8 шагов по созданию плана непредвиденных обстоятельств для предотвращения деловых рисков

Резюме

План непредвиденных обстоятельств - это стратегия резервного копирования вашей команды или организации. Он устанавливает, как вы отвечаете, если непредвиденные события вытесните свои планы от трека, подобные тому, как вы будете пивовать, если вы потеряете ключевой клиент или то, что вы будете делать, если ваш программный сервис снизится более трех часов. Получите пошаговые инструкции по созданию эффективного плана действий в чрезвычайных ситуациях, поэтому, если бы неожиданное происходит, ваша команда может вступить в действие и получить вещи обратно на трек.

Никто не хочет планировать неудачу - но наличие сильного плана B на месте - лучший способ быть подготовленным к любой ситуации. С солидным планом резервного копирования вы можете эффективно реагировать на непредвиденные события и вернуться на дорожку как можно быстрее.

План действий в чрезвычайных ситуациях является активной стратегией, чтобы помочь вам устранить негативные события и обеспечить непрерывность бизнеса. В этой статье узнайте, как создать план действий в чрезвычайных ситуациях для неожиданных событий и создания стратегий восстановления для обеспечения здоровья вашего бизнеса.

Что такое план действий в чрезвычайных ситуациях?

План непредвиденных обстоятельств является стратегия для того, как ваша организация ответит на важные или важные критические события, которые сбивают ваши оригинальные планы от трека. Выполнено правильно, план действий в действительности может смягчить риск и помочь вам вернуться к бизнесу как можно быстрее - как можно быстрее.

Вы можете быть знакомы с планами действий в чрезвычайных ситуациях реагировать на стихийные бедствия и правительствами, как правило, создают планы действий в чрезвычайных ситуациях на аварийное восстановление после наводнений, землетрясений или торнадо.

Но планы действий в чрезвычайных ситуациях так же важны для деловых рисков. Например, вы можете создать план действий в чрезвычайных ситуациях, излагающих, что вы будете делать, если ваши основные конкуренты объединяются или как вы будете пивовать, если вы потеряете ключевой клиент. Вы могли бы даже создать план действий в чрезвычайных ситуациях для меньших вговорей, которые будут иметь большое влияние, подобное вашему программному обслуживанию более трех часов.

Разница между бизнес-планом действий и планом управления проектом

Управление рисками проектаЭто процесс выявления, мониторинга и решения рисков уровня проекта. Применять управление рисками проекта в началеПроцесс планирования проектаЧтобы подготовиться к любым рискам, которые могут придумать. Для этого создайте реестр риска для идентификации и мониторинга потенциальных рисков проекта. Если произойдет риск, вы можете использовать свой реестр риска для активной цели этого риска и разрешать его как можно быстрее.

План непредвиденных обстоятельств аналогичен плану управления рисками проекта, поскольку он также помогает вам определить и разрешать риски. Тем не менее, план действий в действительности должен охватывать риски, которые охватывают несколько проектов или даже рисков, которые могут повлиять на несколько отделений. Чтобы создать план действий в чрезвычайных ситуациях, определить и подготовиться к значительному, риски на уровне бизнеса.

8 шагов для планирования непредвиденных обстоятельств

Вы можете создать план действий в чрезвычайных ситуациях на различных уровнях вашей организации. Например, если вы ведете команды, вы можете создать план действий в чрезвычайных ситуациях для вашей команды или отдела. В качестве альтернативы, руководители компании должны создавать планы непредвиденных обстоятельств для ситуаций, которые могут повлиять на всю организацию.

При создании своего плана действий в чрезвычайных ситуациях убедитесь, что вы оцениваете вероятность и серьезность каждого риска. Затем, как только вы создали свой план или планы - получите его утверждение вашего руководителя или руководителя отдела. Таким образом, если происходит отрицательное событие, ваша команда может прыгать к действию и быстро разрешать риск без необходимости ждать одобрения.

1. Сделайте список рисков

Прежде чем вы сможете разрешить риски, вам сначала нужно их идентифицировать. Начните, сделав список любых и все риски, которые могут повлиять на вашу компанию. Помните: существуют различные уровни планирования непредвиденных обстоятельств - вы могли бы планировать на уровне бизнеса, отдела или программы. Убедитесь, что ваши планы действий в чрезвычайных ситуациях выровнены с объемом и величиной рисков, которые вы отвечаете за решение.

План действий в чрезвычайных ситуациях является крупномасштабным усилием, поэтому провести мозговой штурм с соответствующими заинтересованными сторонами для выявления и обсуждения потенциальных рисков. Если вы не уверены, кто должен быть включен в свой мозговой штурм, создать Карта анализа заинтересованных сторонопределить, кто должен быть вовлечен.

2. взвесить риски, основанные на серьезности и вероятности

Вам не нужно создавать план действий в чрезвычайных ситуациях для каждого выложиваемого вами риска. После того, как вы наметили риски и потенциальные угрозы, работайте с вашими заинтересованными сторонами, чтобы определить потенциальное влияние каждого риска.

Оцените каждый риск на основе двух метрик: серьезность воздействия, если произойдет риск, и вероятность возникновения риска. Во время этапа оценки риска назначьте каждый риск серьезности и вероятности - мы рекомендуем использовать высокую, среднюю и низкую.

3. Определите важные риски

Как только вы назначили серьезность и вероятность каждому риску, решать вам и ваши заинтересованные стороны решать, какие риски наиболее важны для решения. Например, вы должны определенно создать план действий в чрезвычайных ситуациях для риска, который высокая вероятность и высокая серьезность, тогда как вам, вероятно, не нужно создавать плана действий в чрезвычайных ситуациях на риск, который является низкой вероятностью и низкой серьезностью.

Вы и ваши заинтересованные стороны должны решить, куда нарисовать линию. Например, что вы собираетесь делать с рисками, которые являются низкими серьезностью, но высокой вероятностью? Как насчет рисков, которые являются высокими серьезностью, но относительно низкая вероятность?

Вот как разные риски могут поиграть, а потенциальное сценарий плана непредвиденных обстоятельств вашей команды может приземлиться:

Высокая тяжесть и высокая вероятностьилисредняя тяжесть и высокая вероятность.Создайте надежные планы действий в чрезвычайных ситуациях на эти риски. Убедитесь, что у вас есть прочный план смягчения последствий, если эти риски происходят, поэтому вы можете возобновить нормальные бизнес-операции как можно быстрее.

Высокая тяжесть и средняя вероятность.Создайте план действий в чрезвычайных ситуациях для этих рисков. Несмотря на то, что они с меньшей вероятностью произойдут, они могут оказать серьезное влияние на ваши бизнес-функции, если они сделают. Проактивно планирующее сценарий худшего случая может помочь вам быстрее реагировать на неожиданные события.

Высокая тяжесть и низкая вероятность.Вы также должны создавать планы действий в чрезвычайных ситуациях на эти риски. Единственная разница для этих планов в чрезвычайных ситуациях является то, что вы должны поделиться с ними, когда они будут завершены. Рассмотрим поделиться этими планами с меньшим количеством людей, поскольку они менее актуальны.

Средняя тяжесть и средняя вероятностьилиНизкая тяжесть и высокая вероятность.Рассмотрите возможность создания планов действий в чрезвычайных ситуациях на эти риски. Возможно, вы захотите иметь меньшую заинтересованную стороннюю встречу для этих планов действий в чрезвычайных ситуациях или предпринять менее строгий подход к планированию непредвиденных обстоятельств. Но имея обобщенный план B для того, что вы могли бы сделать, если бы определенные риски случаются, особенно если они могут произойти - это хорошая упреждающая стратегия.

Средняя строгость и низкая вероятность С Низкая тяжесть и средняя вероятность, илиНизкая тяжесть и низкая вероятность.Не создавайте план действий в чрезвычайных ситуациях для этих рисков. Эти риски, вероятно, не произойдут, и они не будут не повлиять на ваши бизнес функции, если они будут. Тем не менее, планируйте вернуться к этим рискам периодически для оценки, если серьезность и вероятность изменились.

4. Создайте планы действий в чрезвычайных ситуациях для самых больших рисков

Создайте план действий в чрезвычайных ситуациях для каждого риска, который вы определили как важное. В рамках этого плана непредвиденных обстоятельств опишите риск и мозговой штурм, что ваша команда будет делать, если риск будет проходить. Каждый план должен включать все шаги, которые вам необходимо принять, чтобы вернуться к бизнесу как обычно.

Ваш план действий в чрезвычайных ситуациях должен включать информацию о:

Триггеры, которые установит этот план в движение

Немедленный ответ

Кто должен быть вовлечен и проинформирован

Основные обязанности, в том числеДиаграмма RACIесли необходимо

Сроки вашего ответа (то есть непосредственные вещи, чтобы сделать против долгосрочных вещей)

Например, скажем, вы определили потенциальную нехватку персонала в качестве вероятного и серьезного риска. Это значительно воздействует бы нормальные операции, поэтому вы хотите создать план действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы подготовиться к нему. Каждый человек в вашей команде имеет очень конкретный набор навыков, и было бы трудно управлять обязанностями команды, если осталось более одного человека одновременно. Ваш план действий в чрезвычайных ситуациях может включать, кто может охватывать определенные проекты или процессы, в то время как вы нанимаете зазыв, или как улучшить командный документацию для предотвращения Silled навыков.

5. Получите одобрение для вашего плана действий в чрезвычайных ситуациях

Убедитесь, что лидеры соответствующих компаний знают о плане и согласны с вашим курсом действий. Это особенно актуально, если вы создаете планы по команде или на уровне отдела. Создавая план действий в чрезвычайных ситуациях, вы уполномочите свою команду быстро реагировать на риск, но вы хотите убедиться, что курс действий является правильным. Кроме того, предварительное одобрение позволит вам поставить план в движении с уверенностью, зная, что вы находитесь на правильном пути - и без необходимости заранее просить одобрения.

6. Распространите свои планы действий в чрезвычайных ситуациях

После того, как вы создали свои планы действий в чрезвычайных ситуациях, поделитесь ими с нужными людьми. Убедитесь, что все знают, что вы будете делать, так что если и когда придет время, вы можете действовать как можно быстрее и беспрепятственно. Держите свои планы действий в чрезвычайных ситуациях в центральном источнике истины, чтобы каждый мог легко получить доступ к ним при необходимости.

Создание проекта на платформе управления работой является отличным способом распространения плана и обеспечения у каждого пошаговое руководство для того, как его принять.

7. Следите за своими планами действий в чрезвычайных ситуациях

Просмотрите свой план действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы убедиться, что он все еще точен. Примите во внимание новые риски или новые возможности, такие как новые напросы или изменяющийся бизнес-ландшафт. Если новый исполнительный лидер присоединяется к команде, обязательно поверните плану действий в чрезвычайных ситуациях.

8. Создайте новые планы действий в чрезвычайных ситуациях, если это необходимо

Это отлично, если вы создали планы действий в чрезвычайных ситуациях на все риски, которые вы нашли, но убедитесь, что вы постоянно контролируете новые риски. Если вы обнаружите новый риск, и он имеет достаточно высокую серьезность или вероятность, создайте новый план действий в чрезвычайных ситуациях для этого риска. Точно так же вы можете оглянуться назад на свои планы и понимать, что некоторые сценарии, которые вы когда-то беспокоились о том, что, вероятно, произойдут или, если они будут делать, они не повлияют на вашу команду.

Общее плановое планирование подводных камней - и как их избежать

План непредвиденных обстоятельств является мощным инструментом, который поможет вам быстро вернуться к нормальным бизнес-функциям. Чтобы гарантировать, что процесс планирования непреднамеренного планирования так же гладко, следите за общими подводными камнями, как:

Отсутствие бай-в

Требуется много работы для создания плана непредвиденных обстоятельств, поэтому, прежде чем начать работу, убедитесь, что у вас есть поддержка от исполнительных заинтересованных сторон. Когда вы создаете свой план, постоянно проверяйте свои спонсоры, чтобы убедиться, что вы обращались ключевые риски и что ваш план действий является твердым. При этом вы можете убедиться, что ваши заинтересованные стороны видят ваш план действий в чрезвычайных ситуациях как то, что они могут позади.

Предвзятость против стиля «Плана Б»

Некоторые культуры компании не любят думать о плане B - им нравится бросать все, что у них есть на плане и надеюсь, что это работает. Но думая, что этот способ на самом деле может разоблачить вашу команду для большего количества рисков, чем если вы активно создаете план B.

Подумайте об этом, как проверять погоду, прежде чем отправиться в плавание, так что вы не случайно попадаете в шторм. Девять раз из десяти, явный солнечный день не вдруг не превратят бурные, но всегда лучше быть готовым. Создание плана действий в чрезвычайных ситуациях может помочь вам убедиться, что если негативное событие произойдет, ваша компания будет готова к ней и отскочить как можно быстрее.

Одно и сделанные планы действий в чрезвычайных ситуациях

Требуется много работы, чтобы поставить план действий в чрезвычайных ситуациях вместе. Иногда, когда вы закончите, можно заманчиво рассмотреть это хорошо выполненную и забыть об этом. Но убедитесь, что вы планируете регулярные напоминания (возможно, один или два раза в год), чтобы рассмотреть и обновить свой план действий в чрезвычайных ситуациях. Если появятся новые риски, или если ваши бизнес-операции меняются, обновление вашего плана действий в чрезвычайных ситуациях может обеспечить наилучший ответ на негативные события.

Вы создали план действий в чрезвычайных ситуациях - теперь что?

План действий в чрезвычайных ситуациях может быть много работы для создания, но если вам когда-либо нужно его использовать, вы будете рады, что вы сделали один. Но в дополнение к созданию сильного плана действий в чрезвычайных ситуациях убедитесь, что вы сохраните свой план обновленной.

Быть активным может помочь вам смягчить риски, прежде чем они произойдут - поэтому обязательно сообщите о своем плане действий в чрезвычайных ситуациях членам команды, которые будут нести ответственность за несут их, если произойдет риск. Не оставляйте свой план действий в чрезвычайных ситуациях в документе, чтобы собрать пыль, после его создания, вы должны использовать его, если нужно быть!

После того, как вы создали план, убедитесь, что вы храните его в центральном месте, что каждый может получить доступ, какПлатформа управления работойОтказ Если это пришло время использовать одно из ваших планов действий в чрезвычайных ситуациях, хранение их в центре доступного места может помочь вашей команде быстро повернуть планы в действие.