İş risklerini önlemek için bir rakiplik planı oluşturmak için 8 adım

Özet

Bir işletme acil durum planı, ekibiniz veya kuruluşunuz için bir yedekleme stratejisidir. Öngörülemeyen etkinlikler, ön plana çıktığında, bir anahtar istemciyi kaybederseniz ya da yazılım hizmetinizin üç saatten fazla düşerse ne yapacağınızı, planlarınızı izleyeceğinizi ya da nasıl yapacağınızı nasıl yanıtlayacağını belirtiyor. Etkili bir acil durum planı oluşturmak için adım adım talimatlar alın, bu nedenle beklenmedik bir şey olursa, ekibiniz harekete geçebilir ve işleri tekrar izleyebilir.

Kimse A planın başarısız olmasını istemiyor - ama güçlü bir plana sahip olmak, herhangi bir durum için hazırlanmanın en iyi yoludur. Sağlam bir yedekleme planı ile, öngörülemeyen etkinliklere etkili bir şekilde yanıt verebilir ve mümkün olduğunca çabuk izlenebilir.

Bir acil durum planı, olumsuz gelişmeleri ele almanıza ve iş sürekliliğini sağlamanıza yardımcı olacak proaktif bir stratejidir. Bu makalede, beklenmeyen olaylar için bir acil durum planı oluşturmayı ve işinizin sağlıklı kalmasını sağlamak için kurtarma stratejileri oluşturmayı öğrenin.

Bir iş yarışması planı nedir?

Bir işletme acil durum planı, kuruluşunuzun orijinal planlarınızı izleyen önemli veya işletme-kritik olaylara nasıl cevap vereceği bir stratejidir. Doğru bir şekilde yürütülen bir iş yarışması planı riski azaltabilir ve her zamanki gibi işlere geri dönmenize yardımcı olabilir.

Doğal afetlere cevap vermek için acil durum planlarını aşina olabilirsiniz - işletmeler ve hükümetler, taşkın, deprem veya kasırgalardan sonra felaket kurtarma için acil durum planları yaratır.

Ancak acil durum planları, ticari riskler için de önemlidir. Örneğin, birincil rakipleriniz birleştirirseniz veya bir tuş istemcisini kaybederseniz nasıl döneceğinizi veya nasıl yapacağınızı belirten bir rakiplik planı oluşturabilirsiniz. Hatta yazılım hizmetinizin üç saatten fazla sürdüğü gibi büyük bir etkisi olan daha küçük olaylar için bir rakiplik planı yaratabilir.

Bir işletme acil durum planı ile proje riski yönetim planı arasındaki fark

Proje Risk Yönetimiproje seviyesi risklerini tanımlama, izleme ve ele alma sürecidir. Proje Risk Yönetimi Başlangıcında UygulaProje Planlama SüreciGelebilecek herhangi bir risk için hazırlanmak. Bunu yapmak için, potansiyel proje risklerini belirlemek ve izlemek için bir risk kaydı oluşturun. Bir risk olursa, risk kaydınızı proaktif olarak hedeflemek ve mümkün olan en kısa sürede çözmek için risk kaydınızı kullanabilirsiniz.

Bir acil durum planı, proje riski yönetim planına benzer çünkü riskleri tanımlamanıza ve çözmenize yardımcı olur. Bununla birlikte, bir işletme yarışması planı, birden fazla projeyi etkileyebilecek birden fazla projeyi veya hatta riskleri kapsayan riskleri kapsamalıdır. Bir acil durum planı oluşturmak, büyük, iş seviyesi riskleri için tanımlamak ve hazırlamak.

Acil durum planlaması için 8 adım

Kuruluşunuzun çeşitli seviyelerinde bir acil durum planı oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir ekip kurşunsanız, ekibiniz veya departmanınız için bir rakiplik planı oluşturabilirsiniz. Alternatif olarak, şirket yöneticileri, tüm organizasyonu etkileyebilecek durumlar için iş görüşme planları oluşturmalıdır.

Acil durum planınızı oluştururken, her riskin olasılığını ve ciddiyetini değerlendirdiğinizden emin olun. Ardından, planınızı oluşturduktan sonra veya planlarınızı oluşturduktan sonra, Yöneticiniz veya Bölüm Başkanı tarafından onaylayın. Bu şekilde olumsuz bir olay meydana gelirse, ekibiniz harekete geçebilir ve onayları beklemek zorunda kalmadan riski hızlı bir şekilde çözebilir.

1. Bir risk listesi yapın

Riskleri çözmeden önce, önce onları tanımlamanız gerekir. Şirketinizi etkileyebilecek herhangi bir riski ve tüm risklerin bir listesini yaparak başlayın. UNUTMAYIN: Farklı acil durum planlaması düzeyleri var - iş, bölüm veya program düzeyinde planlıyor olabilirsiniz. Acil durum planlarınızın, adreslemeden sorumlu olduğunuz risklerin kapsamı ve büyüklüğü ile aynı hizada olduğundan emin olun.

Bir acil durum planı büyük ölçekli bir çabadır, bu yüzden potansiyel riskleri belirlemek ve tartışmak için ilgili paydaşlarla ilgili bir beyin fırtınası oturumu tutun. Beyin fırtınası oturumunuza kimin dahil edilmesi gerektiğinden emin değilseniz, Paydaş Analizi Haritasıkimin dahil edilmesi gerektiğini belirlemek için.

2. Ciddiyet ve olasılığa dayanan riskleri tartın

Gördüğün her risk için bir rakiplik planı oluşturmanıza gerek yok. Riskleri ve potansiyel tehditleri anlattıktan sonra, her riskin potansiyel etkisini belirlemek için paydaşlarınızla çalışın.

Her riski iki metriklere dayanarak değerlendirin: Riskin gerçekleşmesi durumunda, etkinin ciddiyeti ve risk oluşumu olasılığı. Risk değerlendirme aşamasında, her riski ciddiyet ve olasılık, yüksek, orta ve düşük kullanmanızı öneririz.

3. Önemli riskleri tanımlayın

Her riski ciddiyet ve olasılık attığınızda, hangi risklerin ele almak için en önemli olduğuna karar vermek size ve paydaşlarınıza kalmıştır. Örneğin, yüksek olasılığı ve yüksek şiddeti olan risk için kesinlikle bir rakiplik planı oluşturmalısınız, ancak muhtemelen düşük olasılık ve düşük şiddeti olan risk için bir rakiplik planı oluşturmanıza gerek yoktur.

Siz ve paydaşlarınız, çizginin nereye çizeceğine karar vermelidir. Örneğin, düşük şiddeti ama yüksek olasılık olan riskler hakkında ne yapacaksınız? Yüksek ciddiyet, ancak nispeten düşük olasılık olan riskler ne?

İşte farklı risklerin nasıl oynayabileceği ve ekibinizin arsa olabileceği potansiyel bir acil durum planı senaryosu var:

Yüksek ciddiyet ve yüksek olasılıkveyaorta şiddet ve yüksek olasılık.Bu riskler için sağlam acil durum planları oluşturun. Bu riskler gerçekleşirse, normal iş operasyonlarına mümkün olan en kısa sürede devam edebilirsiniz.

Yüksek ciddiyet ve orta olasılık.Bu riskler için de bir acil durum planı oluşturun. Olma olasılığı daha az olsalar bile, yaparlarsa iş fonksiyonlarınız üzerinde ciddi bir etkiye sahip olabilirler. En kötü senaryo için proaktif olarak planlama, beklenmedik olaylara daha hızlı cevap vermenize yardımcı olabilir.

Yüksek ciddiyet ve düşük olasılık.Ayrıca bu riskler için acil durum planları oluşturmalısınız. Bu acil durum planları için tek fark, bunları tamamlandıkça paylaşmanız gerektiğidir. Bu planları daha az alakalı olduklarından daha az insanla paylaşmayı düşünün.

Orta Ciddiyet ve Orta OlabilirlikveyaDüşük şiddeti ve yüksek olasılık.Bu riskler için acil durum planları oluşturmayı düşünün. Bu acil durum planları için daha küçük bir paydaş toplantısı yapmak veya acil durum planlamasına daha az titiz bir yaklaşım yapabilirsiniz. Ancak, bazı riskler olursa, özellikle gerçekleşmesi muhtemel ise, özellikle iyi bir proaktif strateji ise, genelleştirilmiş bir plan B'ye sahip olmak.

Orta ciddiyet ve düşük olasılık , Düşük şiddeti ve orta olasılık, veyaDüşük şiddeti ve düşük olasılık.Bu riskler için bir acil durum planı oluşturmayın. Bu riskler muhtemelen olmayacak ve eğer yaptıklarsa iş fonksiyonlarınızı etkilemezler. Ancak, şiddeti ve olasılık değiştiğini değerlendirmek için periyodik olarak bu risklere geri dönmeyi planlıyor.

4. En büyük riskler için acil durum planları oluşturun

Önemli olarak tanımladığınız her risk için bir acil durum planı oluşturun. Bu acil durum planının bir parçası olarak, riski tanıdığında, riski tanımlayın ve beyin fırtınası yapın. Her plan, her zamanki gibi işe geri dönmek için ihtiyacınız olan tüm adımları içermelidir.

Acil durum planınız hakkında bilgi içermelidir:

Bu planı harekete geçirecek tetikleyiciler

Acil cevap

Kim dahil edilmeli ve bilgilendirilmeli

Dahil olmak üzere kilit sorumluluklarRacki grafiğiEğer gerekliyse

Cevabınızın zaman çizelgesi (yani, yapılması gerekenler ve yapılacaklar.

Örneğin, muhtemel ve ciddi bir risk olarak potansiyel bir personel sıkıntısı tespit ettiğinizi söyleyelim. Bu, normal işlemleri önemli ölçüde etkileyecektir, bu nedenle bunun için hazırlanmak için bir rakiplik planı oluşturmak istiyorsunuz. Ekibinizdeki her kişi çok özel bir beceri seti vardır ve birden fazla kişi aynı anda ayrılırsa, ekip sorumluluklarını yönetmek zor olurdu. Acil durum planınız, bir dolgu yeri kiralayken belirli projeleri veya işlemleri kimin örtebileceğini veya susturulmuş becerileri önlemek için takım belgelerinin nasıl geliştirileceğini içerebilir.

5. Acil durum planınız için onay alın

İlgili şirket liderlerinin plan hakkında bilgi sahibi olduğundan emin olun ve eyleminizle aynı fikirdeyiz. Bu, özellikle takım veya bölüm düzeyinde planlar yaratıyorsanız, özellikle ilgilidir. Bir acil durum planı oluşturarak, ekibinizin bir riska hızlı bir şekilde yanıt vermesi için güçlendiriyorsunuz, ancak bu işlemin bu eylemin doğru olduğundan emin olmak istiyorsun. Ayrıca, ön onay, planı hareket halinde, doğru yolda olduğunuzu ve önceden onaylar istemek zorunda kalmadan harekete geçirmenize izin verecektir.

6. Acil durum planlarınızı dağıtın

Acil durum planlarınızı oluşturduktan sonra, onları doğru insanlarla paylaşın. Herkesin ne yapacağını bildiğinden emin olun, bu yüzden zaman geldiğinde, olabildiğince hızlı ve sorunsuz davranabilirsiniz. Acil durum planlarınızı merkezi bir gerçek kaynağında tutun, böylece herkes gerekirse kolayca erişebilir.

Bir iş yönetimi platformunda bir proje oluşturmak, planı dağıtmanın ve herkesin nasıl bir adım adım kılavuzuna sahip olmasını sağlamak için harika bir yoldur.

7. Acil durum planlarınızı izleyin

Hala doğru olduğundan emin olmak için acil durum planınızı sık sık gözden geçirin. Yeni kiralıklar veya değişen bir iş manzarası gibi yeni riskler veya yeni fırsatlar dikkate alın. Yeni bir yönetici lideri takıma katılırsa, acil durum planını gözden geçirme için de yüzeyin.

8. Gerekirse yeni acil durum planları oluşturun

Bulduğunuz tüm riskler için acil durum planları yarattıysanız, ancak yeni riskler için sürekli izlendiğinden emin olun. Yeni bir risk keşfederseniz, yeterince şiddetli veya olasılığı yüksek, bu risk için yeni bir acil durum planı oluşturun. Aynı şekilde, planlarınıza bakabilir ve bir zamanlar endişelendiğiniz bazı senaryoların olmadığı veya yapması durumunda, ekibinizi etkilemeyeceklerini fark edebilirsiniz.

Ortak acil durum planlama tuzakları - ve bunlardan nasıl kaçınılır

Bir acil durum planı, normal iş fonksiyonlarına hızlı bir şekilde geri dönmenize yardımcı olacak güçlü bir araçtır. Acil durum planlama sürecinizin mümkün olduğu kadar yumuşak olmasını sağlamak için, aşağıdaki gibi ortak tuzaklar için dikkat edin:

Alım eksikliği

Bir acil durum planı oluşturmak için çok fazla iş gerektiriyor, bu yüzden başlamadan önce yürütme paydaşlarından destek aldığınızdan emin olun. Planınızı oluştururken, kilit riskleri ele aldığınızdan ve eylem planınızın sağlam olduğundan emin olmak için sponsorlarınızla sürekli olarak kontrol edin. Bunu yaparak, paydaşlarınızın acil durum planınızı geride getirebilecekleri bir şey olarak görmesini sağlayabilirsiniz.

"Plan B" stil düşüncesine karşı önyargı

Bazı şirket kültürleri B planını düşünmeyi sevmiyor, planlardaki her şeyi atmayı severler ve çalıştığını umuyorlar. Ancak bu şekilde düşünmek, ekibinizi proaktif bir şekilde B planı oluşturursanız, ekibinizi daha fazla risk oluşturabilir.

Yelkenlere gitmeden önce havayı kontrol etmek gibi düşünün, böylece yanlışlıkla bir fırtınada yakalanmazsınız. Ondan dokuz kez, açık güneşli bir gün birdenbire fırtınalı olmaz, ancak hazırlanmak her zaman daha iyidir. Bir acil durum planı oluşturmak, negatif bir olay meydana geldiğinde, şirketinizin yüzleşmeye hazır olacağını ve mümkün olduğunca çabuk geri döneceğini sağlamaya yardımcı olabilir.

Bir yapım beklentisi planları

Bir acil durumunu bir araya getirmek için çok iş alır. Bazen bittiğinde, bir işin iyi yapıldığını ve unutmayı düşünmek için cazip olabilir. Ancak, gerekirse acil durum planınızı incelemek ve güncellemek için düzenli hatırlatıcılar (belki ya da iki kez) planladığınızdan emin olun. Yeni riskler açılırsa veya iş operasyonlarınız değişirse, acil durum planınızı güncellemek olumsuz olaylara en iyi yanıtı sağlayabilir.

Bir rakiplik planı oluşturdunuz - şimdi ne?

Bir acil durum planı oluşturmak için çok iş olabilir, ancak kullanmanız gerekliyseniz, bir tane yaptığınıza sevinirsiniz. Ancak güçlü bir acil durum planı oluşturmaya ek olarak, planınızı güncel tuttuğunuzdan emin olun.

Proaktif olmak, gerçekleşmeden önce riskleri azaltmanıza yardımcı olabilir - bu nedenle acil durum planınızı, bir risk olup olmadığını kontrol etmekten sorumlu olacak ekip üyelerine ilettiğinizden emin olun. Acil durum planınızı toz toplamak için bir belgede bırakmayın - bunu yarattıktan sonra, gerekirse kullanmalısınız!

Planı yarattıktan sonra, herkesin erişebileceği merkezi bir konumda sakladığınızdan emin olun.İş Yönetimi Platformu. Acil durum planlarından birini kullanmak için zaman kazanırsa, onları merkezi olarak erişilebilir bir konumda saklamak, ekibinizin planları harekete geçmesine yardımcı olabilir.