8 pași pentru a crea un plan de contingență pentru a preveni riscurile de afaceri

rezumat

Un plan de afaceri de afaceri este o strategie de backup pentru echipa sau organizația dvs. Acesta stabilește modul în care veți răspunde dacă evenimentele neprevăzute bate planurile dvs. de pe tracțiune, cum veți pivota dacă pierdeți un client cheie sau ce veți face dacă serviciul dvs. software scade mai mult de trei ore. Obțineți instrucțiuni pas cu pas pentru a crea un plan eficient de urgență, deci dacă se întâmplă neașteptate, echipa dvs. poate să vadă în acțiune și să facă lucrurile pe drumul cel bun.

Nimeni nu vrea să planifice un eșec - dar având un plan puternic B în loc este cel mai bun mod de a fi pregătit pentru orice situație. Cu un plan solid de rezervă, puteți răspunde în mod eficient la evenimentele neprevăzute în mod eficient și puteți reveni la cale cât mai repede posibil.

Un plan de contingență este o strategie proactivă care vă ajută să abordați evoluțiile negative și să vă asigurați continuitatea afacerii. În acest articol, învățați cum să creați un plan de urgență pentru evenimente neașteptate și să construiți strategii de recuperare pentru a vă asigura că afacerea dvs. rămâne sănătoasă.

Ce este un plan de contingență de afaceri?

Un plan de profunzime de afaceri este o strategie pentru modul în care organizația dvs. va răspunde la evenimente importante sau critice de afaceri care vă bate planurile originale de pe pistă. Executați corect, un plan de profunzime de afaceri poate atenua riscul și vă poate ajuta să vă întoarceți la afaceri ca de obicei, cât mai repede posibil.

S-ar putea să fiți familiarizați cu planurile de urgență pentru a răspunde la dezastrele naturale - întreprinderile și guvernele creează de obicei planuri de urgență pentru recuperarea dezastrelor după inundații, cutremure sau tornade.

Dar planurile de urgență sunt la fel de importante pentru riscurile de afaceri. De exemplu, puteți crea un plan de urgență care descrie ceea ce veți face dacă concurenții dvs. primari se îmbină sau cum veți pivota dacă pierdeți un client cheie. Puteți crea chiar un plan de urgență pentru apariții mai mici, care ar avea un mare impact, cum ar fi serviciul dvs. de software care va scădea mai mult de trei ore.

Diferența dintre un plan de urgență și un plan de gestionare a riscului de proiect

Managementul riscului de proiecteste procesul de identificare, monitorizare și abordare a riscurilor la nivel de proiect. Aplicați managementul riscului de proiect la începutulProcesul de planificare a proiectuluisă se pregătească pentru orice riscuri care ar putea apărea. Pentru a face acest lucru, creați un registru de risc pentru a identifica și monitoriza riscurile potențiale ale proiectului. Dacă se întâmplă un risc, puteți utiliza registrul de risc pentru a vizita proactiv acest risc și ao rezolva cât mai repede posibil.

Un plan de urgență este similar cu un plan de gestionare a riscului de proiect, deoarece vă ajută și la identificarea și rezolvarea riscurilor. Cu toate acestea, un plan de profunzime de afaceri ar trebui să acopere riscurile care acoperă mai multe proiecte sau chiar riscuri care ar putea afecta mai multe departamente. Crearea unui plan de urgență, identificați și pregătiți pentru riscuri mari, la nivel de afaceri.

8 pași pentru planificarea de urgență

Puteți crea un plan de urgență la diferite niveluri ale organizației dvs. De exemplu, dacă sunteți o echipă de conducere, ați putea crea un plan de urgență pentru echipa sau departamentul dvs. În mod alternativ, directorii companiei ar trebui să creeze planuri de urgență pentru situații care ar putea afecta întreaga organizație.

Pe măsură ce creați planul dvs. de urgență, asigurați-vă că evaluați probabilitatea și severitatea fiecărui risc. Apoi, odată ce ați creat planul sau planurile - obțineți-l aprobat de directorul sau șeful departamentului. În acest fel, apare un eveniment negativ, echipa dvs. poate sări la acțiune și rezolvă rapid riscul fără a fi nevoie să așteptați aprobările.

1. Faceți o listă de riscuri

Înainte de a putea rezolva riscurile, trebuie mai întâi să le identificați. Începeți făcând o listă cu toate riscurile care ar putea afecta compania dvs. Amintiți-vă: există diferite niveluri de planificare de urgență - ați putea planifica la nivelul afacerii, departamentului sau al programului. Asigurați-vă că planurile dvs. de urgență sunt aliniate cu scopul și amploarea riscurilor pe care sunteți responsabile pentru abordarea.

Un plan de urgență este un efort la scară largă, astfel încât să organizeze o sesiune de brainstorming cu părțile interesate relevante pentru a identifica și a discuta riscurile potențiale. Dacă nu sunteți sigur că cine ar trebui să fie inclus în sesiunea dvs. de brainstorming, creați o Harta analizei părților interesatepentru a identifica cine ar trebui să fie implicat.

2. Cântăriți riscurile bazate pe severitate și probabilitate

Nu aveți nevoie să creați un plan de urgență pentru fiecare risc pe care l-ați stabilit. Odată ce ați subliniat riscurile și potențialele amenințări, lucrați cu părțile interesate pentru a identifica impactul potențial al fiecărui risc.

Evaluați fiecare risc bazat pe două metrici: severitatea impactului dacă ar fi trebuit să se întâmple riscul și probabilitatea apariției riscului. În timpul fazei de evaluare a riscurilor, atribuiți fiecărei riscuri unei severități și probabilități - vă recomandăm să utilizați un nivel ridicat, mediu și scăzut.

3. Identificați riscurile importante

Odată ce ați atribuit o severitate și probabilitate fiecărui risc, depinde de dvs. și pe părțile interesate să decidă ce riscuri sunt cele mai importante pentru a aborda. De exemplu, ar trebui să creați cu siguranță un plan de urgență pentru un risc care este o probabilitate ridicată și o severitate ridicată, în timp ce probabil că nu aveți nevoie să creați un plan de urgență pentru un risc care este probabil scăzut și severitatea scăzută.

Tu și părțile interesate ar trebui să decidă unde să tragă linia. De exemplu, ce veți face cu riscurile care sunt o gravitate scăzută, dar probabil o probabilitate ridicată? Cum rămâne cu riscurile care sunt o gravitate ridicată, dar probabil o probabilitate relativ scăzută?

Iată cum pot juca diferitele riscuri, iar un scenariu potențial al planului de contingență echipei dvs. ar putea să aterizeze:

Severitate ridicată și probabilitate ridicatăsauseveritate medie și probabilitate ridicată.Creați planuri de urgență robuste pentru aceste riscuri. Asigurați-vă că aveți un plan puternic de atenuare dacă aceste riscuri se întâmplă, astfel încât să puteți relua operațiunile normale de afaceri cât mai repede posibil.

Severitatea ridicată și probabilitatea medie.Creați un plan de urgență pentru aceste riscuri, de asemenea. Chiar dacă sunt mai puțin susceptibili să se întâmple, ar putea avea un impact sever asupra funcțiilor dvs. de afaceri, dacă o fac. Planificarea proactivă pentru scenariul cel mai rău caz poate ajuta să răspundeți mai repede la evenimente neașteptate.

O gravitate ridicată și probabilitate scăzută.De asemenea, trebuie să creați planuri de urgență pentru aceste riscuri. Singura diferență pentru aceste planuri de urgență este cine trebuie să le împărtășiți odată ce sunt complete. Luați în considerare partajarea acestor planuri cu mai puțini oameni, deoarece acestea sunt mai puțin relevante.

Severitatea medie și probabilitatea mediesauseveritate scăzută și probabilitate ridicată.Luați în considerare crearea de planuri de urgență pentru aceste riscuri. S-ar putea să doriți să aveți o reuniune a părților interesate mai mici pentru aceste planuri de urgență sau să luați o abordare mai puțin riguroasă a planificării de urgență. Dar având un plan generalizat B pentru ceea ce ați putea face dacă anumite riscuri se întâmplă - mai ales dacă sunt susceptibile de a se întâmpla - este o bună strategie proactivă.

Severitatea medie și probabilitatea scăzută , Severitatea scăzută și probabilitatea medie, Or.severitate scăzută și probabilitate scăzută.Nu creați un plan de urgență pentru aceste riscuri. Aceste riscuri, probabil, nu se vor întâmpla și nu vor afecta funcționarea afacerii dvs. foarte mult dacă o fac. Cu toate acestea, planificați să reveniți periodic la aceste riscuri pentru a evalua dacă severitatea și probabilitatea s-au schimbat.

4. Creați planuri de urgență pentru cele mai mari riscuri

Creați un plan de urgență pentru fiecare risc pe care l-ați identificat ca fiind important. Ca parte a planului de urgență, descrieți riscul și brainstormați-vă ce va face echipa dvs. dacă riscul va trece. Fiecare plan ar trebui să includă toți pașii de care aveți nevoie pentru a vă întoarce la afaceri ca de obicei.

Planul dvs. de urgență ar trebui să includă informații despre:

Declanșatoarele care vor stabili acest plan în mișcare

Răspunsul imediat

Cine ar trebui să fie implicat și informat

Responsabilități cheie, inclusiv aGraficul RACI.daca este necesar

Cronologia răspunsului dvs. (adică lucruri imediate de făcut față de lucrurile pe termen lung de făcut)

De exemplu, să spunem că ați identificat un potențial al personalului de personal ca un risc probabil și sever. Acest lucru ar afecta semnificativ operațiile normale, astfel încât doriți să creați un plan de contingență pentru a vă pregăti pentru aceasta. Fiecare persoană din echipa dvs. are un set special de calificare și ar fi dificil să se gestioneze responsabilitățile echipei dacă mai mult de o persoană rămase în același timp. Planul dvs. de urgență ar putea include cine poate acoperi anumite proiecte sau procese în timp ce angajați un bursier sau cum să îmbunătățiți documentația echipei pentru a preveni schimbările de silă.

5. Obțineți aprobarea planului dvs. de urgență

Asigurați-vă că liderii de companie relevanți știu despre plan și sunt de acord cu cursul de acțiune. Acest lucru este deosebit de relevant dacă creați planuri la nivel de echipă sau departament. Prin crearea unui plan de urgență, vă împuterniciți echipa dvs. să răspundă rapid unui risc, dar doriți să vă asigurați că acest mod de acțiune este cel potrivit. În plus, pre-aprobare vă va permite să stabiliți planul în mișcare cu cunoașterea încrederii că sunteți pe drumul cel bun - și fără a fi nevoie să cereți aprobări în prealabil.

6. Distribuiți planurile dvs. de urgență

Odată ce ați creat planurile de urgență, împărtășiți-le cu oamenii potriviți. Asigurați-vă că toată lumea știe ce veți face, deci dacă și când vine timpul, puteți acționa cât mai repede și perfect posibil. Păstrați planurile de urgență într-o sursă centrală de adevăr, astfel încât toată lumea să poată accesa cu ușurință dacă este necesar.

Crearea unui proiect într-o platformă de gestionare a lucrărilor este o modalitate excelentă de a distribui planul și de a asigura că toată lumea are un ghid pas cu pas pentru modul de ao adopta.

7. Monitorizați planurile de urgență

Examinați frecvent planul de urgență pentru a vă asigura că este încă corect. Luați în considerare noi riscuri sau noi oportunități, cum ar fi angajații noi sau un peisaj de afaceri în schimbare. Dacă un nou lider executiv se alătură echipei, asigurați-vă că a suprafeței planului de urgență pentru revizuirea lor.

8. Creați noi planuri de urgență dacă este necesar

Este minunat dacă ați creat planuri de urgență pentru toate riscurile pe care le-ați găsit, dar asigurați-vă că monitorizați în mod constant noi riscuri. Dacă descoperiți un risc nou și are o severitate sau probabilitate suficientă, creați un nou plan de urgență pentru acest risc. De asemenea, puteți privi înapoi planurile dvs. și vă puteți da seama că unele dintre scenariile pe care le-ați îngrijorat o dată nu sunt susceptibile de a se întâmpla sau, dacă o fac, nu vor afecta echipa dvs. la fel de mult.

Planificarea contingentă comună Capcane - și cum să le eviți

Un plan de contingență este un instrument puternic pentru a vă ajuta să reveniți rapid la funcțiile normale de afaceri. Pentru a vă asigura că procesul de planificare a situațiilor de urgență este cât mai neted posibil, aveți grijă de capcane comune, cum ar fi:

Lipsa de buy-in

Este nevoie de o mulțime de lucruri pentru a crea un plan de urgență, astfel încât înainte de a începe, asigurați-vă că aveți sprijin din partea părților interesate executive. Pe măsură ce creați planul dvs., verificați continuu cu sponsorii dvs. pentru a vă asigura că ați abordat riscurile cheie și că planul dvs. de acțiune este solid. Făcând acest lucru, puteți să vă asigurați că părțile interesate vă va vedea planul de urgență ca pe ceva ce pot ajunge în urmă.

Bias împotriva gândirii stilului "Plan B"

Unele culturi ale companiei nu le place să se gândească la planul B - le place să arunce tot ce au la planul A și sper că funcționează. Dar gândirea în acest fel poate expune echipa dvs. la mai multe riscuri decât dacă creați în mod proactiv un plan B.

Gândiți-vă la ea ca și cum ar fi verificarea vremii înainte de a merge să navigați, astfel încât să nu fiți prinși accidental într-o furtună. De nouă ori din zece, o zi însorită clară nu va deveni brusc furtunoasă, dar este întotdeauna mai bine să fii pregătit. Crearea unui plan de urgență vă poate ajuta să vă asigurați că, dacă apare un eveniment negativ, compania dvs. va fi gata să se confrunte și să se întoarcă cât mai repede posibil.

Planuri de urgență unice și făcute

Este nevoie de multă muncă pentru a pune un plan de urgență împreună. Uneori, când ați terminat, poate fi tentant să-l considerați un loc de muncă bine făcut și să uitați de el. Dar asigurați-vă că programați memento-uri regulate (poate o dată sau de două ori pe an) pentru a vă revizui și actualiza planul de urgență, dacă este necesar. Dacă există noi riscuri, sau dacă operațiunile dvs. de afaceri se modifică, actualizarea planului de urgență vă poate asigura că aveți cel mai bun răspuns la evenimentele negative.

Ați creat un plan de contingență - acum ce?

Un plan de contingență poate fi o mulțime de lucruri de creat, dar dacă vreodată trebuie să-l utilizați, veți fi bucuroși că ați făcut unul. Dar, pe lângă crearea unui plan puternic de urgență, asigurați-vă că păstrați planul dvs. actualizat.

Fiind proactiv, vă poate ajuta să atenuați riscurile înainte de a se întâmpla - asigurându-vă că comunicați planul de urgență membrilor echipei care vor fi responsabili pentru îndeplinirea acestora dacă se întâmplă un risc. Nu lăsați planul de urgență într-un document pentru a colecta praf - după crearea acesteia, ar trebui să o utilizați dacă este nevoie!

Odată ce ați creat planul, asigurați-vă că îl păstrați într-o locație centrală pe care toată lumea o poate avea acces, ca aPlatforma de management de lucru. Dacă vine timpul de a utiliza unul dintre planurile dvs. de urgență, depozitarea acestora într-o locație accesibilă central poate ajuta echipa dvs. să transforme rapid planurile în acțiune.