bază.
Există scopuri diferite pentru crearea unui plan de management. Unele dintre ele sunt anexate mai jos. Uită-te!
Primul scop de a crea un plan de management este destul de evident și asta estePlanificați-vă proiectul. În calitate de manager de proiect, înainte de a intra în execuția unui proiect, este important să planificați și să înțelegeți proiectul în întregime și cum va progresa prin ciclul său de viață.
Este, de asemenea, un beneficiu de a crea un plan de management că puteți oferi informații și iluminarea sponsorului dvs. de proiect despre modul în care intenționați săGestionați proiectul .
Deși ar trebui remarcat faptul că, uneori, sponsorul proiectului este într-o altă organizație decât cea care lucrează la proiect și, prin urmare, anumite informații din planul dvs. de management nu sunt întotdeauna aplicabile acestora.
Planurile de management sunt, de asemenea, adesea folosite ca ghid care să ia ajutorul de atunci când apar probleme sau probleme. Ori de câte ori apare o problemă în progresul proiectului, dvs. ca manager de proiect ar trebui să consultați planul dvs. de management.
În esență, ar fi trebuit să includeți o astfel de problemă în planul dvs. de management și ați discutat cum să abordăm problema dacă ar apărea.
Dacă, totuși, acest lucru nu este cazul, iar planul de management nu evidențiază problema particulară cu care vă confruntați, trebuie să luați o notă și să vă asigurați că ați inclus-o în orice plan de gestionare viitoare pe care îl creați.
Componentele de bază ale unui plan de management al proiectului
Toate planurile de management includ toate elementele care definesc gestionarea proiectului lor.
Cu toate acestea, anumite componente sunt destul de standard pentru fiecare astfel de plan.
Vom discuta fiecare dintre aceste elemente la rândul lor.
Am enumerat declarația de aplicare ca prim element al listei componentelor pentru planul dvs. de management pentru un motiv foarte important.
Este unul dintreResponsabilitățile de bază ale unui manager de proiectSă înțeleagă domeniul de aplicare al proiectului și să se asigure că proiectul rămâne în limitele acestui domeniu de aplicare.
Unul dintre cele mai frecvente motive pentruProiect de întârziereși a crescutBugetede proiecte se datorează faptului de formare.
Puteți utiliza abordarea S.M.A.R.T pentru a defini domeniul de aplicare pentru a vă asigura că domeniul de aplicare pe care îl definiți pentru proiectul dvs. este atât eficient, cât și potrivit.
INTELIGENTînseamnă S. acic, M. Esurable, A Tăpabil, R. Ealist, și T. IMENY.
A Structura de defalcare a munciiDefinește aspectul "ce" al unui proiect.
Structura de defalcare a muncii evidențiază toate elementele pe care un proiect este necesar pentru a realiza pentru a fi considerat un succes și se face de obicei printr-un afișaj grafic organizat cu mai multe nivele.
Factorii critici de succesSunt acele componente ale proiectului dvs. care trebuie realizate pentru a considera proiectul dvs. completat și un succes.
Managerii și echipele de proiect își definesc de obicei propriii factori de succes critici.
CercetareRealizat pe ce factori sunt considerați a influența semnificativ succesul unui proiect a avut următoarele constatări:
Alți factori care sunt adesea echivalenți ca factori de succes critici includ:
Cu orice proiect, cea mai valoroasă resursă este oamenii implicați în proiect, iar cei care alcătuiesc echipa dvs. de proiect și asta esteDe ce planificarea resurselorÎn managementul proiectelor este, de asemenea, esențial.
Planul de resurse umane este important, indiferent dacă intenționațiangajareNoi angajați sau lucrează cu persoane pe care le-ați făcut înainte.
În timp ce creați planul de gestionare, asigurați-vă că porțiunea de resurse umane include următoarele:
5 cele mai bune certificări de management al resurselor umane în 2022
Comunicarea este esențială pentrucolaborareȘi colaborarea este fundația pentru livrarea de succes a proiectului.
În funcție de proiectul pe care îl executați și cei implicați în acesta, planul dvs. de comunicare al managementului proiectului poate varia.
Adesea, comunicarea slabă poate duce la termenele limită pierdute, la bugetele extinse și la sediul temut de aplicare pe care îl menționăm.
Un plan de comunicare nu este pur și simplu îndreptat către membrii echipei dvs., dar ar trebui, de asemenea, să includă cât de des ar trebui să discutați cu clientul și părțile interesate, ce mod decomunicareintenționați să utilizați și cât de des intenționați să comunicați.
Una dintre cele mai imperative responsabilități ale unui manager de proiect este de a gestionaProiecte de probe, prin urmare, inclusiv în planul dvs. de management este, de asemenea, la fel de importantă.
Proiectele de project sunt acele bunuri sau servicii produse ca rezultat al proiectului dvs., pe care intenționați să îl livrați clientului sau clientului dvs.
Pur și simplu, evidențiază livrarea este adesea insuficientă și, prin urmare, ar trebui să încercați să includeți detalii despre livrările dvs., inclusiv:
O listă a părților interesate ar trebui creată și dezvoltată pentru planul de gestionare nu numai pentru a urmăriCine sunt părțile interesateși să dezvolte lista dacă se schimbă, dar vă permite, de asemenea, să urmăriți planul dvs. de comunicare.
Niciun proiect nu este acordat gratuit resurselor monetare și, prin urmare, crearea unui buget și inclusiv în planul de gestionare este esențială.
Bugetul este, de asemenea, unul dintre factorii de succes critici pe care mulți manageri de proiect le consideră a evidenția succesul unui anumit proiect.
Anumite proiecte sunt alocate unui buget de la început și este sarcina dvs. de a arăta cum veți aloca această resursă, alte ori trebuie să oferiți aPlanul bugetarPentru clienți sau părțile interesate și vor determina dacă vor furniza bugetul pe care l-ați prezentat.
În funcție de proiect și de planul dvs., este posibil să includeți și planul dvs. bugetar în structura dvs. de defalcare a muncii.
Ca și bugetul, niciun proiect nu este dat un timp nelimitat care urmează să fie livrat. De aceea, programarea proiectului dvs. este foarte esențială.
Adesea, părțile interesate externe determină datele de livrare pentru proiect.
Este destul de obișnuit ca să existe schimbări în programul unui proiect în timpul ciclului de viață din cauza unor factori, de aceea programul necesită o gestionare activă.
Verificați acest lucru:
6 cel mai bun software de programare a angajaților pentru a fi utilizat în 2022
Este obișnuit ca atunci când tuInițiați un proiectVeți găsi că veți cere subcontractanți, consultanți și furnizori.
Prin urmare, trebuie să vă asigurați că planul dvs. de management descrie aceste:
Gestionarea contractorilor din afara devine o sarcină importantă, deoarece nu sunt afiliate cu dvs.Organizația directși, prin urmare, nu au aceeași unitate sau chiar înțelegerea progresului sau al programului proiectului dvs.
Registrele de risc sunt acele documente care identifică riscurile, includ analiza riscurilor, precum și planurile de răspuns la risc.
Registrul de risc este important nu doar în timpul fazei de planificare, dar documentul este utilizat pe parcursul ciclului de viață al proiectului pentru a monitoriza și controla riscurile.
Prin urmare, amintiți-vă să vă facețiPlanul de gestionare a riscului de proiectușor de înțeles, au capacitatea de a fi adaptat atunci când este necesar și de a face referire în întreagaProcesul de proiect .
Definiți importanța oricărui risc potențial cu privire la probabilitate și impact asupra proiectului dvs.
Majoritatea organizațiilor urmează un proces simplu de evidențiere și de identificare a riscurilor și apoi să facă un registru de risc.
Următoarele criterii sunt evidențiate în registrele de risc:
Aflați despre software-ul de management al riscului de top:
Cel mai bun software de management al riscului din 2022
Cum se creează un plan de management de proiect?
Planul de management al proiectului este creat treptat și așa cum am subliniat, planul constă în planuri separate ale componentelor și, prin urmare, nu poate fi creată până când fiecare dintre elementele individuale nu este făcută.
Majoritatea componentelor planului de management sunt create în timpul proceselor distinctive și, prin urmare, sunt încorporate în mod diferit.
Dacă ne uităm la el în conformitate cuGhidul PMBOK., Planul de management este un produs al procesului planului de management al proiectului.
Utilizați ceea ce aveți deja pentru a încorpora toate informațiile și materialele dvs. în planul dvs. de management.
Deci, de exemplu, în timpul fazei de inițiere a unui ciclu de viață al proiectului, ar fi trebuit să veniți deja cu un rezumat al domeniului de aplicare, un scurt plan bugetar și programul dvs. de obiective.
Prin urmare, atunci când începeți să dezvoltați planul de gestionare, puteți utiliza aceste declarații și revizuiți în continuare componentele pentru a crea o mai detaliatăÎnțelegerea proiectului .
Poți să foloseștiManager de sarcini UDN.Pentru procesul dvs. de planificare a proiectului Iată cum
Manager de sarcini UDN. este un instrument de gestionare a proiectelor pentru echipe inteligente, dar nu numai că platforma vă ajută pe parcursul ciclului de viață al proiectului, dar puteți utilizaManager de sarcini UDN.pentru a vă ajuta să creați planul de gestionare.
Manager de sarcini UDN. S. Vizualizare calendaristicăvă oferă un loc pentru planificare și programare și gestionare a resurselor.
În urmărireCaracteristica vă permite să setați o dată de pornire și de încheiere planificată a unei sarcini înainte de inițierea operațiunilor și comparați-le cu programul planificat.
Caracteristicile de planificare vă permit să utilizați termenele limită de proiect și să urmăriți totul.
Poți să foloseștiManager de sarcini UDN. Funcțiile de întâlnire pentru a vă transmite planul de gestionare membrilor echipei, clienților sau părților interesate. Apoi pot nota cheiaÎntâlnireasau să creeze acțiuni și decizii de urmărire.
Manager de sarcini UDN.De asemenea, oferă o abilitate de urmărire a erorilor și emite, care vă permite să urmăriți, să atribuiți, să prioritizați și să remediați probleme cuProgramul de gestionare a problemei .
Gantt Grafice pot fi utilizate ca instrument vizual pentru a vedea progresul managementului proiectului dvs. și poate fi utilizat pentru a elabora structura de defalcare a muncii.
De asemenea,Manager de sarcini UDN.Se apropie curând cu o caracteristică pentru planificarea bugetară, care vă va ajuta să vă creați planurile și să le vedeți.
Acesta este doar vârful muntelui, verificați lista completă aCaracteristiciDisponibil peManager de sarcini UDN.Site-ul, pentru a vedea cât de ușor va deveni planificarea dvs.
Concluzie!
Acolo ai! Acest lucru este literalmente cruxarea lucrurilor pe care trebuie să le cunoașteți despre începerea planului dvs. de management. Procesul este, de asemenea, aplicabil programelor și metodologiilor managerilor de programe.
Nu uitați să păstrați o privire pentru actualizări la acest post. Vom continua să vă oferim o perspectivă detaliată a tuturor cerințelor dvs. de planificare a managementului de proiect de la început până la sfârșit.
