8 étapes pour créer un plan d'urgence pour prévenir les risques d'entreprise
Sommaire
Un plan d'urgence commercial est une stratégie de sauvegarde pour votre équipe ou votre organisation. Il incitent comment vous réagirez si des événements imprévus cassent vos plans de piste - comme vous pouvez pivoter si vous perdez un client clé ou que vous ferez si votre service de logiciel diminue depuis plus de trois heures. Obtenez des instructions pas à pas pour créer un plan d'urgence efficace. Si l'inattendue se produit, votre équipe peut ressusciter et obtenir des choses sur la bonne voie.
Personne ne veut que le plan A échec - mais avoir un plan fort B en place est le meilleur moyen d'être préparé pour toute situation. Avec un plan de sauvegarde solide, vous pouvez réagir efficacement à des événements imprévus efficacement et de revenir sur la piste le plus rapidement possible.
Un plan d'urgence est une stratégie proactive pour vous aider à résoudre les développements négatifs et à assurer la continuité des activités. Dans cet article, apprenez à créer un plan d'urgence pour des événements imprévus et à créer des stratégies de récupération pour que votre entreprise reste en bonne santé.
Qu'est-ce qu'un plan d'urgence?
Un plan d'urgence commerciale est une stratégie pour la manière dont votre organisation répondra aux événements importants ou critiques qui cassent vos plans initiaux. Exécuté correctement, un plan d'urgence commercial peut atténuer les risques et vous aider à revenir à l'entreprise comme étant habituelle, le plus rapidement possible.
Vous connaissez peut-être des plans d'urgence pour répondre aux catastrophes naturelles - les entreprises et les gouvernements créent généralement des plans d'urgence pour la reprise des catastrophes après des inondations, des tremblements de terre ou des tornades.
Mais les plans d'urgence sont tout aussi importants pour les risques d'entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un plan d'urgence décrivant ce que vous ferez si vos principaux concurrents fusionnent ou comment vous allez pivoter si vous perdez un client clé. Vous pouvez même créer un plan d'urgence pour des occurrences plus importantes qui auraient un impact important, comme votre service de logiciel, de plus de trois heures.
La différence entre un plan d'urgence et un plan de gestion des risques de projet
Un plan d'urgence est similaire à un plan de gestion des risques du projet car il vous aide également à identifier et à résoudre les risques. Toutefois, un plan d'urgence des entreprises devrait couvrir les risques qui couvrent de multiples projets ou même des risques pouvant avoir une incidence sur plusieurs départements. Pour créer un plan d'urgence, identifier et préparer des risques importants au niveau des entreprises.
8 étapes pour la planification des éventualités
Vous pouvez créer un plan d'urgence à différents niveaux de votre organisation. Par exemple, si vous êtes un chef d'équipe, vous pouvez créer un plan d'urgence pour votre équipe ou votre département. Sinon, les dirigeants de la société devraient créer des plans d'urgence pour des situations pouvant avoir une incidence sur l'ensemble de l'organisation.
Lorsque vous créez votre plan d'urgence, assurez-vous d'évaluer la probabilité et la gravité de chaque risque. Ensuite, une fois que vous avez créé votre plan ou vos plans, procurez-vous qu'il est approuvé par votre responsable ou votre chef de département. De cette façon, si un événement négatif se produit, votre équipe peut sauter à l'action et résoudre rapidement le risque sans avoir à attendre les approbations.
1. Faites une liste de risques
Avant de pouvoir résoudre les risques, vous devez d'abord les identifier. Commencez par faire une liste de tous les risques pouvant avoir une incidence sur votre entreprise. N'oubliez pas: Vous pouvez planifier différents niveaux de planification d'urgence - vous pouvez planifier au niveau des affaires, du département ou du programme. Assurez-vous que vos plans d'urgence sont alignés sur la portée et l'ampleur des risques que vous êtes responsable de votre adressage.
Un plan d'urgence est un effort à grande échelle, organise donc une session de brainstorming avec les parties prenantes concernées pour identifier et discuter des risques potentiels. Si vous n'êtes pas sûr de savoir qui devrait être inclus dans votre séance de brainstorming, créez un Carte d'analyse des parties prenantes[dix]identifier qui devrait être impliqué.
2. Peser des risques basés sur la gravité et la probabilité
Vous n'avez pas besoin de créer un plan d'urgence pour chaque risque que vous avez fourni. Une fois que vous avez défini les risques et les menaces potentielles, collaborez avec vos parties prenantes pour identifier l'impact potentiel de chaque risque.
Évaluez chaque risque basé sur deux métriques: la gravité de l'impact si le risque devait se produire et la probabilité du risque se produisant. Au cours de la phase d'évaluation des risques, attribuez à chaque risque une gravité et une probabilité - nous vous recommandons d'utiliser High, Medium et Bas.
3. Identifier les risques importants
Une fois que vous avez assigné une gravité et une probabilité à chaque risque, c'est à vous et à vos intervenants de décider quels risques sont les plus importants à résoudre. Par exemple, vous devez certainement créer un plan d'urgence pour un risque élevé de probabilité et de gravité élevée, alors que vous n'avez probablement pas besoin de créer un plan d'urgence pour un risque de faible probabilité et une faible gravité.
Vous et vos intervenants devriez décider où dessiner la ligne. Par exemple, qu'est-ce que vous allez faire sur les risques qui sont peu graves, mais une probabilité élevée? Qu'en est-il des risques qui sont une grande gravité, mais une probabilité relativement faible?
Voici comment les différents risques peuvent jouer et un scénario de plan d'urgence potentiel que votre équipe pourrait atterrir sur:
Haute sévérité et grande vraisemblance ou gravité moyenne et probabilité élevée. Créer des plans d'urgence robustes pour ces risques. S'assurer que vous avez un plan d'atténuation solide en place si ces risques se produisent, vous pouvez donc reprendre les opérations d'entreprise normales le plus rapidement possible.
Grand sévérité et risque moyen. Créez un plan d'urgence pour ces risques également. Même s'ils sont moins susceptibles de se produire, ils pourraient avoir un impact grave sur vos fonctions de votre entreprise s'ils le font. La planification de manière proactive pour le pire des scénarios peut vous aider à répondre plus rapidement aux événements imprévus.
Grande gravité et faible vraisemblance. Vous devez également créer des plans d'urgence pour ces risques. La seule différence pour ces plans d'urgence est de savoir qui vous devez les partager une fois qu'ils sont terminés. Envisagez de partager ces plans avec moins de personnes puisqu'elles sont moins pertinentes.
Gravité moyenne et risque moyen ou faible gravité et probabilité élevée. Envisagez de créer des plans d'urgence pour ces risques. Vous voudrez peut-être avoir une réunion de parties prenantes plus petite pour ces plans d'urgence ou adopter une approche moins rigoureuse de la planification des éventualités. Mais avoir un plan généralisé B pour ce que vous pourriez faire si certains risques se produisent - surtout si elles sont susceptibles de se produire - est une bonne stratégie proactive.
Gravité moyenne et faible vraisemblance , faible gravité et risque moyen , ou faible gravité et faible vraisemblance. Ne créez pas de plan d'urgence pour ces risques. Ces risques ne se produiront probablement pas, et ils n'auront pas d'impact sur vos fonctions de votre entreprise s'ils le font. Toutefois, prévoyez de revenir à ces risques périodiquement pour évaluer si la gravité et la probabilité ont changé.
4. Créez des plans d'urgence pour les risques les plus importants
Créez un plan d'urgence pour chaque risque que vous avez identifié comme important. Dans le cadre de ce plan d'urgence, décrivez le risque et réfléchissez à ce que votre équipe fera si le risque se passe. Chaque plan devrait inclure toutes les étapes à suivre pour retourner aux affaires comme d'habitude.
Votre plan d'urgence devrait inclure des informations sur:
Les déclencheurs qui fixeront ce plan en mouvement
La réponse immédiate
Qui devrait être impliqué et informé
Responsabilités clés, y compris a Graphique RACI si nécessaire
La chronologie de votre réponse (c'est-à-dire des choses immédiates à faire par rapport à des choses à plus long terme)
Par exemple, disons que vous avez identifié une pénurie de personnel potentielle en tant que risque susceptible et grave. Cela aurait une incidence significative sur les opérations normales, vous souhaitez donc créer un plan d'urgence pour y préparer. Chaque personne de votre équipe a un ensemble de compétences très particulier et il serait difficile de gérer les responsabilités de l'équipe si plus d'une personne est partie en même temps. Votre plan d'urgence pourrait inclure qui peut couvrir certains projets ou processus pendant votre embauche de remblai ou comment améliorer la documentation de l'équipe pour éviter les compétences en silon.
5. Obtenez l'approbation de votre plan d'urgence
Assurez-vous que les dirigeants de la société concernées connaissent le plan et sont d'accord avec votre plan d'action. Cela est particulièrement pertinent si vous créez des plans de niveau d'équipe ou de plusieurs ministères. En créant un plan d'urgence, vous responsabilez votre équipe de répondre rapidement à un risque, mais vous souhaitez vous assurer que le plan d'action est le bon. De plus, la pré-approbation vous permettra de définir le plan en mouvement avec la confiance - en sachant que vous êtes sur la bonne voie - et sans avoir à demander des approbations à l'avance.
6. Distribuez vos plans d'urgence
Une fois que vous avez créé vos plans d'urgence, partagez-les avec les bonnes personnes. Assurez-vous que tout le monde sait ce que vous ferez, donc si et quand le moment est venu, vous pouvez agir aussi rapidement et transparent que possible. Gardez vos plans d'urgence dans une source de vérité centrale afin que tout le monde puisse facilement y accéder si nécessaire.
La création d'un projet dans une plate-forme de gestion de travail est un excellent moyen de distribuer le plan et de veiller à ce que tout le monde ait un guide étape par étape pour la manière de la promulguer.
7. Surveillez vos plans d'urgence
Examinez votre plan d'urgence fréquemment pour vous assurer qu'il est toujours précis. Prenez en compte de nouveaux risques ou de nouvelles opportunités, comme les nouveaux employés ou un paysage commercial en mutation. Si un nouveau chef de direction rejoint l'équipe, assurez-vous également de superposer le plan d'urgence pour leur examen.
8. Créer de nouveaux plans d'urgence si nécessaire
C'est génial si vous avez créé des plans d'urgence pour tous les risques que vous avez trouvés, mais assurez-vous de surveiller constamment de nouveaux risques. Si vous découvrez un nouveau risque et que cela a une gravité ou une probabilité suffisamment élevée, créez un nouveau plan d'urgence pour ce risque. De même, vous pouvez revenir sur vos projets et vous rendre compte que certains des scénarios que vous avez inquiets de ne pas être susceptibles de se produire ou, s'ils le font, ils n'auront pas autant d'impact sur votre équipe.
Des pièges de planification des urgences communes - et comment les éviter
Un plan d'urgence est un outil puissant pour vous aider à revenir rapidement aux fonctions d'entreprise normales. Pour que votre processus de planification d'urgence soit aussi lisse que possible, faites attention à des pièges communs, comme:
Manque de buy-in
Il faut beaucoup de travail pour créer un plan d'urgence, alors avant de commencer, assurez-vous d'avoir un soutien de parties prenantes exécutives. Lorsque vous créez votre plan, vérifiez continuellement avec vos sponsors pour vous assurer que vous avez répondu aux principaux risques et que votre plan d'action est solide. Ce faisant, vous pouvez vous assurer que vos parties prenantes voient votre plan d'urgence comme quelque chose qu'ils peuvent obtenir derrière.
Péniôles contre la pensée de style "plan b"
Certaines cultures de l'entreprise n'aiment pas penser au plan B-ils aiment tout jeter au plan A et espérons que cela fonctionne. Mais penser que cette façon peut effectivement exposer votre équipe à plus de risques que si vous créez de manière proactive un plan B.
Pensez-y comme vérifier la météo avant de naviguer pour que vous ne soyez pas accidentellement pris dans une tempête. Neuf fois sur dix, une journée ensoleillée nette sera soudainement tournée orageuse, mais il est toujours préférable d'être préparé. La création d'un plan d'urgence peut vous aider à vous assurer que, si un événement négatif se produit, votre entreprise sera prête à l'affronter et de rebondir le plus rapidement possible.
Plans d'urgence uniques et faites
Il faut beaucoup de travail pour mettre un plan d'urgence ensemble. Parfois, lorsque vous avez terminé, il peut être tentant de considérer cela un travail bien fait et d'oublier. Mais assurez-vous de planifier des rappels réguliers (peut-être une ou deux fois par an) pour examiner et mettre à jour votre plan d'urgence si nécessaire. Si de nouveaux risques apparaissent ou si vos opérations commerciales changent, la mise à jour de votre plan d'urgence peut vous assurer que vous avez la meilleure réponse aux événements négatifs.
Vous avez créé un plan d'urgence - maintenant quoi?
Un plan d'urgence peut être beaucoup de travail à créer, mais si vous avez besoin de l'utiliser, vous serez heureux que vous eniez une. Mais en plus de créer un fort plan d'urgence, assurez-vous de garder votre plan à jour.
Être proactif peut vous aider à atténuer les risques avant qu'ils ne se produisent - alors veillez à communiquer votre plan d'urgence aux membres de l'équipe qui seront responsables de les transporter si un risque se produit. Ne laissez pas votre plan d'urgence dans un document pour collecter la poussière - après la création, vous devez l'utiliser si besoin d'être!
Une fois que vous avez créé le plan, assurez-vous de la stocker dans un endroit central que tout le monde peut accéder, comme un Plate-forme de gestion de travail . Si cela vient le temps d'utiliser l'un de vos plans d'urgence, les stocker dans un emplacement accessible centralement peut aider votre équipe à transformer rapidement des plans en action.
