8 etapas para criar um plano de contingência para evitar riscos de negócios

Resumo

Um plano de contingência de negócios é uma estratégia de backup para sua equipe ou organização. Diculita como você responderá se eventos imprevistos bater seus planos fora do caminho Como você perderá se você perder um cliente-chave, ou o que você fará se o serviço de software cair por mais de três horas. Obtenha instruções passo a passo para criar um plano de contingência eficaz, por isso, se o inesperado acontecer, sua equipe pode mergulhar em ação e receber as coisas no caminho certo.

Ninguém quer planejar a falhar - mas ter um plano forte B no lugar é a melhor maneira de se preparar para qualquer situação. Com um plano de backup sólido, você pode efetivamente responder a eventos imprevistos de forma eficaz e voltar à pista o mais rápido possível.

Um plano de contingência é uma estratégia proativa para ajudá-lo a abordar desenvolvimentos negativos e garantir a continuidade dos negócios. Neste artigo, aprenda como criar um plano de contingência para eventos inesperados e construir estratégias de recuperação para garantir que sua empresa permaneça saudável.

O que é um plano de contingência de negócios?

Um plano de contingência de negócios é uma estratégia de como sua organização responderá a eventos importantes ou críticos de negócios que derrubam seus planos originais fora da pista. Executado corretamente, um plano de contingência de negócios pode mitigar os riscos e ajudá-lo a voltar a negócios como de costume - o mais rápido possível.

Você pode estar familiarizado com os planos de contingência para responder a desastres naturais - empresas e governos geralmente criam planos de contingência para a recuperação de desastres após inundações, terremotos ou tornados.

Mas os planos de contingência são tão importantes para os riscos de negócios. Por exemplo, você pode criar um plano de contingência delineando o que você fará se seus principais concorrentes se fundirem ou como você perderá se você perder um cliente-chave. Você pode até criar um plano de contingência para ocorrências menores que teriam um grande impacto que seu serviço de software caiu por mais de três horas.

A diferença entre um plano de contingência de negócios e um plano de gerenciamento de risco de projeto

Gerenciamento de Riscos do Projetoé o processo de identificação, monitoramento e endereçamento de riscos em nível de projeto. Aplicar o gerenciamento de risco do projeto no início doprocesso de planejamento de projetospara se preparar para quaisquer riscos que possam surgir. Para fazer isso, crie um registro de risco para identificar e monitorar os riscos potenciais do projeto. Se um risco acontecer, você pode usar seu registro de risco para direcionar proativamente esse risco e resolvê-lo o mais rápido possível.

Um plano de contingência é semelhante a um plano de gerenciamento de risco de projeto, pois também ajuda a identificar e resolver os riscos. No entanto, um plano de contingência de negócios deve cobrir riscos que abrangem vários projetos ou mesmo os riscos que possam afetar vários departamentos. Para criar um plano de contingência, identifique e prepare-se para grandes riscos de nível de negócios.

8 passos para planejamento de contingência

Você pode criar um plano de contingência em vários níveis de sua organização. Por exemplo, se você é uma vantagem de equipe, você pode criar um plano de contingência para sua equipe ou departamento. Alternativamente, os executivos da empresa devem criar planos de contingência de negócios para situações que possam afetar toda a organização.

Ao criar seu plano de contingência, certifique-se de avaliar a probabilidade e gravidade de cada risco. Então, depois de criar seu plano ou planos - obtê-lo aprovado pelo seu gerente ou chefe de departamento. Dessa forma, se ocorrer um evento negativo, sua equipe pode saltar para a ação e resolver rapidamente o risco sem ter que esperar por aprovações.

1. Faça uma lista de riscos

Antes de resolver os riscos, primeiro você precisa identificá-los. Comece fazendo uma lista de qualquer e todos os riscos que possam afetar sua empresa. Lembre-se: Existem diferentes níveis de planejamento de contingência - você pode estar planejando nos negócios, departamento ou no nível do programa. Certifique-se de que seus planos de contingência estejam alinhados com o escopo e a magnitude dos riscos que você é responsável pelo endereçamento.

Um plano de contingência é um esforço de grande escala, portanto, mantenha uma sessão de brainstorming com as partes interessadas relevantes para identificar e discutir riscos potenciais. Se você não tiver certeza de quem deve ser incluído em sua sessão de brainstorming, crie um Mapa de análise de partes interessadaspara identificar quem deve estar envolvido.

2. Pesar os riscos com base na gravidade e na probabilidade

Você não precisa criar um plano de contingência para cada risco que você desencadeou. Uma vez que você descreva os riscos e potenciais ameaças, trabalhe com seus stakeholders para identificar o impacto potencial de cada risco.

Avaliar cada risco baseado em duas métricas: a gravidade do impacto se o risco acontecesse e a probabilidade do risco ocorrendo. Durante a fase de avaliação de risco, atribua a cada risco uma gravidade e probabilidade - recomendamos o uso de alto, médio e baixo.

3. Identifique riscos importantes

Depois de atribuir uma gravidade e probabilidade de cada risco, cabe a você e suas partes interessadas decidir quais riscos são mais importantes para resolver. Por exemplo, você deve definitivamente criar um plano de contingência para um risco que seja alta probabilidade e alta gravidade, enquanto você provavelmente não precisa criar um plano de contingência para um risco que seja baixa probabilidade e baixa gravidade.

Você e suas partes interessadas devem decidir onde desenhar a linha. Por exemplo, o que você vai fazer sobre riscos que são baixa gravidade, mas alta probabilidade? E quanto a riscos que são de alta gravidade, mas relativamente baixa probabilidade?

Veja como os diferentes riscos podem se jogar e um cenário de plano de contingência em potencial que sua equipe pode pousar:

Alta gravidade e alta probabilidade ou gravidade média e alta probabilidade.Crie planos de contingência robustos para esses riscos. Certifique-se de ter um forte plano de mitigação em vigor se esses riscos acontecerem, para que você possa retomar as operações comerciais normais o mais rápido possível.

Alta gravidade e probabilidade média.Crie um plano de contingência para esses riscos também. Mesmo que eles sejam menos propensos a acontecer, eles poderiam ter um impacto severo em suas funções de negócios se o fizerem. Planejamento proativamente para o pior cenário pode ajudá-lo a responder a eventos inesperados mais rapidamente.

Alta gravidade e baixa probabilidade.Você também deve criar planos de contingência para esses riscos. A única diferença para esses planos de contingência é quem você deve compartilhá-los quando estiverem completos. Considere compartilhar esses planos com menos pessoas, uma vez que eles são menos relevantes.

Gravidade média e probabilidade média ou baixa gravidade e alta probabilidade.Considere a criação de planos de contingência para esses riscos. Você pode querer ter uma reunião de partes interessadas menores para esses planos de contingência ou assumir uma abordagem menos rigorosa para o planejamento de contingência. Mas ter um plano generalizado B para o que você pode fazer se certos riscos acontecerem - particularmente se for provável que aconteça - é uma boa estratégia proativa.

Gravidade média e baixa probabilidade , baixa gravidade e probabilidade média, oubaixa gravidade e baixa probabilidade.Não crie um plano de contingência para esses riscos. Esses riscos provavelmente não acontecerão, e eles não afetarão muito as suas funções de negócios se o fizerem. No entanto, planeje voltar a esses riscos periodicamente para avaliar se a gravidade e a probabilidade tiverem mudadas.

4. Crie planos de contingência para os maiores riscos

Crie um plano de contingência para cada risco que você identificou tão importante. Como parte desse plano de contingência, descreva o risco e debate o que sua equipe fará se o risco se passar. Cada plano deve incluir todos os passos que você precisa para retornar aos negócios como de costume.

Seu plano de contingência deve incluir informações sobre:

Os gatilhos que vão definir este plano em movimento

A resposta imediata

Quem deve estar envolvido e informado

Responsabilidades principais, incluindo umRaci Chart.se necessário

A linha do tempo da sua resposta (isto é, coisas imediatas para fazer vs. coisas de longo prazo para fazer)

Por exemplo, digamos que você tenha identificado uma escassez de pessoal em potencial como um risco provável e grave. Isso impactaria significativamente as operações normais, então você quer criar um plano de contingência para se preparar para isso. Cada pessoa da sua equipe tem um conjunto de habilidades muito particular, e seria difícil gerenciar as responsabilidades de equipe se mais de uma pessoa saísse ao mesmo tempo. Seu plano de contingência pode incluir quem pode cobrir certos projetos ou processos enquanto você contrata um backfill, ou como melhorar a documentação da equipe para evitar que as habilidades paradas.

5. Obtenha aprovação para o seu plano de contingência

Certifique-se de que os líderes relevantes da empresa conhecem o plano e concordem com o seu curso de ação. Isso é especialmente relevante se você estiver criando planos de equipe ou de departamento. Ao criar um plano de contingência, você está capacitando sua equipe para responder rapidamente a um risco, mas deseja ter certeza de que o curso de ação é o caminho certo. Além disso, a pré-aprovação permitirá que você defina o plano em movimento com confiança - sabendo que você está no caminho certo - e sem ter que pedir aprovações de antemão.

6. Distribua seus planos de contingência

Depois de criar seus planos de contingência, compartilhá-los com as pessoas certas. Certifique-se de que todos saibam o que você fará, por isso, se e quando chegar a hora, você pode agir tão rápido e perfeitamente possível. Mantenha seus planos de contingência em uma fonte central de verdade para que todos possam acessá-los facilmente se necessário.

Criar um projeto em uma plataforma de gerenciamento de trabalho é uma ótima maneira de distribuir o plano e garantir que todos tenham um guia passo a passo para como prometê-lo.

7. Monitore seus planos de contingência

Revise seu plano de contingência com freqüência para se certificar de que ainda é preciso. Levar em conta novos riscos ou novas oportunidades, como novas contratadas ou uma paisagem de negócios em mudança. Se um novo líder executivo se juntar à equipe, certifique-se de surgir o plano de contingência para sua revisão também.

8. Crie novos planos de contingência, se necessário

É ótimo se você criou planos de contingência para todos os riscos que você encontrou, mas certifique-se de monitorar constantemente por novos riscos. Se você descobrir um novo risco, e tem uma severidade ou probabilidade alta o suficiente, crie um novo plano de contingência para esse risco. Da mesma forma, você pode olhar para trás em seus planos e perceber que alguns dos cenários que você já se preocupam com a probabilidade de acontecer ou, se o fizerem, eles não afetarão tanto a sua equipe.

Pedidos de planejamento de contingência comum - e como evitá-los

Um plano de contingência é uma ferramenta poderosa para ajudá-lo a voltar às funções normais de negócios rapidamente. Para garantir que seu processo de planejamento de contingência seja o mais suave possível, cuidado com armadilhas comuns, como:

Falta de buy-in

É preciso muito trabalho para criar um plano de contingência, portanto, antes de começar, certifique-se de ter apoio das partes interessadas executivas. À medida que você cria seu plano, consulte continuamente com seus patrocinadores para garantir que você resolva os riscos-chave e que seu plano de ação seja sólido. Ao fazê-lo, você pode garantir que seus stakeholders vejam seu plano de contingência como algo que possam ficar para trás.

Bias contra o pensamento de estilo "plano B"

Algumas culturas da empresa não gostam de pensar no plano B-gostam de jogar tudo o que eles têm no Plano A e esperam que funcione. Mas pensar assim pode expor sua equipe a mais riscos do que se você criar proativamente um plano B.

Pense nisso como verificar o clima antes de ir navegando para que você não seja acidentalmente pego em uma tempestade. Nove vezes de dez anos, um dia de sol claro não se torna subitamente tempestuoso, mas é sempre melhor estar preparado. Criar um plano de contingência pode ajudá-lo a garantir que, se ocorrer um evento negativo, sua empresa estará pronta para enfrentá-la e se recuperar o mais rápido possível.

Planos de contingência de um e feito

É preciso muito trabalho para colocar um plano de contingência juntos. Às vezes, quando terminar, pode ser tentador considerá-lo bem feito e esquecer. Mas certifique-se de agendar lembretes regulares (talvez uma ou duas vezes por ano) para revisar e atualizar seu plano de contingência, se necessário. Se novos riscos aparecerem, ou se suas operações de negócios mudarem, atualizando seu plano de contingência pode garantir que você tenha a melhor resposta aos eventos negativos.

Você criou um plano de contingência - agora o que?

Um plano de contingência pode ser muito trabalho para criar, mas se você precisar usá-lo, ficará feliz que tenha feito um. Mas, além de criar um forte plano de contingência, certifique-se de manter seu plano atualizado.

Ser proativo pode ajudá-lo a mitigar os riscos antes que eles aconteçam - então certifique-se de comunicar seu plano de contingência para os membros da equipe que serão responsáveis ​​por transportá-los se um risco acontecer. Não deixe seu plano de contingência em um documento para coletar poeira - depois de criá-lo, você deve usá-lo se precisar ser!

Depois de criar o plano, certifique-se de armazená-lo em um local central que todos podem acessar, como umPlataforma de gerenciamento de trabalho.. Se chegar a hora de usar um dos seus planos de contingência, armazená-los em um local com acesso centralmente pode ajudar sua equipe rapidamente transformar planos em ação.