Δημιουργήστε ένα εξαιρετικά λειτουργικό υβριδικό χώρο εργασίας με αυτές τις 7 άκρες
Τα τελευταία χρόνια έχουν ωθήσει τα όριά μας, από τη λειτουργία 9 έως 5 στα γραφεία για να μετατοπίσουν στην απομακρυσμένη εργασία και τώρα συχνά εναλλάσσονται μεταξύ των δύο. Οι συνεχώς μεταβαλλόμενοι κανόνες με την πάροδο του χρόνου έχουν κάνει τη δημιουργία ενόςυβρίδιοστο χώρο εργασίας μια αναγκαιότητα.
Ο υβριδικός χώρος εργασίας είναι ένας συνδυασμός γραφείου και απομακρυσμένης εργασίας. Συνήθωςαποτελείται από μια βασική ομάδαπου παραμένει στο γραφείο ενώ άλλα μέλη μεταβαίνουν και από το Fro σύμφωνα με την ευκολία τους.
Για ορισμένες ομάδες, ένας υβριδικός χώρος εργασίας είναι ο κανόνας.
Άλλοι, ωστόσο, ενδέχεται να δυσκολεύονται να πλοηγηθούν μέσω της μεταβαλλόμενης ρύθμισης. Βεβαιωθείτε ότι η σύνδεσή σας παραμένει ομαλή και η εργασία επιτυγχάνεται χωρίς καμία σύγκρουση είναι πρωταρχικής σημασίας.
Εδώ είναι 7 συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό υβριδικό περιβάλλον εργασίας με αποτελεσματικά τις ομάδες, τις εύκολες ροές εργασίας και την ομαλή πρόοδο της εργασίας.
1. Δημιουργήστε ένα ειδικό χώρο εργασίας
Τα πρώτα πράγματα πρώτα - έχοντας ένα ειδικό χώρο εργασίας όπου όλες οι ομάδες μπορούν να επικοινωνούν εύκολα, να διεξάγουν συναντήσεις και να συναντηθούν όποτε πρέπει να είναι πρωταρχικής σημασίας. Οι υβριδικοί χώροι εργασίας πρέπει να ευνοούν τόσο για το γραφείο όσο και για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους.
Θυμηθείτε ότι ο χώρος εργασίας σας θα μοιραστεί από τους απομακρυσμένους εργαζόμενους καθώς και τους υπαλλήλους γραφείων και πρέπει να γίνει ως τέτοιο. Όχι μόνο σε περίπτωση που παρέχει ένα κατάλληλο μέρος συνάντησης για τους επιτόπιους υπαλλήλους αλλά και να καλύπτει και εκείνους που είναιπου εργάζονται από τα σπίτια τους .
Πρέπει να είναι, σε μία και την ίδια στιγμή, ένα γραφείο 9 έως 5 και ένα περιστασιακό τόπο συνάντησης. Θα πρέπει να είναι σε θέση να στεγάζει τα μέλη της ομάδας επί τόπου και να προσφέρει επίσης ξεχωριστά δωμάτια για μικρότερες συναντήσεις που αφορούν ηλεκτρονικές συναντήσεις. Τα ηχομονωμένα δωμάτια και οι μικρές θαλάμους θα είναι ιδανικοί για επικοινωνία με απομακρυσμένους υπαλλήλους.
Βεβαιωθείτε ότι έχει μικρότερα δωμάτια όταν τα μέλη της ομάδας στο διαδίκτυο πρέπει να επικοινωνούν, αλλά θα πρέπει επίσης να προσφέρουν αίθουσες συνεδριάσεων όπου όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να συναντηθούν περιστασιακά.
2. Κρατήστε τους υπαλλήλους σας στο βρόχο
Ενώ οργανώνετε το δικό σας υβριδικό χώρο εργασίας βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοί σας είναι επίσης επί του σκάφους. Η συμμετοχή και η ικανοποίησή τους με το πρόγραμμα εργασίας θα συμβάλουν στην επιτυχία της επιχείρησής σας.
Κάθε εργαζόμενος που εργάζεται στον οργανισμό σας πρέπει να ενημερώνεται για το ρόλο και την προσδοκία του. Επίσης, θα πρέπει πάντα να κρατάτε όλους τους υπαλλήλους στο βρόχο σχετικά με το τελευταίο πρόγραμμα εργασίας ή πώς θα λειτουργήσει ο υβριδικός χώρος εργασίας.
Επιπλέον, η αντιπροσωπεία της εργασίας, η παρακολούθηση κ.λπ. πρέπει να ληφθούν υπόψη. Είναι δική σας ευθύνη να βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι των εργαζομένων ευθυγραμμίζονται με τους οργανωτικούς στόχους και οι επιδόσεις τους αντανακλούν το ίδιο.
Κρατώντας όλους τους υπαλλήλους στην ίδια σελίδα και διασφαλίζοντας ότι ο καθένας συμβαδίζει με την πρόοδο θα σας βοηθήσει στην επιτυχή ολοκλήρωση των έργων σας.
3. Εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας
Ομαδική συνομιλία χρησιμοποιώνταςUDN Task Manager
Οι παραπάνω παραγράφους υπογράμμισαν τη σημασία τουεπικοινωνία,Τώρα θα επικεντρωθούμε στα μέσα επικοινωνίας σε ένα υβριδικό χώρο εργασίας. Ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας αξιοποιεί τη χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων για να κρατήσει όλους τους βρόχους.
Σε αντίθεση με τους κανονικούς χώρους εργασίας, οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να μιλήσουν πρόσωπο με πρόσωπο ή να διεξάγουν συναντήσεις. Μερικοί από τους υπαλλήλους εργάζονται 9 έως 5 στο γραφείο, ενώ άλλοι εργάζονται σε διαφορετικό χρονοδιάγραμμα από το σπίτι. Η εύρεση ενός κοινού εδάφους μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά, παρ 'όλα αυτά, μια αναγκαιότητα.
Εδώ είναι όπου τα ηλεκτρονικά εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας έρχονται σε εύχρηστη. Εργαλεία όπωςΧαλαρότηταΜπορεί να βοηθήσει τις ομάδες να επικοινωνούν μεταξύ τους οποτεδήποτε, από οποιοδήποτε μέρος. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε κλήσεις ήχου και βίντεο, να ανταλλάξετε σχόλια, ανατροφοδότηση κ.λπ.
Επιπλέον, μπορείτε επίσης να κάνετε μήνυμα ιδιωτικά ή σε ομάδες. Τα εργαλεία είναι επίσης χρήσιμα αν θέλετε να εμπλέξετε τα ενδιαφερόμενα μέρη στη συνομιλία.
Οι ηλεκτρονικές συναντήσεις δεν είναι πλέον ένα ηρακλικό έργο με αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας που λειτουργούν σαν ένα θαύμα. Μπορείτε να αναζητήσετε οποιοδήποτε εργαλείο της επιλογής σας και να αρχίσετε να συνεργάζεστε τώρα!
4. Δημιουργήστε ένα λειτουργικό πρόγραμμα και κολλήστε σε αυτό
Διαχειριστείτε τις ροές εργασίας χρησιμοποιώντας τα γραφήματα Gantt
Δεδομένου ότι ο χώρος εργασίας σας είναι διάσπαρτος σε διάφορες περιοχές, δεν μπορείτε να αφήσετε τη ροή εργασίας σας να πέσει στο χάος, διαφορετικά θα είναι αδύνατο να αναβιώσετε το ομαδικό πνεύμα και να φέρει όλους τους αρχικούς ρυθούς τους.
Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε για να διατηρήσετε το υβριδικό σας περιβάλλον εργασίας που οργανώνεται είναι νανα σχεδιάσετε ένα οργανωμένο και καλά δομημένο χρονοδιάγραμμαΛεπτομέρειες διαφορετικών εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων. Ένα λεπτομερές σχέδιο θα περιλαμβάνει:
Μόλις σχεδιάσετε ένα σωστό σχέδιο, μπορείτε να το μοιραστείτε στους υπαλλήλους σας. Αλλά, περιμένετε ένα λεπτό, η δουλειά σας δεν έχει γίνει ακόμα. Όχι μόνο πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα, αλλά πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι κολλάνε σε αυτό.
Η επιτυχής επίτευξη καθηκόντων εξαρτάται εξ ολοκλήρου από την απόδοση των υπαλλήλων σας, πώς διαχειρίζονται το φόρτο εργασίας τους και πώς οι εργασίες ολοκληρώνονται εγκαίρως. Παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των υπαλλήλων σας, προσδιορίζοντας και μετριασμό θεμάτων και κινδύνων, βοηθώντας τους υπαλλήλους με τυχόν δυσκολίες που συναντούν, κλπ. Είναι η δουλειά σας.
5. Να είστε ανοιχτοί και να αποδεχτείτε την ανατροφοδότηση
Ένα από τα μεγαλύτερα προνόμια ενός υβριδικού χώρου εργασίας είναι η ικανοποίηση που προσφέρει στους υπαλλήλους. Η ικανότητα να εργάζεστε από οπουδήποτε θέλουν και να είναι σε θέση να εργαστούν γύρω από το πρόγραμμά τους προσθέτουν στην ευτυχία τους.
Ενώ εργάζεστε σε ένα υβριδικό χώρο εργασίας, μην ξεχνάτε ότι οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι μπορούν επίσης να αντιμετωπίσουν θέματα που μπορεί να χρειαστούν την προσοχή τους. Επιπλέον, η συνολική συμμετοχή τους στις διαδικασίες εργασίας είναι εξίσου αναγκαία με εκείνη των άλλων εργαζομένων.
Κρατήστε τους ασχολούνται με τις διαδικασίες εργασίας. Ζητήστε τα σχόλιά τους σχετικά με το πρόγραμμα εργασίας και να αντιμετωπίσουν τα θέματα τους, αν υπάρχουν. Βεβαιωθείτε ότι αισθάνονται σαν μέρος της οργάνωσης και ένα αξιόλογο περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας σας. Η εμπιστοσύνη σας θα ενισχύσει την αποφασιστικότητά τους και θα αυξήσει τα κίνητρά τους.
Επίσης, είναι πάντα έτοιμος να καλύψει τα σχέδιά σας για τη βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος και να δημιουργήσετε μια υγιή κουλτούρα εργασίας.
6. Εξασφαλίστε την ασφάλεια και την ασφάλεια των δεδομένων σας
Μία από τις μεγαλύτερες ανησυχίες των επιχειρήσεων σε όλο τον κόσμο είναι η ασφάλεια και η ασφάλεια των δεδομένων. Μια μικρή παραβίαση στο πρωτόκολλο μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια εκατομμυρίων.
Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι εργάζονται από διαφορετικούς τομείς, εξασφαλίζοντας την ασφάλεια και την ασφάλεια των δεδομένων σας θα πρέπει να είναι η κορυφαία σας ανησυχία και οποιαδήποτε αμέλεια σε αυτή την πτυχή μπορεί να είναι επιζήμια για το μέλλον της εταιρείας σας.
Για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα αρχεία σας είναι ασφαλή και δεν είναι ευαίσθητα σε οποιεσδήποτε απειλές, hacking, κλπ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετεOnline εργαλεία διαχείρισης ασφάλειαςπου εγγυώνται την ασφάλεια των δεδομένων σας. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε χώρο αποθήκευσης σύννεφων για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας οργανωμένα και ασφαλή.
Ορισμένα από αυτά τα εργαλεία προσφέρουν επίσης αποτελεσματική διαχείριση καιΟργανισμός αρχείωνΧαρακτηριστικά που μπορούν να κάνουν την ανάκτηση αρχείων ένα κομμάτι κέικ για εσάς. Μόλις βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι κλειδωμένα με ασφάλεια και μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο από το σχετικό προσωπικό, μπορείτε να είστε σίγουροι και να εργάζεστε χωρίς άγχος.
7. Ψηφίστε τον υβριδικό χώρο εργασίας σας
Οι υβριδικοί χώροι εργασίας μπορούν να γίνουν πιο λειτουργικοί με τη βοήθεια ψηφιακών εργαλείων. Μπορείτε να μεταμορφώσετε εντελώς τον τρόπο που εργάζεστε με ψηφιοποίηση του υβριδικού χώρου εργασίας σας.
Για να το κάνετε αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά ηλεκτρονικά εργαλεία. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να περιλαμβάνουν:
Τα προαναφερθέντα εργαλεία είναι μόνο μια ματιά σε μια ποικιλία διαφορετικών εργαλείων που διατίθενται στην αγορά. Εκτός από αυτούς, εκατοντάδες άλλοι μπορούν να κάνουν την εργασία εύκολη για τις υβριδικές ομάδες.
Επιπλέον, πολλά εργαλεία all-in-one προσφέρουν πολλαπλές λειτουργίες σε ένα, ώστε να μπορείτε να πάρετε μόνο ένα και να εγγραφείτε ολόκληρη την ομάδα σας σε ένα εργαλείο. Με αυτόν τον τρόπο ο καθένας δεν θα έχει κανένα πρόβλημα να πλοηγεί από μια εφαρμογή σε άλλη.
Όχι μόνο τα εργαλεία αυτά θα βρουν εύχρηστα για απομακρυσμένες ομάδες, αλλά θα λειτουργήσουν επίσης ως θαύμα για τις ομάδες onsite. Σίγουρα θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την απόδοσή σας και να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, οδηγώντας σε περισσότερη κερδοφορία στην επιχείρηση.
Η χρήση των σωστών εργαλείων θα κάνει την εργασία πολύ πιο εύκολη για εσάς και τους υπαλλήλους σας. Ψηφιοποιήστε το υβριδικό χώρο εργασίας σας με τα σωστά εργαλεία και αρχίστε να εργάζεστε έξυπνα.
Είναι ένα περιτύλιγμα!
Πάρτε το άγχος από τους ώμους σας και κάνετε τους υπαλλήλους σας πιο ευτυχισμένους μεταβαίνοντας σε ένα υβριδικό χώρο εργασίας. Είμαστε σίγουροι ότι οι υπάλληλοί σας θα αγαπήσουν τοοφέληπου έρχονται με ένα ευέλικτο υβριδικό περιβάλλον εργασίας.
Ελπίζουμε ότι οι 7 πυρήνες θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε έναν αποτελεσματικό και εξαιρετικά λειτουργικό υβριδικό χώρο εργασίας.
Καλή τύχη!
Μπορεί να σου αρέσει επίσης:
