8 passaggi per creare un piano di contingenza per prevenire i rischi aziendali

Sommario

Un piano di contingenza aziendale è una strategia di backup per la tua squadra o organizzazione. Esegue il modo in cui risponderai se gli eventi imprevisti bussano ai tuoi piani fuori dai tuoi piani come ti perdano se perdi un cliente chiave o cosa farai se il tuo servizio software va giù per più di tre ore. Ottieni istruzioni dettagliate per creare un piano di contingenza efficace, quindi se accade l'inaspettato, la tua squadra può scatenare in azione e riavere le cose in pista.

Nessuno vuole pianificare A per fallire, ma avere un piano forte B in posizione è il modo migliore per essere preparato per qualsiasi situazione. Con un piano di backup solido, è possibile rispondere efficacemente agli eventi imprevisti in modo efficace e riportare in pista il più rapidamente possibile.

Un piano di contingenza è una strategia proattiva per aiutarti ad affrontare gli sviluppi negativi e garantire la continuità aziendale. In questo articolo, impara come creare un piano di emergenza per eventi imprevisti e costruire strategie di recupero per garantire che la tua attività rimane in salute.

Cos'è un piano di contingenza aziendale?

Un piano di contingenza aziendale è una strategia per il modo in cui la tua organizzazione risponderà a eventi importanti o commerciali che bussano i tuoi piani originali fuori pista. Eseguito correttamente, un piano di contingenza aziendale può mitigare il rischio e aiutarti a tornare al business come al solito, il più rapidamente possibile.

Potresti avere familiarità con i piani di contingenza per rispondere alle catastrofi naturali - le aziende e i governi in genere creano piani di emergenza per il disaster recovery dopo inondazioni, terremoti o tornado.

Ma i piani di contingenza sono altrettanto importanti per i rischi aziendali. Ad esempio, potresti creare un piano di emergenza che delinea ciò che farai se i concorrenti primari si fondono o come ti perderai se perdi un cliente chiave. Potresti persino creare un piano di emergenza per occorrenze più piccole che avrebbero avuto un grande impatto come il servizio software che scende per più di tre ore.

La differenza tra un piano di contingenza aziendale e un piano di gestione del rischio di progetto

Gestione dei rischi di progettoè il processo di identificazione, monitoraggio e affrontare i rischi a livello di progetto. Applicare la gestione del rischio di progetto all'inizio delProcesso di pianificazione del progettoprepararsi per qualsiasi rischio che potrebbe venire. Per fare ciò, creare un registro di rischio per identificare e monitorare i potenziali rischi del progetto. Se si verifica un rischio, è possibile utilizzare il registro dei rischi per indirizzare in modo proattivo tale rischio e risolverlo il più rapidamente possibile.

Un piano di contingenza è simile a un piano di gestione del rischio del progetto perché ti aiuta anche a identificare e risolvere i rischi. Tuttavia, un piano di contingenza aziendale dovrebbe coprire i rischi che coprono più progetti o persino rischi che potrebbero influenzare più dipartimenti. Per creare un piano di emergenza, identificare e prepararsi per rischi grandi e di livello aziendale.

8 passi per la pianificazione della contingenza

Puoi creare un piano di contingenza a vari livelli della tua organizzazione. Ad esempio, se sei un cavo di squadra, potresti creare un piano di contingenza per il tuo team o dipartimento. In alternativa, i dirigenti della società dovrebbero creare piani di contingenza aziendale per situazioni che potrebbero influire sull'intera organizzazione.

Mentre crei il tuo piano di emergenza, assicurati di valutare la probabilità e la gravità di ogni rischio. Quindi, una volta che hai creato il tuo piano o piani, ottieni approvato dal tuo manager o dalla tua testa di reparto. In questo modo se si verifica un evento negativo, il tuo team può saltare all'azione e risolvere rapidamente il rischio senza dover attendere le approvazioni.

1. Fai un elenco di rischi

Prima di poter risolvere i rischi, devi prima identificarli. Inizia effettuando un elenco di tutti i rischi che potrebbero influire sulla tua azienda. Ricorda: ci sono diversi livelli di pianificazione della contingenza, potresti pianificare il business, il dipartimento o il livello del programma. Assicurati che i tuoi piani di emergenza siano allineati con lo scopo e la grandezza dei rischi che sei responsabile dell'indirizzamento.

Un piano di emergenza è uno sforzo su larga scala, in modo da tenere una sessione di brainstorming con le parti interessate per identificare e discutere i rischi potenziali. Se non si è certi che dovrebbe essere incluso nella sessione di brainstorming, creare un delle parti interessate mappa di analisidi identificare chi dovrebbe essere coinvolto.

2. Pesare rischi in base alla gravità e probabilità

Non è necessario creare un piano di emergenza per ogni rischio che disposti. Una volta a delineare i rischi e le potenziali minacce, il lavoro con le parti interessate per identificare il potenziale impatto di ogni rischio.

Valutare ogni rischio sulla base di due parametri: la gravità dell'impatto se il rischio dovesse accadere, e la probabilità del rischio che si verificano. Durante la fase di valutazione del rischio, assegnare ciascun rischio severità e verosimiglianza si consiglia di utilizzare alta, media e bassa.

3. Identificare i rischi importanti

Dopo aver assegnato un livello di gravità e la probabilità per ciascun rischio, tocca a voi e ai vostri parti interessate per decidere quali rischi sono più importanti per l'indirizzo. Per esempio, si dovrebbe assolutamente creare un piano di emergenza per il rischio che è alta probabilità e la gravità elevata, mentre probabilmente non c'è bisogno di creare un piano di emergenza per il rischio che è bassa probabilità e bassa gravità.

Voi ei vostri stakeholder dovrebbe decidere dove tracciare la linea. Per esempio, che cosa hai intenzione di fare circa i rischi che sono a basso gravità ma alta probabilità? Che dire di rischi che sono ad alto contenuto di gravità, ma relativamente bassa probabilità?

Ecco come i diversi rischi possono giocare fuori, e un potenziale scenario di piano di emergenza la tua squadra potrebbe atterrare su:

Elevata severità e un'alta probabilità o severità medio ed alto rischio.Creare piani di emergenza robuste per questi rischi. Assicurarsi di avere un forte piano di mitigazione in atto, se questi rischi accadono, in modo da poter riprendere la normale attività il più presto possibile.

Elevata severità e medio rischio.Creare un piano di emergenza per questi rischi pure. Anche se sono meno probabile che accada, che potrebbero avere un grave impatto sulle funzioni aziendali se lo fanno. In modo proattivo la pianificazione per la peggiore delle ipotesi può aiutare a rispondere agli eventi imprevisti in modo più rapido.

Elevata gravità e bassa probabilità.È inoltre necessario creare piani di emergenza per questi rischi. L'unica differenza per questi piani di emergenza è che li si dovrebbe condividere con una volta che sono complete. Prendere in considerazione la condivisione di questi piani con un minor numero di persone dal momento che sono meno rilevanti.

gravità medie e medio rischio o bassa severità e alta probabilità.Considerare la creazione di piani di emergenza per questi rischi. Si potrebbe desiderare di avere una riunione delle parti interessate più piccolo per questi piani di emergenza o di adottare un approccio meno rigoroso di pianificazione di emergenza. Ma avere un piano generalizzato B per quello che si potrebbe fare se determinati rischi accadono, soprattutto se sono probabile che accada, è una buona strategia proattiva.

gravità media e bassa probabilità , bassa severità e medio rischio, obassa severità e bassa probabilità.Non creare un piano di emergenza per questi rischi. Questi rischi probabilmente non accadrà, e non avranno un impatto le funzioni aziendali molto se lo fanno. Tuttavia, ha intenzione di tornare a questi rischi periodicamente per valutare se la gravità e la probabilità sono cambiate.

4. Creare piani di emergenza per i rischi maggiori

Creare un piano di emergenza per ogni rischio che hai identificato come importante. Nell'ambito di tale piano di emergenza, descrivere il rischio, e riflettere ciò che la vostra squadra farà se il rischio viene a passare. Ogni piano dovrebbe includere tutti i passaggi che è necessario prendere per tornare al business as usual.

Il vostro piano di emergenza dovrebbe includere informazioni su:

I trigger che impostare questo piano in moto

La risposta immediata

Chi dovrebbe essere coinvolto e informato

responsabilità chiave, tra cui unGrafico RaCi.se necessario

(Vale a dire le cose cose immediate da fare rispetto a più lungo termine da fare) la timeline della tua risposta

Ad esempio, diciamo che hai identificato una potenziale carenza di personale come un rischio probabile e grave. Ciò avrebbe impatto in modo significativo le normali operazioni, quindi si desidera creare un piano di emergenza per prepararlo. Ogni persona sul team ha un set di abilità molto particolare, e sarebbe difficile gestire le responsabilità della squadra se più di una persona lasciata allo stesso tempo. Il tuo piano di emergenza potrebbe includere chi può coprire determinati progetti o processi mentre assumi un backfill o come migliorare la documentazione del team per evitare skildent slitti.

5. Ottenere l'approvazione per il tuo piano di contingenza

Assicurati che i leader aziendali rilevanti conoscano il piano e concordare con la tua linea d'azione. Questo è particolarmente rilevante se stai creando piani a livello di squadra o di partenza. Creando un piano di contingenza, stai potenziando il tuo team per rispondere rapidamente a un rischio, ma vuoi assicurarti che la linea d'azione sia quella giusta. Inoltre, la pre-approvazione ti consentirà di impostare il piano in movimento con fiducia, sapendo che sei sulla strada giusta, e senza dover chiedere approvazioni in anticipo.

6. Distribuire i tuoi piani di contingenza

Una volta che hai creato i tuoi piani di contingenza, condividerli con le persone giuste. Assicurati che tutti sappiano cosa farai, quindi se e quando arriverà il tempo, puoi agire il più rapidamente e perfettamente perfettamente possibile. Tieni i tuoi piani di emergenza in una fonte centrale della verità in modo che tutti possano facilmente accedervi se necessario.

La creazione di un progetto in una piattaforma di gestione del lavoro è un ottimo modo di distribuire il piano e assicurare che ognuno abbia una guida passo-passo per come emanala.

7. Monitora i tuoi piani di contingenza

Rivedi frequentemente il tuo piano di contingenza per assicurarti che sia ancora accurato. Tieni conto di nuovi rischi o nuove opportunità, come nuovi assunti o un paesaggio per il business che cambiano. Se un nuovo leader esecutivo si unisce alla squadra, assicurati di soddisfare anche il piano di contingenza per la loro recensione.

8. Creare nuovi piani di contingenza se necessario

È fantastico se hai creato piani di emergenza per tutti i rischi che hai trovato, ma assicurati di monitorare costantemente per nuovi rischi. Se scopri un nuovo rischio, e ha una severità o probabilità abbastanza elevate, creare un nuovo piano di emergenza per quel rischio. Allo stesso modo, puoi guardare indietro i tuoi piani e capire che alcuni degli scenari di cui sei preoccupato per non è probabile che non si verifichino o, se lo fanno, non influiranno il tuo team tanto.

Insidie ​​di pianificazione della contingenza comuni-e come evitarli

Un piano di contingenza è uno strumento potente per aiutarti a tornare alle normali funzioni aziendali rapidamente. Per garantire che il processo di pianificazione della contingenza sia il più semplice possibile, attenzione per le insidie ​​comuni, come:

Mancanza di buy-in

Ci vuole molto lavoro per creare un piano di emergenza, quindi prima di iniziare, assicurati di avere il sostegno degli stakeholder esecutivi. Mentre crei il tuo piano, effettua il check-in continuamente con i tuoi sponsor per assicurarti di aver affrontato i rischi chiave e che il tuo piano d'azione è solido. Facendo così, puoi assicurarti che i tuoi stakeholder vedano il tuo piano di emergenza come qualcosa che possono essere indietro.

Bias contro il pensiero di stile "Plan B"

Alcune culture aziendali non amano pensare al piano B-a loro piace lanciare tutto ciò che hanno in programma A e spero che funzioni. Ma pensare in questo modo può effettivamente esporre il tuo team a più rischi rispetto a quando crei proattivamente un piano B.

Pensa a questo come controllare il tempo prima di andare a vela in modo da non essere accidentalmente catturato in una tempesta. Nove volte su dieci, una chiara giornata di sole non diventerà improvvisamente tempestosa, ma è sempre meglio essere preparati. La creazione di un piano di contingenza può aiutarti a garantire che, se si verifica un evento negativo, la tua azienda sarà pronta ad affrontarla e rimbalza il più rapidamente possibile.

Piani di emergenza one-eve

Ci vuole molto lavoro per mettere insieme un piano di emergenza. A volte quando hai finito, può essere allettante considerarlo un lavoro ben fatto e dimenticarlo. Ma assicurati di pianificare i regolari promemoria (forse una o due volte all'anno) per rivedere e aggiornare il piano di contingenza se necessario. Se i nuovi rischi pop-up o se le operazioni aziendali cambiano, l'aggiornamento del piano di contingenza può assicurarti di avere la migliore risposta agli eventi negativi.

Hai creato un piano di contingenza, ora cosa?

Un piano di contingenza può essere un sacco di lavoro da creare, ma se hai bisogno di usarlo, sarai felice che tu abbia creato uno. Ma oltre a creare un forte piano di contingenza, assicurarsi di mantenere aggiornato il piano.

Essere proattivi può aiutarti a mitigare i rischi prima che accompagnano - quindi assicurati di comunicare il tuo piano di emergenza per i membri del team che saranno responsabili di portarli fuori se ciò accade un rischio. Non lasciare il tuo piano di contingenza in un documento per raccogliere polvere, dopo averlo creato, dovresti usarlo se necessario!

Una volta creato il piano, assicurati di memorizzarlo in una posizione centrale che tutti possono accedere, come aPiattaforma di gestione del lavoro. Se arriva il tempo per utilizzare uno dei tuoi piani di contingenza, memorizzarli in una posizione centrale accessibile può aiutare il tuo team in modo rapido in azione in azione.